◆鐘朱炎
標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范—SOP介紹(二)
◆鐘朱炎
1.1 先做流程和程序:按照醫(yī)院對(duì)SOP的分類,各相關(guān)職能部門應(yīng)首先將相應(yīng)的主流程圖制作出來,然后根據(jù)主流程圖做出相應(yīng)的子流程圖,再依據(jù)子流程圖做出相應(yīng)的程序。在每一程序中,確定有哪些控制點(diǎn),依照控制點(diǎn)編寫制成SOP。各部門可依照各自不同需求制訂內(nèi)部的SOP,如病人就診時(shí),門診與急診的掛號(hào)SOP是不相同的。門診需要先掛號(hào)才能就診,而急診要先進(jìn)行檢傷分類之后才能確定掛哪一科室,未達(dá)急診標(biāo)準(zhǔn)的就要轉(zhuǎn)入門診掛號(hào),但是門、急診的掛號(hào)部門也有一致的做法,那就是都需要確認(rèn)身份和收費(fèi)。依照這個(gè)例子,我們可以了解到總流程是不變的,但在各部門就有所謂的子流程,總流程由中央單位制定,子流程可以由科、部、室等單位進(jìn)行細(xì)化。
1.2 確定每一個(gè)需要做SOP工作的執(zhí)行步驟:執(zhí)行步驟的劃分需建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),如按時(shí)間的先后順序來劃分。在實(shí)際操作中,如果對(duì)執(zhí)行步驟沒有把握,應(yīng)及時(shí)與更專業(yè)的人員進(jìn)行溝通,確定專業(yè)執(zhí)行的初步控制,可以降低操作中的不確定性。通常操作中先進(jìn)行作業(yè)觀察,依照觀察結(jié)果畫出流程圖,并與外界或是標(biāo)竿單位的相同作業(yè)步驟進(jìn)行比較,這樣就形成了最接近各個(gè)醫(yī)院的內(nèi)部作業(yè)做法,也就是建構(gòu)符合醫(yī)院文化特色的SOP。
1.3 套用公司范本,制定SOP:在上述問題都已確認(rèn)的前提下,就可以著手編寫SOP了。按照公司的范本編寫SOP時(shí),不要改動(dòng)范本上的設(shè)置。對(duì)于一些SOP,除了一些文字描述外,還可以增加一些圖片和圖例,目的就是將步驟中的某些細(xì)節(jié)形象化和量化。
1.4 用心去做,才能把SOP做好:由于編寫SOP是一個(gè)比較繁雜的工作,很容易讓人感到枯燥,但編寫SOP這項(xiàng)工作對(duì)于醫(yī)院來說卻至關(guān)重要,醫(yī)院有必要在這方面投入資源。修訂時(shí)咨詢臨床實(shí)際執(zhí)行人員,之后進(jìn)行SOP試行。在某一個(gè)部門試行新的SOP,要詳細(xì)調(diào)查實(shí)施中的困難,并尊重執(zhí)行人員的意見,待收到滿意的反饋后再推廣到全科,這就是所謂的科內(nèi)平行展開。對(duì)實(shí)施全面品質(zhì)管理(Total Quality Management,TQM)的單位,由于方法與觀念皆成熟,就適合各科同時(shí)展開試行,使用這種全院展開的方式,SOP試行期可以縮減約1年,在這個(gè)充滿競爭的時(shí)代,這是最有效益的做法,當(dāng)全院都具有品質(zhì)意識(shí)時(shí),效率自然會(huì)同時(shí)提高,也就沒有執(zhí)行流于形式的問題了。
1.5 定期修訂SOP:隨著時(shí)代改變與新技術(shù)的產(chǎn)生,大眾對(duì)服務(wù)與質(zhì)量的要求會(huì)隨著教育程度與生活水平的提高而提升,因此隨著時(shí)代變遷修訂SOP已成為重要議題,多長時(shí)間修訂一次也是個(gè)新問題,修訂時(shí)機(jī)應(yīng)該有下列幾種:①當(dāng)執(zhí)行部門提出SOP與實(shí)際服務(wù)有差異時(shí);②服務(wù)對(duì)象反映意見或是發(fā)生異常事件時(shí);③新技術(shù)產(chǎn)生,而相關(guān)單位的配合事項(xiàng)尚未規(guī)定時(shí);④配合政策業(yè)務(wù)產(chǎn)生時(shí)。
每個(gè)組織都有一份SOP格式說明,用標(biāo)準(zhǔn)格式書寫必要項(xiàng)目,使編撰人員能順利進(jìn)行時(shí)間測量及稽查。之所以要這樣做是因?yàn)楦鲉挝辉跊]有預(yù)先規(guī)定格式的情況下自行陳述容易顯得雜亂,以致失去質(zhì)量管理中標(biāo)準(zhǔn)化的真正意義。
2.1 共同標(biāo)題格式化:一般SOP有共同的要素,無論是用格式化還是陳述,都要注明下列項(xiàng)目:①SOP的名稱及編號(hào):按部門或技術(shù)編號(hào),各技術(shù)編號(hào)后加流水號(hào),可以顯示該科中有多少技術(shù)程序已經(jīng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化;②負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)此項(xiàng)技術(shù)或流程的編訂人員姓名,方便日后進(jìn)行維護(hù)作業(yè);③服務(wù)單位或?qū)ο螅喝鐑?nèi)科、兒科或其他科室病人;④執(zhí)行單位及代碼:如五樓病房代號(hào)為500W或W500;⑤難易等級(jí):可標(biāo)明A極難、B難、C適中、D易、E極易,分級(jí)不宜過多,以5~7項(xiàng)為宜; ⑥訓(xùn)練所需時(shí)間:寫明單次訓(xùn)練總時(shí)間;⑦ 執(zhí)行人員資格:指定護(hù)理人員或?qū)iT指定人員;⑧作業(yè)執(zhí)行類別:分為每年、月、星期、日、時(shí)、分、秒、按命令執(zhí)行或依實(shí)際所需執(zhí)行等9個(gè)項(xiàng)目;⑨標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行耗時(shí):分為醫(yī)師時(shí)間、技術(shù)人員時(shí)間、其他人員時(shí)間和合計(jì)時(shí)間4項(xiàng); ⑩適用范圍:分為全院適用、部門(科室)適用、單位適用。上述10項(xiàng)內(nèi)容,在共同標(biāo)題下可以制成表格,使編定人容易勾選與編寫。
2.2 SOP的內(nèi)容:①主旨;②目的;③用物及設(shè)備:分為A用物及設(shè)備、B單位、C數(shù)量、D使用重點(diǎn)(或放置處)說明4項(xiàng),用物中也要指明所需紀(jì)錄表單名稱;④操作及耗時(shí)標(biāo)準(zhǔn):含技術(shù)執(zhí)行及記錄表單的填寫,所需時(shí)間為執(zhí)行時(shí)測量所得;⑤質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):列出步驟中關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目,每次隨機(jī)抽查幾個(gè)人,求得平均值;⑥定期績效考核:對(duì)使用者進(jìn)行抽查,要注明:受評(píng)者姓名、資格(即護(hù)理等級(jí),如護(hù)理長、副護(hù)理長、護(hù)理師、護(hù)士、試用護(hù)士)、年資、單位、日期,考核后讓受評(píng)者簽名,注明上次成績,評(píng)定進(jìn)步或退步,指出此次應(yīng)改進(jìn)的地方。評(píng)定主管或質(zhì)量管理專人要在最后填寫結(jié)語和建議。
第⑤、 ⑥項(xiàng)是尚未執(zhí)行質(zhì)量深化教育的單位在編定SOP時(shí)經(jīng)常遺漏的項(xiàng)目。如果只編列了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)而沒有重點(diǎn)提示,會(huì)增加醫(yī)療專業(yè)人員學(xué)習(xí)時(shí)的困擾,以致新進(jìn)人員不適應(yīng)或考核者標(biāo)準(zhǔn)不一,造成雖有SOP卻出現(xiàn)混亂、不易整合的現(xiàn)象。同時(shí),這兩個(gè)項(xiàng)目的編訂也會(huì)因執(zhí)行人經(jīng)驗(yàn)不同而有差異,克服的方法是參考政策要點(diǎn),或在區(qū)域質(zhì)量研討會(huì)上提出問題,共同討論,達(dá)成共識(shí)后再匯整至中央,作為修訂政策或全國醫(yī)療相關(guān)教育的參考。
醫(yī)療服務(wù)有病人病情不確定的特點(diǎn),醫(yī)護(hù)人員提供服務(wù)時(shí),各種技術(shù)的操作會(huì)因經(jīng)驗(yàn)與熟練程度不同而有差異,在提倡以病人為中心的21世紀(jì),我們不能再以19世紀(jì)的舊觀念進(jìn)行服務(wù)。所謂工欲善其事,必先利其器,SOP編訂只是全面質(zhì)量管理的18項(xiàng)工具之一,SOP的重點(diǎn)是使技術(shù)與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化,以減少修正成本,增加醫(yī)務(wù)人員的工作滿足感。
SOP應(yīng)適時(shí)修訂以適應(yīng)醫(yī)學(xué)水平的提高,格式上分為共同項(xiàng)目與內(nèi)容,共同項(xiàng)目可制定成表格供編訂人員簡單填寫,內(nèi)容則需認(rèn)真依照科室屬性及時(shí)編訂,作為日后科室分析經(jīng)營成效的重要參考。編訂時(shí)如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行時(shí)間過長的項(xiàng)目,應(yīng)加入TQM的其他工具,進(jìn)行流程的刪減、合并、重排或簡化,以達(dá)到合理化管理。
長庚大學(xué)管理研究所,臺(tái)北市
博士
2009-12-14]
(編輯:鄭艷)