[摘要]本文以延安卷煙廠原材料(煙葉)庫房核算管理系統(tǒng)為模型，研究數(shù)據(jù)庫軟件ACCESS在企業(yè)管理中的應(yīng)用與開發(fā)。

[關(guān)鍵詞]核算管理 系統(tǒng)開發(fā)

許多企業(yè)實行ERP企業(yè)管理系統(tǒng)，但從當前中國企業(yè)實施ERP的總體來看，失敗的高于成功的，其主要根源在于，ERP成功實施必須以來系統(tǒng)配套的軟件環(huán)境、大批高素質(zhì)技術(shù)型管理人員和足夠的資金保證，對于一般的中小型企業(yè)，各種條件相對薄弱，盲目推行ERP企業(yè)管理系統(tǒng)困難重重。

那么，為了實現(xiàn)管理的科學、快捷，開發(fā)一種維護成本低、系統(tǒng)穩(wěn)定、操作簡單，適合非專業(yè)技術(shù)人員使用的實用性材料核算管理軟件，就成了各中小企業(yè)的當務(wù)之急。2007年初，筆者采用Access關(guān)系型桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，為延安卷煙廠設(shè)計開發(fā)出一套煙葉核算管理系統(tǒng)，使價格核算、報表處理、原材料管理等諸多方面都走上了ERP管理的科學、精細化道路。通過幾年來的實際使用，該系統(tǒng)運行穩(wěn)定，界面友好，維護方便，給原材料管理工作帶來了根本性的轉(zhuǎn)變，對許多類似的中小企業(yè)而言，該系統(tǒng)有較強的的借鑒和推廣價值。下面以煙葉核算管理系統(tǒng)為模型，具體介紹系統(tǒng)的開發(fā)思路和創(chuàng)新要點。

一、系統(tǒng)功能及創(chuàng)新:

該系統(tǒng)解決了庫房多年來手工操作的落后狀態(tài)，解決了會計自動匯總及價格核算問題。 其主界面如圖:

1. 庫房管理

庫房管理模塊分為數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)修改、報表打印四個功能窗口。

在數(shù)據(jù)輸入窗口中，將煙葉的入庫時間、煙葉編碼、類型、產(chǎn)地、等級、數(shù)量、年限、存放貨位等資料詳細錄入數(shù)據(jù)庫，只要實物有挪動，計算機內(nèi)的信息就隨時更新，始終保持計算機與實物信息的高度一致。

通過查詢窗口，可以滿足不同角度的查詢要求，能夠分別按煙葉編碼、按省份、按貨位、按等級、按年限進行查詢，一目了然，為生產(chǎn)調(diào)運煙葉提供了非常方便快捷且準確無誤的查詢方式。如圖。

每年末資產(chǎn)清查進行庫房盤點時，可以按貨位查詢并打印出煙葉結(jié)存明細表，以此逐一核對實物，盤點起來省時省力、清晰明了，如圖。

月末，根據(jù)管理者的不同需求，可以出具收入、支出、以及結(jié)存的各類明細、匯總報表，及時準確的為管理者提供決策的數(shù)字依據(jù)。如下兩圖:

2. 庫耗管理:

在在該環(huán)節(jié)，對原業(yè)務(wù)流程進行了大膽的再造。煙葉屬于農(nóng)副產(chǎn)品，在儲存環(huán)節(jié)會有一定的水分損耗、破碎損耗，原來由庫房按比例按經(jīng)驗來獲取的損耗數(shù)，通過核算系統(tǒng)，庫耗在該環(huán)節(jié)得到了準確的計量與統(tǒng)計。庫房接收到一件煙葉，其儲存環(huán)節(jié)未打開包裝，出庫時只要煙葉的質(zhì)量沒有變化，即按原入庫時登記的重量發(fā)出到備料環(huán)節(jié)，然而，備料接收后投入生產(chǎn)時要重新準確計量，那么入庫數(shù)減去備料環(huán)節(jié)重新計量的數(shù)字，就是煙葉準確的損耗數(shù)，由此，我們可以根據(jù)庫耗的變化，采取必要的手段，實現(xiàn)庫房的精細化管理。如圖:

3. 會計匯總

延安卷煙廠共有煙葉倉儲庫房5個、備料庫房1個，會計匯總的主要功能就是將各個庫房的收支存數(shù)據(jù)按會計分期進行匯總統(tǒng)計，出具管理層所需各類報表:生產(chǎn)消耗報表、生產(chǎn)結(jié)算報表、收支存月報表、以及按不同庫房匯總后的統(tǒng)計報表等。如下兩圖。

月末，將庫存數(shù)量、金額以及加權(quán)平均單價等數(shù)據(jù)通過如下程序來實現(xiàn)自動結(jié)轉(zhuǎn)下月初，加權(quán)平均價格作為下月煙葉出庫核算價格。

INSERT INTO jiagebiao ( 編碼， 結(jié)存數(shù)量， 結(jié)存金額， 加權(quán)平均單價， ……， PID )

SELECT CAIWUZHANG.編碼 AS 表達式1， RoundToLarger ([期末結(jié)存數(shù)量]，2) AS 表達式2， RoundToLarger([期末結(jié)存金額]，2) AS 表達式3， RoundToLarger([單價]，2) AS 表達式4， ……， vCurrentPeriod.pid AS 表達式9

FROM CAIWUZHANG， vCurrentPeriod;

4. 發(fā)酵管理、車間管理同備件管理。

發(fā)酵管理用來核算煙葉發(fā)酵期間煙葉出入庫的核算管理。車間管理用來核算從備料環(huán)節(jié)接收到生產(chǎn)所用煙葉到煙葉投入生產(chǎn)線的收支情況。這里不再一一羅列、贅述。

二、系統(tǒng)的優(yōu)勢

1. 界面友好、操作簡單

該系統(tǒng)設(shè)計思路來自一線工作，設(shè)計者有豐富的財會知識和庫房管理經(jīng)驗，它區(qū)別于編程人員與財會管理實際脫節(jié)而創(chuàng)作出的軟件，該系統(tǒng)一切從實際出發(fā)，去褥從簡、明了實用，庫房管理人員不需要過高的專業(yè)知識，經(jīng)過簡單的指導，庫房管理人員和財會人員就能根據(jù)按照十個經(jīng)常用到的板塊，快速、準確的科學管理庫房。

2、維護方便、便于升級。

該系統(tǒng)使用常用的Microsoft Office設(shè)計而成，許多人都能對該軟件熟練操作，在日常工作中如遇操作失當、病毒侵襲的諸多不可預(yù)知原因造成管理系統(tǒng)損壞，可迅速修復(fù)，不影響工作。而專業(yè)開發(fā)商昂貴的軟件系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問題，必需停下工作，聯(lián)系開發(fā)商等待他們上門修復(fù)，任何軟件在使用中出故障是正常的，而財務(wù)管理卻要求按時申報，對于缺乏軟件開發(fā)專業(yè)技術(shù)人才的中小企業(yè)來說，一次次的軟件故障，一次次的等待修復(fù)，無疑是一次次的煎熬。

該系統(tǒng)自07年使用以來，延安卷煙廠經(jīng)歷了重大的機構(gòu)改革，庫房合并、重新歸口、更加精細的管理都要求庫房管理系統(tǒng)作出響應(yīng)的調(diào)整，由于創(chuàng)作工具(Microsoft Office)的簡單，管理系統(tǒng)顯示了其較強的適應(yīng)性，普通的非軟件開發(fā)專業(yè)人員，就能在第一時間內(nèi)，調(diào)整軟件，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。

三、系統(tǒng)的改進方向:

該系統(tǒng)是在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)不完善的情況下進行的，是庫房管理急需規(guī)范的要求下采取的應(yīng)急手段，所以在系統(tǒng)中尚存許多有待改進的地方，最為突出的問題主要體現(xiàn)沒有考慮網(wǎng)絡(luò)間的數(shù)據(jù)交換。在以后的進一步開發(fā)研究中，只要把管理系統(tǒng)作為一個底層數(shù)據(jù)庫連接到企業(yè)網(wǎng)頁，或通過FTP等形式，就能使該管理系統(tǒng)更趨完善。