賀小琴

摘要:隨著現(xiàn)代企業(yè)制度在我國(guó)的廣泛建立,加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展最為關(guān)注的課題。對(duì)于建筑施工企業(yè)而言,科學(xué)有效的內(nèi)部控制制度的建立和實(shí)施,有助于施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),提高了施工企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,對(duì)建筑施工企業(yè)的發(fā)展意義重大。本文提出了施工企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制應(yīng)遵循的基本原則,在闡述目前施工企業(yè)內(nèi)部控制存在問題的基礎(chǔ)上,分析了解決這些問題的基本策略。

關(guān)鍵詞:施工企業(yè);內(nèi)部控制;內(nèi)部審計(jì)

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立要求企業(yè)建立并完善內(nèi)部控制制度,它是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力,使企業(yè)在市場(chǎng)中得以生存和發(fā)展的重要保障。施工企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)比較特殊,其產(chǎn)品的生產(chǎn)周期長(zhǎng),投資額較大,產(chǎn)品具有異質(zhì)性特征,企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)面臨較大風(fēng)險(xiǎn),因此,加強(qiáng)和完善內(nèi)部控制制度對(duì)施工企業(yè)意義重大。

首先,內(nèi)部控制制度的建立規(guī)范了企業(yè)會(huì)計(jì)核算,防止了會(huì)計(jì)錯(cuò)誤和舞弊行為的發(fā)生,保證了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性,有利于管理者做出正確的管理決策。

其次,內(nèi)部控制制度中有關(guān)企業(yè)資產(chǎn)的規(guī)定,加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)生產(chǎn)資料的控制和管理,有力的防止了企業(yè)財(cái)產(chǎn)的流失,有利于降低企業(yè)施工非正常損耗,提高了經(jīng)濟(jì)效益。再次,內(nèi)部控制制度是企業(yè)對(duì)自身的內(nèi)部約束,貫徹和執(zhí)行了企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度,使企業(yè)資源能夠真正得以合理高效的配置和利用,提高了企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率。

一、施工企業(yè)完善內(nèi)部控制制度應(yīng)遵循的原則

(一)全面性原則

全面性原則要求施工企業(yè)在完善內(nèi)部控制制度時(shí),要對(duì)企業(yè)各方面、全體員工以及施工的全過程實(shí)行全面管理,在企業(yè)的各項(xiàng)工作流程中落實(shí)內(nèi)部控制制度,以確保內(nèi)部控制的實(shí)施效果。在對(duì)全體員工進(jìn)行管理時(shí),針對(duì)企業(yè)的各部門進(jìn)行責(zé)任細(xì)化,對(duì)企業(yè)的各種規(guī)章制度進(jìn)行完善,以使內(nèi)部控制的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)員工。加強(qiáng)對(duì)施工過程的監(jiān)督監(jiān)管,尤其要關(guān)注施工質(zhì)量和安全以及控制施工成本,在項(xiàng)目施工進(jìn)展的各個(gè)階段都要制定相應(yīng)的控制措施,保持政策的連貫性和一致性,使施工項(xiàng)目自始至終都能得到有效的管理。

(二)合規(guī)合法性原則

國(guó)家制定了一系列法律法規(guī)和相關(guān)政策來約束和規(guī)范企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),對(duì)企業(yè)的管理活動(dòng)起著強(qiáng)制性或指導(dǎo)性作用,因此,施工企業(yè)建立內(nèi)部控制的基本前提是符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的要求,貫徹和執(zhí)行相關(guān)政策規(guī)定。同時(shí),國(guó)家的宏觀調(diào)控政策是對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的規(guī)范和指導(dǎo),也影響著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的方向,是施工企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的指南。從而,施工企業(yè)應(yīng)在遵守國(guó)家法律法規(guī),順應(yīng)宏觀調(diào)控政策的基礎(chǔ)上,根據(jù)自身的實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn),制定和完善符合自身發(fā)展要求的內(nèi)部控制制度。

(三)不相容職務(wù)相分離的原則

建立內(nèi)部控制制度的基本實(shí)施原則就是確定企業(yè)內(nèi)的不相容職務(wù),制定相關(guān)政策,防止一個(gè)人兼任企業(yè)不相容職務(wù),以防止舞弊行為的發(fā)生。企業(yè)不相容職務(wù)若由一個(gè)人擔(dān)任,就可能產(chǎn)生錯(cuò)誤和舞弊,而且相關(guān)人員能夠掩蓋其錯(cuò)誤與舞弊行為,使企業(yè)遭受損失的同時(shí)面臨巨大的風(fēng)險(xiǎn)。因此,不相容職務(wù)必須由不同的人員擔(dān)任,以防止不正常行為的發(fā)生。例如,在材料采購時(shí),有權(quán)審批材料采購的人員不能同時(shí)從事具體采購工作;填寫購貨發(fā)票的人員不能兼任審核人員;倉庫保管員負(fù)責(zé)登記材料的數(shù)量,管理材料的收、發(fā)、存工作,而會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)相關(guān)的賬務(wù)處理。

(四)成本效益原則

施工企業(yè)是自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧的法人主體,其各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)都必須控制成本,以最大化企業(yè)效益,因此,企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制設(shè)計(jì)時(shí)必須貫徹成本效益原則。在制定和完善內(nèi)部控制制度時(shí),隨著控制環(huán)節(jié)和關(guān)鍵點(diǎn)的增多,內(nèi)部控制成本也相應(yīng)增加,控制的措施也越來越復(fù)雜。雖然較多的控制環(huán)節(jié)能較好的發(fā)現(xiàn)問題,但高成本的內(nèi)部控制制度使得企業(yè)無法承受,具體的實(shí)施效果也難以保證,這就要求企業(yè)必須運(yùn)用科學(xué)合理的方法,在保證內(nèi)控效果的同時(shí),盡量減少不必要的控制環(huán)節(jié),以降低控制成本。例如施工企業(yè)可以合理規(guī)劃和設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),通過內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來傳遞會(huì)計(jì)信息,在提高信息流動(dòng)性的同時(shí),系統(tǒng)的自我審核功能也有利于減少內(nèi)部控制人員工作量,控制內(nèi)控成本。

二、施工企業(yè)內(nèi)部控制制度存在的問題

(一)公司治理結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)不合理

作為現(xiàn)代企業(yè)制度的核心,合理的公司治理結(jié)構(gòu)是施工企業(yè)能夠建立高效內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ),也是內(nèi)部控制制度發(fā)揮作用的重要保證。為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo),管理當(dāng)局建立了一系列規(guī)則和政策,內(nèi)部控制制度是其重要組成部分。但是,現(xiàn)代公司治理結(jié)構(gòu)在我國(guó)施工企業(yè)初步建立,決策權(quán)、監(jiān)督權(quán)和經(jīng)營(yíng)權(quán)還未完全理清,沒有明確各法人主體的權(quán)利和責(zé)任,在實(shí)際運(yùn)作中,董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層人員交叉任職的現(xiàn)象還比較普遍。

(二)相關(guān)控制制度不健全

施工企業(yè)在設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度時(shí),并未遵循全面性原則,一味簡(jiǎn)化控制程序,使得一些主要控制環(huán)節(jié)無相關(guān)的制度,給企業(yè)留下了風(fēng)險(xiǎn)隱患。例如,對(duì)材料采購及領(lǐng)用,沒有制定詳細(xì)的采購及領(lǐng)用制度,導(dǎo)致具體采購工作僅僅依靠采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),按照松散的采購慣例進(jìn)行,而沒有規(guī)章制度可循,日常管理中出現(xiàn)在材料入庫時(shí)沒有進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量、數(shù)量的審核,材料領(lǐng)用也沒有嚴(yán)格的領(lǐng)用制度隨意性較大。在對(duì)分包工程款的結(jié)算中,缺乏詳細(xì)的結(jié)算控制程序以及監(jiān)督措施,使得工程款結(jié)算隨意性較大,給不法員工利用職權(quán)謀取私利提高了機(jī)會(huì)。由上可知,關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的缺失使內(nèi)部控制制度難以奏效。銀行預(yù)留印鑒和有關(guān)印章的管理不能嚴(yán)格有效的控制。

(三)內(nèi)部審計(jì)未發(fā)揮應(yīng)有作用

在施工企業(yè)的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)中,內(nèi)部審計(jì)制度是其特殊組成部分,是內(nèi)部控制制度能夠發(fā)揮作用的最后保證。但我國(guó)處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時(shí)期,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制初步建立,由于相關(guān)教育體制的滯后,使得內(nèi)部審計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)低下,難以保證審計(jì)工作的質(zhì)量,無法勝任內(nèi)部審計(jì)工作的要求。同時(shí),在施工企業(yè)中,管理層普遍輕視內(nèi)部審計(jì)的重視作用,對(duì)審計(jì)意見不能認(rèn)真對(duì)待,也不能很好的落實(shí)審計(jì)意見書提出的合理建議,使得企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作難以展開,影響了企業(yè)內(nèi)部控制制度的整體效果。

(四)信息傳送機(jī)制欠缺

建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)具有較高的流動(dòng)性特征,工程項(xiàng)目實(shí)施的范圍廣,對(duì)內(nèi)部控制的信息化要求較高,只有工程項(xiàng)目部與公司總部和各管理部門之間信息流動(dòng)暢通,才能使企業(yè)內(nèi)部控制真正約束各方面部門的行為。一些大型的國(guó)家施工項(xiàng)目,例如南水北調(diào)工程利用移民系統(tǒng)管理軟件進(jìn)行信息化管理,對(duì)工程實(shí)施的各個(gè)階段進(jìn)行有效控制,保證了工程的順利實(shí)施。但是目前我國(guó)大部分施工企業(yè)信息化建設(shè)滯后,信息處理技術(shù)落后,較低的信息化水平導(dǎo)致信息傳遞不暢,難以滿足內(nèi)部控制管理的需要。由于公司總部無法及時(shí)得到項(xiàng)目的有效信息,使得工程項(xiàng)目建設(shè)沒有受到應(yīng)有的約束,信息失真現(xiàn)象比較嚴(yán)重,給企業(yè)帶來了一些不必要的損失。

三、加強(qiáng)內(nèi)部控制制度的策略分析

(一)重視企業(yè)內(nèi)部控制制度

施工企業(yè)建立和完善內(nèi)部控制制度,首先要提高對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制工作重要性的認(rèn)識(shí),為內(nèi)部控制措施的實(shí)施創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境。現(xiàn)代企業(yè)管理的核心組成部分之一就是內(nèi)部控制制度,它有效地保護(hù)了施工企業(yè)資產(chǎn)的安全,防止了企業(yè)管理錯(cuò)誤與舞弊行為的發(fā)生,有利于保證企業(yè)會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性和完整性,規(guī)避了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生,是企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的重要保證。施工企業(yè)必須重視內(nèi)部控制制度,在全體員工之間普及內(nèi)部控制基本理論,強(qiáng)化各級(jí)管理部門的內(nèi)部控制意識(shí)。例如,可以將內(nèi)部控制措施規(guī)章制度化,制定成冊(cè)發(fā)放到每個(gè)員工手中,并定期進(jìn)行考核,從而使全員形成重視內(nèi)部控制的意識(shí),自覺遵守內(nèi)控紀(jì)律。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)有一套規(guī)范的制度制定程序和形式規(guī)范,包括制度的編號(hào)、格式、分類、內(nèi)容、審批程序、執(zhí) 行及其他應(yīng)注意事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理,并以書面形式予以約束。

(二)完善公司治理結(jié)構(gòu)

施工企業(yè)公司治理結(jié)構(gòu)存在的缺陷是內(nèi)部控制制度難以有效實(shí)施的重要原因,只有完善公司治理制度,理順公司治理結(jié)構(gòu),才能建立并實(shí)行合理高效的內(nèi)部控制制度。完善公司治理結(jié)構(gòu),首先必須理順董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層三者之間的關(guān)系,劃分三者內(nèi)部控制權(quán)限,使他們形成相互制衡,相互促進(jìn)的良性發(fā)展關(guān)系。施工企業(yè)應(yīng)深化改革,在構(gòu)建內(nèi)部控制框架的過程中,確立董事會(huì)的核心地位,保證監(jiān)事會(huì)的監(jiān)督職能,防止企業(yè)管理層一權(quán)獨(dú)大,侵害董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的合法利益。我國(guó)目前的國(guó)有企業(yè)改造的目標(biāo)就是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度,明確政府作為國(guó)有資產(chǎn)管理者的責(zé)任和義務(wù),從而形成完善的公司治理結(jié)構(gòu)。

(三)健全企業(yè)內(nèi)部控制制度

施工企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部控制制度的過程中,應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn),不斷更新和完善內(nèi)部控制制度,對(duì)工程施工關(guān)鍵過程和特殊過程制定相應(yīng)的職責(zé)分工和程序方法,切實(shí)保證工程質(zhì)量。在健全和完善企業(yè)內(nèi)部控制制度的過程中,應(yīng)堅(jiān)持不相容職務(wù)相分離的原則,確定和劃分不相容職務(wù),在施工重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由多個(gè)部門分工負(fù)責(zé),使其相互監(jiān)督,防止舞弊行為的發(fā)生。例如:在采購工程材料時(shí),采購部門、驗(yàn)收部門以及會(huì)計(jì)核算部門行使各自的職權(quán),有效分工,而同時(shí)專門的核查部門應(yīng)該審核材料數(shù)量和質(zhì)量,最后由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)審核簽字,從而在整個(gè)采購流程中,堅(jiān)持不相容職責(zé)分離原則的內(nèi)部控制體系有效發(fā)揮作用,在保證采購正常進(jìn)行的同時(shí),防止了舞弊行為的發(fā)生。

(四)強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作

內(nèi)部審計(jì)工作是對(duì)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)監(jiān)督,是對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度是否有效運(yùn)行的檢驗(yàn)。因此,施工企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作,提高內(nèi)部控制制度執(zhí)行的有效性。一方面,應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員加強(qiáng)職業(yè)教育,提高其從事審計(jì)工作的能力,保證審計(jì)報(bào)告的質(zhì)量,在審計(jì)過程中能夠分析會(huì)計(jì)問題發(fā)生的原因,并提出彌補(bǔ)漏洞的對(duì)策,以完善內(nèi)部控制體系;另一方面,企業(yè)管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到內(nèi)部審計(jì)工作的重要性,自覺遵守相關(guān)會(huì)計(jì)制度,積極采納審計(jì)報(bào)告提出的改進(jìn)意見。作為施工企業(yè)中的佼佼者,我國(guó)中鐵股份有限公司已經(jīng)建立了完善統(tǒng)一的內(nèi)部審計(jì)制度,設(shè)立的審計(jì)委員會(huì)直屬于董事會(huì),接受董事會(huì)的直接領(lǐng)導(dǎo),在其轄有的46家二級(jí)子公司設(shè)立專門的審計(jì)部門,監(jiān)督子公司的日常運(yùn)轉(zhuǎn),向?qū)徲?jì)委員會(huì)負(fù)責(zé),一系列健全高效的內(nèi)部審計(jì)制度保障了中鐵集團(tuán)的健康發(fā)展。

(五)提高企業(yè)信息化水平

由于施工企業(yè)的特殊性質(zhì),必須提高企業(yè)信息化水平,保證企業(yè)信息流通順暢,建立項(xiàng)目管理信息應(yīng)用平臺(tái),才能對(duì)項(xiàng)目施工進(jìn)行有效管理,完善內(nèi)部控制制度。施工企業(yè)往往規(guī)模龐大,下面分支機(jī)構(gòu)以及施工項(xiàng)目眾多,因此核算難度較大,體系復(fù)雜。為了集成與共享各個(gè)部門之間數(shù)據(jù),企業(yè)應(yīng)建立集中的財(cái)務(wù)核算體系,對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行全面把握。同時(shí),要構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的局域網(wǎng)絡(luò),通過辦公自動(dòng)化和人力資源管理系統(tǒng),真正實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理,統(tǒng)一經(jīng)營(yíng)。企業(yè)信息化水平的提高,為內(nèi)部控制制度的有效實(shí)施提供了物質(zhì)保障和技術(shù)支持。

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(作者單位:中鐵七局集團(tuán)第三工程有限公司)