邱東旺

摘 要:管理高校校園卡必然要管理校園卡的資金,財(cái)務(wù)管理是校園卡管理的核心。因此,校園卡資金的財(cái)務(wù)管理直接影響到它的使用效益和安全。文章擬從通過現(xiàn)狀分析、建立管理制度、完善內(nèi)部控制等方面探討促進(jìn)高校校園卡資金財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化、制度化。

關(guān)鍵詞:高等學(xué)校 校園卡資金 財(cái)務(wù)管理

中圖分類號(hào):F234 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)11-163-02

一、校園卡資金管理現(xiàn)狀及存在問題

1.校園卡的特點(diǎn)及使用范圍?，F(xiàn)在校園卡一般使用非接觸式加密IC卡(射頻卡)存儲(chǔ)容量4K,校園卡應(yīng)用系統(tǒng)集學(xué)校管理與金融服務(wù)于一體,實(shí)現(xiàn)資金充值、消費(fèi)支付功能和校內(nèi)身份論證管理相結(jié)合的多功能卡式應(yīng)用管理系統(tǒng)。校園卡的使用大大方便學(xué)生在校內(nèi)的學(xué)習(xí)和生活,提供學(xué)生餐飲消費(fèi)、自助購水電費(fèi)、上機(jī)收費(fèi)、超市消費(fèi)結(jié)算,實(shí)現(xiàn)校內(nèi)無現(xiàn)金消費(fèi)。醫(yī)療卡、學(xué)生證、出入證、閱覽證、借書證、指紋考勤、城市公交易通卡等功能實(shí)現(xiàn)了真正意義上的一卡通。為學(xué)校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化管理提供了最佳的途徑。

2.校園卡資金沒有獨(dú)立進(jìn)行財(cái)務(wù)核算,記賬方法大多采用收負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)制進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。

3.由于校園卡的消費(fèi)金額小、筆數(shù)多、使用量大、小額消費(fèi)不使用密碼的特點(diǎn),校園卡管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)上允許脫機(jī)操作,在停電情況下仍可使用,方便餐廳消費(fèi)收款。高校校園卡系統(tǒng)各終端服務(wù)器與校園網(wǎng)聯(lián)接,且終端消費(fèi)機(jī)和出納機(jī)可能脫機(jī)工作,致使存款或消費(fèi)數(shù)據(jù)不能及時(shí)上傳,同時(shí)也造成掛失黑名單不能下傳到各終端POS機(jī)。

4.校園卡管理報(bào)表系統(tǒng)只有簡(jiǎn)單的收款或退款、消費(fèi)及個(gè)人收支余明細(xì)賬查詢,缺少反映所有的收款、消費(fèi)、上期結(jié)余和本期結(jié)余金額,造成只能核對(duì)收款和消費(fèi)情況,難以核對(duì)校園卡的資金結(jié)余情況與財(cái)務(wù)核算的結(jié)余情況。

二、校園卡資金的財(cái)務(wù)管理

1.建立崗位責(zé)任制度。校園卡管理中心隸屬財(cái)務(wù)處,以更好地加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,按照國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)、制度和學(xué)?；ヂ?lián)網(wǎng)安全制度規(guī)定,負(fù)責(zé)校園卡管理工作。其主要職責(zé)和權(quán)限如下:(1)負(fù)責(zé)校園一卡通系統(tǒng)各終端設(shè)備的日常管理,保障系統(tǒng)安全,維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。(2)嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律,做好校園卡管理中心的會(huì)計(jì)核算工作。(3)辦理各單位在校園卡上交易的數(shù)據(jù)采集、核對(duì),編制月報(bào)表。(4)做好學(xué)生水、電費(fèi)使用管理工作。(5)辦理校園卡制作、申領(lǐng)、銷戶及掛失、解掛、補(bǔ)發(fā)工作。(6)接受校園卡使用情況的查詢、咨詢工作。(7)根據(jù)學(xué)校管理的要求,不斷開拓校園卡的使用功能。(8)起草有關(guān)校園卡管理的規(guī)章制度和文件。(9)做好辦公室及機(jī)房的防火、防盜工作,保證財(cái)產(chǎn)物資的安全。(10)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。

2.設(shè)立會(huì)計(jì)科目進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。(1)會(huì)計(jì)科目設(shè)置:設(shè)一級(jí)科目“現(xiàn)金”、“銀行存款”、“應(yīng)收及暫付款”、“應(yīng)付及暫存款”、“代管款項(xiàng)”,在“代管款項(xiàng)”下設(shè)明細(xì)科目詳見附表。(2)會(huì)計(jì)核算方法:根據(jù)現(xiàn)行《高校學(xué)校會(huì)計(jì)制度》對(duì)校園卡資金進(jìn)行統(tǒng)一核算,統(tǒng)一管理。校園卡資金收入實(shí)行分餐廳和充值員明細(xì)核算:收到充值款時(shí),借記:“銀行存款”科目,貸記:“代管項(xiàng)款——校園卡資金——銀聯(lián)POS機(jī)充值款”;校園卡消費(fèi)款結(jié)算按月計(jì)提,借記:“代管項(xiàng)款——校園卡資金支出——餐廳消費(fèi)”科目,貸記“應(yīng)付及暫存款——消費(fèi)結(jié)算”;支付消費(fèi)款時(shí),借記“應(yīng)付及暫存款——消費(fèi)結(jié)算”科目;貸記:“銀行存款”。按照這樣進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,可以按月計(jì)算校園卡資金結(jié)余情況與校園卡管理系統(tǒng)的校園卡資金結(jié)余進(jìn)行相比對(duì),做到賬賬相符,以確保校園卡資金的安全。

3.巧用Microsoft Office Excel設(shè)置大寫金額的作法。通常會(huì)計(jì)人員在填寫大寫金額時(shí),采用遂字錄入方法操作,浪費(fèi)時(shí)間而且容易錄錯(cuò),這里介紹一組公式供大家參考:如需要將Excel表格E3單位格的小寫金額轉(zhuǎn)換的大寫,即按下列命令錄入即可=TEXT(INT(E3),“[dbnum2]”)&“元”&IF(INT(E3*10)-INT(E3)*10>0,TEXT(INT(E3*10)-INT(E3)*10,“[dbnum2]”)&“角”,“零”)&IF(INT(E3*100)-INT(E3*10)*10>0,TEXT(INT(E3*100)-INT(E3*10)*10,“[dbnum2]”)&“分”,“整”)。

三、完善內(nèi)部控制制度

為合理保證校園卡管理中心業(yè)務(wù)工作合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整,提高校園卡管理中心工作效率和效果,促進(jìn)校園卡管理制度化、規(guī)范化,特制定本內(nèi)部控制制度。

1.崗位分工控制:校園卡管理中心內(nèi)設(shè)主任崗、副主任崗、系統(tǒng)管理員崗、管理員(一)崗兼會(huì)計(jì)和管理員(二)崗兼出納。各崗位工作職責(zé)另行制訂。

2.貨幣資金控制。(1)校園卡充值款控制:后勤集團(tuán)飲食服務(wù)中心充值員辦理校園卡資金通過POS機(jī)充款,當(dāng)日應(yīng)足額存入學(xué)校校園資金專戶,每周由飲服中心進(jìn)行匯總,管理崗(二)審核簽字登記后交管理崗(一)復(fù)核簽字記賬。按月進(jìn)行匯總復(fù)核,當(dāng)月存款金額應(yīng)與校園卡系統(tǒng)收款金額相符,存款金額不符情況于次月5個(gè)工作日內(nèi)通知飲服中心會(huì)計(jì)進(jìn)行相應(yīng)會(huì)計(jì)處理。(2)校園卡工本費(fèi)控制:管理崗(二)開據(jù)校園卡工本費(fèi),當(dāng)日收取的工本費(fèi)的人數(shù)和金額與管理崗(一)和副主任崗發(fā)卡數(shù)量相核對(duì)簽字,按月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總核對(duì)簽字,當(dāng)日收的校園卡工本費(fèi)應(yīng)登記日記賬,做到日清月結(jié)。(3)消費(fèi)結(jié)算控制:消費(fèi)款按月進(jìn)行結(jié)算,由管理崗(一)授理,經(jīng)PC機(jī)校園卡系統(tǒng)核對(duì)一致后,送主任崗進(jìn)行復(fù)核。(4)水電控智能系統(tǒng)消費(fèi)內(nèi)部結(jié)賬控制:轉(zhuǎn)每季度結(jié)算一次,經(jīng)管理崗(一)審核制單后,送主任崗進(jìn)行復(fù)核。(5)注銷退款控制:管理崗(二)對(duì)校園卡注銷賬戶退款應(yīng)與PC機(jī)注銷記錄相符,每月終了進(jìn)行對(duì)賬后送主任崗復(fù)核。(6)掛失賠償款控制:由管理崗(一)或系統(tǒng)管理崗與持卡人進(jìn)行核對(duì)、打印掛失賠償清單簽字后交管理崗(二),由PC機(jī)通過掛失賠償專戶補(bǔ)給,每年終應(yīng)向開發(fā)商索賠,索賠金額轉(zhuǎn)入校園卡資金專戶。

3.校園卡控制。(1)校園卡日記賬控制:校園卡購入、發(fā)卡、庫存數(shù)量按日進(jìn)行登記,每年至少進(jìn)行一次盤點(diǎn),做到賬簿登記與實(shí)物相符。(2)新生免費(fèi)發(fā)卡控制:新生免費(fèi)發(fā)卡采用專用賬戶進(jìn)行發(fā)卡,管理崗(二)辦理新生免費(fèi)發(fā)卡的數(shù)量與教務(wù)處提供的錄取名單相一致后,送副主任崗進(jìn)行復(fù)核。(3)校園卡日常發(fā)卡控制:每日進(jìn)行發(fā)卡平衡計(jì)算,平衡公式:新辦校園卡數(shù)量+補(bǔ)辦校園卡數(shù)量=交款發(fā)卡數(shù)量+保修發(fā)卡數(shù)量+免費(fèi)發(fā)卡數(shù)量。管理崗(一)和副主任崗的交費(fèi)發(fā)卡數(shù)量應(yīng)與管理崗(二)收取的工本費(fèi)數(shù)量相分離,每天發(fā)卡的數(shù)量應(yīng)與收費(fèi)的數(shù)量進(jìn)行復(fù)核登記相互簽字。

4.數(shù)據(jù)管理控制。(1)消費(fèi)數(shù)據(jù)備份控制:消費(fèi)數(shù)據(jù)由計(jì)算機(jī)每日進(jìn)行自動(dòng)備份,系統(tǒng)管理崗每日對(duì)備份的數(shù)據(jù)用移動(dòng)硬盤進(jìn)行雙備份,月終進(jìn)行光盤刻錄,年終移交給檔案部門進(jìn)行長(zhǎng)期保管。(2)學(xué)生信息控制:系統(tǒng)管理崗對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行整理,并與教務(wù)處提供的學(xué)生名單信息、人員數(shù)量相一致,經(jīng)副主任崗復(fù)核后導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫,同時(shí)將核對(duì)后的數(shù)據(jù)發(fā)送給開發(fā)商制作彩照卡。(3)學(xué)生公寓免費(fèi)電費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)控制:系統(tǒng)管理崗按物業(yè)提供的學(xué)生住宿的房間號(hào)、名單、核定的免費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)編制補(bǔ)電數(shù)據(jù),經(jīng)副主任崗復(fù)核后于月初導(dǎo)入補(bǔ)電數(shù)據(jù),導(dǎo)入電控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)與物業(yè)提供的住宿信息相符。(4)學(xué)生公寓免費(fèi)水費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)控制:系統(tǒng)管理崗按物業(yè)提供的學(xué)生住宿的房間號(hào)、名單、核定的免費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)編制補(bǔ)水?dāng)?shù)據(jù),經(jīng)副主任崗復(fù)核后于每學(xué)期初進(jìn)行補(bǔ)水,水控系統(tǒng)的免費(fèi)補(bǔ)水量與物業(yè)提供的住宿房間信息相符。

(作者單位:集美大學(xué) 福建廈門 361021)

(責(zé)編:呂尚)