米　娟

摘要會議成本是是一次會議所需要花費的費用的總和。它包括會務費用、機會成本和錯誤、無效會議導致的損失。重點從會議的內(nèi)容入手，建立了新的會議成本計算模型，提出了控制會議成本的若干方法。

關(guān)鍵詞會議成本；會務費用；機會成本；成本計算模型

一、會議成本的含義及控制會議成本的必要性

所謂會議成本，是指一次會議所需要花費費用的總和。會議是人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行信息交流或聚會、商討的活動。開會要花寶貴的時間和金錢，因此，有些人“談會色變”。但會議又是最佳的溝通方式，有些會議“不得不開”，而且在很多時候會議成本還不低。實踐證明，會議成本支出在整個企業(yè)或行政單位的支出中又占有重要的比重，因此，如何在確保工作效率的前提下有效的對會議成本進行預算與控制是非常重要的。計算和控制會議成本有利于控制會議數(shù)量，提高會議效率，節(jié)省時間與資金。尤其是在國際金融危機日益蔓延的今天，降低會議成本成為了各大企業(yè)壓縮成本的首要措施。

二、會議成本的內(nèi)容與計算模型

在《機關(guān)管理的原理與方法》一書中，作者通過提出會議成本的計算公式來引出會議成本的控制方法，但其會議成本的計算過于粗糙，只簡單扼要的說明了組成會議成本的一部分，并不全面。該書作者認為會議成本包含兩部分：會議的直接成本與會議效果。其中，會議的直接成本=2*A*B*T。A為與會者的平均工資(以小時計)的3倍；B為與會人數(shù)；T為與會時間(以小時計)。而會議效果則是指會議無效或會議產(chǎn)生錯誤決策時支付的全部費用。這種計算方法雖可自圓其說，但卻不全面、科學，沒有在計算中加入召開會議所必需會務費用，也沒有明確的對會議效果的計算加以說明。會議成本包括會務費用、機會成本和會議效果。以下是筆者對會議成本的內(nèi)容和其計算模型的自我認識與說明。

1會議成本的內(nèi)容

會議成本通常被人們認為是單位或企業(yè)召開一次會議的貨幣支出。然而，僅僅從這樣的角度來理解會議成本是不夠的，會議成本如同一般的企業(yè)生產(chǎn)成本，也可以分為顯成本和隱成本。在現(xiàn)實中，會議的顯成本即會務費用，隱成本包括會議的機會成本和因無效、錯誤會議所導致的損失。會務費用是實實在在的貨幣支出，是看得見的，而會議的機會成本和因無效、錯誤會議所導致的損失是隱性的，看不見的，需要精確計算才可得知。

(1)會務費用。會務費用是指用于召開會議而提前準備(含在途)時間起到會議結(jié)束回到單位止所必須開支的經(jīng)費。它主要包括以下幾個方面：

第一，會議場地使用費，包括會場設計費以及會場租賃費。其中，會場設計費指布置會場會標，擺設花籃、花卉以及租用專業(yè)人員對會場進行設計等多方面而發(fā)生的費用。會場租賃費是指租賃會場所發(fā)生的費用。

第二，資料費，即召開會議必須發(fā)給的各種資料、文件以及會議期間的圖板、圖片等。

第三，交通工具使用費，包括車船機票費用和市內(nèi)交通費用。車船機票費用是指為參加會議而支付的交通費或自帶車輛所發(fā)生的各種費用。市內(nèi)交通費在會議所在地發(fā)生的市內(nèi)公共汽車或出租車的費用。

第四，餐飲住宿費，包括就餐費、補貼費和住宿費。就餐費是指由會議統(tǒng)一安排的每人每天就餐費用。補貼費是按規(guī)定報銷的途中和會議期間的伙食補貼費。住宿費即會議期間統(tǒng)一安排的居住場所而發(fā)生的住宿費用。

第五，其他相關(guān)費用。即召開會議即將用到或應該用到的其他相關(guān)事宜所引起的費用。

(2)機會成本。格里高里·曼昆在他的《經(jīng)濟學原理》中曾經(jīng)提到過，某種東西的機會成本是指為了得到那種東西所放棄的所有東西。因此，概括說來，會議機會成本是指由于單位組織、召開會議以及與會者參加會議而喪失的某種可以獲取或創(chuàng)造的經(jīng)濟利益或潛在收益。例如，與會人員由于參加會議而喪失的為企業(yè)或機關(guān)創(chuàng)造的勞動價值，由于會期過長不能做出決策而喪失的機會收益等等。機會成本的計算模型為：機會成本：與會人員每小時工資*2*3*與會人數(shù)*會議時間。在該模型中，“與會人員每小時工資*3”是因為開會損失的不僅僅是與會人員單位付給他們的薪酬，還有他們?yōu)楣净蛐姓挝粍?chuàng)造的勞動產(chǎn)值。因為一個人創(chuàng)造的勞動產(chǎn)值是高于平均工資的一定倍數(shù)，再乘以2是因為開會而中斷了的日常工作，故其損失要以2倍計算。按照這種模式，與會人數(shù)越多，會議時間越長，所造成的機會成本也就越大。另外，我國《勞動法》對非正常工作時間工作的，對其工作報酬有另外規(guī)定，不過大都多于其正常工作時的報酬。因此，對于非正常工作時間內(nèi)召開會議，會議的機會成本更高。

(3)因錯誤或無效會議導致的損失。會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程，它的本質(zhì)功能在于它能以多向即時傳遞信息的方式，有效聚合分散的意志和智慧，深化或同意認識，溝通感情，處理事務。凡開會者，皆以議事、討論或解決各種問題為目的。若會議有效或產(chǎn)生了正確的決策，執(zhí)行起來會事半功倍。若會議無效或產(chǎn)生了錯誤的決策，為該會議支付的全部費用就將高得多。不過這種有關(guān)錯誤會議效果的計算在會議成本的預算中不能完全體現(xiàn)出來，因為會議效果是以會議執(zhí)行后反饋的信息來衡量的，可以根據(jù)以往的工作經(jīng)驗，在會議成本預測時先預測出一個成本范圍，這個范圍的下限可以是零成本，即會議效果顯著，基本或完全解決了問題，上限可以是無窮大，應視具體情況而定。由于這種想法是初次提出，其計算模型還不是很成熟，計算起來也不會很精確，需要在以后的實踐中慢慢完善。

2會議成本的計算模型

由上可知，會議成本包括會務費用、機會成本以及因錯誤或無效會議導致的損失。因此修正后的會議成本的計算模型為：會議成本＝會務費用+機會成本+因錯誤或無效會議導致的損失=會務成本+因錯誤或無效會議導致的損失+與會人員每小時工資*2*3*與會人數(shù)*會議時間(具體如下圖1所示)。

3會議成本的控制

需要說明的是，研究會議成本問題，目的并不是盡最大可能的壓縮會議成本開支，而是在保證工作效率的前提下，對會議成本的各個方面進行控制，研究如何分配資金才可以實現(xiàn)會議效果的最大化。

(1)樹立“三大成本觀念”——成本意識觀念、成本效益觀念和成本避免觀念

成本意識觀念是指管理人員對成本管理和控制應有足夠的重視，不受“成本無法降低”的傳統(tǒng)思維定式的束縛，充分認識到成本降低的潛力是很大的。成本效益觀念是指在進行會議成本控制時，要對會議價值做出計量，從而根據(jù)會議成本和會議價值的比較來作出正確的決策。成本避免觀念是指在會議成本的管理中，重新獨立分析支出項目的必要性和金額的大小，以避免不合理的支出繼續(xù)存在。

(2)在確保工作效率的前提下，有效控制會務費用和機會成本

在遵循會議成本預算表的基礎(chǔ)上，盡量縮小與會者范圍，縮短會議時間，明確會議主題，把握會議重點，解決問題。

首先，要精簡與會人員，確定參加會議人員的范圍，會不是是開的越大才會越好。盡量縮短會議時間，能半天開完的會，就不要開一天?，F(xiàn)在有的會議時間過長，開得拖沓，分組討論，消磨時間，增加了會議的機會成本。具體說來，可以在每次開會前把會議成本預算表貼在會議室的門口，讓每個與會者一進門就知道這次會議要花費的代價，從而共同努力提高會議的效率。

其次，嚴格根據(jù)會議成本預算表合理安排與會者的餐飲住宿問題，不得超越預算底線，不得搞超標準接待，避免計劃外開支，更不可把開支轉(zhuǎn)嫁到其他部門或單位。若不得已，必須向上面請示，得到批準后方可進行。

最后，要嚴格會議的審批報銷制度，凡私自參加對本企業(yè)或本單位意義不大的研討會、座談會、學習班之類，交通工具使用費、會務資料費自理。

(3)控制會議質(zhì)量，提高會議效果，確保會議產(chǎn)生正確、有效的決策

首先，嚴格會議審批制度，科學、有效、充分地做好會議準備工作，提交相應的申報材料，不合乎條件標準的會議一律不準開，小會決不大開，避免無效會議的召開。

其次，提高各級領(lǐng)導者的素質(zhì)，提高其會議領(lǐng)導水平與決策能力，使其掌握召開會議的各種工作方式，包括面談、現(xiàn)場指導、打電話、制發(fā)文件等，并能根據(jù)客觀實際的需要與可能做出最適用、最有效果的決策，避免出現(xiàn)決策失誤。

最后，以切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，避免只開會而不管不問會議效果的執(zhí)行情況和偏向，以確保會議有效，使會議決策真正得到貫徹落實。

文章盡管對會議成本控制提供了若干方法，有利于解決那種開會流于形式、開無效或錯誤會議的問題，避免了高成本、低效率甚至無效率的會議，從而加強高質(zhì)量低成本會議的管理和控制，也建立了會議成本計算的新的模型，但不足之處在于此模型還不夠精確，需要進一步加以完善，使其更具實踐價值。

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