孟笑揚(yáng)

【摘 要】中小企業(yè)如果完全模仿大企業(yè)的思路和方法實(shí)行電算比，往往會(huì)出現(xiàn)很多的問題，比如電算化人員的素質(zhì)、內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)、手工會(huì)計(jì)向會(huì)計(jì)電算化的轉(zhuǎn)化工作等，所以在實(shí)行電算化時(shí)也應(yīng)有自己特殊的考慮。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè) 會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制

一、會(huì)計(jì)電算化工作中存在的主要問題

（一）購(gòu)買符合自身規(guī)模和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的財(cái)務(wù)軟件

大型財(cái)務(wù)軟件一般都針對(duì)大型企業(yè)的需要來設(shè)計(jì)，中小企業(yè)配置大型財(cái)務(wù)軟件，就好像“小腳穿大鞋”。

1.成本過高

大型軟件本身的價(jià)格往往是小型軟件的幾倍甚至幾十倍，大型軟件要求的硬件配置也比小型軟件高，這就導(dǎo)致了很高的購(gòu)買成本，更重要的是，大型軟件投入使用后，維護(hù)成本和更新成本也比小軟件高得多。

2.操作復(fù)雜，難以發(fā)揮實(shí)際功效

大軟件不僅帶來了安裝調(diào)試上不必要的冗長(zhǎng)和復(fù)雜，更帶來了日常操作中一些不必要的工作繁瑣和延誤。另一方面，由于中小企業(yè)人力資源的相對(duì)不足，也無法順利使用大軟件提供的一些復(fù)雜功能，這些都影響了大軟件應(yīng)有功能的有效發(fā)揮。

3.缺少靈活性

中小企業(yè)賴以與大企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的重要優(yōu)勢(shì)之一就是其經(jīng)營(yíng)的靈活性。由于大型財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)上的標(biāo)準(zhǔn)化和模塊化，難以真正符合中小企業(yè)的靈活而有特色的經(jīng)營(yíng)需要。而設(shè)計(jì)大型財(cái)務(wù)軟件的大型軟件制造商由于把大企業(yè)作為既定的服務(wù)目標(biāo)，往往不會(huì)專門為中小企業(yè)修改和重編軟件。

（二）對(duì)會(huì)計(jì)電算化認(rèn)識(shí)還不到位

一些中小企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。沒有認(rèn)識(shí)到開展會(huì)計(jì)電算化是時(shí)代發(fā)展的必然，是管理現(xiàn)代化的需要。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)進(jìn)入信息化的基礎(chǔ)，是今后企業(yè)決策的重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)體制改革的突破口。傳統(tǒng)的手工記賬方式長(zhǎng)期被人們所接受，加上目前各項(xiàng)管理都是建立在手工記賬的基礎(chǔ)之上，要改變?nèi)藗冮L(zhǎng)期形成的習(xí)慣方式，對(duì)中小企業(yè)來說有較大難度。

（三）會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)管理滯后

企業(yè)開展會(huì)計(jì)電算化工作，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)分工模式將被打破，會(huì)計(jì)人員的工作職責(zé)操作規(guī)程也將發(fā)生很大變化，同時(shí)，由于資料的處理方式、記錄方式以及存儲(chǔ)介質(zhì)的變化，勢(shì)必會(huì)帶動(dòng)企業(yè)內(nèi)部控制的組織形式及內(nèi)控制度的變化。一些中小企業(yè)在電算化系統(tǒng)試運(yùn)行階段，沒能適時(shí)調(diào)整崗位分工，雖然為通過甩賬審批,也參照其他公司所使用的制度文本制訂了本單位的內(nèi)部控制制度,但這些制度本沒有針對(duì)本單位實(shí)際工作要求進(jìn)行設(shè)計(jì),且系統(tǒng)在運(yùn)行過程中也沒有嚴(yán)格執(zhí)行,內(nèi)部管理仍是采取模仿手工的管理辦法,沒有實(shí)現(xiàn)重整,崗位分工混亂,許可權(quán)設(shè)置缺乏牽制,電腦系統(tǒng)的安全性和保密性及會(huì)計(jì)檔案保管、資料備份等都存在安全隱患。

（四）搞好手工會(huì)計(jì)向會(huì)計(jì)電算化的轉(zhuǎn)換工作

我們需要強(qiáng)調(diào)兩方面：一是改進(jìn)相關(guān)會(huì)計(jì)制度。從手工會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)向電算化時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)對(duì)原有企業(yè)的財(cái)會(huì)制度進(jìn)行修改或者重新制訂。由于中小企業(yè)人力資源的局限，實(shí)行電算化后，從事電算化的人員常常身兼數(shù)職。因此，重新考慮設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度非常重要。為此，中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)叵蜍浖毯拖嚓P(guān)的咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢，改進(jìn)和完善企業(yè)的會(huì)計(jì)制度。二是作好數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換工作。無論從存儲(chǔ)安全性、取用快捷性上還是從進(jìn)行相關(guān)分析報(bào)告的需要上考慮，將歷史數(shù)據(jù)輸入新的電算化的會(huì)計(jì)系統(tǒng)都是十分必要的。

二、會(huì)計(jì)電算化工作中存在問題的解決對(duì)策

（一）提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)

需讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到以計(jì)算機(jī)替代人工記賬不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式、數(shù)據(jù)處理程序也擴(kuò)大了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，而且改變了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù)，會(huì)計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn)，而且必然會(huì)引起會(huì)計(jì)工作組織和人員分工的改變，促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高，因而推動(dòng)了會(huì)計(jì)理論與會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展與完善，促進(jìn)了會(huì)計(jì)管理制度的改革，是整個(gè)會(huì)計(jì)理論研究與會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的一次根本性變革。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化管理制度

要建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度，形成良好地內(nèi)控環(huán)境，做到不兼容權(quán)限必須分離原則、相互制約原則、安全、保密原則、內(nèi)部防范的原則，內(nèi)容主要包括：人員管理制度；操作管理制度；數(shù)據(jù)管理制度；系統(tǒng)維護(hù)制度；崗位責(zé)任制度；定期殺毒制度；電子檔案的管理等。

（三）制定管理信息系統(tǒng)規(guī)劃與進(jìn)程

會(huì)計(jì)電算化是單位管理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分,所以應(yīng)首先結(jié)合單位的實(shí)際情況和需要,制定管理信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃和發(fā)展進(jìn)程,在此基礎(chǔ)上制定出會(huì)計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃,確定在某些業(yè)務(wù)范圍及一定階段內(nèi)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化,逐步積累經(jīng)驗(yàn),培養(yǎng)骨干人員然后再逐漸擴(kuò)大范圍,全面實(shí)現(xiàn)電算化。

（四）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部審計(jì)

內(nèi)部審計(jì)包括以下幾個(gè)方面：（1）對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)的規(guī)定。（2）審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊(cè)內(nèi)容，做到賬表相符，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整。（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。（4）對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止電算化實(shí)施過程存在的漏洞。

取得技術(shù)支持也是中小企業(yè)應(yīng)進(jìn)行的重要工作。中小企業(yè)一般不具有內(nèi)部的技術(shù)支持部門和充足的技術(shù)支持人員，因此，尋求外部支持，建立穩(wěn)固的外部支持聯(lián)系是很重要的。常用的方式是在購(gòu)買軟件時(shí)就與軟件商約定建立密切的合作關(guān)系。不但在安裝調(diào)試過程中要有技術(shù)人員在場(chǎng)，在軟件運(yùn)行幾個(gè)星期后，還要請(qǐng)技術(shù)人員來進(jìn)行檢測(cè)。

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