張　虹

摘要：高校檔案是一種重要的文獻(xiàn)信息資源，是一個(gè)集多種門類于一體綜合性檔案體系。它不僅客觀真實(shí)地反映了學(xué)校發(fā)展的歷程，也為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)，是衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要尺度，同時(shí)也是推進(jìn)和發(fā)展學(xué)校教育事業(yè)的寶貴財(cái)富。

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理；檔案提供利用

中圖分類號(hào)：G273.2 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1002—2589（2009）08—0058—02

一、高校檔案管理與提供利用的發(fā)展趨勢(shì)

（一）高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

1．標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)趨勢(shì)要加強(qiáng)。根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律制定一系列的規(guī)章制度、工作細(xì)則、崗位職責(zé)，一切照章辦事。同時(shí)在檔案工作的各環(huán)節(jié)上進(jìn)行定量分析，在分析研究的基礎(chǔ)上制定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)包括整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

2．高校檔案收集電子化。與傳統(tǒng)的檔案信息資源收集方式不同的是，利用校園網(wǎng)，高校檔案信息的收集人員向網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)上任何檔案信息的產(chǎn)生單元（學(xué)校的院系及行政部門）及時(shí)地以邏輯歸檔或報(bào)送的形式來(lái)收集有關(guān)部門新產(chǎn)生的檔案信息，任何檔案信息一經(jīng)產(chǎn)生，可立即通過(guò)校園網(wǎng)的傳輸進(jìn)入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，而不必像傳統(tǒng)的方式那樣必須待工作結(jié)束或年終才歸檔。

3．建立高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，高校檔案館要以收藏大容量、高密度、聯(lián)機(jī)能力強(qiáng)的電子檔案介質(zhì)為今后收藏的主要方向，隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的迅速發(fā)展，使得高校在教學(xué)、科研、管理方面產(chǎn)生了大量電子檔案，它作為一種全新的檔案類型，是按一定的格式存儲(chǔ)在電子介質(zhì)并且在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼系列。

（二）高校檔案提供利用的發(fā)展趨勢(shì)

1．社會(huì)利用檔案呈上升趨勢(shì)。隨著社會(huì)的發(fā)展與需求，高校的學(xué)籍檔案成了社會(huì)利用的主流，利用曾經(jīng)就讀學(xué)校保存的學(xué)籍檔案用于求職、求學(xué)、職稱評(píng)定的人越來(lái)越多。社會(huì)上各單位和中介機(jī)構(gòu)利用高校保存的學(xué)籍檔案核查學(xué)歷，認(rèn)證文憑也越來(lái)越多，這說(shuō)明人們的檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，利用檔案信息資源維護(hù)個(gè)人權(quán)益的意識(shí)也越來(lái)越強(qiáng)。

2．利用方式多樣化，利用手段現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的檔案利用方式要受開(kāi)發(fā)時(shí)間和空間的限制，基本模式是用戶親自到檔案館，利用較多的是紙質(zhì)檔案原件，利用手段也比較有限，通常只是閱覽、抄寫(xiě)或復(fù)印?，F(xiàn)今隨著檔案硬軟件環(huán)境的不斷提升，用戶可以選擇使用電話、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段獲取遠(yuǎn)程檔案信息，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3．擁護(hù)類型多樣化，信息服務(wù)社會(huì)化。高校檔案一直以校內(nèi)各級(jí)黨政共團(tuán)組織、科研集體及教職員工為主要用戶，但由于大量高校畢業(yè)生不斷涌向社會(huì)，教職員工的內(nèi)外流動(dòng)，特別是隨著經(jīng)濟(jì)科技的高速發(fā)展，學(xué)校與外界聯(lián)系日益增多，逐漸形成了校外用戶群體，包括歷屆畢業(yè)生、外調(diào)人員、兄弟院校和外事部門等。

二、高校檔案管理與提供利用中存在的問(wèn)題

1．檔案意識(shí)薄弱，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。檔案工作是學(xué)校的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是教學(xué)、科研、黨政管理工作不可缺少的環(huán)節(jié)，但由于檔案作用的發(fā)揮具有潛在性、滯后性特點(diǎn)，高校檔案工作往往并不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教職員工對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不深，重視不夠。因而，檔案工作很難擺上學(xué)校的議事日程，在檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、專業(yè)人員編制配備、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)投入等工作條件建設(shè)方面得不到應(yīng)有的重視，使高校檔案人員處于地位不高、責(zé)任不輕、難度不小的工作環(huán)境中，制約了檔案工作的發(fā)展。

2．檔案人員編制偏少，隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)不高。近年來(lái)高校合并，規(guī)模迅速擴(kuò)大，使得檔案工作業(yè)務(wù)大量增加與檔案專業(yè)人員編制相對(duì)固定之間矛盾日益突出。由于工作任務(wù)重、難度大、人力有限，檔案工作人員往往只能應(yīng)付日常的檔案管理與提供利用工作，專職檔案人員中有相當(dāng)一部分由于是“半路出家”，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)與技能，對(duì)本職工作往往難以勝任。

3．檔案工作發(fā)展不平衡，水平參差不齊。在一所學(xué)校內(nèi)，檔案部門與學(xué)校另一信息部門圖書(shū)館相比也顯得較為落后，在不同院校，由于對(duì)檔案工作的重視程度不同，人財(cái)物投入力度、檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)等各有所不同，導(dǎo)致檔案工作水平參差不齊，與本科院校相比，高職高專院校的整體檔案工作水平較低，部分院校甚至存在一無(wú)檔案機(jī)構(gòu)、二無(wú)專職檔案人員、三無(wú)專用檔案庫(kù)房的“三無(wú)”現(xiàn)象，其檔案工作狀況可想而知。

4．檔案工作人員服務(wù)意識(shí)淡薄、觀念保守。高校檔案管理工作中普遍存在著質(zhì)量意識(shí)差、責(zé)任心不強(qiáng)、服務(wù)意識(shí)淡薄等現(xiàn)象，這與傳統(tǒng)的檔案管理模式有一定的關(guān)系，長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)檔案工作者的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量等方面不很滿意。

5．館藏檔案及檔案館網(wǎng)站特色不突出。高校檔案結(jié)構(gòu)單一，主要是：一是門類單一，突出學(xué)校辦學(xué)特色、學(xué)科特色、師資特色、管理特色、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)等的“閃亮點(diǎn)”檔案相對(duì)較少；二是檔案載體形式單一，多以紙質(zhì)檔案為主，很少有磁盤、光盤、錄像等電子檔案，為用戶拷貝使用帶來(lái)不便；三是內(nèi)容不夠完善，如科研檔案、學(xué)生簡(jiǎn)歷檔案、成績(jī)檔案及反映高校歷史發(fā)展面貌的檔案缺乏，這大大影響了高校檔案工作的順利開(kāi)展。

6．信息化、網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的不安全因素。高校檔案管理采用內(nèi)外相結(jié)合又彼此孤立的網(wǎng)絡(luò)方案，不同系統(tǒng)之間相對(duì)隔離的方案要建立兩套網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，雖然設(shè)有防火墻，并不能保證百分之百的安全。這種內(nèi)外分離的做法不但投資大，而且不符合檔案系統(tǒng)對(duì)外開(kāi)放的需要。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的不完善帶來(lái)一系列安全問(wèn)題。

7．檔案信息數(shù)字化處理存在的技術(shù)問(wèn)題。由于檔案部門普遍缺少計(jì)算機(jī)人才，所以對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的工作往往落在一些聘用的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員身上。他們?nèi)狈?duì)檔案專業(yè)的了解，在建立網(wǎng)上檔案網(wǎng)頁(yè)的過(guò)程中，難免有一些不完美的地方，還有檔案信息網(wǎng)上安全的設(shè)置，需要既充分利用珍貴的檔案信息資料，又要防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

三、應(yīng)對(duì)策略

1．加強(qiáng)法制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)依法治檔。高校檔案工作是辦好高校的重要基礎(chǔ)工作之一，是高校科學(xué)管理的重要組成部分，高校檔案工作的好壞在一定程度上反映這所高校管理水平的高低，也直接影響著學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展，要搞好檔案工作，就必須把檔案工作納入法制的軌道，加強(qiáng)檔案工作的法制建設(shè)，健全和完善檔案的法規(guī)體系，用法規(guī)引導(dǎo)、推進(jìn)和保障高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展，《檔案法》的頒布與實(shí)施，使檔案工作的法制建設(shè)得以保障。

2．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。發(fā)展檔案事業(yè)，提高檔案管理水平，關(guān)鍵在于人。因此，要加強(qiáng)思想政治工作，幫助檔案工作者樹(shù)立事業(yè)心和責(zé)任心，培養(yǎng)奉獻(xiàn)精神，通過(guò)辦培訓(xùn)班、成人教育等形式，提高在職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，使其在掌握檔案基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步了解和掌握檔案的現(xiàn)代化管理方法，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，及時(shí)調(diào)整和完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高檔案專業(yè)隊(duì)伍的整體素質(zhì)，從而使在職的檔案人員從思想上和業(yè)務(wù)水平上適應(yīng)學(xué)校教育教學(xué)工作的需要。

3．加強(qiáng)館（室）藏建設(shè)，大力豐富、優(yōu)化館（室）藏。第一，增加館（室）藏?cái)?shù)量。檔案部門要慣徹《檔案法》，積極地接收檔案，征集檔案史料，充實(shí)館（室）藏各類資料。第二，提高館（室）藏質(zhì)量，要“清源截流”地把好檔案進(jìn)館（室）關(guān)，同時(shí)豐富檔案載體，使紙質(zhì)、木質(zhì)、磁帶，甚至現(xiàn)代機(jī)讀檔案都具有。第三，克服館（室）藏臃腫現(xiàn)象。大量重復(fù)的檔案和無(wú)價(jià)值檔案的存在，占據(jù)了檔案（室）庫(kù)存有限的空間，使館（室）庫(kù)無(wú)法最大限度地容納有效檔案的進(jìn)館（室）。