尹 明

[摘 要]新時(shí)期下,高校必須積極利用辦公自動(dòng)化技術(shù),加快知識(shí)信息的創(chuàng)造、加工、傳播和應(yīng)用。本文分析了高校辦公自動(dòng)化建設(shè)中存在的問(wèn)題,并對(duì)提出了高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的原則和對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]高校 自動(dòng)化 問(wèn)題

高校是整個(gè)社會(huì)知識(shí)繁衍和人才聚集的重要基地,擔(dān)負(fù)著教學(xué)、科研和服務(wù)社會(huì)的重要職能,已從社會(huì)的邊緣走向社會(huì)的中心。在信息化時(shí)代,高校必須積極利用辦公自動(dòng)化技術(shù),加快知識(shí)信息的創(chuàng)造、加工、傳播和應(yīng)用,推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。目前,全國(guó)部分高校已逐步開(kāi)展辦公自動(dòng)化建設(shè),其中一些高校依照自己的需求、軟件技術(shù)水平和硬件條件開(kāi)發(fā)了獨(dú)具特色的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),還有一部分高校也已購(gòu)買(mǎi)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。但各個(gè)高校辦公自動(dòng)化的具體情況不同,建設(shè)水平也參差不齊,有些高校辦公自動(dòng)化建設(shè)步伐緩慢,“有路無(wú)車(chē)”或“有車(chē)無(wú)貨”;有些處于“難產(chǎn)”地步,甚或“胎死腹中”。因此,如何實(shí)現(xiàn)高校辦公自動(dòng)化成了一個(gè)有需解決的問(wèn)題。

一、高校辦公自動(dòng)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

(一)高校辦公自動(dòng)化軟件問(wèn)題

辦公自動(dòng)化軟件真正成熟并得到廣泛應(yīng)用是在Lotus Notes, Microsoft Exchange等出現(xiàn)后,它們提供的工作流平臺(tái)及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)功能可以方便實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化文檔處理、全文檢索。目前市場(chǎng)上面向企業(yè)和政府的辦公自動(dòng)化軟件較多,但適合高校的成熟辦公自動(dòng)化軟件并不多。人們對(duì)辦公自動(dòng)化軟件功能的滿(mǎn)意度不高,一半以上的人對(duì)辦公自動(dòng)化軟件的安全仍有疑慮。辦公自動(dòng)化軟件要根據(jù)高校辦公的需求完善功能,簡(jiǎn)化操作,保證安全。

(二)高校辦公自動(dòng)化硬件設(shè)備問(wèn)題

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)需要一定的硬件條件。首先,要有校園局域網(wǎng),辦公的電腦要入網(wǎng)。一個(gè)安全、穩(wěn)定的校園局域網(wǎng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)保障。目前大部分的高校都已經(jīng)建立了校園網(wǎng),并且校園網(wǎng)的速度也越來(lái)越快,入網(wǎng)的計(jì)算機(jī)也越來(lái)越多?！?11”的高校在本校規(guī)劃中把校園網(wǎng)建設(shè)作為公共服務(wù)體系建設(shè)的第一項(xiàng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目,各個(gè)學(xué)校在校園網(wǎng)項(xiàng)目上不惜花費(fèi)巨金。少數(shù)高校的校園網(wǎng)建立較早,已經(jīng)滿(mǎn)足不了學(xué)校發(fā)展的需要,需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)升級(jí)和改造。

(三)重建設(shè)輕應(yīng)用

在本次調(diào)查中,80%的高校實(shí)施辦公自動(dòng)化建設(shè),但基本實(shí)現(xiàn)辦公無(wú)紙化的高校不到20%。也就是說(shuō),實(shí)施辦公自動(dòng)化建設(shè)的高校比較多,但應(yīng)用好的高校卻是寥寥無(wú)幾。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公自動(dòng)化系統(tǒng)的搭建比較重視,花錢(qián)買(mǎi)設(shè)備、軟件,但對(duì)于應(yīng)用推廣重視不夠,導(dǎo)致辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得不到應(yīng)用,沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的效益。

(四)與辦公自動(dòng)化相關(guān)的制度不健全

辦公自動(dòng)化需要建立和完善各種規(guī)章制度才能保證辦公系統(tǒng)的正常運(yùn)行,使辦公人員接受和使用軟件。在軟件運(yùn)行過(guò)程中,建立有效的制度對(duì)人為的方式進(jìn)行約束和管理。目前一部分高校還未建立相關(guān)的制度,即使己經(jīng)建立了相關(guān)制度的學(xué)校,制度也還不健全。

二、高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的對(duì)策

(一)建立和健全與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的管理制度

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中,要逐步建立和健全各種規(guī)章制度來(lái)規(guī)范辦公人員的辦公行為,使之與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相適應(yīng)。辦公自動(dòng)化不同于一般的管理軟件,它處理的電子化公文存在法律效力的問(wèn)題,目前國(guó)內(nèi)尚無(wú)立法,因此學(xué)校要制定相關(guān)的制度,確保電子公文的合法性。使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將產(chǎn)生大量的電子文件,必須對(duì)電子文件的使用、存檔、銷(xiāo)毀等進(jìn)行規(guī)范管理,確保電子文件安全。目前由于紙質(zhì)文件和電子文件并存,對(duì)兩種文件的使用要規(guī)范管理。加快研究和制定技術(shù)規(guī)范工作,同時(shí)建立科學(xué)、合理、健全的信息工作制度,制定信息工作的管理制度和規(guī)范,包括健全的管理制度,合理管理流程,管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理人員崗位職責(zé)。

(二)完善辦公自動(dòng)化培訓(xùn)制度,提高辦公人員素質(zhì)

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,人是核心的因素。人員的素質(zhì)、態(tài)度、人與系統(tǒng)的關(guān)系等非技術(shù)因素對(duì)系統(tǒng)能否正常運(yùn)行,能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的能力等影響很大。高素質(zhì)的工作人員才能確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的良好運(yùn)行,而系統(tǒng)的穩(wěn)定和高效又要求工作人員不斷提高自身素質(zhì)。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶(hù)涉及面廣,包括校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、基層人員等,要對(duì)不同的用戶(hù)做好培訓(xùn)工作,針對(duì)每類(lèi)用戶(hù)的不同需求分別編寫(xiě)使用說(shuō)明書(shū)。對(duì)校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn),應(yīng)針對(duì)其工作的特點(diǎn),以單獨(dú)培訓(xùn)為主。對(duì)部門(mén)的培訓(xùn),不可能具體到每個(gè)人,要先做好部門(mén)CIO和網(wǎng)絡(luò)信息管理員的培訓(xùn),然后由他們?nèi)ソM織本部門(mén)的培訓(xùn)。

在培訓(xùn)中,采用講解和上機(jī)操作相結(jié)合的方式,對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不同的用戶(hù)要分期分批進(jìn)行。培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)操作技能,還要包括辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)知識(shí)、信息安全保密等。通過(guò)培訓(xùn),使辦公人員對(duì)辦公自動(dòng)化有正確的認(rèn)識(shí),提高他們的操作技能和素質(zhì)。培訓(xùn)結(jié)束后,實(shí)施等級(jí)考核,頒發(fā)等級(jí)證書(shū)。在辦公自動(dòng)化建設(shè)的成熟階段,實(shí)行持證上崗。

(三)有步驟分階段地推進(jìn)辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,不可能一跳而就,應(yīng)該有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行。辦公自動(dòng)化建設(shè)一般分為三個(gè)階段:

初級(jí)階段 。辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)高技術(shù)、高投入、牽涉面廣、周期長(zhǎng)的系統(tǒng)工程,做好系統(tǒng)規(guī)劃是必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。辦公自動(dòng)化的規(guī)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容,建設(shè)目標(biāo),現(xiàn)狀分析,建設(shè)思路,采用的技術(shù)方案,經(jīng)費(fèi)預(yù)算,建設(shè)步驟及實(shí)施計(jì)劃,管理機(jī)制等。但是規(guī)劃不是一成不變的,應(yīng)該隨著建設(shè)的進(jìn)行,不斷修正。這個(gè)階段主要是辦公自動(dòng)化的硬件和軟件建設(shè)。

發(fā)展階段 。這個(gè)階段主要是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用,加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化宣傳,積極開(kāi)展應(yīng)用培訓(xùn),提高辦公人員使用辦公自動(dòng)化的意識(shí)。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理日常工作是一項(xiàng)很大變革,并不是所有人立刻就能接受。如果學(xué)校各個(gè)部門(mén)按一個(gè)步調(diào)進(jìn)行,由于各個(gè)部門(mén)信息化程度差異較大,這樣推廣的難度也很大,可以先選擇計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)好,發(fā)文量大的幾個(gè)部門(mén)先試運(yùn)行,以點(diǎn)帶面,逐步推廣。同時(shí),建立共享資源庫(kù),根據(jù)需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)或改造,使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與辦公業(yè)務(wù)有機(jī)融合。

高級(jí)階段。健全和建立各種規(guī)章制度,規(guī)范辦公流程,逐步取消紙質(zhì)文件,基本實(shí)現(xiàn)內(nèi)部辦公無(wú)紙化。

(四)確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全

為了確保 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全,可以采取以下幾類(lèi)措施:加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全技術(shù)方面的工作,選擇其中關(guān)鍵的技術(shù)有計(jì)劃、分層次地研究防護(hù)措施。研究系統(tǒng)安全理論與有關(guān)政策,以建立完整有效地計(jì)算機(jī)安全體系。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全的具體技術(shù)有:信息加密算法和數(shù)字簽名技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒及其防治、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)等。加強(qiáng)管理可以從制度上對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全起到保護(hù)作用。具體措施有:制定系統(tǒng)安全目標(biāo)和具體的管理制度,對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及其信息劃分密級(jí),執(zhí)行有關(guān)的訪(fǎng)問(wèn)限制,機(jī)密信息不得在系統(tǒng)里進(jìn)行加工、存儲(chǔ)和傳遞。對(duì)重要的數(shù)據(jù)和文件要定時(shí)、及時(shí)備份:采用用戶(hù)識(shí)別、分級(jí)授權(quán)、存取控制等成熟的安全技術(shù)等。

參考文獻(xiàn)

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