郭 紅

[摘要] 獨(dú)立學(xué)院辦公室與普通高校辦公室一樣,是對(duì)學(xué)院各項(xiàng)工作實(shí)施管理的綜合性辦事機(jī)構(gòu)。它與普通高等院校有著相通的地方,又有其自身特性。本文認(rèn)為,獨(dú)立學(xué)院辦公室工作理念要新、思路要清、工作要實(shí),獨(dú)立學(xué)院辦公室特點(diǎn)決定了辦公室工作人員應(yīng)具備較高的素質(zhì)和相應(yīng)的能力。

[關(guān)鍵詞] 獨(dú)立學(xué)院 辦公室工作 工作人員

獨(dú)立學(xué)院是普通高等學(xué)校按照新機(jī)制、新模式與社會(huì)力量合作舉辦的本科層次學(xué)院,是新形勢(shì)下高等教育辦學(xué)機(jī)制與模式的一項(xiàng)探索和創(chuàng)新,是更快更好擴(kuò)大高等教育資源的一種有效途徑,對(duì)今后我國(guó)高等教育的持續(xù)、健康發(fā)展有著重大的意義。作為獨(dú)立學(xué)院重要的職能部門(mén),學(xué)院辦公室如何準(zhǔn)確定位、發(fā)揮作用尤為重要。

獨(dú)立學(xué)院辦公室工作與普通高校辦公室工作既有相通之處,又有其自身獨(dú)有的特色。這就要求學(xué)院辦公室在工作中理念要新、思路要清、工作要實(shí),針對(duì)獨(dú)立學(xué)院特點(diǎn),切實(shí)做好學(xué)院辦公室工作。本文從五個(gè)方面進(jìn)行分析。

一、獨(dú)立學(xué)院辦公室要服務(wù)于人

服務(wù)性是辦公室工作最原始的特征,是辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)。它主要?dú)w結(jié)為:為部門(mén)服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)服務(wù)、為師生服務(wù)。隨著獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展壯大,學(xué)院的內(nèi)外關(guān)系和外部環(huán)境發(fā)生了變化,學(xué)院內(nèi)外的各方面聯(lián)系也日益頻繁,辦公室加強(qiáng)并做好服務(wù)協(xié)調(diào)工作尤為重要。主要有以下幾個(gè)方面:(1)外部協(xié)調(diào),加強(qiáng)與院外的各個(gè)單位建立良好的關(guān)系,為學(xué)院各項(xiàng)工作順利進(jìn)行搭建良好平臺(tái)。(2)協(xié)調(diào)處理好領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。(3)協(xié)調(diào)處理好領(lǐng)導(dǎo)與教師之間的關(guān)系。(4)協(xié)調(diào)好教師和學(xué)生之間的關(guān)系。

這就要求辦公室具備一定的服務(wù)協(xié)調(diào)能力,辦公室工作要服務(wù)于教學(xué)科研工作,服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)于上級(jí)職能部門(mén),服務(wù)于師生員工。同時(shí),要協(xié)調(diào)好與外部職能部門(mén)、學(xué)院內(nèi)各部門(mén)之間的關(guān)系,協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)、師生員工之間關(guān)系。

搞好獨(dú)立學(xué)院辦公室服務(wù)協(xié)調(diào)工作,對(duì)提高獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)水平、科研水平都具有重要意義。

二、獨(dú)立學(xué)院辦公室要輔助領(lǐng)導(dǎo)工作

輔助性是辦公室工作的根本性質(zhì)。明確與領(lǐng)導(dǎo)的從屬關(guān)系,明確自身在相應(yīng)組織坐標(biāo)上的既定位置,恰當(dāng)發(fā)揮輔助領(lǐng)導(dǎo)的作用。院領(lǐng)導(dǎo)工作面廣、事情多、矛盾多,因此,在許多情況下,就需要辦公室予以協(xié)助,直接面對(duì)問(wèn)題與矛盾,站到第一線(xiàn),承擔(dān)一定的責(zé)任,努力維護(hù)正常秩序,全心全意地支持領(lǐng)導(dǎo)工作,有節(jié)有度地為領(lǐng)導(dǎo)拾漏補(bǔ)缺。在重大的組織決策問(wèn)題上,辦公室要盡職盡責(zé),為領(lǐng)導(dǎo)決策充當(dāng)信息的提供者和出謀劃策的咨詢(xún)者,又要出謀而不決策,參與而不干預(yù),既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)積極大膽地開(kāi)展工作,又要做到不越權(quán)、不攬權(quán)。

三、獨(dú)立學(xué)院辦公室工作要統(tǒng)籌兼顧

獨(dú)立學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合性的職能部門(mén),統(tǒng)籌承擔(dān)了學(xué)院的教學(xué)、科研、學(xué)生工作、人事、總務(wù)、財(cái)務(wù)、黨務(wù)、行政、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等各項(xiàng)工作。領(lǐng)導(dǎo)要管的工作,辦公室要負(fù)責(zé)進(jìn)行輔助,領(lǐng)導(dǎo)不能親自做的,如文秘、檔案、統(tǒng)計(jì)、收發(fā)、文印等,辦公室也要管,還包括日常事務(wù)工作,諸如值班室工作、大事記編寫(xiě)、接待管理、車(chē)輛管理、福利品發(fā)放等。迎來(lái)送往,電話(huà)接進(jìn)接出,事再小不過(guò),但卻代表一個(gè)單位的精神面貌,這就是所謂的“辦公室工作無(wú)小事”吧。所以辦公室是非常重要的綜合性管理部門(mén),工作錯(cuò)綜復(fù)雜、頭緒多、牽涉面廣,這就要求辦公室工作人員必須具備較強(qiáng)的決策、計(jì)劃、組織協(xié)調(diào)、創(chuàng)新等管理能力,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

四、獨(dú)立學(xué)院辦公室工作要依據(jù)相應(yīng)政策

政策是為實(shí)現(xiàn)一定的任務(wù)而規(guī)定的行為準(zhǔn)則。制定正確的政策,正確地執(zhí)行政策是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)根本性任務(wù)。辦公室工作人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手,要學(xué)習(xí)研究上級(jí)的政策,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)收集匯總處理來(lái)自各方面的信息,供領(lǐng)導(dǎo)制定政策時(shí)參考,并參與政策性文件的擬寫(xiě)。而且辦公室人員每天要處理紛繁的事務(wù),都要以政策為依據(jù)進(jìn)行解決,都是在執(zhí)行政策、體現(xiàn)政策。所以政策性是辦公室工作的根本特點(diǎn)之一,工作中一定要依據(jù)相應(yīng)政策執(zhí)行。

五、辦公室工作人員要不斷提高自身的綜合素質(zhì),不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新

辦公室是獨(dú)立學(xué)院重要的職能部門(mén),這就要求辦公室工作人員具有全面的綜合素質(zhì),政治上成熟、思想上堅(jiān)定、業(yè)務(wù)上過(guò)硬、作風(fēng)上優(yōu)良、為人上正派,同時(shí)要熱愛(ài)工作、甘于平凡、不辭勞苦、不計(jì)報(bào)酬、自尊自重、克己奉公、謙虛謹(jǐn)慎、平等待人、嚴(yán)守機(jī)密、提高警惕。

同時(shí),辦文、辦事是辦公室的基本職能,表達(dá)能力是辦公室人員的一項(xiàng)基本功。無(wú)論是匯報(bào)、宣傳、調(diào)研等工作,還是公文處理、文件資料起草,都離不開(kāi)表達(dá),所以辦公室人員要多思、多練,日積月累,潛移默化,做到出口成章、文思敏捷、下筆如神,向上能如實(shí)反映事情的真相,向下能準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

要推動(dòng)辦公室工作全面而高效地開(kāi)展,不斷提高工作質(zhì)量,不僅要有肯干、實(shí)干、會(huì)干的精神,并且要不斷地學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。

知識(shí)日新月異,新問(wèn)題層出不窮,辦公室人員要較好地履行自己的工作職責(zé),就必須不斷地完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu),多讀書(shū)看報(bào),了解國(guó)家政策方針和教育政策法規(guī),不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力。在現(xiàn)今這樣一個(gè)信息社會(huì),辦公室作為整個(gè)學(xué)院的信息中心,承擔(dān)著信息收集、加工、整理和傳遞的任務(wù),工作人員應(yīng)加大對(duì)信息管理工作的投入力度,建立多渠道、多層次、全方位的信息采集制度,保證信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。

沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有發(fā)展。院辦公室工作人員必須在工作中強(qiáng)化創(chuàng)新理念,并大膽進(jìn)行工作創(chuàng)新,充分發(fā)揮主人翁精神與積極主動(dòng)的能動(dòng)作用。一方面,辦公室要繼承并發(fā)揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)和寶貴經(jīng)驗(yàn);另一方面,更要有開(kāi)拓精神和創(chuàng)新意識(shí),不斷在工作實(shí)踐中積極探索辦公室工作的新思路、新途徑、新方法。體現(xiàn)在工作中理念創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、管理創(chuàng)新。

總而言之,獨(dú)立學(xué)院辦公室是一個(gè)重要的職能部門(mén),辦公室工作人員只有不斷地加強(qiáng)和提升自身的整體能力和素質(zhì),積極團(tuán)結(jié)和協(xié)調(diào)所有人員,才能充分發(fā)揮辦公室的作用。