吳 錚 孫丹紅

公文是黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位在行政管理過程中形成的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。本文僅對執(zhí)行《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機關(guān)公文格式》有關(guān)規(guī)定提幾點建議。

一是領(lǐng)導(dǎo)重視。在《辦法》“總則”第六條中規(guī)定:“各級行政機關(guān)的負責人應(yīng)當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對機關(guān)公文處理工作的指導(dǎo)和檢查?！彼怨奶幚砉ぷ饕龅煤?首先需要領(lǐng)導(dǎo)重視,各級主要領(lǐng)導(dǎo)和綜合辦公部門的負責人尤其要重視起來,他們不僅要親自動手起草和主持起草一些重要文件,還要審定簽發(fā)單位制發(fā)的各種文件,并承擔相應(yīng)的法律和行政后果,還要以授權(quán)、委托、督促等各種方式對參與公文處理過程的各類人員進行指導(dǎo)和檢查。

二是公文處理要做到安全、準確、及時。文件傳遞要嚴格履行手續(xù),隨時掌握文件去向,不橫傳、不失密、不隨身帶,更不能損壞;準確是保證公文處理工作質(zhì)量的一個最基本的要求,收發(fā)登記要明白無誤,不錯登、不漏登,擬辦意見要合理,整理歸檔要準確;及時是公文處理工作時效性的基本要求,不積壓、不拖拉、不誤時、不誤事,尤其在收文辦理上,一般公文應(yīng)盡快處理,緊急公文必須急事急辦,在規(guī)定時間內(nèi)辦結(jié),按照有關(guān)規(guī)定,特急公文應(yīng)在4小時以內(nèi)辦結(jié),急件需視其復(fù)雜程度在24小時以內(nèi)辦結(jié)。

三是嚴格把住辦文程序。

1.在格式上把關(guān)。公文具有規(guī)范的格式,為體現(xiàn)公文的性質(zhì),維護公文的權(quán)威,確保公文的嚴肅性,黨和國家分別制定了統(tǒng)一的公文處理條例和辦法,對行文規(guī)則、行文關(guān)系、公文種類及格式作出了嚴格規(guī)定。對公文中字體、字號,標題、正文,附件等都有嚴格規(guī)定。

《國家行政機關(guān)公文格式》中規(guī)定,公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙,尺寸為210mm×297mm,定量為60g/㎡～80 g/㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙。天頭(上白邊)為:37mm±1mm,訂口(左白邊)為:28mm±1mm,版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)。左側(cè)裝訂,不漏頁,無壞釘,不脫落,不散頁,后背平整公文標題用2號小標宋體字,主送機關(guān)用3號宋體字,正文用3號仿宋體,頁碼用4號阿拉伯數(shù)碼標志,“主題詞”三個字用3號黑體字,居左頂格,詞目用3號小標宋體字,抄送3號仿宋體,印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間用3號宋體字。印章上距正文2mm～4mm,正文、印章同處一面,不得采取“此頁無正文”的方法解決。

2.嚴格遵守辦文程序。公文辦理是指公務(wù)文書在機關(guān)內(nèi)部運行處理的一系列工作程序,包括收文與發(fā)文兩大方面。發(fā)文程序包括擬稿、核稿、會稿、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、編號、登記、印發(fā)、歸卷等程序。收文包括簽收、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、催辦、注辦、清退、歸卷等處理環(huán)節(jié)。公文處理是一項較為嚴肅的工作,在辦文過程中應(yīng)明確規(guī)定,凡是上級機關(guān)、部門或其他單位送來的公文,都交由文書人員或辦公室部門負責人,不準直接交給單位領(lǐng)導(dǎo);代辦公室起草的代擬稿未經(jīng)辦公室登記、傳遞和初審,不準請單位領(lǐng)導(dǎo)審簽;報辦公室批轉(zhuǎn)的公文,其內(nèi)容涉及幾個單位,在未與有關(guān)單位協(xié)商并取得一致意見時,辦公室不予批轉(zhuǎn)。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。

四是提高公文處理人員的自身素質(zhì)。素質(zhì)決定質(zhì)量,要保證公文處理活動的質(zhì)量,僅靠領(lǐng)導(dǎo)重視是遠遠不夠的,因此要注重培養(yǎng)、提高人員綜合素質(zhì)。一要加強思想政治建設(shè)。公文處理是一項政治性、政策性很強的工作,這就要求工作人員有正確的政治方向,要有一定的馬克思主義理論水平和政策法律水平,有較強的政治敏銳性、政治辨別力和組織紀律觀念。二要加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。公文處理工作是一項專業(yè)性、業(yè)務(wù)性極強的工作,要適當加大對文書工作的經(jīng)費投入,在學習培訓(xùn)、訂閱資料等方面提供必要的支持。一方面要抓好對《辦法》的學習,結(jié)合本部門的實際情況抓好《辦法》的落實。同時,必須加強對工作人員公文處理能力的培養(yǎng),掌握公文處理的基本業(yè)務(wù)知識,具備較強的文字表達能力,提高公文處理的辦理能力。

五是健全制度,規(guī)范程序。建立健全完善的辦文制度、檢查制度,嚴格辦文程序和辦文規(guī)則。新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》頒布實施后,因各級各部門和各個行業(yè)的情況差異較大,辦文制度不盡統(tǒng)一,有的單位至今還仍然沿用舊的辦文制度和管理模式,有的甚至還沒有建立起相應(yīng)的規(guī)章制度,這就不可避免地出現(xiàn)辦文程序混亂的狀況。因此,盡快建立健全辦文制度、檢查制度,嚴格辦文程序和辦文規(guī)則,乃是解決公文處理過程中存在問題的重要前提。只有建立健全并不斷完善這些制度,用制度去規(guī)范辦文程序,嚴格執(zhí)行辦文規(guī)則,并輔之以必要的檢查制度,才能減少失誤、杜絕錯誤,才能使公文處理工作有序可循、規(guī)范運行,使之達到我們所期望的目的。

總之,要提高公文處理質(zhì)量、辦文效率,解決好目前在公文處理中存在的各種問題,除了要有高度的事業(yè)心和政治責任感、有一定的政策水平和相關(guān)業(yè)務(wù)知識外,還必須懂得公文處理的一般原理、基本知識,熟悉辦文的有關(guān)規(guī)定,尤其要認真學習《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》等文件有關(guān)公文處理的規(guī)定,使公文處理工作邁上一個新的臺階,呈現(xiàn)一個新的面貌,有個新的改觀,走上規(guī)范化、科學化、制度化的軌道,在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中更好地發(fā)揮作用?！?/p>

(編輯/穆楊)