江　紅

【摘 要】 本文分析了會計檔案的收集、整理、銷毀、調(diào)閱與利用中存在的問題，就如何使會計檔案管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學化提出幾點建議。1、提高檔案意識，加強規(guī)范管理；2、落實責任，明確分工；3、與國際接軌，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理；4、引進人才，加強培訓；5、 即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

【關(guān)鍵詞】 會計檔案管理；現(xiàn)狀；建議

會計檔案是企事業(yè)單位和機關(guān)團體在經(jīng)濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計賬簿和會計報表，以及其它會計資料等專業(yè)材料。它以豐富的原始數(shù)據(jù)和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息。為單位制定規(guī)劃、計劃，調(diào)查取證以及進行決策提供依據(jù)和咨詢材料。它是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是國家檔案卷宗的重要組成部分，在社會經(jīng)濟活動中具有重要的作用。財務(wù)檔案快速向信息量大、時效性強、查閱頻繁的方向發(fā)展，對傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理手段和方法提出了嚴峻挑戰(zhàn)。隨著經(jīng)濟工作的不斷發(fā)展，財務(wù)法規(guī)、標準的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經(jīng)費標準一年內(nèi)進行幾次調(diào)整；各種指標、標準，每年都可能變；各種會計帳簿、報表、決算每年都有不同的內(nèi)容，同時要求不但反映當年度經(jīng)費活動情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經(jīng)費活動情況；各種標準劃分越來越細，項目越來越雜。還有電子檔案的出現(xiàn)也給財務(wù)檔案的管理提出了新的要求。

一、會計檔案管理存在的問題

會計檔案是歷史的真憑實證，它在社會經(jīng)濟活動中的作用，決定了加強會計檔案管理的必要性。但事實上，由于各單位會計檔案管理意識還比較薄弱。會計檔案作為新興檔案學科還缺乏深入研究，在日常會計工作中，很多單位重核算、輕管理，會計檔案管理工作混亂，存在著一定的問題。

1、收集資料方面

由于對會計檔案概念的不明確，一些財務(wù)人員沒有將會計部門形成的全部文件歸入會計檔案，只是將會計憑證、賬簿、報表核算類資料進行整理歸檔，而將法規(guī)、制度類文件，如上級財政部門的來文、本單位會計制度、會計工作計劃、會計工作總結(jié)；預測、決策類文件，如財務(wù)分析報告、市場預測、會計決策設(shè)計等等，放在其他部門，造成會計資料收集不全。有些會計檔案是屬于不耐久的復寫紙、傳真紙或圓珠筆的字跡材料，這些材料在高溫高濕度條件下字跡很快氧化而看不清楚，失去保存的意義。

2、整理、銷毀方面

《會計法》明確規(guī)定：“會計憑證、會計賬簿、會計報表和其它會計資料應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定?！钡恍﹩挝坏呢攧?wù)人員在月末、年度終了沒有按規(guī)定將已形成的會計檔案及時整理立卷，裝訂成冊，隨隨便便放在箱內(nèi)，造成資料遺失等問題。有的雖然進行了整理立卷，但是案卷質(zhì)量不符合規(guī)范。會計檔案保管到達一定年限之后，經(jīng)過鑒定、審查，報經(jīng)批準，可以銷毀。但是，很多單位那些已失去保存價值的會計檔案仍然長年累月占據(jù)著庫房和設(shè)備。究其原因，是一些人怕麻煩、怕負責任，擔心會計檔案銷毀之后，今后一旦有什么經(jīng)濟問題，無憑無據(jù)，到時說不清楚。這不僅增加了國家的經(jīng)濟負擔，也影響了會計檔案信息資源的開發(fā)利用。

3、移交、存放方面

《會計檔案管理辦法》第6條規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管?！钡趯嶋H工作中，財務(wù)部門與檔案部門配合得并不協(xié)調(diào)。財務(wù)部門擔心移交后利用不便，不愿移交；而檔案部門以不懂會計業(yè)務(wù)為由，不愿接收。由此造成會計檔案長期在財務(wù)部門，沒有被廣泛利用。由于財務(wù)部門缺乏一定的檔案知識，對于會計檔案的存放不夠重視，例如，很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點，甚至與其他雜物一起堆放；有的檔案室沒有嚴格控制溫度、濕度，認真做好“七防”，嚴重影響了會計檔案的壽命。

4、人員素質(zhì)方面

目前，大多數(shù)單位的財務(wù)人員雖然熟悉賬務(wù)處理，但是缺乏會計檔案管理知識。甚至有些領(lǐng)導還不認可財務(wù)檔案管理的重要性，不重視財務(wù)檔案管理的培訓。在實際操作中，每個財務(wù)人員都按自己的一套方法去管理，造成一個單位的會計檔案管理工作因財務(wù)人員變動而變化，沒有一套固定而完整的管理制度，從而影響了整個單位的管理。

5、電子財務(wù)檔案

電子財務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，電子財務(wù)檔案有許多特點：電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，此項檔案的管理還不規(guī)范。

二、對會計檔案管理的幾點建議

社會經(jīng)濟越來越發(fā)展，對會計工作的要求也越來越高。在現(xiàn)代經(jīng)濟活動中，很多時候因為會計檔案管理工作做得不到位，造成領(lǐng)導決策失誤，影響到整個單位的運作，給集體造成不可估量的損失，所以會計檔案管理工作作為會計工作的基礎(chǔ)，為適應(yīng)經(jīng)濟管理需要，必須不斷改進管理方法，建立新的管理體系，提供高質(zhì)量的會計信息。因此，就如何使會計檔案管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學化，筆者提出以下幾點建議：

1、提高檔案意識，加強規(guī)范管理

實踐證明，要管理好會計檔案，首先，要改變傳統(tǒng)觀念，對會計檔案有一個正確的認識；其次，要加強對會計檔案工作的宣傳，提高各級領(lǐng)導和相關(guān)人員的檔案意識。按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》的要求，制定會計檔案管理標準，對會計檔案進行規(guī)范管理，定期檢查，為單位領(lǐng)導的決策提供真實、可靠的依據(jù)。充分發(fā)揮會計檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的作用。

2、落實責任，明確分工

確定專人負責財務(wù)檔案的管理。制定嚴格的審核、裝訂、借閱制度。因為會計檔案管理工作政策性和業(yè)務(wù)性都比較強，所以單靠一個管理員的力量是不行的。財務(wù)處各崗位都應(yīng)按標準要求制作憑單、報表及財務(wù)資料等。還要充分發(fā)揮各部門的積極性，建立良好的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，按照分工合作、密切配合的原則，落實責任，相互協(xié)調(diào)，保證會計檔案管理工作的順利進行。

3、與國際接軌，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

現(xiàn)在大多數(shù)單位已實現(xiàn)了會計電算化，但由于對會計檔案管理工作不夠重視，目前基本上處于手工檢索階段。所以，檔案部門和財務(wù)部門應(yīng)該共同合作，與國外先進的會計檔案管理模式接軌，開發(fā)研制會計檔案計算機管理。只有會計檔案實行計算機管理，才能真正發(fā)揮會計檔案的作用，加快了查閱資料的速度，提高了檔案管理水平。

4、引進人才，加強培訓

會計工作的迅猛發(fā)展，要求財務(wù)人員不僅要具有財務(wù)知識，也要懂得檔案方面的業(yè)務(wù)，所以會計檔案管理人員必須接受再教育，進一步提高會計檔案業(yè)務(wù)水平，增強整理立卷實際操作技能，成為新一代的復合型人才，當好領(lǐng)導的參謀，把以前的盲目利用變?yōu)榭茖W利用。

5、 即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔

電子財務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財務(wù)檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

【參考文獻】

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