王建偉 徐 斌

[摘要] 外貿(mào)函電受其行業(yè)影響而呈現(xiàn)出獨特的語言特征,然而由于歷史的、社會的原因以及函電撰寫者自身語言應(yīng)用能力的局限性,程式化與模式化的古舊文風(fēng)依然大行其道?，F(xiàn)代文風(fēng)應(yīng)努力擺脫模式化的商業(yè)語言,實現(xiàn)廣泛的溝通和個性化的交流。在寫作技巧上,要著力避免僵化的語氣、避免艱澀的用詞、避免古板的句式,最終形成清新流暢的寫作風(fēng)格。

[關(guān)鍵詞] 外貿(mào)函電 商業(yè)書信 寫作風(fēng)格 寫作技巧

外貿(mào)函電受其行業(yè)影響而呈現(xiàn)出獨特的語言特征,而隨著社會的發(fā)展、時代的變遷,以前那種模式化的、艱澀難懂的、古舊刻板的文風(fēng)被逐漸摒棄,簡潔流暢、清新現(xiàn)代的風(fēng)格正在形成。然而,由于歷史的、社會的原因以及函電撰寫者自身語言應(yīng)用能力的局限性,程式化與模式化的文風(fēng)依然大行其道。

一、文體風(fēng)格:西方八股 V.S.現(xiàn)代文風(fēng)

外貿(mào)函電的文體風(fēng)格受社會發(fā)展和歷史環(huán)境的影響。18世紀的國際貿(mào)易,主要在宗主國和殖民地之間展開,這使得本來只是一種商務(wù)應(yīng)用文的函電,帶有了一定的官方文件的色彩,這種半官半商的特性使得函電具有了官方語言慣有的那種極端正式的風(fēng)格。另一方面,18世紀的英語盡管已經(jīng)開始了向現(xiàn)代英語的過渡,但在許多方面仍然受到中古時期英語的影響,表現(xiàn)之一就是古舊文風(fēng)依然盛行,特別是在正式文書中——即所謂公文文體(officialese),因而在行文中多采用一些長而艱澀的書卷詞語和笨重、凝滯的句式結(jié)構(gòu),以體現(xiàn)行文的正式性和嚴肅性。再者,依據(jù)西方的法理傳統(tǒng)和貿(mào)易慣例,在國際貿(mào)易中,交易雙方在達成協(xié)議后,可以不必有一個正式的、成文的合約,這些往來的函電就可以起到合同的作用,并且具有同等的法律效力,因而在當時,外貿(mào)函電不僅是一個傳遞信息的工具,還相當于一種法律文書,帶有一定的契約的性質(zhì),從而造成外貿(mào)函電行文嚴謹復(fù)雜、艱深難懂。

綜合以上三種因素,即受當時國際貿(mào)易的影響、英語語言自身的演變以及西方的法理傳統(tǒng)和貿(mào)易慣例的影響,早期的函電寫作者逐漸形成了語言正式、文風(fēng)古舊的寫作風(fēng)格。如下面兩例。

例1.Yours of the 12th received instant, and in reply beg to state that herewith is forwarded the report under consideration. Please be advised of general concurrence in desire to expedite matters…

例2.Pursuant to your message of April 15, this is to acknowledge the above-referenced claim. Upon perusal of the relevant documents, reports and your position on the alleged negligence of our client we shall duly contact your office and state our position therein. In the meantime, should you have any further correspondence please do not hesitate to contact the undersigned.

在現(xiàn)代社會,這種風(fēng)格由于措辭艱澀、句式臃腫、語氣沉悶,而造成函電冗長乏味、呆滯冷漠、迂腐難懂。這一文體風(fēng)格到了二戰(zhàn)以后,隨著戰(zhàn)后重建和經(jīng)濟的發(fā)展才有了根本性的變化。這一時期,西方經(jīng)濟高速發(fā)展,國際貿(mào)易中的競爭日趨激烈,過去那種繁文縟節(jié)、古板難懂的外貿(mào)函電嚴重阻礙了商貿(mào)往來,因而函電寫作在保持一定的公文文體的同時,行文力求簡潔,并追求實用性、注重專業(yè)性、增強可讀性。其主要表現(xiàn)為,國際貿(mào)易專業(yè)術(shù)語的大量使用使得外貿(mào)函電具有了一種獨特的商業(yè)氣息和專業(yè)色彩;用熟悉的詞匯取代過去常用的古舊繁難的詞匯及表達方式;長句的運用使得行文更加流暢并使函電顯得更為正式;陳述句的大量運用使得外貿(mào)函電在總體上保持了一種平實、自然和直接的基本語言風(fēng)格。

這是一個巨大的進步,有些寫作技法沿用至今,并最終奠定了現(xiàn)代外貿(mào)函電的基本文風(fēng)。然而,在今天看來,這種風(fēng)格也存在著明顯的局限性,那就是在一味追求專業(yè)性和正式性的過程中,造成了語言上的孤傲冷淡,機械刻板和缺乏人情味,從而形成了一種太過模式化的所謂“商業(yè)語言”。這一時期的函電總給人一種生意場上所特有的“禮貌,但不熱情”和“很有分寸地保持距離”的感覺。Richard Anderson對此作了這樣的概括:“商業(yè)信函冷靜刻板,很少摻入個人感情,且極為模式化。結(jié)果是讀者感到索然無味,作者顯得裝腔作勢、不近人情。它們麻木了讀者的感覺,使他們不會馬上行動起來或高效率辦事。這種模式化的表達方式被人反復(fù)使用,終于變成了迂腐呆板的陳詞濫調(diào)?！?/p>

這種太過模式化的所謂“商業(yè)語言”——甚至是早期的極端正式的“公文文體”——至今仍有著根深蒂固的影響,一些陳腐的句式和庸俗的套話在現(xiàn)代的外貿(mào)函電中仍然俯拾即是。僅舉幾例為證(每一例中,前一句為所謂商業(yè)語言,后一句為其本應(yīng)具有的現(xiàn)代風(fēng)格):

例1.We are in receipt of your payment for $500. →Thank you for your payment for $500.

例2.In line with your request, we herewith confirm arrangements as per the attached, which we trust will meet with your requirements. →We are happy to inform you that your reservations are confirmed.

例3.Thank you for your attention in this matter. →Thank you.

例4.Your prompt reply would be highly appreciated. / Your swift reply on the above matter would be highly appreciated. →Looking forward to your reply.

例5.This is to acknowledge your message dated November 11. → Thank you for your message of November 11.

二、現(xiàn)代文風(fēng)的主要特征

一些函電撰寫者,尤其是初學(xué)者,缺乏良好的寫作能力,對商業(yè)書信的行文風(fēng)格也缺乏足夠的認識,往往只懂得模仿舊有的函電樣函,依樣畫葫蘆,卻很可能在不知不覺中承襲了遠至18、19世紀的過時文風(fēng)。那么,現(xiàn)代社會的發(fā)展要求外貿(mào)函電的風(fēng)格有一些什么樣的變化呢?

首先,在語言風(fēng)格上,函電應(yīng)摒棄公文文體并逐漸擺脫模式化的所謂“商業(yè)語言”,進而形成真誠友善、清新自然、簡潔優(yōu)美、富有現(xiàn)代語言特色的寫作文風(fēng)。函電作為一種實用文體亦應(yīng)追求語言表達上的美感,語氣上更富人情味,態(tài)度上更熱情真誠,以拉近寫信人和收信人之間的心理距離。研究也表明,讀信人對飽含熱情的信函反應(yīng)更積極。

其次,在函電功能上,函電要超越單一的商務(wù)信息的交流或具體交易的達成,應(yīng)致力于實現(xiàn)交易雙方更廣泛意義上的溝通和交流。關(guān)于這一點,Raymond Lesikar有針對性地提出了兩個新的外貿(mào)函電寫作原則,即信服(Convincing)和愉悅(Cheerful)。他認為,函電的一個重要功能是說服對方,因而必須具有說服力;同時,在語言上,函電應(yīng)該具有感染力,力求帶給對方積極、正面和愉悅的心理感受,從而更好地實現(xiàn)預(yù)期目的。

第三,在寫作視角上,函電要跳出一切圍繞寫信人(我的問題是什么?我的期望是什么?我的目標何在?我的利益何在)的圈圈,在落筆前,應(yīng)將收信人的需求思考一番。你對對方了解得越多,你的信函就越有的放矢,你的利益越可以得到維護。因此,一個成熟的寫作者必須書寫對方“需要”知道的事,而不應(yīng)只寫自己關(guān)心的事。同時,你對對方的了解,也會促使你考慮措辭、語氣等,從而針對不同的收信人寫出與之文化、工作、教育背景相適應(yīng)的不同語言風(fēng)格的函電。

以上這些變化與當今時代的快節(jié)奏、信息化、高效率以及人本主義是分不開的。遠的不說,僅僅一兩代人以前,幾乎所有的商務(wù)文案都落入八股文式的窠臼,如出一轍,毫無新意。而如今,誰都不愿意去讀,要看完一整頁,也不一定能弄清楚是怎么回事的商業(yè)文書。那么,如何才能寫就清新現(xiàn)代的外貿(mào)函電呢?

三、現(xiàn)代文風(fēng)寫作技巧

撰寫外貿(mào)函電時,態(tài)度真誠永遠是放在第一位的!真誠的態(tài)度使你不愿去照貓畫虎,不愿去生搬硬套所謂模板、所謂公式化的套路。在此基礎(chǔ)之上,講究一點寫作技巧會使我們寫出的函電更加完美。由于篇幅所限,本文著重從語氣、遣詞和造句三個方面加以描述,藉以形成現(xiàn)代清新的寫作風(fēng)格。

1.避免僵化的語氣

語氣就是函電讀起來的整體感覺,主要涉及兩個方面:一個是函電的正式程度,另一個是函電的禮貌性。

語言學(xué)家Martin Joos將語體劃分為Frozen(僵化),Formal(正式),Consultative/Normal(一般),Casual/Informal(非正式),Intimate(親密)五種,以體現(xiàn)語氣在正式程度上的差異。例如:

Frozen:Enclosed please find our documentation concerning the silicon shipment for your perusal as per your request. Your prompt response and cooperation would be sincerely appreciated upon receipt of this letter.

Formal:The document of the silicon shipment is attached per your request. We would much appreciate it if you could answer this letter as soon as you can. Thank you for your cooperation.

Normal:The document of the silicon shipment is attached as you requested/asked. We look forward to hearing from you right away. / May we hear from you soon? / Would you please write to us as soon as you can? Thank you for your cooperation.

Informal:Here is the document of the silicon shipment. Write to us soon. Thanks.

Intimate:Hey, buddy! Check out the document of the silicon shipment and write to us tomorrow, if not sooner.

在上面例子中,為說明一件事情,分別使用了五種不同的語氣。在現(xiàn)代函電中,第一種語氣因極端正式而圄于僵化;第五種語氣因極端非正式而失去商業(yè)味道,因此,它們都是不適合的。在函電寫作時,根據(jù)與收信人的親疏關(guān)系和函電往來的莊重程度,寫信人益于采用中間的三種語氣。

禮貌性(Leech, 1983)作為外貿(mào)函電撰寫的基本原則被提出來,且被放在了越來越重要的地位,就是要摒棄商業(yè)信函“冷靜刻板,沒有人情味,且極為模式化”的舊文風(fēng)。Leech主張交際雙方應(yīng)盡量地表示禮貌,并盡量減少不禮貌的表達方式。禮貌的表達方式有很多,如下面幾例:

例1.Give us a 5% discount, we will follow another order. →If you could allow us a 5% discount, a substantial order will follow(使用條件句以避免生硬的語氣).

例2.You made a very careless mistake during the course of shipment. → A very careless mistake was made during the course of shipment(使用被動語態(tài),以避免指責(zé)動作的執(zhí)行者).

例3.I cant accept your invitation. →I wish I could accept your invitation, but then I would miss my sons graduation(使用表示可能的詞,如would, could, might, wish等,以緩和拒絕的語氣).

例4.I am available at your convenience to discuss this issue further. →If you wish to discuss this issue further, please let me know(采用所謂的You-Attitude,設(shè)身處地為對方著想).

當然,在注重禮貌的同時,我們要分清“禮貌”與“卑恭”的界限——寫商業(yè)書信既不要盛氣凌人,也沒有必要低三下四。例如:

①We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you.

② We beg to enclose herewith our invoice.

以上兩例不是“禮貌”,而是“卑恭”,可考慮改為:

①We are concerned about the inconvenience you have suffered, and apologize sincerely.

②We have enclosed our Invoice(Or: We are pleased to enclose our Invoice).

2.避免艱澀之詞

閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們的理解水平,那么他們理解起來就會更快。因此,盡量用簡單易懂的詞替代艱深晦澀的詞,這樣寫出來的函電會使收信人理解得更快,同時,也會減少產(chǎn)生誤解的可能。上表列出了外貿(mào)函電中一些常見的艱澀之詞及其對應(yīng)的普通用詞。

3.避免古板的句式

除了遵循英語基本的語法規(guī)則及句式結(jié)構(gòu)之外,在撰寫外貿(mào)函電時,以下幾點可以幫助我們規(guī)避刻板的所謂“公文文體”、擺脫模式化的所謂“商業(yè)語言”:

(1)長短句搭配,使函電錯落有致。如果句子過長,結(jié)構(gòu)復(fù)雜,必然不夠簡潔明了,難于理解;相反,如果全是短句,則顯得瑣碎單調(diào),句子間的邏輯難免過于松散。試比較下面三例:

例1.Through years of business dealing, our company has formed the practice that shirts which are exported to European countries be packed either in bales lined with polythene, each containing 50 pieces in one pattern or in plastic-lined, waterproof cartons, reinforced with metal straps(句子過長).

例2.Through years of business dealing, our company has formed two packing practices for shirts. Those shirts are all exported to European countries. We pack them in bales lined with polythene. Each bale contains 50 pieces in one pattern. We also pack them in plastic-lined, water-proof cartons. The cartons are reinforced with metal straps(句子過短).

例3.Through years of business dealing, our company has formed the following two packing practices for shirts exported to European countries. First, pack them in bales lined with polythene, each containing 50 pieces in one pattern. Second, pack them in plastic-lined, water-proof cartons, reinforced with metal straps(長短句搭配,富有條理).

(2)句中慎用名詞性短語及介詞搭配。這兩種結(jié)構(gòu)用多了會顯得啰唆冗長和乏味呆板。例如,soon比in the near future樸實,during the next few weeks比in the course of the next few weeks簡潔,as you requested比with regard to your request清新。

(3)少用古舊句式及套話。古舊句式沉悶啰唆,過多的套話讓人生厭,在撰寫外貿(mào)函電時要盡力避免。下面是最常見的幾例古舊句式及其現(xiàn)代風(fēng)格的替代寫法。

例1.古舊:Thisis to confirm the receipt of your order dated March 3rd.

現(xiàn)代:We have received your order of March 3rd.

例2.古舊:You are kindly/cordially invited to the 11th Fair Conference.

現(xiàn)代:It is our pleasure to invite you to the 11th Fair Conference.

例3.古舊:Please do not hesitate to contact us if you have any further questions.

現(xiàn)代:Please let us know if you have any further questions.

四、結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展,生活節(jié)奏的加快,在從事外貿(mào)業(yè)務(wù)的過程中,人們更加注重信息的暢達和高效率。顯然,古舊文風(fēng)無法適應(yīng)這一發(fā)展,應(yīng)該為清新現(xiàn)代的文風(fēng)所取代。我們相信,盡管商務(wù)信函不可能像私人信函一樣可以隨心所欲,但歸根到底還是人和人之間的交流與溝通,因此,帶有人情味的商務(wù)函電必定會帶給對方積極、正面和愉悅的心理感受,從而更好地幫助我們實現(xiàn)預(yù)期目的。

參考文獻:

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