李洪菊

摘 要:從會計(jì)檔案的內(nèi)涵和種類入手,從管理法規(guī)、監(jiān)督機(jī)制、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全隱患、從業(yè)人員素質(zhì)等方面分析了新形勢下會計(jì)檔案管理工作中存在的問題,并提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞:會計(jì)檔案;存在問題;對策

中圖分類號:F23 文獻(xiàn)標(biāo)識號:A 文章編號:1001-4942(2009)12-0112-03

隨著信息化建設(shè)的進(jìn)行,會計(jì)電算化逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工會計(jì),電算化會計(jì)檔案越來越多,傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理體制已不適應(yīng)新形勢,產(chǎn)生越來越多的問題,從而影響到會計(jì)檔案的保存和利用。本文就會計(jì)檔案的內(nèi)涵、種類,會計(jì)檔案管理存在的問題以及加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的一些措施進(jìn)行了探討。

1 會計(jì)檔案的內(nèi)涵及種類

會計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或其它經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)活動中自然形成的并按照一定規(guī)律歸檔保管的會計(jì)信息載體,主要包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表和其它有關(guān)會計(jì)工作的文件。會計(jì)檔案是過去業(yè)務(wù)活動和經(jīng)營管理的實(shí)錄,因此凡是經(jīng)過會計(jì)部門和由會計(jì)部門產(chǎn)生的不同介質(zhì)的文件、資料都應(yīng)該成為會計(jì)檔案管理的內(nèi)容。

廣義的會計(jì)檔案可分為以下幾類:一是會計(jì)法規(guī)、制度類,主要是指國家財政部門的法規(guī)性文件,地方各級財政部門的規(guī)定、細(xì)則、制度等文件,本單位的會計(jì)制度、會計(jì)規(guī)劃、會計(jì)總結(jié)、會計(jì)報告等。二是會計(jì)核算文件類,主要指在本單位日常會計(jì)活動中產(chǎn)生的各類文件,包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表、計(jì)算機(jī)磁盤和紙帶文件等。三是會計(jì)預(yù)測類文件,指對會計(jì)核算文件經(jīng)過分析加工而產(chǎn)生的一些預(yù)測信息,包括資金預(yù)測、成本預(yù)測、利潤預(yù)測等。四是會計(jì)決策類文件,主要指運(yùn)用會計(jì)信息做出經(jīng)濟(jì)決策的有關(guān)文件,包括財務(wù)資源決策、設(shè)備更新決策、產(chǎn)品生產(chǎn)和定價決策、會計(jì)政策選擇決策、稅務(wù)籌劃決策以及經(jīng)營決策等。五是會計(jì)監(jiān)督類文件,包括會計(jì)檢查文件和會計(jì)審計(jì)文件。六是會計(jì)資料類文件,主要是指重大的經(jīng)濟(jì)合同、重要的會議記錄等。

狹義的會計(jì)檔案是指會計(jì)核算文件類,即在本單位日常會計(jì)活動中產(chǎn)生的各類文件,即會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表等。

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案主要指紙質(zhì)檔案,是在手工環(huán)境下產(chǎn)生的。會計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為手段,在會計(jì)核算和財務(wù)管理領(lǐng)域替代手工操作,從事記賬、編制會計(jì)報告以及財務(wù)管理等過程。在會計(jì)電算化過程中形成并歸檔保存的各種賬簿、報告、憑證,存儲會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤、光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔及其它會計(jì)信息資料均屬于電算化會計(jì)檔案的范疇。

2 新形勢下會計(jì)檔案管理存在的問題

2.1 會計(jì)檔案管理法規(guī)不健全

企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換,經(jīng)營方式不斷更新,新情況、新問題不斷出現(xiàn),而與之配套的會計(jì)檔案管理機(jī)制并未建立健全。目前,我國會計(jì)檔案管理方面的法律、法規(guī)僅有《會計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容及不具備法律效應(yīng)的《會計(jì)檔案管理辦法》,而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合,缺乏適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的會計(jì)檔案管理法規(guī),在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制下,無法滿足推進(jìn)企業(yè)體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.2 會計(jì)檔案監(jiān)督機(jī)制不完善

一是會計(jì)信息披露進(jìn)程中的政府監(jiān)管不足,準(zhǔn)則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力,缺乏效率;會計(jì)信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠。二是注冊會計(jì)師制度不完善,一方面注冊會計(jì)師既要對受托單位的會計(jì)信息進(jìn)行客觀公正的審計(jì),又要收取審計(jì)費(fèi)用,對被審計(jì)單位依賴性強(qiáng);另一方面注冊會計(jì)師行業(yè)還沒有形成有效的監(jiān)管機(jī)制,部分從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)差。三是企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不完善,領(lǐng)導(dǎo)不重視,內(nèi)部制度得不到落實(shí),會計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱。

2.3 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全及會計(jì)軟件存在隱患

首先,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成,每個部分都有薄弱環(huán)節(jié),極易遭到攻擊或破壞,如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能非常薄弱,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中,信息易被竊取或泄露、非法增刪改,計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極大。此外電算化會計(jì)系統(tǒng)只有在會計(jì)軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用,會計(jì)軟件對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會計(jì)軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在,可能存在會計(jì)軟件處理功能陷阱,或會計(jì)軟件運(yùn)行與維護(hù)陷阱對系統(tǒng)的破壞性極大。

2.4 從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會計(jì)檔案管理自動化程度高低的關(guān)鍵因素。由于會計(jì)檔案管理人員的電算化操作能力較低,缺乏檔案管理專業(yè)知識,電子檔案管理意識薄弱,導(dǎo)致不能及時按規(guī)定將財務(wù)系統(tǒng)中的會計(jì)資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查,造成會計(jì)資料的假備份,出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計(jì)資料,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3 加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的措施

3.1 建立健全相關(guān)法規(guī)和制度建立切實(shí)可行的管理制度,如制定細(xì)化的《電算化會計(jì)檔案管理辦法》、《電算化會計(jì)檔案崗位責(zé)任制》、《電算化會計(jì)檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等內(nèi)部管理制度, 確保電算化會計(jì)檔案的安全。檔案部門和財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對信息時代電算化會計(jì)檔案管理重要性的宣傳, 認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》等, 加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案的安全管理意識。

3.2 健全和完善與新形勢要求相適應(yīng)的三位一體的會計(jì)檔案監(jiān)管體系企業(yè)內(nèi)部會計(jì)檔案管理應(yīng)突出內(nèi)部控制和內(nèi)部約束機(jī)制,強(qiáng)化企業(yè)負(fù)責(zé)人的會計(jì)責(zé)任,加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育。由有關(guān)政府部門行使的國家監(jiān)督,應(yīng)當(dāng)明確主體,權(quán)責(zé)統(tǒng)一,發(fā)揮注冊會計(jì)師及會計(jì)師事務(wù)所在維護(hù)會計(jì)檔案質(zhì)量方面的作用,政府部門應(yīng)加強(qiáng)對注冊會計(jì)師及事務(wù)所的監(jiān)督,同時發(fā)揮社會公眾的監(jiān)督作用。此外還應(yīng)該強(qiáng)化企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)的會計(jì)檔案管理責(zé)任。新《會計(jì)法》規(guī)定:任何單位或個人不得以任何方式授意、指使、強(qiáng)令會計(jì)人員偽造會計(jì)憑證、賬簿和其它會計(jì)資料,提供虛假財務(wù)報告;單位負(fù)責(zé)人對本單位的會計(jì)工作、會計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。這些規(guī)定將有力地約束會計(jì)檔案管理工作,形成會計(jì)活動主體與會計(jì)資料相一致的完整的責(zé)任主體,有利于消除當(dāng)前在建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中權(quán)利與行為不一致所導(dǎo)致的責(zé)任界定不清、相互之間推諉,從而影響會計(jì)檔案監(jiān)管職能的現(xiàn)象。

3.3 加強(qiáng)對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的安全管理一是建立健全電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的安全管理制度。保障會計(jì)信息系統(tǒng)和會計(jì)檔案信息安全的永久性措施應(yīng)是建立程序化、制度化管理模式,并嚴(yán)格執(zhí)行、落實(shí)到位。所以,對會計(jì)人員、會計(jì)管理領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)要嚴(yán)格規(guī)范,加強(qiáng)對密碼、口令、授權(quán)的管理,并制定相應(yīng)的管理規(guī)范,如網(wǎng)絡(luò)、機(jī)房、服務(wù)器管理規(guī)范,會計(jì)信息存儲管理規(guī)范,安全操作規(guī)范等,而且要監(jiān)控與操作分離,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效控制。二是采用先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、先進(jìn)的通用軟件開發(fā)平臺和數(shù)據(jù)庫技術(shù),對數(shù)據(jù)庫文件徹底加密,并在軟件功能上采取必要的控制手段,如提示功能、保護(hù)功能、檢驗(yàn)功能等。三是建立嚴(yán)格的會計(jì)信息安全存取制度。會計(jì)信息安全存取可以采取以下措施:①采用認(rèn)證技術(shù), 即廣泛使用多種個人身份鑒別方法,常用的有口令保護(hù)以及個人身份標(biāo)識器。②采用訪問控制策略,確定合法用戶對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)資源所享有的權(quán)限,以防止非法用戶的入侵和合法用戶使用非法權(quán)限資源。③采用防火墻技術(shù),既可以阻止對本機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問,又可阻止機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出,并可有效預(yù)防病毒。④采用入侵檢測與安全審計(jì)技術(shù),對任何被保護(hù)會計(jì)數(shù)據(jù)的存取操作,系統(tǒng)應(yīng)詳細(xì)記錄和跟蹤檢測,任何非法存取應(yīng)立即反映到控制臺上,以便系統(tǒng)管理人員及時采取對策。⑤及時備份,備份是防止會計(jì)系統(tǒng)意外事故最有效、最基本的手段,要及時做好硬件、財務(wù)軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等多層次的備份工作,從而降低會計(jì)檔案信息失真的風(fēng)險。

3.4 提高會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)在加強(qiáng)會計(jì)人員職業(yè)道德教育的同時,還要加大對會計(jì)人員專業(yè)教育的力度。隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,會計(jì)人員需要不斷轉(zhuǎn)變觀念、更新思維方式、更新知識結(jié)構(gòu)、提高操作技能、加強(qiáng)新知識和新技能的學(xué)習(xí)。對會計(jì)檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)檔案法規(guī)、檔案專業(yè)知識、會計(jì)電算化知識等方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí),并組織相關(guān)的交流研討活動,使會計(jì)檔案管理人員既有豐富的會計(jì)業(yè)務(wù)知識和檔案管理專業(yè)知識,又精通信息技術(shù),符合企業(yè)會計(jì)電算化的需要。

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