［摘 要］ 本文介紹了電算化環(huán)境下小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的含義和目的，分析了在企業(yè)構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)模式、在線租用軟件模式、代理記賬模式等3種模式下，小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)內(nèi)部控制應(yīng)重點(diǎn)考慮的幾個(gè)問(wèn)題。

［關(guān)鍵詞］ 會(huì)計(jì)電算化；小企業(yè)；會(huì)計(jì)內(nèi)部控制

［中圖分類號(hào)］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2007）12-0029-03

一、小企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的含義和目的

所謂會(huì)計(jì)內(nèi)部控制，是指為了保證會(huì)計(jì)信息的正確與可靠，保證會(huì)計(jì)處理符合國(guó)家會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全完整，提高會(huì)計(jì)工作效率而針對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)制定的一系列規(guī)章制度、計(jì)劃、方法、規(guī)程和軟件等所有控制措施的總和。小企業(yè)建立會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)，應(yīng)以滿足以下方面的需求為主：

（一）保證所有會(huì)計(jì)事項(xiàng)都被正確、完整、真實(shí)地記錄、分類和計(jì)價(jià)，并且進(jìn)入系統(tǒng)的所有業(yè)務(wù)都是經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的

與大中型企業(yè)相比，小企業(yè)會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容絲毫未少，原料采購(gòu)、產(chǎn)品生產(chǎn)、年終決算等業(yè)務(wù)處理一應(yīng)俱全。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)本身雖具有一定的內(nèi)部控制功能，如輸入憑證時(shí)借貸方科目及數(shù)據(jù)的自動(dòng)檢驗(yàn)功能等，但也存在一定的盲點(diǎn)，如借貸方科目寫(xiě)錯(cuò)、金額同增或同減等錯(cuò)誤，系統(tǒng)是無(wú)法自動(dòng)識(shí)別的。企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)考慮到這一特點(diǎn)，通過(guò)建立會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)避免上述錯(cuò)誤的發(fā)生，保證所有會(huì)計(jì)事項(xiàng)正確、完整、真實(shí)，符合企業(yè)控制程序。

（二）保證會(huì)計(jì)事項(xiàng)的處理符合國(guó)家會(huì)計(jì)制度及會(huì)計(jì)原則的要求，保證企業(yè)充分利用國(guó)家優(yōu)惠政策

小企業(yè)的產(chǎn)生有其特殊的市場(chǎng)環(huán)境，如一些小型高新技術(shù)企業(yè)是依靠國(guó)家特殊的扶持政策，一些福利企業(yè)依靠的是國(guó)家的稅收優(yōu)惠政策等。這些扶持政策及稅收優(yōu)惠政策很多是通過(guò)會(huì)計(jì)處理實(shí)現(xiàn)的，如固定資產(chǎn)折舊的計(jì)提方法選擇不同，提取的折舊額就不一樣。在收入一定的情況下，形成的利潤(rùn)就不一樣，繳納的稅金也就不同。小企業(yè)如果不充分利用國(guó)家的優(yōu)惠政策，就極有可能對(duì)其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生很不利的影響。手工方式下，一些優(yōu)惠政策的運(yùn)用可能很麻煩，操作不便，但實(shí)現(xiàn)電算化后，大量的繁重的記賬算賬工作由電腦完成，企業(yè)可以充分利用國(guó)家的優(yōu)惠政策。

（三）保證企業(yè)會(huì)計(jì)信息安全完整

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生了很大變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)介質(zhì)并存。相對(duì)于紙質(zhì)介質(zhì)而言，電子數(shù)據(jù)存在很大的存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)，如由于磁性介質(zhì)消磁和硬盤(pán)物理?yè)p壞而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)丟失、由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不安全存在的電子數(shù)據(jù)泄密、電子數(shù)據(jù)的無(wú)痕跡修改等。在小企業(yè)會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)操作水平不是很高的情況下，做好會(huì)計(jì)信息的安全控制就顯得尤為重要。

（四）保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)用好會(huì)計(jì)信息

會(huì)計(jì)信息在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策過(guò)程中起著非常重要的作用，在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)處理模式下，由于各種各樣的原因，會(huì)計(jì)信息在企業(yè)決策中的作用可能發(fā)揮得不太好，以至于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，應(yīng)充分發(fā)揮電算化系統(tǒng)的先進(jìn)性作用，將會(huì)計(jì)信息充分應(yīng)用到企業(yè)預(yù)測(cè)決策活動(dòng)中，使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)真正成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)預(yù)測(cè)、決策的好幫手。

二、不同電算化模式下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制

（一）構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的模式

構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，是指企業(yè)購(gòu)買(mǎi)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化所需的各種軟、硬件系統(tǒng)，建立健全會(huì)計(jì)電算化各項(xiàng)管理制度，組織實(shí)施人員培訓(xùn)，自己負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)日常運(yùn)行、系統(tǒng)維護(hù)等工作。小企業(yè)采用這種模式實(shí)施會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，其所建立的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)涉及的內(nèi)容是比較廣泛的，筆者介紹需要小企業(yè)重點(diǎn)考慮的幾點(diǎn)：

1. 系統(tǒng)實(shí)施前的軟硬件選擇

目前市場(chǎng)上財(cái)務(wù)軟件種類與品牌很多，但真正能夠充分滿足小企業(yè)需要的并不多。小企業(yè)要構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，必須能夠準(zhǔn)確地分析判斷企業(yè)需求。小企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)需求評(píng)判機(jī)制，從供、產(chǎn)、銷、人、財(cái)、物及企業(yè)當(dāng)年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況，軟件公司及軟件本身等多個(gè)方面、多個(gè)角度進(jìn)行評(píng)估分析，以選擇合適軟件。硬件配置的選擇主要體現(xiàn)在硬件平臺(tái)的搭建，如計(jì)算機(jī)的配置、網(wǎng)絡(luò)的連接等，這里不贅述。一般來(lái)說(shuō)，電算化系統(tǒng)的軟硬件投入不應(yīng)影響企業(yè)當(dāng)年的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。

2. 系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的操作控制

（1）崗位分工控制。崗位分工包含兩方面的內(nèi)容，一是滿足財(cái)務(wù)軟件內(nèi)部控制需要的模擬崗位分工，二是小企業(yè)的實(shí)際崗位分工。在財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中，開(kāi)發(fā)人員根據(jù)內(nèi)部牽制原則對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行一些基礎(chǔ)控制設(shè)置，如制證崗位與審核崗位的分工設(shè)置。小企業(yè)設(shè)置會(huì)計(jì)電算化崗位，不論財(cái)會(huì)人員多與少，從虛擬崗位設(shè)置上要滿足軟件需求。對(duì)于實(shí)際財(cái)會(huì)崗位設(shè)置而言，應(yīng)按會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的要求結(jié)合實(shí)際情況設(shè)置，但應(yīng)該滿足內(nèi)部控制的需要，既充分發(fā)揮工作效率，又避免由于崗位交叉出現(xiàn)內(nèi)控失調(diào)，是一個(gè)值得重視的問(wèn)題。由于小企業(yè)之間規(guī)模迥異，實(shí)際會(huì)計(jì)崗位設(shè)置差異也較大，筆者不再進(jìn)行具體設(shè)置。

（2）管理制度控制?！稌?huì)計(jì)電算化管理辦法》規(guī)定，建立嚴(yán)格的管理制度是企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的前提。小企業(yè)對(duì)如何建立管理制度可能不很熟悉，這種情況下，可以學(xué)習(xí)借鑒成功實(shí)施會(huì)計(jì)電算化企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)自身?xiàng)l件加以完善。制定制度是第一步，嚴(yán)格實(shí)施是關(guān)鍵。管理制度控制涉及操作管理、硬件軟件管理、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)維護(hù)、病毒防范等內(nèi)容。

3. 會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的檔案包括紙質(zhì)介質(zhì)檔案和電子數(shù)據(jù)檔案，相比于紙質(zhì)介質(zhì)檔案，電子數(shù)據(jù)檔案的保管更應(yīng)該注意。保管電子數(shù)據(jù)，一方面要注意備份到移動(dòng)存儲(chǔ)器上的電子數(shù)據(jù)的防磁、防潮、防鼠等內(nèi)容，另一方面要注意存儲(chǔ)在硬盤(pán)上的數(shù)據(jù)，企業(yè)應(yīng)安裝殺毒軟件及防火墻，防止病毒或黑客的攻擊。另外，財(cái)務(wù)軟件的安裝盤(pán)、技術(shù)手冊(cè)等也屬于會(huì)計(jì)檔案，要妥善保管。

（二）在線租用模式

在線租用財(cái)務(wù)軟件模式，是指用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)租用財(cái)務(wù)軟件，直接在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件來(lái)完成會(huì)計(jì)核算以及其他財(cái)務(wù)管理工作，這種應(yīng)用軟件服務(wù)模式被稱為在線租用財(cái)務(wù)軟件方式，也叫ASP（Application Service Provider，應(yīng)用服務(wù)供應(yīng)商）模式。該模式下用戶不購(gòu)買(mǎi)安裝復(fù)雜的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，只需一臺(tái)能夠上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，調(diào)用租用的該站點(diǎn)上的財(cái)務(wù)軟件，就能進(jìn)行填制憑證、記賬等各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作。軟、硬件系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)升級(jí)等工作都由ASP服務(wù)商負(fù)責(zé)。對(duì)該模式而言，小企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的重點(diǎn)應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：

1. 選擇合適的應(yīng)用服務(wù)供應(yīng)商

ASP模式在我國(guó)開(kāi)展較晚，但發(fā)展很快，2005年初，深圳電信推出基于ASP模式的“藍(lán)色魅力”商務(wù)平臺(tái)，立即在深圳企業(yè)界掀起了一股信息化熱潮。短短3個(gè)多月時(shí)間便有1.3萬(wàn)家企業(yè)申請(qǐng)使用，各類業(yè)務(wù)達(dá)3.1萬(wàn)個(gè)。當(dāng)時(shí)預(yù)計(jì)2005年內(nèi)可能覆蓋4萬(wàn)家企業(yè)，2006年使用該平臺(tái)的企業(yè)將達(dá)12萬(wàn)家。現(xiàn)在我國(guó)大型的財(cái)務(wù)軟件公司基本上都推出了軟件在線租用服務(wù)。對(duì)于小企業(yè)而言，選擇一家合適的服務(wù)供應(yīng)商就成為首要內(nèi)容，因?yàn)槠髽I(yè)一旦選定后感覺(jué)不合適，再進(jìn)行更換難度就太大了。小企業(yè)可以從軟件公司的實(shí)力與信譽(yù)、產(chǎn)品功能與質(zhì)量、客戶服務(wù)等多個(gè)角度進(jìn)行考察分析。

2. 數(shù)據(jù)安全控制

ASP模式最大的一個(gè)問(wèn)題是數(shù)據(jù)安全性。會(huì)計(jì)信息是以電子數(shù)據(jù)形式保存在ASP服務(wù)平臺(tái)上，由ASP服務(wù)商統(tǒng)一負(fù)責(zé)安全保管。雖然小企業(yè)在購(gòu)買(mǎi)服務(wù)時(shí)和服務(wù)商簽訂了相應(yīng)的安全條款，但高科技的迅速發(fā)展及系統(tǒng)漏洞等因素的存在，仍有可能會(huì)發(fā)生信息泄密的情況。對(duì)于小企業(yè)自身而言，要加強(qiáng)操作員的操作權(quán)限、崗位、口令及操作時(shí)間控制，并定期更改操作口令，最大限度避免口令外泄，并建立嚴(yán)格的懲處制度。

3. 做好電子數(shù)據(jù)備份

由于系統(tǒng)的安全維護(hù)及升級(jí)管理等工作由供應(yīng)商提供，為了避免由于系統(tǒng)安全維護(hù)失敗而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，小企業(yè)應(yīng)在每日業(yè)務(wù)處理完畢，及時(shí)備份當(dāng)天的財(cái)務(wù)信息，備份采用AB備份法，即同時(shí)備份兩套數(shù)據(jù)盤(pán)，由檔案管理人員存放在不同的地方，一旦在線租用系統(tǒng)被破壞，企業(yè)可以引入最新備份數(shù)據(jù)恢復(fù)。崗位分工和管理制度控制同構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)模式。

（三）代理記賬模式

代理記賬模式，是指小企業(yè)不進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)處理，將相關(guān)工作交給有代理記賬權(quán)限的代理機(jī)構(gòu)完成，小企業(yè)按期支付代理費(fèi)用。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，企業(yè)將原始憑證交給代理機(jī)構(gòu)，由代理機(jī)構(gòu)在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)。代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全運(yùn)行和維護(hù)升級(jí)等工作，由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)信息的備份、檔案管理等工作。小企業(yè)可以根據(jù)自己的需要在代理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)上查詢財(cái)務(wù)信息，甚至可以由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等。在該模式下，小企業(yè)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：

1. 選擇合適的代理記賬公司

和在線租用模式類似，選擇一家合適的代理記賬公司是小企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的重點(diǎn)。目前市場(chǎng)上代理記賬公司魚(yú)龍混雜，良莠難辨?？己舜碛涃~公司可從以下方面入手：（1）代理記賬能力。目前企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、企業(yè)會(huì)計(jì)制度變化很頻繁，要求財(cái)會(huì)人員有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，能夠跟上制度及準(zhǔn)則的變化，并根據(jù)小企業(yè)的實(shí)際情況，充分利用國(guó)家優(yōu)惠政策。（2）信譽(yù)。小企業(yè)將所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)交由代理記賬公司處理，代理記賬公司應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)法及會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德，保守企業(yè)秘密，按企業(yè)要求及時(shí)完成記賬、算賬、報(bào)賬等工作。（3）財(cái)務(wù)軟件?？疾齑碛涃~公司選用的軟件功能能否滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需要。（4）綜合因素。包括代理記賬公司的辦公地點(diǎn)、辦公時(shí)間、公司規(guī)模、資質(zhì)檢查等。這些都會(huì)對(duì)小企業(yè)的信息使用產(chǎn)生影響。

2. 信息安全檢查

在代理記賬模式下，小企業(yè)不設(shè)置會(huì)計(jì)崗位，為了保證企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)正確、完整、及時(shí)地由代理公司處理，小企業(yè)應(yīng)委托會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行定期查賬，檢查會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理情況、國(guó)家優(yōu)惠政策的運(yùn)用情況、會(huì)計(jì)檔案的保管情況等，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免或減少損失。

三、小 結(jié)

小企業(yè)規(guī)?？缍却?，涉及行業(yè)多，采用不同的會(huì)計(jì)電算化模式所涉及的內(nèi)部控制內(nèi)容也很多，建立一個(gè)能滿足各種小企業(yè)需求的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度是不可能的，筆者所談只是個(gè)人所見(jiàn)，希望能對(duì)小企業(yè)建立會(huì)計(jì)內(nèi)部控制略有幫助。

主要參考文獻(xiàn)

［1］ 吳克忠. ASP模式與中小企業(yè)信息化［EB/OL］. http://media.ccidnet.com/art/2643/20060227/438507_1.html.