【摘要】隨著信息高速公路的崛起，各種信息在互聯(lián)網(wǎng)上的交融，已成為信息社會的一種態(tài)勢被人們所接受。檔案信息作為社會重要的信息資源形態(tài)，逐漸受到人們的重視。而信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的全面推進，給人們提供了從網(wǎng)絡(luò)信息形態(tài)中獲得檔案信息資源提供了條件。檔案管理者的使命也由檔案的實體保管者向檔案信息提供者、檔案信息導(dǎo)航者過渡，實現(xiàn)檔案信息資源共享已指日可待。

【關(guān)鍵詞】檔案信息 資源共享 時策

目前，歐美國家在檔案信息資源社會共享的問題上已取得了一定的進展。他們的檔案信息資源社會共享是在優(yōu)化傳統(tǒng)服務(wù)工作的基礎(chǔ)上依托網(wǎng)絡(luò)來展開和實現(xiàn)。我國目前也已初步具備了檔案資源社會共享的氛圍與基礎(chǔ)，但從現(xiàn)階段的發(fā)展來看，檔案資源的社會共享尚處于起步階段。我們應(yīng)以檔案管理理念的更新為前提，以檔案資源的建設(shè)、整合為條件，以符合檔案工作規(guī)律的現(xiàn)代信息技術(shù)的有效應(yīng)用為手段，努力促進檔案管理模式的創(chuàng)新，以實現(xiàn)檔案資源的有效利用與社會共享。

一、檔案信息資源共享存在的問題

1.資金制約使檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享難以形成規(guī)模

檔案信息化資源網(wǎng)絡(luò)共享是檔案部門投資很大的項目，不論是信息化項目的啟動、信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，還是在因特網(wǎng)的運作上都需要大量資金投入，而檔案部門用于信息化的資金十分有限，經(jīng)費不僅需要前期在硬件系統(tǒng)方面的投入，也需要日常維持其正常運行的費用。

2.信息量不足，共享程度低

檔案信息服務(wù)最重要的是信息，信息質(zhì)量、數(shù)量是網(wǎng)上共享服務(wù)成功的關(guān)鍵所在。而縱觀檔案信息資源開發(fā)，受資金及電子文件現(xiàn)行階段及檔案信息開放程度的影響而滯后，且共享程度較低。從目前運行的網(wǎng)上檔案館來看，大多是將目錄信息數(shù)據(jù)庫送上網(wǎng)絡(luò)，信息量十分有限而且信息質(zhì)量不高。加之歷史原因，檔案館的文本數(shù)據(jù)資源原本就不足，也就難以在短時間內(nèi)補充信息完善資源共享。

3.受自身技術(shù)及法律與安全條件的限制，檔案網(wǎng)絡(luò)共享在短時間內(nèi)無法達到信息完全共享

檔案館在高新技術(shù)應(yīng)用方面除了國家級檔案館及部分省級檔案館外，先天不足、缺乏技術(shù)人才是普遍現(xiàn)象。無論是檔案信息資源加工的數(shù)字化還是檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，都離不開信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息資源共享的實現(xiàn)與發(fā)展受制于檔案人員運用信息技術(shù)的程度，還受限于信息網(wǎng)絡(luò)方面的法律、法規(guī)不健全，信息基礎(chǔ)設(shè)施尚不完善，網(wǎng)絡(luò)和信息安全存在比較大的隱患，所以在短時間內(nèi)還無法達到信息完全共享。

4.檔案信息資源建設(shè)發(fā)展狀況不平衡

檔案數(shù)量一直被當作衡量檔案館規(guī)模和地位的重要指標，各級各類檔案館都十分在意自己的館藏，但對于如何將每個檔案館擁有的館藏檔案置于整個社會檔案體系中，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，這方面重視程度卻不夠。經(jīng)濟條件較好的地區(qū)與系統(tǒng)、規(guī)格較高的單位具有技術(shù)、資金、人力等優(yōu)勢，檔案信息化建設(shè)搞得熱火朝天，而經(jīng)濟相對落后的地區(qū)，既無充足的資金，又無能從事檔案信息化建設(shè)的技術(shù)人才，要搞信息化建設(shè)困難重重，步履維艱。

二、檔案信息資源共享的實現(xiàn)對策

1.加強領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案信息資源共享應(yīng)置于實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的戰(zhàn)略高度來考慮。在國家檔案網(wǎng)絡(luò)布局環(huán)境下，通過示范工程積累經(jīng)驗，在規(guī)劃與設(shè)計、配套設(shè)施、組織機構(gòu)與人員、資金投入等方面來統(tǒng)籌規(guī)劃，如在資金上實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上要做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。有步驟、分階段推進信息化建設(shè)，通過廣域網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.走共建共享之路，以整體互補優(yōu)勢來實現(xiàn)信息資源共享

檔案信息資源共享工程不是一項孤立的工程，是國家信息化建設(shè)的重要組成部分，在檔案信息化進程中涉及許多方面的技術(shù)、方法，特別是計算機、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)安全等方面的高新技術(shù)及信息管理技術(shù)。要實施這樣的工程僅靠檔案部門的力量是不夠的，選擇信息技術(shù)部門特別是圖書文獻領(lǐng)域的協(xié)作及共建，不僅會使檔案信息資源與其他信息資源成為同一體系，建立綜合的數(shù)據(jù)庫運行系統(tǒng)，增強檔案信息資源共享性，使共享范圍更加廣泛，而且會彌補檔案部門自身存在的諸如資金缺乏、設(shè)備落后、技術(shù)力量不足、網(wǎng)絡(luò)通信建設(shè)滯后等問題，并減少不必要的重復(fù)浪費，是可操作的可行的檔案信息資源共享的一條捷徑。迅速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為實現(xiàn)資源共享的目標提供了技術(shù)保障。

3.盡快迎接電子文件進入檔案信息資源共享范疇

檔案部門借政府政務(wù)公開的東風(fēng)，徹底拋開觀望及凡事慢半拍的工作意識，抓緊落實電子文件歸檔及電子檔案管理工作，盡快迎接電子文件進館，并將電子檔案領(lǐng)域劃入檔案信息資源共享領(lǐng)域。把檔案工作的領(lǐng)域向前延伸，形成文檔一體化局面，將檔案信息資源的要求貫穿到電子文件處理的各個環(huán)節(jié)之中，以電子文件管理制度化、標準化、程序化來實行前端控制和全程管理，注意保留背景信息，保障信息資源真實性的目標。通過建立目錄中心，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的檔案信息，形成互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，使各地檔案部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)資源互補，提高館藏資源的利用率，避免不必要的重復(fù)

4.重視數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案資源建設(shè)

要實現(xiàn)檔案信息資源共享，需要建立較為豐富的各類數(shù)據(jù)庫作堅實基礎(chǔ)。館藏數(shù)字化越有特色就越有被利用的價值。在建立自己特色的特色館藏數(shù)字化基礎(chǔ)上，各級檔案部門共同建立并享有一個或多個頗具特色規(guī)模的數(shù)據(jù)庫群，就可為用戶提供高效跨庫無縫連接的信息服務(wù)。如果檔案部門將各地具有特色的專題數(shù)據(jù)庫共享，將是我國數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的特色所在，畢竟資源建設(shè)還是檔案信息資源的重中之重。

5.檔案保密和檔案安全措施

檔案工作的服務(wù)性決定了檔案要盡早致力于開發(fā)檔案信息，以便提供利用檔案信息，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現(xiàn)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調(diào)和的矛盾，在檔案信息開發(fā)過程中檔案人員必須提高保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴密審查、嚴格管理。同時加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)安全。還要進一步完善安全防范措施，除采用身份識別、數(shù)據(jù)備份、訪問控制、防火墻技術(shù)外，還需采取專用核心密碼加密系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)加密，在有安全保障的前提下才使有密級的信息在網(wǎng)上安全傳輸。

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（作者單位：浙江省麗水廣播電視大學(xué)）