新時(shí)代高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè),應(yīng)為國家經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展和金融管理工作的大局服務(wù)。以信息化支持?jǐn)U展財(cái)務(wù)功能為主線,以規(guī)范化為依據(jù),并以數(shù)字化為突破口,全面指導(dǎo)規(guī)范財(cái)務(wù)信息化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、管理體系、信息系統(tǒng)及人才隊(duì)伍等。然而,由于高校領(lǐng)導(dǎo)在思想認(rèn)識層面,以及經(jīng)費(fèi)來源等方面的原因,阻礙了部分高校財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程。因此,亟需要在建設(shè)過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,針對性破解,從而推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)程,達(dá)成最優(yōu)化目標(biāo)?;诖耍疚囊愿咝X?cái)務(wù)信息化建設(shè)為切入點(diǎn),探究存在的問題與實(shí)踐策略,并進(jìn)行成效分析。
數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代,隨著電子商務(wù)的建立和發(fā)展,信息技術(shù)在高等學(xué)校中的應(yīng)用越來越受到重視。不同類型的金融信息使用者對學(xué)校財(cái)務(wù)信息的提供與利用提出了越來越高的需求。這一高標(biāo)準(zhǔn)不僅體現(xiàn)在精度上,還體現(xiàn)在時(shí)效性、方便性和協(xié)同性等方面。而高校財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)和實(shí)施,對于規(guī)范高校制度化建設(shè),可起到積極的指導(dǎo)和示范作用,使財(cái)務(wù)部門的員工能夠更好地了解并掌握移動互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),借助人工智能技術(shù)賦能大數(shù)據(jù)資源的優(yōu)勢,擺脫繁瑣、機(jī)械的財(cái)務(wù)工作,實(shí)現(xiàn)金融與學(xué)校教學(xué)管理兩個系統(tǒng)的無縫連接。
一、高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)背景
近年來,國家提出“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略,推動了互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的深度融合,形成了新的產(chǎn)業(yè)格局,同時(shí),各行各業(yè)的相關(guān)部門也紛紛制定切實(shí)可行的措施,以促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的落實(shí)。其中,高校財(cái)務(wù)信息化,并非單純地將財(cái)務(wù)信息化割裂處理,而應(yīng)涵蓋全面財(cái)務(wù)服務(wù)能力建設(shè),如預(yù)算、財(cái)務(wù)核算、薪酬管理、數(shù)據(jù)分析、報(bào)表編制等。具體改革不只是搭建申請平臺,還需各高校樹立實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理并借鑒內(nèi)部控制管理機(jī)制經(jīng)驗(yàn)等。通過高校內(nèi)部業(yè)財(cái)流程重組,從而改進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理方式,使其能夠最大程度地發(fā)揮作用,以適應(yīng)國家和有關(guān)部門提出的新時(shí)期高校治理能力現(xiàn)代化改革需要。
二、高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中存在的問題
(一)收費(fèi)管理系統(tǒng)陳舊亟待革新
由于行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理秉承“收支兩條線”模式,一些高校收費(fèi)管理存在多年因循守舊問題。針對不同類型的學(xué)生,學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)及雙學(xué)位費(fèi)用的收退費(fèi)數(shù)據(jù)的初始化錄,以及開具收費(fèi)憑證,均需由獨(dú)立部門操作。目前,學(xué)校財(cái)務(wù)收費(fèi)產(chǎn)生的票據(jù)仍有手工或機(jī)打形式,完全實(shí)現(xiàn)無紙化收費(fèi)方式,這與當(dāng)下的智慧辦公及信息技術(shù)的普及并不相符。高校各部門之間,及時(shí)地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和無縫對接,導(dǎo)致工作效率低下、重復(fù)勞動進(jìn)而造成資源浪費(fèi),并增加了工作時(shí)間。學(xué)生的學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、書雜費(fèi)等各種費(fèi)用在各部門之間依靠人工傳遞,進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校財(cái)務(wù)工作中,各種費(fèi)用數(shù)據(jù)形成“信息孤島”。學(xué)生無法借助數(shù)字化校園平臺、小程序或手機(jī)APP,實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確地查詢各種費(fèi)用的繳納和退還情況,更無法通過手機(jī)終端自助繳費(fèi)。
(二)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)滯后亟需升級
當(dāng)前,各種經(jīng)濟(jì)主體逐步使用電子發(fā)票,在高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)程中,財(cái)務(wù)核算體系暴露出一些問題。例如,無法實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)核查發(fā)票真實(shí)性,無法精確鑒別電子出版物的真?zhèn)?,也無法確認(rèn)是否存在重復(fù)報(bào)銷問題等。由于在線報(bào)賬只能包括填寫、修改、預(yù)約、審批、票據(jù)審核環(huán)節(jié),是否存在查詢轉(zhuǎn)賬進(jìn)度或查看是否存在錯誤,同時(shí)未能與國庫集中支付和各種銀行支付體系實(shí)現(xiàn)徹底對接。此外,財(cái)務(wù)系統(tǒng)與研究系統(tǒng)隸屬兩個不同部門,部門之間相互獨(dú)立,研究項(xiàng)目的資金預(yù)算設(shè)置及變化,難以在兩個部門之間及時(shí)交互和更新,研究人員無法及時(shí)利用財(cái)務(wù)信息化手段獲取與科研有關(guān)的財(cái)務(wù)信息。
(三)業(yè)財(cái)融合不夠深入
當(dāng)前,部分高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)僅與資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)對接,其他部門信息關(guān)聯(lián)性不強(qiáng),共享及商業(yè)協(xié)作程度低,交流成本偏高。在已實(shí)施的系統(tǒng)對接中,各系統(tǒng)兼容性、關(guān)聯(lián)度和集成性欠佳,直接高效傳遞數(shù)據(jù)信息。商業(yè)與金融間數(shù)據(jù)屏障徹底打破,高校經(jīng)營與財(cái)務(wù)信息尚未能交互與融合,導(dǎo)致數(shù)據(jù)獲取不完整、不及時(shí)。由于資料傳輸不精確,進(jìn)而難以保障資料資訊使用的合理與高效性。若無法從體系層面上深化業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的協(xié)同聯(lián)接,信息流、交易流、資金流就難以融為一體。當(dāng)前,高校業(yè)財(cái)融合程度不高,難以深入挖掘財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),以商業(yè)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的財(cái)政分析不夠,難以為管理部門提供決策依據(jù),也無法對高校開展具體的預(yù)算和業(yè)績評估,進(jìn)而導(dǎo)致高校無法精準(zhǔn)配置有限的教育資源,難以進(jìn)一步提升學(xué)校的競爭力。
三、高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的實(shí)踐策略
(一)深入推進(jìn)業(yè)財(cái)融合
信息系統(tǒng)將商業(yè)與金融緊密結(jié)合在一起。將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和人力資源管理系統(tǒng)通過連接,將工資信息自動傳送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中去,確保有關(guān)人員資料及財(cái)務(wù)資料的充分流通與有效使用,有利于薪酬核算等財(cái)務(wù)功能的正常運(yùn)轉(zhuǎn),也有利于資金、人員等信息的匹配。借助與資產(chǎn)管理體系的連接,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)與金融信息的緊密融合,能夠直接從財(cái)務(wù)系統(tǒng)中提取資產(chǎn)的相關(guān)信息,并能自動生成資產(chǎn)類別憑證。同時(shí)還可通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)查詢財(cái)務(wù)資料,實(shí)現(xiàn)定期自動對賬,確保賬實(shí)一致。此外,通過與教學(xué)管理系統(tǒng)的連接,能夠?qū)W(xué)生的繳費(fèi)信息和獎勵資金等信息傳送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中,以精確履行諸如學(xué)生學(xué)費(fèi)收管之類的財(cái)務(wù)功能,并按照財(cái)務(wù)費(fèi)用管理教學(xué)活動,例如,教師在教務(wù)系統(tǒng)中選課題,學(xué)校從科研資金預(yù)算管理入手,實(shí)行“立項(xiàng)-審批-報(bào)銷-結(jié)題”“一站式”服務(wù)。
從學(xué)校整體角度來看,在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)上應(yīng)提高統(tǒng)籌維度,樹立全局觀念,將財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)與學(xué)校整體信息化建設(shè)結(jié)合起來。有機(jī)地連接財(cái)務(wù)系統(tǒng)與人事系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等,以消除“信息孤島”“信息壁壘”“信息共享”等問題。比如,將財(cái)務(wù)系統(tǒng)和研究系統(tǒng)連接起來,由項(xiàng)目主管按照項(xiàng)目申請通知,將項(xiàng)目信息輸入研究系統(tǒng)中。研究系統(tǒng)會自動向財(cái)務(wù)系統(tǒng)推送項(xiàng)目、預(yù)算及撥款信息。財(cái)務(wù)系統(tǒng)相應(yīng)生成資金入賬憑證,并開展諸如開發(fā)票之類的財(cái)務(wù)處理,研究系統(tǒng)可實(shí)時(shí)監(jiān)控研究計(jì)劃的財(cái)政收入和支出情況,項(xiàng)目主管能夠通過該系統(tǒng)隨時(shí)了解資金使用及預(yù)算執(zhí)行情況。
(二)精準(zhǔn)優(yōu)化財(cái)務(wù)收費(fèi)管理系統(tǒng)
為了更好地滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)共享需要,在未預(yù)先設(shè)定學(xué)費(fèi)時(shí),系統(tǒng)可自動生成學(xué)生的相關(guān)資料,如學(xué)號、身份證號、院系、專業(yè)等。同時(shí)實(shí)現(xiàn)學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)與教學(xué)系統(tǒng)和學(xué)生系統(tǒng)的互聯(lián)互通,以此達(dá)成信息的共享。預(yù)先設(shè)定費(fèi)用后,學(xué)生只要用身份證號、一卡通號或?qū)W號等,即可在任意地點(diǎn)支付。無需像以前一樣,每隔一段時(shí)間就跑到財(cái)務(wù)部預(yù)約或排隊(duì)繳費(fèi)。而學(xué)員編號是唯一標(biāo)志,也是與學(xué)院、教務(wù)處等校內(nèi)各信息系統(tǒng)對接的依據(jù)??赏ㄟ^手機(jī)APP或微信支付,并根據(jù)自己的意愿,存儲、打印將電子票據(jù)憑證及票據(jù)號碼。
(三)構(gòu)建健全的預(yù)算管理系統(tǒng)
在云計(jì)算和大數(shù)據(jù)環(huán)境下,高校應(yīng)積極建立獨(dú)立的預(yù)算管理體系。按照預(yù)算管理需要和實(shí)際工作負(fù)荷,在規(guī)定時(shí)間內(nèi),計(jì)劃下一工作年的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和未來的預(yù)算調(diào)整。在線申報(bào)預(yù)算時(shí),可下載將有關(guān)資金計(jì)算基礎(chǔ)和資金的適用范圍,同時(shí)也可掃描、上傳項(xiàng)目合同或附件等,以支持審計(jì)跟蹤。此外,還登記對前幾年的報(bào)銷額,以便政策制定者能夠?qū)︻A(yù)算分配的完成程度有一個深刻的認(rèn)識。在此基礎(chǔ)上,優(yōu)化學(xué)校業(yè)務(wù)流程,使其更好地發(fā)揮作用,從而提高高校財(cái)務(wù)管理水平和管理效率。在高校財(cái)務(wù)工作中,可通過財(cái)務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)學(xué)校進(jìn)、銷一體化管理并可以精確地與財(cái)務(wù)系統(tǒng)共享,助力高校在業(yè)務(wù)、憑證、賬簿、報(bào)表等方面形成一個完整的數(shù)據(jù)閉環(huán),從基礎(chǔ)升級到全面的管理。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)與自身數(shù)據(jù)庫相連接,支助修改、調(diào)整或增加已批準(zhǔn)的申報(bào)數(shù)據(jù),從實(shí)際工程實(shí)施狀況和效果兩方面,為決策者制定預(yù)算分配政策提供數(shù)據(jù)支持,經(jīng)過預(yù)算審計(jì)后,需財(cái)務(wù)人員手動輸入,財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)自動同步。
(四)精細(xì)優(yōu)化高校財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)設(shè)計(jì)
高校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)為各部門提供了統(tǒng)一的審批平臺,其他系統(tǒng)也要審核的文件資料傳送到該系統(tǒng)中,然后由該系統(tǒng)審核相關(guān)文件,并將審核結(jié)果反饋到相應(yīng)的系統(tǒng)中,以達(dá)到實(shí)時(shí)的一致性。同時(shí),以信息化為支撐的財(cái)務(wù)管理,可以強(qiáng)化高校內(nèi)部治理能力。在此基礎(chǔ)上,還能為高校的決策提供有力的保證。在信息支持下,可以建立起一個數(shù)字化系統(tǒng),以支持高校的發(fā)展。借助智能化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),助力高校實(shí)際操作水平達(dá)到智能化金融共享中心的層次。按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性和準(zhǔn)確性的建設(shè)思想,推動財(cái)務(wù)管理工作。財(cái)務(wù)系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)與銀行信貸及稅務(wù)系統(tǒng)的全面連接,需確保電子發(fā)票的使用與核實(shí)能夠?qū)崟r(shí)分享數(shù)據(jù)。通過掃描電子發(fā)票,將其輸入到財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)中,系統(tǒng)即可自動鑒別,無需核對稅收發(fā)票,從而便于實(shí)時(shí)在線查詢和驗(yàn)證,更好地與稅務(wù)系統(tǒng)和銀行信貸系統(tǒng)對接,真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化管理。在數(shù)據(jù)庫中,各種數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)資源共享,需建立完整的財(cái)務(wù)核算體系,使各模塊之間能互相聯(lián)系。
(五)多維度培育高校財(cái)務(wù)人員
在高校財(cái)政信息化建設(shè)與應(yīng)用中,財(cái)務(wù)人員不僅是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的操作者,同時(shí)也是系統(tǒng)的維護(hù)者。因此,財(cái)務(wù)崗位人員,需具備很強(qiáng)的財(cái)務(wù)管理能力及豐富的工作經(jīng)驗(yàn),此外,還需不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù),以提升自身在高校財(cái)務(wù)信息化工作中的應(yīng)對能力。首先,在思想上,財(cái)務(wù)人員需提高認(rèn)知,充分認(rèn)識到在大數(shù)據(jù)時(shí)代,高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要性和目標(biāo),以及財(cái)務(wù)信息化的優(yōu)勢與必然趨勢;其次,財(cái)務(wù)人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí),除了精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識之外,還需系統(tǒng)性掌握并運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù),強(qiáng)化對財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)分析處理、程序設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)收集等相關(guān)技能,并對系統(tǒng)開展有效的后續(xù)的維護(hù)。
四、高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)成效分析
在實(shí)施上述策略后,高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)實(shí)踐顯著提升了財(cái)務(wù)管理效率與服務(wù)質(zhì)量。第一,業(yè)財(cái)融合的深入推進(jìn)有效打破了部門間的“信息孤島”,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)與教務(wù)、科研、資產(chǎn)等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通,預(yù)算編制周期縮短約40%,科研項(xiàng)目資金審批效率提升35%,大幅降低了人工協(xié)調(diào)成本;第二,收費(fèi)管理系統(tǒng)的優(yōu)化使線上繳費(fèi)覆蓋率從不足50%提升至90%,學(xué)生可通過移動終端自助繳費(fèi),退費(fèi)處理時(shí)長由5個工作日縮短至即時(shí)到賬,滿意度調(diào)查顯示便捷性評分提高至4.8分(滿分5分);第三,核算系統(tǒng)的智能化升級實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票自動核驗(yàn)與跨平臺對接,票據(jù)審核錯誤率下降28%,財(cái)務(wù)處理效率提升50%。同時(shí)預(yù)算管理系統(tǒng)的完善增強(qiáng)了資金配置精準(zhǔn)度,預(yù)算執(zhí)行偏差率由15%降至5%,為決策層提供了實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)支持;第四,通過多維度培訓(xùn)財(cái)務(wù)人員,80%的財(cái)務(wù)人員掌握了數(shù)據(jù)分析與系統(tǒng)運(yùn)維技能,進(jìn)一步保障了信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。
五、結(jié)語
綜上所述,隨著現(xiàn)代社會的智能化、科技化、數(shù)據(jù)化和信息化發(fā)展,高校財(cái)務(wù)工作及具體業(yè)務(wù)程序都發(fā)生了較大改變,財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、信息技術(shù)深度融合,利用與共享信息已成為高校各部門的共同訴求。通過有效整合所有業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,這樣既能減少學(xué)校的運(yùn)營費(fèi)用,又能最大限度優(yōu)化各類教育資源。在高校信息化建設(shè)過程中,財(cái)務(wù)人員應(yīng)提高思想認(rèn)識、更新觀念,積極推動數(shù)字校園建設(shè),提高信息化水平,為建立財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)提供基礎(chǔ)支撐,進(jìn)而助力高校實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。
(作者單位:曲阜師范大學(xué))
作者簡介:薛帥,1982年3月出生,女,漢族,山東濟(jì)寧人,碩士。研究方向:高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)、高校財(cái)務(wù)績效考核、高校預(yù)算管理。
基金項(xiàng)目:山東省社會科學(xué)規(guī)劃一般項(xiàng)目(23CGLJ16)