引言

當(dāng)前高職教育產(chǎn)業(yè)正向數(shù)字化、人工智能時(shí)代邁進(jìn)，智能學(xué)籍管理系統(tǒng)作為高職院校運(yùn)營管理和決策的關(guān)鍵工具，對(duì)提升院校核心競(jìng)爭(zhēng)力具有重要戰(zhàn)略意義。本文通過跟蹤評(píng)估“正方學(xué)籍管理系統(tǒng)”在某高職院校中的實(shí)施過程和應(yīng)用效果，分析其在提高管理效率、優(yōu)化教學(xué)資源配置以及改善學(xué)生服務(wù)等方面的積極作用，探討了學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)用效果評(píng)估的指標(biāo)設(shè)計(jì)方法、基本評(píng)估原則、PDCA循環(huán)全面評(píng)估和系統(tǒng)實(shí)施效果動(dòng)態(tài)展示等，并對(duì)常見的主要問題提出了具體的解決建議，謹(jǐn)供兄弟院校在實(shí)施智能學(xué)籍管理系統(tǒng)時(shí)進(jìn)一步優(yōu)化、改進(jìn)和借鑒。

一、智能學(xué)籍管理系統(tǒng)框架

智能學(xué)籍管理系統(tǒng)是高職院校教育數(shù)字化的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，通常其功能模塊自下而上可劃分為4個(gè)主要層級(jí)，見圖1。（1）基礎(chǔ)層。包括服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施及硬件；（2）資源層。即學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫層，該層根據(jù)各種來源、組織與定義手段，可劃分為元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)庫、學(xué)籍檔案信息庫、學(xué)位照信息庫、OCR與全文索引庫、人臉檢索庫等；（3）業(yè)務(wù)層。系統(tǒng)通過智能算法動(dòng)態(tài)分析，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行有序組織后，為用戶提供學(xué)籍檔案管理、電子學(xué)籍卡、名冊(cè)遮蓋打印和人臉檢索等業(yè)務(wù)功能；（4）應(yīng)用層。為電腦PC、手機(jī)和平板等自助終端提供的學(xué)籍管理應(yīng)用。

二、應(yīng)用效果評(píng)估指標(biāo)設(shè)計(jì)

為了充分評(píng)估智能學(xué)籍管理系統(tǒng)在高職院校的應(yīng)用效果，結(jié)合“正方學(xué)籍管理系統(tǒng)”在某高職院校中的實(shí)施，實(shí)施院校應(yīng)設(shè)計(jì)相對(duì)開放性的評(píng)估指標(biāo)體系，旨在實(shí)時(shí)跟蹤、全面了解、評(píng)估和管控該系統(tǒng)具體實(shí)施應(yīng)用的真實(shí)效果。

考慮到智能學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)踐性和前瞻性，為確保實(shí)施后能夠及時(shí)迭代升級(jí)和系統(tǒng)安全穩(wěn)定，可設(shè)置四類一級(jí)指標(biāo)，分別為功能性、業(yè)務(wù)性、應(yīng)用性和前瞻性指標(biāo)；各院?？筛鶕?jù)具體實(shí)踐差異，開放性增減設(shè)計(jì)不同的二級(jí)指標(biāo)、三級(jí)指標(biāo)，甚至四級(jí)細(xì)化指標(biāo)；通過月度、季度、年度等周期性采集調(diào)研數(shù)據(jù)，跟蹤評(píng)估應(yīng)用效果。具體指標(biāo)體系設(shè)計(jì)，見表1。

三、應(yīng)用效果跟蹤評(píng)估的基本原則

高職院校智能學(xué)籍管理系統(tǒng)涉及教務(wù)運(yùn)營和學(xué)籍管理相關(guān)的多個(gè)工作板塊，根據(jù)學(xué)籍工作需要和系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)程，可全部或部分涵蓋上述評(píng)估指標(biāo)體系，在設(shè)定的周期或時(shí)間段進(jìn)行跟蹤評(píng)估。一般需要遵循如下3項(xiàng)基本原則：

（一）評(píng)估依據(jù)要明確

1.標(biāo)定評(píng)估目標(biāo)

學(xué)籍管理系統(tǒng)所有待評(píng)估項(xiàng)，應(yīng)事先列出并標(biāo)定所要達(dá)到的目標(biāo)參數(shù)。比如，系統(tǒng)在提升數(shù)據(jù)處理速度與準(zhǔn)確性方面的表現(xiàn)，應(yīng)事先確定評(píng)估依據(jù)包括系統(tǒng)日志、用戶反饋及性能測(cè)試結(jié)果等目標(biāo)值，并對(duì)具體提升效果進(jìn)行衡量打分。

2.設(shè)定評(píng)估基準(zhǔn)

針對(duì)具體評(píng)估項(xiàng)目應(yīng)設(shè)定相應(yīng)的評(píng)估基準(zhǔn)，確保學(xué)籍管理系統(tǒng)及相關(guān)上線項(xiàng)目符合或達(dá)到高職院校的基本要求。無法直接提取參數(shù)的項(xiàng)目，應(yīng)通過設(shè)計(jì)和發(fā)放紙質(zhì)調(diào)查問卷或在線問卷調(diào)查的方式，預(yù)計(jì)量化并設(shè)定評(píng)估基準(zhǔn)參數(shù)值。

3.統(tǒng)一評(píng)估手段

針對(duì)系統(tǒng)不同層級(jí)應(yīng)分別設(shè)定不同的評(píng)估手段，并分別不同在教務(wù)垂直管理系統(tǒng)中使用統(tǒng)一的評(píng)估手段。比如，資源層的成績(jī)單信息庫則主要通過評(píng)估其錯(cuò)誤率來作為評(píng)估手段。

4.核準(zhǔn)數(shù)據(jù)來源

所有提取用于評(píng)估的數(shù)據(jù)，務(wù)必確保來源可靠，具備可追溯性，且能確實(shí)反映學(xué)籍管理系統(tǒng)的真實(shí)運(yùn)行狀態(tài)。比如，評(píng)估學(xué)生服務(wù)模塊的增強(qiáng)，數(shù)據(jù)來源必須核準(zhǔn)填寫人員真實(shí)性和數(shù)據(jù)可信度。

（二）采信標(biāo)準(zhǔn)要權(quán)威

評(píng)估智能學(xué)籍管理系統(tǒng)對(duì)高職院校管理效率的影響，目前尚缺乏行業(yè)統(tǒng)一評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，故采信標(biāo)準(zhǔn)務(wù)必獲得權(quán)威主管部門（至少是院校高層領(lǐng)導(dǎo)）的認(rèn)可，以確保評(píng)估結(jié)果的有效性和可信度。采信標(biāo)準(zhǔn)必須具備如下3個(gè)要素：

1.可靠性。這是基本前提，必須使用經(jīng)過驗(yàn)證的數(shù)據(jù)收集工具和技術(shù)，以確保所得數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.相關(guān)性。要求所選數(shù)據(jù)必須與評(píng)估目標(biāo)直接相關(guān)，確保評(píng)估結(jié)果具有針對(duì)性和實(shí)用性。3.時(shí)效性。評(píng)估應(yīng)采用最新收集的數(shù)據(jù)，這有助于真實(shí)反映系統(tǒng)的當(dāng)前運(yùn)行狀態(tài)和效果。

這3個(gè)要素共同保證采信標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)確把握系統(tǒng)的實(shí)施成效，提供堅(jiān)實(shí)的決策依據(jù)。

（三）評(píng)估過程要嚴(yán)謹(jǐn)

1.初步數(shù)據(jù)收集

涵蓋從相關(guān)部門和系統(tǒng)獲取的系統(tǒng)日志、用戶反饋及滿意度調(diào)查結(jié)果等，必須拿到一手?jǐn)?shù)據(jù)或相關(guān)材料。

2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

通過統(tǒng)計(jì)和趨勢(shì)分析方法對(duì)這些數(shù)據(jù)及材料進(jìn)行深入分析，以確定系統(tǒng)實(shí)施的成效及潛在問題，充分呈現(xiàn)出系統(tǒng)的性能、效率和問題所在。

3.形成評(píng)估報(bào)告

分析結(jié)果被整理成評(píng)估報(bào)告，詳細(xì)說明系統(tǒng)在提高管理效率方面的成果，以及需要改進(jìn)的地方。

4.落實(shí)優(yōu)化建議

評(píng)估結(jié)果提出具體的優(yōu)化建議，包括技術(shù)升級(jí)、流程優(yōu)化和用戶培訓(xùn)等改進(jìn)措施，必須得到充分落實(shí)，否則評(píng)估的效果和價(jià)值大打折扣。

四、評(píng)估過程的PDCA循環(huán)與評(píng)估結(jié)果動(dòng)態(tài)管理

PDCA循環(huán)是全面質(zhì)量管理的基本方法，也是學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)用效果評(píng)估等工作的一般規(guī)律，其含義是將質(zhì)量管理分為4個(gè)階段，即Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act （處理）。學(xué)籍管理應(yīng)用效果評(píng)估活動(dòng)，要求每一輪評(píng)估將已成功的優(yōu)質(zhì)參數(shù)納入評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，不成功的則留待下一循環(huán)去解決，具體循環(huán)過程，見圖 2

（一）應(yīng)用效果評(píng)估PDCA循環(huán)及實(shí)施策略

高職院校智能學(xué)籍管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果評(píng)估，通常側(cè)重于自動(dòng)化和智能化方面，重點(diǎn)關(guān)注顯著提升數(shù)據(jù)處理速度、課程管理、成績(jī)管理和學(xué)生服務(wù)工作的效率等，因而，在不同的實(shí)施階段中應(yīng)分別注意采取適當(dāng)?shù)膶?shí)施策略[2]。

1.計(jì)劃階段

初始循環(huán)務(wù)必進(jìn)行關(guān)鍵崗位調(diào)查和用戶訪問，摸清應(yīng)用層客戶端對(duì)學(xué)籍管理系統(tǒng)的要求，確定評(píng)估策略、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估計(jì)劃等，列出計(jì)劃清單，包括現(xiàn)狀調(diào)查、根因分析、確定要因和制定計(jì)劃，以便評(píng)估工作高效展開。

2.執(zhí)行階段

按計(jì)劃階段所規(guī)定的內(nèi)容，可適當(dāng)進(jìn)行評(píng)估表單設(shè)計(jì)、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)宣貫、采集樣本規(guī)范和執(zhí)行人員培訓(xùn)等。針對(duì)重

點(diǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)或模塊，要制定策略性聚焦關(guān)注點(diǎn)設(shè)計(jì)，預(yù)設(shè)合理的評(píng)估指標(biāo)或目標(biāo)參數(shù)，在規(guī)定時(shí)間周期內(nèi)采樣。

3.檢查階段

執(zhí)行階段獲得的數(shù)據(jù)和問卷調(diào)查結(jié)果，要予以核準(zhǔn)和復(fù)查，檢查執(zhí)行情況是否符合計(jì)劃的預(yù)期結(jié)果或效果。剔除錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、無效數(shù)據(jù)和偏差較大的極端問卷結(jié)果等，確實(shí)存在極端狀況者，要問明是非曲直等原因。形成的分析評(píng)估結(jié)果以及出具的階段性評(píng)估報(bào)告，盡量客觀公正，最大限度地符合事實(shí)。

4.處理階段

根據(jù)檢查評(píng)估結(jié)果及相關(guān)改進(jìn)建議，應(yīng)與系統(tǒng)實(shí)施方或供應(yīng)商溝通協(xié)同，務(wù)必形成評(píng)估摘要、會(huì)議紀(jì)要和溝通痕跡等。其間把成功的經(jīng)驗(yàn)盡可能納入更新標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，而遺留問題則轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)去解決，責(zé)任到人，落實(shí)到位，長(zhǎng)期堅(jiān)持以爭(zhēng)取最好的改進(jìn)效果，直至徹底解決。

（二）應(yīng)用效果跟蹤評(píng)估與結(jié)果動(dòng)態(tài)管理

智能學(xué)籍管理系統(tǒng)實(shí)施完成后，這種基于數(shù)據(jù)的決策模式不僅提升了教育資源的使用效率，也優(yōu)化了教學(xué)資源分配，極大地提高了高職院校學(xué)籍管理的效率和精確性[3]。

有條件的高職院?？梢栽谙到y(tǒng)設(shè)計(jì)之初，即在智能學(xué)籍管理系統(tǒng)的“駕駛艙控制面板”中設(shè)置“應(yīng)用效果評(píng)估”可視化功能界面，將相關(guān)一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)指標(biāo)的動(dòng)態(tài)評(píng)估結(jié)果可視化展現(xiàn)出來，見圖3。也可以根據(jù)評(píng)估需要的周期節(jié)奏，自主設(shè)置為季度或年度的應(yīng)用效果評(píng)估結(jié)果，以動(dòng)態(tài)呈現(xiàn)學(xué)籍管理系統(tǒng)評(píng)估改進(jìn)的效果和趨勢(shì)。

五、應(yīng)用效果評(píng)估中常見主要問題及建議

應(yīng)用效果跟蹤評(píng)估固然可以幫助監(jiān)督、優(yōu)化和改進(jìn)學(xué)籍管理系統(tǒng)性能，但對(duì)部分高職院校已上線的低端軟件系統(tǒng)、業(yè)務(wù)板塊分隔、跨平臺(tái)數(shù)據(jù)交互不暢和用戶端應(yīng)用缺少實(shí)時(shí)指導(dǎo)等先天性問題，常常無能為力，而這些恰恰又是決定應(yīng)用效果評(píng)估分值的決定性因素。為此，針對(duì)此類常見主要問題提出如下建議：

（一）“一體化”總體設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌考量，綜合評(píng)估以降低沉沒成本

盡管智能學(xué)籍管理系統(tǒng)存在諸多優(yōu)勢(shì)，但是技術(shù)更新和系統(tǒng)維護(hù)的成本，及其復(fù)雜程度不容忽視。通常作為“數(shù)字化校園”或“智慧校園”整體項(xiàng)目的一個(gè)組成板塊，如非“一體化”總體設(shè)計(jì)而單獨(dú)實(shí)施，再投入額外的財(cái)力和人力去實(shí)施以支持系統(tǒng)運(yùn)行，往往事倍功半，其應(yīng)用效果雖可經(jīng)評(píng)估得出優(yōu)劣，但難以通過技術(shù)手段予以改進(jìn)和完善。要想成功實(shí)施智能學(xué)籍管理系統(tǒng)，務(wù)必“一體化”總體設(shè)計(jì)，分步實(shí)施，綜合考量成本、技術(shù)和培訓(xùn)等多方面因素，充分減少重復(fù)投入，降低沉沒成本，確保一舉上線成功，實(shí)現(xiàn)效果最優(yōu)化、效益最大化。

（二）甄選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，培養(yǎng)自主開發(fā)技術(shù)團(tuán)隊(duì)

高職院校采購和實(shí)施智能學(xué)籍管理系統(tǒng)，務(wù)必做到“甄選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商”和“培養(yǎng)自主開發(fā)團(tuán)隊(duì)”兩不誤。采用優(yōu)質(zhì)高端系統(tǒng)可能前期投入成本相對(duì)較高，但實(shí)施完成后系統(tǒng)性能好、穩(wěn)定性高，節(jié)省的維護(hù)成本也相當(dāng)可觀。選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商及其實(shí)施團(tuán)隊(duì)，不單單是可以獲得優(yōu)秀軟件系統(tǒng)和友好操作界面，而且在一定程度上可以保障軟件的長(zhǎng)久使用和持續(xù)迭代升級(jí)。高職院校一定要注意規(guī)避小公司、小軟件和小實(shí)施團(tuán)隊(duì)的“低成本陷阱”，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，進(jìn)一步節(jié)儉“二次開發(fā)”和后期維護(hù)的部分成本。

（三）提前規(guī)劃數(shù)據(jù)架構(gòu)，保障系統(tǒng)兼容，以提升整體性能和用戶體驗(yàn)

智能學(xué)籍管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用，依賴與其他管理系統(tǒng)如學(xué)工、教務(wù)、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)的深度融合，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享與更新，消除信息孤島，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的一致性和完整性，確保部門間信息數(shù)據(jù)無縫對(duì)接，提高操作效率，減少了數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)的重復(fù)勞動(dòng)。這就要求高職院校的IT部門提前做好數(shù)據(jù)架構(gòu)規(guī)劃方案，保證跨平臺(tái)系統(tǒng)之間的兼容性。應(yīng)用效果評(píng)估可以發(fā)現(xiàn)這些問題，并找出相關(guān)根源，但唯有IT部門從源頭提前介入才能避免和消除。尤其是等到出現(xiàn)不理想的結(jié)果時(shí)再去解決，往往為時(shí)已晚，直接影響系統(tǒng)整體性能、用戶體驗(yàn)和評(píng)估結(jié)果。

（四）內(nèi)嵌式在線視頻培訓(xùn)和數(shù)字化技術(shù)支持，可大幅提升系統(tǒng)應(yīng)用效果

智能學(xué)籍管理系統(tǒng)上線初始階段，為確保系統(tǒng)高效運(yùn)用，通常需要實(shí)施細(xì)致的用戶系列化培訓(xùn)，包括系統(tǒng)基本功能詳細(xì)介紹、數(shù)據(jù)管理和教學(xué)資源配置等培訓(xùn)模塊。這種階段性線下培訓(xùn)是一次性的，后續(xù)系統(tǒng)管理人員更迭和新用戶接手后，往往得不到相應(yīng)的培訓(xùn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)、短視頻和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，建議高職院校新近上線的智能學(xué)籍管理系統(tǒng)中，可植入內(nèi)嵌式在線視頻培訓(xùn)和數(shù)字化技術(shù)支持的動(dòng)畫指引，進(jìn)行操作流程的演示，這將幫助教職人員和學(xué)生熟悉從學(xué)生注冊(cè)到成績(jī)管理的每個(gè)步驟，減少日常操作中的誤操作和疑惑，提升用戶滿意度，大幅提升系統(tǒng)應(yīng)用效果。

結(jié)語

隨著數(shù)字化技術(shù)進(jìn)步和高職教育需求的發(fā)展，高職院校智能學(xué)籍管理系統(tǒng)的應(yīng)用步伐加快。高職院校要想在高職教育行業(yè)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)，迎接AI人工智能時(shí)代高職教育產(chǎn)業(yè)化的挑戰(zhàn)，則必須實(shí)施智能學(xué)籍系統(tǒng)，并最大化地發(fā)揮其潛在價(jià)值。本文就現(xiàn)階段信息化、數(shù)字化條件下的智能學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)用效果評(píng)估的具體問題作了簡(jiǎn)要探討，而快速發(fā)展的高職教育大模型和AI人工智能校園管理應(yīng)用，均以現(xiàn)在的管理積淀和數(shù)據(jù)積累為基礎(chǔ)，在未來智能化學(xué)籍管理平臺(tái)上繼續(xù)探索應(yīng)用效果評(píng)估的新指標(biāo)、新方法和新策略。

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（作者單位：九州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

（責(zé)任編輯：宋宇靜）