一、引言

隨著時代的發(fā)展，各單位的文書檔案管理工作既迎來了前所未有的發(fā)展機遇，也面臨著更加多元化和復雜化的挑戰(zhàn)。文書檔案作為記錄單位歷史、傳遞重要信息的載體，其管理水平的高低不僅直接關(guān)乎單位的工作效率與質(zhì)量，還深刻影響著單位的形象與長遠發(fā)展。然而，當前眾多單位在文書檔案管理中仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，存在管理體系不健全、新技術(shù)應用不充分、人才隊伍建設(shè)不完善、安全管理體系缺失等諸多亟待解決的問題，難以有效滿足時代發(fā)展對文書檔案管理工作提出的新要求。鑒于此，構(gòu)建科學、規(guī)范且適應時代發(fā)展的文書檔案管理新模式顯得尤為迫切。本文通過綜合運用文獻分析、案例研究和比較分析等多種研究方法，深入剖析當前文書檔案管理的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出具有針對性、可操作性的解決方案，以期為文書檔案管理工作提供堅實的理論支撐與實踐指導，推動文書檔案管理事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

二、新時期文書檔案管理模式創(chuàng)新的必要性

（一）適應時代發(fā)展要求

近年來，我國科學研究和技術(shù)創(chuàng)新事業(yè)取得了一定的進展，對管理模式進行創(chuàng)新已成為新時期文書檔案管理工作的發(fā)展趨勢和必然選擇。作為檔案管理的重要組成部分，文書檔案管理直接關(guān)系到各單位的工作效率和質(zhì)量，能夠為單位重要業(yè)務(wù)活動提供信息支撐。然而，面對文書檔案種類多、數(shù)量龐大且形式新穎的現(xiàn)狀，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足單位發(fā)展的實際需求。為此，各單位必須創(chuàng)新文書檔案管理模式，著力解決理念落后、技術(shù)瓶頸、運行機制不暢和安全防護不足等問題，推動檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，進一步提升文書檔案管理質(zhì)效和服務(wù)水平，以更好地應對當前文書檔案管理工作中的各項挑戰(zhàn)，提升文書檔案管理的適應性和可持續(xù)性，促使文書檔案管理工作邁上新的臺階。

（二）實現(xiàn)工作轉(zhuǎn)型升級

當前，文書檔案管理工作迎來了前所未有的發(fā)展機遇。信息化與數(shù)字化的迅猛發(fā)展極大地推動了電子檔案管理系統(tǒng)的迭代升級，為文書檔案的管理模式提供了新的可能，加速了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化形態(tài)的轉(zhuǎn)型進程。與此同時，區(qū)塊鏈和人工智能等前沿技術(shù)的廣泛應用，在文書檔案的存證保全、分類檢索等方面展現(xiàn)出了巨大潛力。這些技術(shù)不僅促進了檔案載體的革新、管理模式的轉(zhuǎn)變，還顯著提升了檔案的安全防護水平，提高了電子文件的普及率、AI分類的精確度以及量子加密技術(shù)的實用化程度，為文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展注入了強勁動力。

（三）推動檔案管理改革

各行業(yè)對檔案管理的規(guī)范要求、技術(shù)標準和行業(yè)規(guī)定日益明確，不僅確立了電子檔案的法律效力，還統(tǒng)一了各單位、各部門的數(shù)據(jù)標準。此外，國家檔案局推行的“單套制”改革試點對各單位的檔案管理改革產(chǎn)生了積極的推動作用。通過應用檔案管理成熟度模型，各單位致力于將檔案管理水平從初始級提升至卓越級，旨在構(gòu)建科學、標準、規(guī)范的文書檔案管理模式。這一舉措對提升各單位文書檔案的管理效率和服務(wù)水平具有重要意義。

三、新時期文書檔案管理工作中存在的問題

筆者通過制度研究、文獻分析和實際調(diào)查，對當前各單位文書檔案管理的現(xiàn)狀進行了深入分析，發(fā)現(xiàn)主要存在如下問題：

（一）管理體系不健全

當前，文書檔案管理工作在管理體系建設(shè)方面存在明顯不足，具體表現(xiàn)為文書檔案分類標準混亂、管理流程不規(guī)范等。部分單位尚未建立起科學、系統(tǒng)、完善的文書檔案管理體系，這導致檔案從形成積累、鑒定整理、驗收歸檔到借閱、復制、銷毀等各個環(huán)節(jié)均存在諸多不規(guī)范之處。例如，檔案分類標準混亂，多種分類體系并存，缺乏統(tǒng)一標準；歸檔范圍的界定模糊不清，歸檔形式不完整；管理流程規(guī)范缺失，導致操作隨意性強；保管期限的劃分缺乏科學依據(jù)，不夠合理。這些問題在不同程度上削弱了文書檔案管理工作的有效性，亟須得到重視和解決。

（二）新技術(shù)應用不充分

新技術(shù)應用不足，導致文書檔案管理的數(shù)字化和信息化水平偏低，系統(tǒng)集成度和關(guān)聯(lián)性不強。根據(jù)行業(yè)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當前文書檔案數(shù)字化程度不足，紙質(zhì)檔案仍占據(jù)較高比例；同時，“信息孤島”現(xiàn)象普遍存在，文書檔案系統(tǒng)的建設(shè)相對滯后，且現(xiàn)有系統(tǒng)與辦公自動化（OA）、企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）、資產(chǎn)資源管理（ARP）等系統(tǒng)的對接程度較低。盡管許多單位已啟動檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，但整體信息化水平仍有待提升。具體表現(xiàn)在電子文書檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的功能尚不完善，與辦公自動化等系統(tǒng)的集成度不高；數(shù)字化文書檔案資源建設(shè)滯后，大量紙質(zhì)文書檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)換面臨諸多困難和阻礙；文書檔案信息資源共享機制尚未健全，難以充分滿足單位內(nèi)部人員對文書檔案信息的檢索和使用需求。

（三）人才隊伍建設(shè)不完善

人才資源匱乏且結(jié)構(gòu)失衡，是文書檔案管理工作中面臨的一個顯著困境。由于文書檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，復合型人才成為提升管理質(zhì)量的必要條件。然而，當前具備檔案學、信息管理以及計算機等相關(guān)專業(yè)背景的人才比例較低，導致人才結(jié)構(gòu)失衡。同時，許多單位的檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，檔案相關(guān)資格證書持有率不高，形成了明顯的能力缺口。此外，系統(tǒng)的專業(yè)培訓和繼續(xù)教育機會相對匱乏，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力難以跟上時代發(fā)展的步伐。這一系列問題不僅限制了文書檔案管理水平的提升，也影響了文書檔案管理服務(wù)的效果。

（四）檔案安全防護不足

文書檔案的安全問題在文書檔案管理過程中愈發(fā)凸顯，這主要源于檔案安全防范意識薄弱以及安全防護措施不足。許多單位對文書檔案安全的重視程度仍然不夠；文書檔案借閱流程缺乏明確的規(guī)定和監(jiān)管；電子文書檔案存儲系統(tǒng)缺乏必要的安全防護手段，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制等；文書檔案數(shù)據(jù)備份工作不到位，存在數(shù)據(jù)丟失或損壞的風險。這些問題的存在，極易導致文書檔案數(shù)據(jù)泄露、載體損壞以及權(quán)限失效等問題，從而給各單位的正常工作帶來嚴重的安全隱患。

四、新時期文書檔案管理新模式的構(gòu)建

針對新時期文書檔案管理模式的創(chuàng)新，筆者經(jīng)過系統(tǒng)構(gòu)思和科學研究，建議從如下方面構(gòu)建科學、規(guī)范、高效的文書檔案管理新模式：

（一）構(gòu)建文書檔案管理體系

相關(guān)單位應致力于優(yōu)化文書檔案管理體系，確保文書檔案管理運行機制高效且順暢。為此，應從基礎(chǔ)規(guī)范、操作執(zhí)行和監(jiān)督評價等多個層面強化體系建設(shè)，制訂出一套科學、全面、系統(tǒng)且規(guī)范的文書檔案管理體系。該體系應詳細界定文書檔案在形成、收集、接收、鑒定、整理、保管、借閱、銷毀和利用等各個環(huán)節(jié)的操作標準和規(guī)范。

其一，要明確文書檔案管理的歸口部門、具體崗位職責、負責人員及經(jīng)辦人員，確保責任到人；其二，要更加科學地劃分文書檔案的分類標準，并清晰界定各類文書檔案的業(yè)務(wù)歸檔范圍及保管期限，以便高效管理；其三，要完善文書檔案管理的督查機制，通過定期與不定期的評估、研判，不斷改進檔案管理工作；其四，還要建立健全的文書檔案保管與利用機制，科學規(guī)范文書檔案的借閱與銷毀流程，以提升檔案的利用效率和使用價值，確保其發(fā)揮最大效益。

（二）推進文書檔案管理數(shù)字化、智能化發(fā)展

檔案管理單位應積極推動文書檔案管理工作的數(shù)字化與智能化發(fā)展。依據(jù)自身主要職責和業(yè)務(wù)范疇，圍繞文書檔案管理模式，逐步構(gòu)建體系完備、機制順暢、方式多元、功能全面、安全可靠的電子文書檔案管理系統(tǒng)。首先，應迅速推進傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)換進程，建立數(shù)字文書檔案資源庫，確保存量檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理；其次，應克服工作理念、技術(shù)實施及管理機制上的種種挑戰(zhàn)，實現(xiàn)文書檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效整合與對接，從而大幅提升文書檔案管理效率；再次，應著力加強智能化檢索系統(tǒng)的建設(shè)，通過技術(shù)手段優(yōu)化信息檢索流程，提高文書檔案信息的檢索速度與利用效率；最后，搭建文書檔案信息資源共享平臺，旨在促進管理、業(yè)務(wù)及后勤等多部門的信息互通與合作，推動信息的廣泛交流與高效利用。

（三）加強人才隊伍建設(shè)

為加強人才隊伍建設(shè)，相關(guān)單位應高度重視文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，精心培育現(xiàn)有檔案管理人員，并積極引進復合型人才。

其一，應定期組織專業(yè)知識培訓與交流活動，不定期開辦專題研討班，以提升文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力；其二，鼓勵并支持他們進行學歷深造或繼續(xù)教育學習，以持續(xù)、系統(tǒng)地提高其專業(yè)水平；其三，建立并實施文書檔案人才引進機制，吸引高水平的檔案管理人才加入；其四，建立完善的人員評價考核機制，優(yōu)化崗位晉升、職稱評審和人才使用等激勵機制，從而進一步激發(fā)文書檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。

以深圳市檔案館為例，該館實施了“雙導師制”，不僅開設(shè)了與信息安全防護等內(nèi)容相關(guān)的專題培訓課程，還創(chuàng)新性地采用了“線上+線下”相結(jié)合的混合教學模式。此外，為吸引技術(shù)專家，檔案館特別設(shè)立了“檔案創(chuàng)新崗”。通過這些舉措，深圳市檔案館成功培育了一大批既精通檔案管理業(yè)務(wù)又能熟練掌握信息技術(shù)的文書檔案骨干人才。

（四）加強檔案安全防護

為加強對文書檔案的安全管理，相關(guān)單位應加強內(nèi)部檔案安全意識培訓工作，嚴格遵循相關(guān)制度要求和文件規(guī)定，采取多元化的安全防護措施。

其一，應加強文書檔案安全的宣傳和培訓工作，不斷增強檔案管理人員的安全意識；其二，應進一步規(guī)范文書檔案的借閱審批流程，嚴格管理訪問權(quán)限、審批環(huán)節(jié)及相關(guān)責任人，確保信息的機密性；其三，應強化電子文書檔案存儲系統(tǒng)的安全防護措施，利用技術(shù)手段有效防范數(shù)據(jù)泄露、載體損壞及權(quán)限失效等風險；其四，重視數(shù)據(jù)備份工作，以保障文書檔案信息的完整性和安全性；其五，應定期開展文書檔案在收集、管理、保管及使用等環(huán)節(jié)的安全檢查與督查工作，進行風險研判，及時發(fā)現(xiàn)并消除潛在的安全隱患。

五、結(jié)語

文書檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化是一項長期而艱巨的任務(wù)，它要求我們不斷總結(jié)實踐經(jīng)驗、創(chuàng)新工作思路、完善各項機制，通過采取構(gòu)建文書檔案管理體系，推進文書檔案管理數(shù)字化、智能化發(fā)展，加強人才隊伍建設(shè)等一系列措施，以適應新時代的發(fā)展要求，為檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展貢獻更多的智慧和力量。展望未來，隨著信息技術(shù)的日新月異、人工智能技術(shù)的蓬勃發(fā)展以及文書檔案管理的日益復雜化，文書檔案管理工作無疑將面臨更加嚴峻的挑戰(zhàn)，同時也將迎來更為廣闊的發(fā)展空間和前所未有的發(fā)展機遇。在此背景下，各單位應保持開放的姿態(tài)和勇于創(chuàng)新的精神，積極探索新技術(shù)、新方法在文書檔案管理中的有效應用，持續(xù)提升文書檔案管理水平，以更好地服務(wù)于檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

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（作者簡介：申世園，男，碩士研究生，中國科學院行政管理局，中級，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）