一、引言

智慧校園環(huán)境下的高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)，離不開(kāi)人才、制度、技術(shù)等條件的支撐，這些因素也是檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵所在。這就需要高校樹(shù)立開(kāi)放的觀念，有先進(jìn)的指導(dǎo)思想作引領(lǐng)；完善制度體系，實(shí)現(xiàn)常態(tài)化發(fā)展；依托先進(jìn)科技力量，與人工智能等先進(jìn)技術(shù)深度融合；加大教育培訓(xùn)力度，提供人才保障，促使智慧校園環(huán)境下的高校檔案數(shù)字化管理體系不斷完善。

二、加強(qiáng)思想引導(dǎo)與設(shè)施建設(shè)，提供規(guī)劃保障

（一）重視數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)

高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是智慧校園發(fā)展的重要推手，而后者的發(fā)展戰(zhàn)略也為前者的穩(wěn)中求進(jìn)指明了方向。要想達(dá)到預(yù)期的建設(shè)效果，就需要高校相關(guān)從業(yè)人員多學(xué)習(xí)此方面的內(nèi)容，提高對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作重要性與必要性的認(rèn)識(shí)，并借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)與做法，立足檔案管理工作的實(shí)際情況，采取適合的數(shù)字化工作模式，以貼合智慧校園發(fā)展的要求。在高校內(nèi)部加強(qiáng)宣傳教育，引起師生與相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)注，鼓勵(lì)其積極參與其中，為相關(guān)工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，形成全員配合的良好氛圍。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1.配備硬件設(shè)備

高校應(yīng)加大對(duì)智慧校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，以保障檔案管理數(shù)字化所需的硬件設(shè)備能夠滿足后續(xù)的性能升級(jí)等需求。檔案管理部門(mén)應(yīng)深入分析當(dāng)前狀況，明確智慧校園建設(shè)對(duì)檔案管理數(shù)字化的具體要求，并找出當(dāng)前數(shù)字化建設(shè)中存在的不足，據(jù)此確定硬件設(shè)備建設(shè)的重點(diǎn)，完善相關(guān)配置，諸如配備智能掃描儀、智能打印設(shè)備及智能存儲(chǔ)設(shè)備等，以推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

2.開(kāi)發(fā)系統(tǒng)軟件

為配備具備強(qiáng)大安全防御性能、功能模塊完善且操作便捷的系統(tǒng)軟件，高校應(yīng)與科研機(jī)構(gòu)或高端軟件企業(yè)攜手合作，研發(fā)符合高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)需求的系統(tǒng)軟件，從而更好地滿足檔案數(shù)據(jù)管理、利用以及安全防護(hù)等多方面的需求。

（三）做好前期規(guī)劃工作

為實(shí)現(xiàn)智慧校園建設(shè)與檔案管理數(shù)字化的深度融合，應(yīng)將檔案管理數(shù)字化納入校園現(xiàn)代化建設(shè)的整體規(guī)劃中，確保檔案管理數(shù)字化在流程和模式上與智慧校園建設(shè)保持相對(duì)統(tǒng)一，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展。高校在進(jìn)行電子檔案管理優(yōu)化與改革的同時(shí)，也應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式進(jìn)行革新，構(gòu)建電子檔案與紙質(zhì)檔案一體化的管理體系，打造科學(xué)完備的一體化檔案管理系統(tǒng)，加大檔案數(shù)據(jù)資源的整合力度，完善檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，以提升高校對(duì)檔案信息的綜合管理能力，確保檔案信息完整與全面。為加速推進(jìn)高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，應(yīng)依據(jù)檔案的重要性進(jìn)行合理劃分，優(yōu)先對(duì)具有特殊價(jià)值及重大歷史意義的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并運(yùn)用專業(yè)技術(shù)手段修復(fù)受損的檔案信息。同時(shí)，要盡快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，解決信息不對(duì)稱及數(shù)據(jù)冗余等問(wèn)題。為此，高校應(yīng)當(dāng)確保圖書(shū)館、教務(wù)管理部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的溝通渠道暢通無(wú)阻，實(shí)現(xiàn)各管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，從而持續(xù)提升檔案的服務(wù)質(zhì)量。

三、完善檔案管理體系，提供制度保障

（一）實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)一體化

在智慧校園環(huán)境下，為了確保高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作有序進(jìn)行，高校應(yīng)基于自身實(shí)際情況，盡快健全職能責(zé)任機(jī)制。要明確界定職責(zé)分工，組織相關(guān)學(xué)習(xí)活動(dòng)，使各部門(mén)及相關(guān)人員清晰了解自身的責(zé)任與義務(wù)，以便在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)追溯責(zé)任，確保工作規(guī)范開(kāi)展。

（二）明確檔案管理數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

高校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，明確并完善檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，以保障檔案信息的收集、整理、分析、歸檔及存儲(chǔ)等工作高效開(kāi)展。同時(shí)，高校還應(yīng)進(jìn)一步分析并確定檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的各項(xiàng)要求、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，涵蓋技術(shù)指導(dǎo)、管理以及業(yè)務(wù)等多個(gè)層面，以確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的一致性，避免由于不合理操作而產(chǎn)生的各種不良影響。高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)清洗技術(shù)和數(shù)據(jù)校驗(yàn)方法的科學(xué)運(yùn)用，進(jìn)一步優(yōu)化和完善檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估與監(jiān)控機(jī)制，從而確保高校檔案數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性和安全性。在檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中，高校應(yīng)緊跟科技發(fā)展步伐，采納新技術(shù)和新方法，加強(qiáng)檔案的信息化、數(shù)字化、智能化建設(shè)，提升高校檔案數(shù)字化服務(wù)水平，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

（三）健全安全防御管理體系

1.加大對(duì)物理環(huán)境的管理力度

為確保計(jì)算機(jī)等設(shè)備能夠置于安全的空間中運(yùn)行，高校還應(yīng)建設(shè)專門(mén)的檔案管理室，并將相關(guān)硬件設(shè)備放置于該室內(nèi)，營(yíng)造一個(gè)安全、穩(wěn)定的物理環(huán)境。同時(shí)，應(yīng)做好檔案管理室的安全管理工作，如采取防火、防磁措施，確保室內(nèi)通風(fēng)良好等。此外，應(yīng)制訂科學(xué)完善的檔案管理室安全管理體系，將安全管理責(zé)任明確落實(shí)到具體人員身上，并定期開(kāi)展室內(nèi)物理安全隱患的排查和管控工作，同時(shí)做好相應(yīng)的安全管理記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并有效解決安全問(wèn)題。

2.加大對(duì)信息安全的管理力度

鑒于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性特點(diǎn)，檔案信息安全隱患不容忽視。一是定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行病毒查殺，采用先進(jìn)的殺毒軟件，有效防范病毒、黑客等對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境的惡意攻擊。二是加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限管理，應(yīng)用身份識(shí)別技術(shù)、加密技術(shù)、權(quán)限設(shè)置技術(shù)等手段，有效防止無(wú)關(guān)人員隨意登錄系統(tǒng)，確保系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全。同時(shí)做好數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)工作，定期進(jìn)行系統(tǒng)的安全檢測(cè)，確保系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定運(yùn)行。此外，還應(yīng)設(shè)置日志記錄功能，詳細(xì)記錄用戶訪問(wèn)檔案管理系統(tǒng)的全程操作，以便日后及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全危機(jī)，確保高校的數(shù)據(jù)環(huán)境更加安全與穩(wěn)定。三是依托先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)手段，盡快構(gòu)建智能化的檔案信息安全管理與控制體系，具體針對(duì)檔案信息安全、運(yùn)行系統(tǒng)算法安全、運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)安全以及隱私保護(hù)安全等方面進(jìn)行管控。同時(shí)做好定期的系統(tǒng)安全防護(hù)升級(jí)工作，加強(qiáng)新型安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，以更好地應(yīng)對(duì)各種新型網(wǎng)絡(luò)安全攻擊。還應(yīng)借助技術(shù)識(shí)別手段，及時(shí)精準(zhǔn)地抵御各類風(fēng)險(xiǎn)，減少安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，從而筑牢高校內(nèi)外網(wǎng)的安全屏障。

四、發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提供技術(shù)保障

（一）利用人工智能技術(shù)

1.提升檔案管理質(zhì)效

當(dāng)前，高校檔案的信息量持續(xù)增長(zhǎng)，信息在種類、格式、來(lái)源及語(yǔ)言等方面展現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)。高?？赏ㄟ^(guò)人工智能大模型、自然語(yǔ)言處理、圖像識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理和有序處理，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)局限，將大量的音視頻檔案轉(zhuǎn)化為文本信息，促進(jìn)多樣化檔案信息的充分利用和深度開(kāi)發(fā)，進(jìn)而顯著提升檔案管理的智能化水平。

2.提升檔案利用效率

高校應(yīng)將提升檔案資源利用率作為工作目標(biāo)。一是積極引進(jìn)先進(jìn)的人工智能技術(shù)，對(duì)檔案資源的利用價(jià)值進(jìn)行深入挖掘與分析，推動(dòng)檔案資源的多元化利用。二是在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，引進(jìn)智能機(jī)器人。利用智能機(jī)器人的機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語(yǔ)言處理等技術(shù)，為用戶提供專業(yè)、便捷的檔案咨詢服務(wù)。三是深入挖掘檔案資源，并結(jié)合大語(yǔ)言模型等技術(shù)手段，加速實(shí)現(xiàn)檔案的編研工作目標(biāo)，從而進(jìn)一步提升檔案服務(wù)水平。四是在自助查詢終端開(kāi)發(fā)自助打印、檔案查詢等功能，為用戶提供查詢便利，減少等待時(shí)間，減輕檔案管理部門(mén)的工作負(fù)擔(dān)。需要注意的是，自助查詢終端的服務(wù)范圍廣泛，建議安裝在學(xué)生服務(wù)中心等人流量較大的區(qū)域，以便用戶隨時(shí)自助查詢檔案信息。

（二）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)

1.構(gòu)建集中化的檔案數(shù)字化平臺(tái)

高校應(yīng)構(gòu)建集中化的檔案數(shù)字化平臺(tái)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)整合電子文檔管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門(mén)檔案資料的集中存儲(chǔ)與統(tǒng)一管理。此舉旨在推動(dòng)高校檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，并提升檔案服務(wù)的現(xiàn)代化水平。

2.妥善處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

高校檔案中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占比較大，其收集與處理工作尤為復(fù)雜。為確保數(shù)據(jù)的完整性，應(yīng)運(yùn)用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行拆分、濾重及統(tǒng)計(jì)。為了實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，可將電子郵件、報(bào)表、圖片等非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)，并存儲(chǔ)于檔案管理系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)融合。針對(duì)無(wú)法轉(zhuǎn)換的音視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，由于它們無(wú)法直接保存在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，可創(chuàng)建專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)這些數(shù)據(jù)。此外，還有一部分非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與新媒體平臺(tái)生成的數(shù)據(jù)相融合，這類數(shù)據(jù)具有動(dòng)態(tài)性和即時(shí)性的特點(diǎn)，因此要開(kāi)發(fā)相應(yīng)程序?qū)ζ溥M(jìn)行專門(mén)管理。

（三）利用云計(jì)算技術(shù)

在高校推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程中，利用云計(jì)算技術(shù)是一項(xiàng)關(guān)鍵舉措。通過(guò)將檔案數(shù)據(jù)遷移至云端存儲(chǔ)，依據(jù)實(shí)際需求靈活調(diào)配存儲(chǔ)空間和計(jì)算資源，從而規(guī)避因硬件設(shè)備陳舊或升級(jí)所帶來(lái)的成本高昂及維護(hù)流程復(fù)雜等難題。此外，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用還能顯著提升檔案數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。借助多重備份機(jī)制與數(shù)據(jù)加密技術(shù)，檔案數(shù)據(jù)得以有效保障，從而避免數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊及數(shù)據(jù)泄露等潛在威脅，為高校檔案管理提供更為堅(jiān)實(shí)的保障。?

五、提升個(gè)人素質(zhì)與加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提供人才保障

（一）明確崗位責(zé)任與素質(zhì)要求

在智慧校園建設(shè)的背景下，高校檔案部門(mén)工作人員要具備一定的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力。

1.業(yè)務(wù)水平

工作人員應(yīng)具備專業(yè)的知識(shí)技能，通過(guò)培訓(xùn)、交流等多種途徑，不斷學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí)、政策規(guī)定。通過(guò)不斷提升專業(yè)能力，在工作中具備較高的業(yè)務(wù)水平。

2.信息素養(yǎng)

工作人員應(yīng)有與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提升自身的信息素養(yǎng)，熟練掌握并靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)。采用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展工作，逐步向復(fù)合型人才標(biāo)準(zhǔn)靠攏，持續(xù)提升高校檔案管理的質(zhì)量與水平。

3.責(zé)任意識(shí)

工作人員應(yīng)有堅(jiān)定的職業(yè)信念，保持積極向上的心態(tài)以及愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的職業(yè)精神。一是改善服務(wù)態(tài)度，更新服務(wù)理念，致力于提供高質(zhì)量的服務(wù)。二是發(fā)揚(yáng)開(kāi)拓進(jìn)取的精神，加強(qiáng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與提煉，積極借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，不斷提高工作技能。在此基礎(chǔ)上，還要確保檔案的完整性、安全性，維護(hù)相關(guān)權(quán)益人的個(gè)人隱私與合法權(quán)益，全心全意地投身于檔案事業(yè)中。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

智慧校園環(huán)境下的檔案管理數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)人才的支持，工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)直接影響到檔案管理工作的成效。因此，加強(qiáng)數(shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)顯得尤為重要。一是完善人才引進(jìn)機(jī)制，引進(jìn)具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)工作理念及專業(yè)知識(shí)技能的人才，以優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)。二是強(qiáng)化人才培訓(xùn)方案，加大培訓(xùn)力度，提升工作人員的技術(shù)應(yīng)用能力，確保其能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)。三是建立健全的人才考核機(jī)制，定期對(duì)工作人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行評(píng)估，激勵(lì)他們積極參與培訓(xùn)考核，摒棄過(guò)時(shí)的工作觀念，迅速適應(yīng)新的工作環(huán)境。四是鼓勵(lì)工作人員積極開(kāi)展跨學(xué)科合作，探索先進(jìn)技術(shù)在高校檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用，加速智慧化研究成果的轉(zhuǎn)化，充分發(fā)揮個(gè)人價(jià)值與專業(yè)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)高校檔案管理工作順利轉(zhuǎn)型。

六、結(jié)語(yǔ)

智慧校園環(huán)境下的高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)加強(qiáng)思想引導(dǎo)與設(shè)施建設(shè)，提供規(guī)劃保障；完善檔案管理體系，提供制度保障；發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提供技術(shù)保障；提升個(gè)人素質(zhì)與加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提供人才保障。多措并舉，推進(jìn)檔案事業(yè)朝著智慧化方向發(fā)展。

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（作者簡(jiǎn)介：王洪波，男，本科，德州高級(jí)師范學(xué)校，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉月嬌）