一、引言

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息化建設面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法應對檔案數(shù)量的日益增長，不能滿足人們對檔案信息的利用需求。為了更好地應對這一挑戰(zhàn)，亟待加強檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)的人工操作到智能化、自動化管理的轉型，提升檔案管理的服務水平，以實現(xiàn)檔案資源共享、提高工作效率和提升服務質量。這不僅符合時代發(fā)展需求，也有助于檔案管理行業(yè)的持續(xù)創(chuàng)新和進步?；诖?，本文從檔案管理信息化建設的重要性入手，基于檔案信息化建設的困境，提出相應的解決策略，以期為檔案信息化建設提供參考，推動檔案事業(yè)健康發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時代加強檔案信息化建設的重要性

（一）保障檔案信息安全

在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息主要以電子數(shù)據(jù)形式進行保存和傳輸，這就使其容易被復制、傳播和濫用。所以，要積極利用現(xiàn)代信息技術，從而有效保障檔案信息的安全。

首先，信息化建設可以通過自動化的數(shù)據(jù)備份和災難恢復機制，確保檔案信息在發(fā)生系統(tǒng)故障、自然災害或人為破壞時得到有效恢復。通過分布式存儲和云計算技術，檔案數(shù)據(jù)可以得到多重備份，有效避免數(shù)據(jù)丟失或損壞。其次，信息化系統(tǒng)可以設定嚴格的權限控制，確保只有授權人員能夠訪問敏感檔案信息。通過身份認證、訪問控制等技術，防止未授權人員的非法訪問，減少內(nèi)部泄密的風險。最后，信息化建設支持遠程訪問和云端存儲，可以在多個地點和設備之間靈活訪問檔案信息，同時也通過多級備份保證信息安全。即使某一地點的設備遭遇安全威脅，其他備份點仍能確保信息不丟失。

（二）促進檔案資源共享與利用

目前，我國一些企事業(yè)單位的檔案管理工作尚未形成一個統(tǒng)一的體系，有的單位把檔案工作劃入不同的部門，有些單位則由各個部門自行處理。這種情況造成了檔案資源利用率較低。如果不能將其充分利用起來，就會導致檔案資源的閑置，這對于檔案工作的發(fā)展而言是非常不利的。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，要想更好地促進檔案資源共享，就要從根本上解決檔案管理中存在的問題，這樣才能夠使檔案資源得到充分利用。例如，在開展檔案管理工作時，可以借助網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)資源整合與共享，從而讓檔案的應用價值得到最大限度的發(fā)揮。在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程中，應注重加強與其他行業(yè)之間的信息交流和溝通，并對信息內(nèi)容進行及時更新。此外，還要加大對檔案信息數(shù)據(jù)的分析和挖掘力度，使其能夠為后期的工作提供有價值的參考依據(jù)。[1]

（三）促進決策科學化與精準化

隨著大數(shù)據(jù)技術的快速發(fā)展，檔案信息化系統(tǒng)在各行各業(yè)的應用日益廣泛。此類系統(tǒng)能夠幫助相關行業(yè)在日常管理和運營中探析發(fā)展動向、用戶需求以及供應鏈優(yōu)化等關鍵信息，提升運營效率，增強競爭力。一方面，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析與挖掘，信息化系統(tǒng)能夠幫助決策者發(fā)現(xiàn)潛在的規(guī)律和趨勢。這些規(guī)律不僅限于歷史數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)，還能夠預測未來的發(fā)展方向。例如，在管理領域，通過分析檔案數(shù)據(jù)中的公共服務和資源分配特點，系統(tǒng)可以揭示出社會發(fā)展中的隱性需求，預測可能的趨勢，為決策者提供準確的數(shù)據(jù)支持，從而推動決策的調整與優(yōu)化。另一方面，系統(tǒng)不僅能夠處理傳統(tǒng)的結構化數(shù)據(jù)，還可以對非結構化數(shù)據(jù)進行深入挖掘，如圖像、文本、音頻等信息。通過這些高效的分析工具，系統(tǒng)能夠更全面地識別檔案中的關鍵信息，支持決策的制定。[2]

三、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設面臨的困境

（一）技術與標準不統(tǒng)一

不同的單位和部門在檔案管理過程中，往往選擇不同的技術平臺和系統(tǒng)架構。比如，一些單位可能使用傳統(tǒng)的單機版檔案管理軟件，而另一些單位則使用基于云平臺的檔案管理系統(tǒng)。此外，一些部門可能采用了開放源代碼的軟件，而其他部門則使用了封閉的商業(yè)軟件。這些技術架構之間缺乏統(tǒng)一性，使它們之間在數(shù)據(jù)交換、共享等互通性方面存在較大障礙。而且，檔案管理系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)格式和標準在各個單位和部門之間也往往存在差異。例如，在檔案數(shù)據(jù)的存儲、傳輸、共享過程中，使用的文件格式（如PDF、DOC、XML、JSON等）可能不同，甚至同一類檔案在不同單位中可能使用不同的數(shù)據(jù)標準，導致系統(tǒng)之間難以順利交換和識別數(shù)據(jù)。

（二）資金與資源限制

檔案信息化的基礎是擁有完善的基礎設施。包括數(shù)據(jù)存儲設備、服務器、網(wǎng)絡設備、備份系統(tǒng)等，這些設施往往投入巨大。尤其在初期，很多單位需要構建一個檔案管理平臺，采用高效的數(shù)據(jù)庫和存儲系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)的可擴展性和穩(wěn)定性。這些設備不僅需要采購費用，還需要后期的維護、升級和替換，造成了持續(xù)的資金壓力。檔案信息化建設并非一次性投入，系統(tǒng)建成后，長期的運營維護同樣需要持續(xù)投入。尤其在信息化技術日新月異的今天，軟硬件會逐漸過時或出現(xiàn)不兼容的情況，因此需要定期進行硬件更換、技術升級、軟件版本更新等。這些更新和維護工作的成本不僅體現(xiàn)在實際資金投入上，還包括技術支持人員的招聘和培訓。許多單位，尤其是中小型單位，可能面臨長期缺乏技術維護資金的問題，無法保證系統(tǒng)的長期可用性和穩(wěn)定性。[3]

（三）人員素質與培訓問題

檔案管理的核心任務是對各類檔案進行收集、整理、存儲、保管和利用，而隨著信息技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質檔案管理逐漸向數(shù)字化轉型。檔案信息化建設通常要求檔案管理人員具備一定的計算機領域相關知識和技術能力，以便能夠熟練運用各種信息系統(tǒng)、軟件設備。然而，許多檔案管理人員并沒有專業(yè)的技術背景，在選擇信息化工具時，他們可能無法準確判斷軟件的功能與需求的匹配度。無法有效配置系統(tǒng)參數(shù)，導致檔案管理系統(tǒng)的性能和效果未達到預期。同時，信息化建設不僅需要購買新的軟件設備，還涉及業(yè)務流程的重構以及工作方式的改變。在沒有充分的技術培訓和心理準備的情況下，會導致部分檔案管理人員對新技術和新工作方式存在不適應的情況。

（四）跨區(qū)域數(shù)據(jù)濫用

許多國家和地區(qū)已經(jīng)有意識地建立檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管和保護的相關機制，但這些規(guī)定在跨區(qū)域數(shù)據(jù)共享時面臨一些挑戰(zhàn)。跨區(qū)域的機構在共享數(shù)據(jù)時，可能會導致數(shù)據(jù)被濫用。例如，某些機構或個人可能通過共享的數(shù)據(jù)進行未經(jīng)許可的商業(yè)行為、征信評估等，導致數(shù)據(jù)主體的權益受到侵害。這加劇了數(shù)據(jù)濫用的風險，尤其是在缺乏嚴格的審計和監(jiān)管機制的情況下，一些用戶或組織可能利用共享數(shù)據(jù)進行不正當行為。

四、大數(shù)據(jù)時代加強檔案信息化建設的對策

（一）推動行業(yè)間的共享信息標準化

實行行業(yè)之間數(shù)據(jù)信息標準化，可以確保數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間的無縫對接。其一，設立行業(yè)協(xié)會、聯(lián)盟或者跨行業(yè)的技術委員會，聚集不同行業(yè)的專家和代表，共同制定和推動標準的實施。其二，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和接口規(guī)范。例如，可以通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式（如JSON、XML等）、數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議（如RESTfulAPI、SOAP等）以及接口標準，確保不同的系統(tǒng)能夠順暢地進行數(shù)據(jù)交互。同時，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)定義（如數(shù)據(jù)字典）能夠使數(shù)據(jù)在不同平臺之間的一致性得以保證。其三，鼓勵采用開放的標準與協(xié)議，而不是封閉的專有標準，這樣可以減少技術和平臺的鎖定效應，使數(shù)據(jù)可以在兼容性強的系統(tǒng)中互操作。其四，引入行業(yè)標桿。引導行業(yè)領先企業(yè)或技術公司采用符合標準的技術解決方案，發(fā)揮示范作用。這種“標桿效應”能夠加速行業(yè)內(nèi)的標準化進程。[4]

（二）財政支持與跨部門跨區(qū)域資源整合

隨著科技的快速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化轉型日益迫切。財政支持可以幫助相關部門升級傳統(tǒng)的檔案管理模式，推動檔案管理系統(tǒng)的建設和完善。尤其是基層單位，充分的財政支持能夠有效解決資金問題，確保檔案信息化建設的順利進行。

首先，完善檔案管理硬件設施，如存儲設備、服務器等。同時，要加大對數(shù)字檔案管理軟件的研發(fā)投入，提升系統(tǒng)的智能化水平。其次，在不同地區(qū)之間，可以通過建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，打破地區(qū)間的技術壁壘，實現(xiàn)信息和資源的共享。例如，可以搭建跨地區(qū)的數(shù)字檔案資源共享平臺，確保各地檔案資源的存儲、檢索和應用具有統(tǒng)一的技術標準和操作流程。最后，利用云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)存儲、管理和共享。這不僅能夠提升檔案管理效率，還能在災難恢復、數(shù)據(jù)備份等方面提供更好的保障。各級部門、行業(yè)組織可以共同搭建統(tǒng)一的云平臺，提供跨區(qū)域的數(shù)據(jù)存儲和共享服務。

（三）加強培訓與引入復合型人才

為了適應檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質存檔管理到現(xiàn)代化、智能化、網(wǎng)絡化的轉變，要大力提高現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務能力、管理水平及數(shù)字化技能，同時積極引進復合型人才。

通過定期培訓，檔案管理人員要熟悉現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的操作流程及基本原理，能夠高效、準確地進行檔案的存儲、分類、檢索、保管等工作。同時，在檔案數(shù)字化進程中，檔案管理人員要學習如何使用掃描設備、運用OCR（光學字符識別）技術、數(shù)據(jù)壓縮技術等將傳統(tǒng)檔案轉化為數(shù)字格式，并通過相關軟件進行歸檔、存儲與管理。另外，為了適應信息化時代檔案管理的需求，僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理人員已遠遠不夠，急需引入復合型人才，以提升檔案管理的整體水平。復合型人才通常不僅精通檔案管理領域知識，還具備信息技術、數(shù)據(jù)科學、法律、管理等多個領域的知識。這種多領域的交叉知識背景能夠幫助檔案管理人員更好地應對信息化過程中遇到的復雜問題。復合型人才通常在技術和管理方面都具備較強的能力，能夠承擔檔案管理項目的技術研發(fā)、系統(tǒng)建設、數(shù)據(jù)分析等工作，同時也能發(fā)揮團隊管理、流程優(yōu)化、標準制定等管理職能。[5]

（四）加強數(shù)據(jù)監(jiān)管與防護

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)監(jiān)管要從全局視角出發(fā)，建立針對個人信息保護、數(shù)據(jù)安全、知識產(chǎn)權、數(shù)據(jù)管理等方面的系統(tǒng)化框架。首先，大數(shù)據(jù)時代，個人信息的收集和處理必須遵循知情同意、最小化收集和數(shù)據(jù)可追溯原則。應明確規(guī)定數(shù)據(jù)主體的知情權和選擇權，保障個人隱私和數(shù)據(jù)安全。針對敏感數(shù)據(jù)，如醫(yī)療、金融、教育等行業(yè)中涉及的敏感信息，應當設置更嚴格的管理要求，確保其在合法的前提下得到使用。其次，定期開展數(shù)據(jù)合規(guī)性審查，確保數(shù)據(jù)管理活動合法合規(guī)。通過第三方審查或內(nèi)部合規(guī)檢查等方式，確保數(shù)據(jù)使用的透明度和合規(guī)性。設立專門的合規(guī)團隊，負責監(jiān)控和評估數(shù)據(jù)管理過程中的具體執(zhí)行情況，確保數(shù)據(jù)管理與處理不出現(xiàn)濫用、侵權等風險。最后，在發(fā)生數(shù)據(jù)泄露或信息安全事件時，必須有明確的應急響應流程，包括事件的報告、調查、修復、通知以及相關責任追究等。要建立并細化系統(tǒng)數(shù)據(jù)泄露防護機制，明確數(shù)據(jù)泄露后的相應責任和賠償機制，確保數(shù)據(jù)主體的權益不受損害。

五、結語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設是一個復雜的系統(tǒng)工程，涉及技術、資金、人才等多方面的問題。要破解檔案信息化過程中面臨的困境，就需要相關部門和社會各界共同努力，推動技術創(chuàng)新、標準化建設、資源整合以及人才培養(yǎng)，以實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、智能化和高效化。

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（作者簡介：王維偉，女，本科，承德市財政局，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）