一、引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸暴露出種種弊端。面對(duì)檔案數(shù)量的急劇增長(zhǎng)和公眾對(duì)檔案需求的日益多樣化，檔案館如何提高自身管理水平已成為迫切需要解決的問(wèn)題?；诖?，本文主要針對(duì)現(xiàn)階段檔案館檔案管理中存在的問(wèn)題提出一系列提高檔案管理水平的措施，希望通過(guò)積極優(yōu)化管理流程、推進(jìn)數(shù)字化與智能化發(fā)展、加強(qiáng)檔案安全等，進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，促使檔案管理工作朝著信息化、智能化方向發(fā)展，以期從理論層面助力檔案館高效適應(yīng)新時(shí)代的要求。

二、現(xiàn)階段檔案館檔案管理工作中存在的問(wèn)題

新時(shí)期檔案管理工作面臨著越來(lái)越復(fù)雜的挑戰(zhàn)。檔案館是收集、保管檔案的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、征集、管理檔案和開(kāi)展檔案利用工作等，其管理水平直接影響檔案資源的利用率和安全性。但是，現(xiàn)實(shí)中不少檔案館在管理工作中仍存在許多問(wèn)題。

（一）檔案管理數(shù)字化水平不足

盡管信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，但一些檔案館檔案管理工作數(shù)字化水平仍然較低。

首先，部分檔案館的檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，大量紙質(zhì)檔案尚未完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，導(dǎo)致檔案管理和檢索效率低下，難以滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息快速獲取的需求。其次，檔案管理系統(tǒng)的功能較為單一，檔案數(shù)據(jù)處理能力有限。此外，檔案管理系統(tǒng)的兼容性和共享性較差，不同檔案館之間的數(shù)據(jù)難以互通，影響了檔案資源的整合與利用。數(shù)字化水平不足不僅限制了檔案管理效率的提高，也制約了檔案服務(wù)能力的提升。

（二）檔案管理專業(yè)人才匱乏

檔案管理工作需要具備專業(yè)知識(shí)和技能的管理人才，但目前許多檔案館面臨專業(yè)人才匱乏的問(wèn)題。

首先，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，部分工作人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，難以應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的需求。其次，檔案管理崗位的吸引力較低，導(dǎo)致高素質(zhì)人才流失嚴(yán)重，進(jìn)一步加劇了人才短缺的問(wèn)題。最后，隨著檔案管理數(shù)字化的推進(jìn)，檔案管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，還要具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，而現(xiàn)有人員往往難以滿足這一要求。專業(yè)人才的匱乏直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）檔案服務(wù)水平滯后

當(dāng)前，部分檔案館在檔案服務(wù)方面的主動(dòng)性和針對(duì)性不足，許多檔案館仍然停留在被動(dòng)提供檔案查詢服務(wù)的階段，缺乏深入分析用戶需求和主動(dòng)提供服務(wù)的能力。同時(shí)，檔案服務(wù)往往局限于傳統(tǒng)的人工查閱和復(fù)印服務(wù)，未能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供多樣化的服務(wù)形式，如在線查閱、遠(yuǎn)程服務(wù)、檔案數(shù)據(jù)分析等。此外，檔案服務(wù)的效率較低。由于檔案數(shù)字化程度不高和管理系統(tǒng)功能不完善，用戶在查詢和獲取檔案信息時(shí)往往需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。這些問(wèn)題不僅影響了檔案管理的成果轉(zhuǎn)化，降低了檔案資源的利用效率，還制約了檔案館檔案服務(wù)能力的提高。[1]

三、新時(shí)期提高檔案館檔案管理工作水平的有效措施

（一）優(yōu)化檔案管理流程，提高管理效率

新時(shí)期優(yōu)化檔案管理流程是提高檔案管理效率的首要步驟。在當(dāng)今檔案數(shù)量日益增加、公眾的檔案需求日益多元化的背景下，完善的檔案管理流程至關(guān)重要。

檔案館要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任及規(guī)范，確保檔案存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)和借閱各環(huán)節(jié)有序且高效。[2]為了滿足不同類型檔案的管理需求，檔案館可以根據(jù)檔案類型和使用頻率落實(shí)分類管理原則，以調(diào)整存取路徑并減少不必要的查詢等待時(shí)間。檔案館還要定期評(píng)估并優(yōu)化檔案管理流程，根據(jù)實(shí)際運(yùn)作情況進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而確保檔案管理流程的科學(xué)合理性。[3]

同時(shí)，檔案館要精簡(jiǎn)傳統(tǒng)檔案管理煩瑣的操作環(huán)節(jié)，盡可能減少人工干預(yù)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案資源自動(dòng)化收集、整理、存儲(chǔ)、查詢。比如，檔案館可以結(jié)合先進(jìn)的條形碼技術(shù)、二維碼技術(shù)，借助掃描設(shè)備自動(dòng)歸檔并檢索檔案，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)避免人工操作所引起的失誤，進(jìn)而大幅提高檔案管理效率。

（二）加快檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型

檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)階段檔案管理工作改革的重點(diǎn)內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已逐漸難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理高效、便捷的需求。檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅可以提高檔案管理效率，還可以滿足檔案長(zhǎng)期安全保存的要求。

檔案館要針對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，借助掃描等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，并建立數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)行統(tǒng)一管理。同時(shí)，檔案館還要根據(jù)不同的檔案類型選擇合適的數(shù)字化存儲(chǔ)形式，比如紙質(zhì)檔案可以采用光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)，對(duì)轉(zhuǎn)化后的電子圖像進(jìn)行糾偏、裁剪、去污等處理，最后將電子文件存儲(chǔ)在光盤或硬盤上，并進(jìn)行備份。檔案信息化建設(shè)并非單純是為了實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，還要建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，借助該系統(tǒng)促進(jìn)檔案信息的全面共享和高效利用。檔案管理人員依靠該系統(tǒng)可以進(jìn)行檔案查詢、借閱等環(huán)節(jié)的自動(dòng)化處理，顯著提高檔案管理工作效率。此外，檔案館在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中還要建立完善的檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)和安全防護(hù)措施，確保數(shù)字檔案在信息化環(huán)境下的長(zhǎng)期安全存儲(chǔ)。總之，檔案館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，也是提高檔案管理效率和服務(wù)水平的必經(jīng)之路。[4]

（三）推進(jìn)智能化檔案管理，提高檔案服務(wù)水平

在人工智能快速發(fā)展的背景下，智能化檔案管理已成為新時(shí)期提高檔案館工作效率和服務(wù)水平的重要方式。

檔案館可以引入智能化管理工具，借助人工智能技術(shù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行智能分類、標(biāo)簽、索引，以減少人工操作的不便。智能化管理系統(tǒng)可以根據(jù)檔案內(nèi)容的特征、使用頻率自動(dòng)執(zhí)行歸檔、存取、調(diào)度等操作，進(jìn)一步提高檔案管理的智能化和精準(zhǔn)化水平。此外，智能化檔案管理還可以采用數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)為檔案館提供有價(jià)值的信息支持。依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)分析現(xiàn)階段檔案檢索規(guī)律，檔案館可以準(zhǔn)確預(yù)測(cè)用戶需求，以此作為優(yōu)化檔案服務(wù)流程的依據(jù)，為用戶提供更加個(gè)性化的服務(wù)。借助智能語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)和自然語(yǔ)言處理技術(shù)，用戶可以采用語(yǔ)音指令查詢、借閱檔案，此種操作在提高用戶檔案查詢便捷性的同時(shí)，能顯著提高用戶的服務(wù)體驗(yàn)。智能化檔案管理不僅可以極大地提高檔案管理效率，還可以為檔案館提供更為精準(zhǔn)、靈活的服務(wù)解決方案，在滿足檔案館基本管理需求的基礎(chǔ)上，提供給用戶更高層次的智能化服務(wù)。[5]

（四）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著新時(shí)期檔案管理工作的質(zhì)量。目前一些檔案館的工作人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)能力等方面仍存在明顯不足。因此，檔案館要努力提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而逐步提高檔案管理工作水平。

首先，檔案館要定期組織針對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，使其掌握最新的檔案管理理論和管理技術(shù)。培訓(xùn)內(nèi)容除了涉及檔案管理基本知識(shí)，還要涵蓋現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字化檔案管理、智能化管理工具使用等方面的內(nèi)容。檔案管理人員要注意提高自身的實(shí)踐能力，借助實(shí)地操作、參與檔案管理項(xiàng)目等方式提高自身的實(shí)際操作技能。其次，檔案館還可以建立職業(yè)晉升體系，依靠該體系不斷激勵(lì)工作人員努力提升自身專業(yè)素養(yǎng)。檔案館要全面落實(shí)工作人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，以提高工作人員隊(duì)伍整體專業(yè)水平，進(jìn)而靈活應(yīng)對(duì)日常管理中的各種復(fù)雜問(wèn)題。[6]

（五）加強(qiáng)檔案安全工作，增強(qiáng)檔案管理安全性

檔案安全工作直接關(guān)系檔案管理的效果，也關(guān)系個(gè)人乃至集體的利益。隨著檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)問(wèn)題也越來(lái)越突出。新時(shí)期加強(qiáng)檔案館檔案安全工作日益重要，檔案館要嚴(yán)格落實(shí)檔案安全管理制度，明確各類檔案安全級(jí)別和保密要求，并依據(jù)不同性質(zhì)的檔案實(shí)施不同級(jí)別的安全措施。檔案館要意識(shí)到加強(qiáng)電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的重要性，采用高標(biāo)準(zhǔn)的防火墻、加密技術(shù)等手段防止檔案信息遭到外部攻擊。同時(shí)，檔案館也要定期檢查系統(tǒng)安全情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的安全隱患并加以解決。此外，檔案館要定期開(kāi)展檔案管理人員的安全保密教育，增強(qiáng)館內(nèi)員工的保密意識(shí)和法律責(zé)任意識(shí)，確保每位員工都可以在工作中嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。總之，檔案館只有加強(qiáng)檔案安全保密工作才可以確保檔案在存儲(chǔ)、管理以及流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全性，進(jìn)而切實(shí)保護(hù)檔案資源的安全。

（六）開(kāi)展豐富多樣的檔案文化活動(dòng)，加大檔案文化宣傳力度

首先，檔案館要充分發(fā)揮自身的資源優(yōu)勢(shì)，定期開(kāi)展檔案文化展覽和專題講座，讓社會(huì)公眾深入理解檔案的歷史意義和文化價(jià)值，激發(fā)他們對(duì)檔案保護(hù)和研究的興趣。例如，可舉辦“媒體開(kāi)放日”活動(dòng)，邀請(qǐng)記者參加體驗(yàn)活動(dòng)。通過(guò)定期組織各類文化活動(dòng)，進(jìn)一步吸引社會(huì)的關(guān)注。其次，在重要節(jié)日、紀(jì)念日等節(jié)點(diǎn)舉辦檔案文化講座、研討會(huì)或沙龍活動(dòng)，邀請(qǐng)專家學(xué)者解讀檔案背后的故事，增強(qiáng)公眾對(duì)檔案文化的認(rèn)知和興趣。最后，要結(jié)合信息化技術(shù)，利用新媒體平臺(tái)，如微信公眾號(hào)、微博、抖音等，定期發(fā)布檔案故事、檔案知識(shí)等內(nèi)容，以生動(dòng)有趣的方式傳播檔案文化，擴(kuò)大宣傳覆蓋面。

四、未來(lái)檔案館檔案管理的發(fā)展方向

（一）推動(dòng)數(shù)字化與智能化深度融合，構(gòu)建智慧檔案館

進(jìn)入信息化時(shí)代，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作將加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案資源的全流程數(shù)字化管理。人工智能技術(shù)將廣泛應(yīng)用于檔案的收集、整理、檢索、利用等環(huán)節(jié)，例如，利用自然語(yǔ)言處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的自動(dòng)標(biāo)引和智能檢索，利用圖像識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類和修復(fù)，利用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)預(yù)測(cè)檔案利用需求并提供個(gè)性化服務(wù)。智慧檔案館將打破傳統(tǒng)檔案館的時(shí)空限制，為用戶提供更加便捷、高效、精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。[7]

（二）強(qiáng)化資源開(kāi)放共享，構(gòu)建開(kāi)放檔案館

未來(lái)檔案館將更加注重檔案資源的開(kāi)放共享，通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源共享平臺(tái)，打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)檔案資源的跨部門、跨區(qū)域、跨層級(jí)共享利用。一方面，借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)，檔案館能夠構(gòu)建高效、安全、透明的資源共享平臺(tái)。云計(jì)算技術(shù)為海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理提供了強(qiáng)大的計(jì)算能力，使檔案資源能夠快速響應(yīng)各類查詢需求；大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，為決策提供支持；區(qū)塊鏈技術(shù)可以確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和不可篡改性，為檔案資源的可信共享提供了技術(shù)保障。另一方面，未來(lái)檔案館將打破傳統(tǒng)檔案館資源分散的局面，通過(guò)建立統(tǒng)一的資源共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)不同部門、不同地區(qū)、不同層級(jí)檔案館之間的互聯(lián)互通。例如，檔案館可以通過(guò)資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通有無(wú)，避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)。同時(shí)，跨區(qū)域的檔案資源共享也將促進(jìn)區(qū)域間的文化交流與合作，推動(dòng)歷史文化資源的整合與利用。[8]

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作在新時(shí)期發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。檔案館積極推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化、智能化以及跨部門協(xié)作，可以顯著提升檔案管理的工作效率，滿足公眾需求。未來(lái)，檔案館除了注重管理技術(shù)方面的革新，還要加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，以提高檔案文化的影響力，最終促使檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

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[3]王晨晨.關(guān)于新時(shí)期縣區(qū)檔案館如何做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)工作的探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（35）：43-46.

[4]許奮.關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平路徑選擇的探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（05）：49-51.

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[6]張瓊蘭.新時(shí)期加強(qiáng)基層精準(zhǔn)扶貧檔案管理工作的措施[J].科學(xué)與財(cái)富，2021，13（04）：363.

[7]郭穎. 數(shù)字檔案館一體化建設(shè)問(wèn)題研究——以S省T市為例[D].山東師范大學(xué)，2024.

[8]王蕊.新時(shí)期黨建檔案管理規(guī)范化措施探究[J].長(zhǎng)江叢刊，2021（15）：129-130.

（作者簡(jiǎn)介：陳菊英，女，本科，寧夏回族自治區(qū)檔案館，副研究館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>