數(shù)字檔案館是信息化時代檔案館開展業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)平臺,對于促進檔案收、管、存、用各項業(yè)務(wù)的精細化、規(guī)范化、科學化、高效化起著關(guān)鍵作用。建設(shè)數(shù)字檔案館是各級檔案部門貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中關(guān)于加強檔案信息化建設(shè)要求的必然舉措,是提升檔案治理能力、加快檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型、推進網(wǎng)絡(luò)強國工程建設(shè)的一項關(guān)鍵性工作。北京市自2021年起全面推動區(qū)級數(shù)字檔案館建設(shè)工作,3年多來,在市委領(lǐng)導的高位統(tǒng)籌和市委辦公廳(市檔案局)、市檔案館領(lǐng)導的大力支持下,在各區(qū)領(lǐng)導的高度重視和協(xié)調(diào)部署下,市區(qū)兩級檔案部門精心組織、認真實施,區(qū)級數(shù)字檔案館建設(shè)取得了一定成效。
2021年正式啟動區(qū)級數(shù)字檔案館建設(shè)工作以來,北京市將數(shù)字檔案館建設(shè)列入《北京市國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二○三五年遠景目標綱要》《北京市“十四五”時期信息化發(fā)展規(guī)劃》《北京市“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,明確提出全市16個區(qū)要在“十四五”期間全部建成數(shù)字檔案館的目標。隨后,市檔案局通過制發(fā)文件、組織培訓、定期督查、調(diào)研指導等多種方式,全力推進各區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)。各區(qū)均將數(shù)字檔案館建設(shè)納入本地區(qū)信息化建設(shè)工作規(guī)劃,并多次召開區(qū)委常委會、區(qū)政府常務(wù)會、建設(shè)工作推進會等進行專題研究,對加快推進本區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)、豐富檔案數(shù)字資源、確保檔案信息安全、實現(xiàn)檔案信息共享利用等提出明確要求,數(shù)字檔案館建設(shè)逐漸成為各區(qū)開展檔案信息化建設(shè)的核心工作,得到有序推進,取得了較好成效。
截至2024年底,項目建設(shè)進度方面,16個區(qū)均已完成立項,15個區(qū)已啟動建設(shè)工作。其中,有半數(shù)以上的區(qū)已完成局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺建設(shè),正在進一步優(yōu)化系統(tǒng)功能,海淀、昌平、懷柔3個區(qū)已完成項目驗收,具備系統(tǒng)認定資格;基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面,各區(qū)檔案館按照國家數(shù)據(jù)中心機房建設(shè)有關(guān)標準新建或改建機房、庫房,配置設(shè)施設(shè)備,為數(shù)字檔案館建設(shè)提供基礎(chǔ)支撐;檔案數(shù)字資源建設(shè)方面,各區(qū)檔案館通過開展檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)資源核查,不斷擴大數(shù)字化規(guī)模,提升數(shù)字化質(zhì)量,同時,各區(qū)積極探索電子檔案在線接收工作,分別與市政務(wù)服務(wù)和數(shù)據(jù)管理局就數(shù)字檔案館系統(tǒng)與市政務(wù)服務(wù)事項電子檔案管理系統(tǒng)對接事宜進行溝通,另有2個區(qū)已成功接收區(qū)屬立檔單位電子檔案。
在完成“規(guī)定動作”的基礎(chǔ)上,部分區(qū)還創(chuàng)新探索“自選動作”,目前建設(shè)成效初顯:海淀區(qū)積極應(yīng)用區(qū)塊鏈、OCR識別、人工智能等新技術(shù)實現(xiàn)電子文件真實性校驗、智能開放審核、檔案分類和保管期限劃分,有效提升了檔案管理工作質(zhì)效;昌平區(qū)基于自然語言處理、計算機視覺處理、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、語音識別等智能技術(shù),訓練大語言模型對檔案信息進行自動分析和檢索抽取,實現(xiàn)檔案自動著錄、智慧編研、跨模態(tài)檢索等功能,檔案開發(fā)和利用等工作更加高效便捷;平谷區(qū)將基于政務(wù)外網(wǎng)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)與北京市綜合辦公平臺——京辦系統(tǒng)完成集成對接,用戶可通過全市政務(wù)辦公平臺統(tǒng)一入口進入數(shù)字檔案館系統(tǒng),實現(xiàn)單點登錄和消息提醒功能,進一步提升了用戶便利性和系統(tǒng)安全性。
雖然北京市在推動區(qū)級數(shù)字檔案館建設(shè)方面取得了一定成效,但由于各區(qū)信息化建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱,導致原生電子文件的形成、歸檔和電子檔案的接收成為工作的難點、堵點,在一定程度上制約了數(shù)字檔案館建設(shè)工作的長遠發(fā)展。為此,北京市檔案局在全力推動數(shù)字檔案館建設(shè)的同時,也與各區(qū)檔案局共同推動有條件、有意愿、有基礎(chǔ)的區(qū)或區(qū)屬單位開展數(shù)字檔案室建設(shè),現(xiàn)已取得初步成效,力爭盡快取得突破性進展。
在推動區(qū)級數(shù)字檔案館建設(shè)方面,北京市在以下五個方面積累了一些可資借鑒的經(jīng)驗。
一是高位統(tǒng)籌是保障。數(shù)字檔案館建設(shè)是對檔案館硬件設(shè)施的迭代升級,可以促進檔案數(shù)字資源質(zhì)量的全面提升,需要政策、資金、技術(shù)、人才等各方面要素的集聚支撐和合力保障,僅僅依靠檔案部門單打獨斗遠遠不夠,要在領(lǐng)導的高位統(tǒng)籌下,各有關(guān)部門按照分管領(lǐng)域和職責分工協(xié)同發(fā)力,共同做好保障、推進工作。自北京市啟動數(shù)字檔案館建設(shè)工作以來,市委秘書長多次作出指示批示,并在全市檔案工作會議上對各區(qū)推進數(shù)字檔案館建設(shè)工作進行點評、提出具體要求;市檔案局、市檔案館、市委機要局等有關(guān)單位成立了全市檔案信息化領(lǐng)導小組,統(tǒng)籌調(diào)度全市工作推進情況;市委辦公廳制發(fā)文件明確將區(qū)檔案館新館建設(shè)與數(shù)字檔案館建設(shè)一體規(guī)劃、統(tǒng)籌推進;市檔案局與市委督查室、市委網(wǎng)信辦、市委機要局等有關(guān)單位分別聯(lián)合印發(fā)文件,為推進區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)提供政策保障;市檔案局局長、檔案館館長帶隊到各區(qū)對檔案館新館、數(shù)字檔案館建設(shè)進行現(xiàn)場督查。領(lǐng)導的重視和支持、各部門的協(xié)同和配合,為各區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利推進打下了堅實基礎(chǔ),創(chuàng)造了良好條件。
二是信息化大局是機遇。數(shù)字檔案館建設(shè)雖然功能聚焦于檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù),但系統(tǒng)運行和檔案數(shù)字資源建設(shè)要依托區(qū)域信息化規(guī)劃和各單位信息化發(fā)展。檔案部門要積極學習新發(fā)展理念,跟上發(fā)展趨勢,精準把握發(fā)展機遇,將檔案工作融入當前信息化發(fā)展大局,融入本地區(qū)智慧城市建設(shè)、數(shù)字政府建設(shè),特別是要把檔案信息化建設(shè)融入各單位信息化建設(shè)的總要求中,把辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔管理納入電子文件管理全流程中,構(gòu)建與各行各業(yè)信息化發(fā)展水平相匹配的電子檔案管理系統(tǒng),以檔案信息化助力各行業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)。北京市將數(shù)字檔案館建設(shè)列入《北京市“十四五”時期信息化發(fā)展規(guī)劃》十大重點任務(wù)之一,明確各區(qū)要一體謀劃區(qū)信息化建設(shè)與數(shù)字檔案館建設(shè)工作,確保“十四五”期間全部建成數(shù)字檔案館,實現(xiàn)檔案數(shù)字資源的在線接收和共享利用。16個區(qū)均將數(shù)字檔案館建設(shè)列入本地區(qū)“十四五”時期信息化規(guī)劃,同時海淀區(qū)還將其納入《“十四五”時期“智慧海淀”建設(shè)規(guī)劃》,石景山區(qū)將其列入智慧城市建設(shè)重點工作任務(wù)清單,通州區(qū)將其納入副中心智慧城市總體建設(shè)項目。各區(qū)抓住本區(qū)域信息化發(fā)展機遇推動數(shù)字檔案館建設(shè)工作,既能借力,又能更好地發(fā)力。
三是業(yè)務(wù)架構(gòu)是基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館系統(tǒng)要以檔案業(yè)務(wù)管理與服務(wù)需求為導向,結(jié)合工作實際,逐步實現(xiàn)對檔案數(shù)字資源的智能化管理;系統(tǒng)建設(shè)務(wù)必以檔案工作現(xiàn)有業(yè)務(wù)架構(gòu)為基礎(chǔ),綜合考慮各項業(yè)務(wù)工作實際,以及彼此之間的銜接,既能夠全部涵蓋,又能夠操作便捷、運轉(zhuǎn)流暢,還要符合業(yè)務(wù)規(guī)范和工作習慣。這需要各部門業(yè)務(wù)人員在項目前期調(diào)研、施工建設(shè)、后期運行等過程中全程深度參與,全面梳理收、管、存、用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),并在系統(tǒng)中建立對應(yīng)關(guān)系,使各項業(yè)務(wù)工作更加有序。特別是在系統(tǒng)開發(fā)基本完成、投入試運行的階段,一定要深度試用,不斷磨合優(yōu)化,及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。北京市各區(qū)在數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)前期均開展了充分調(diào)研,系統(tǒng)開發(fā)過程中多次圍繞業(yè)務(wù)功能組織深度研討。已完成驗收的3個區(qū),在系統(tǒng)上線后進行了多輪完整測試和內(nèi)部試用,并根據(jù)業(yè)務(wù)部門工作需求和工作人員操作習慣列出問題清單,逐項進行功能調(diào)整和優(yōu)化,確保系統(tǒng)功能完備、運行流暢、工作人員使用意愿高、服務(wù)對象滿意度高,從而全面提升業(yè)務(wù)能力,有效推動檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)走向深入。
四是數(shù)字資源建設(shè)是核心。檔案數(shù)字資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容,是實現(xiàn)檔案信息資源集成共享、統(tǒng)一管理和開展社會化服務(wù)的基石。從當前信息化基礎(chǔ)和電子政務(wù)環(huán)境現(xiàn)狀、現(xiàn)有館藏數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和進館單位信息化條件來看,在未來一段時間內(nèi)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化仍是各地檔案數(shù)字資源建設(shè)的重要途徑和主要來源,因此要加快館藏檔案數(shù)字化進展,做好進館檔案的數(shù)字化工作,同時對館藏檔案進行全面梳理核查,確保數(shù)字化成果和實體檔案一一對應(yīng)。北京市檔案局自區(qū)級數(shù)字檔案館建設(shè)工作啟動伊始就明確提出規(guī)范檔案數(shù)字資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的重中之重,要求區(qū)檔案館核查館藏檔案案卷級、文件級機讀目錄和已完成數(shù)字化的檔案門類、數(shù)量、質(zhì)量并就發(fā)現(xiàn)的問題進行整改,有序接收立檔單位電子檔案、數(shù)字化成果,采集、接收與館藏檔案相關(guān)的數(shù)字資源,建立滿足不同工作需求、適用于不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的資源庫,確保檔案數(shù)字資源全面、準確、規(guī)范和有序管理。3年來,北京市各區(qū)檔案館不斷在增加資源數(shù)量、提升數(shù)據(jù)質(zhì)量上下功夫。目前,有14個區(qū)檔案館館藏檔案數(shù)字化率已達到90%以上;11個區(qū)檔案館在開展數(shù)據(jù)核查時,應(yīng)用OCR技術(shù)對館藏檔案數(shù)字化成果進行數(shù)據(jù)化。其中,昌平區(qū)檔案館館藏檔案數(shù)據(jù)化率已達100%,并搭建了館藏全文數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)了館藏檔案全文內(nèi)容檢索,極大地提高了檢索效率及精準度。
五是數(shù)據(jù)安全是底線。數(shù)字檔案館的安全包括檔案數(shù)據(jù)的安全、信息系統(tǒng)的安全和網(wǎng)絡(luò)平臺的安全等。數(shù)字檔案館系統(tǒng)建成后,所有館藏檔案數(shù)據(jù)都將依托系統(tǒng)傳輸、存儲、管理和使用。在信息技術(shù)條件下,數(shù)據(jù)提取更為便捷,數(shù)據(jù)改動更為簡單,數(shù)據(jù)載體更為脆弱,數(shù)據(jù)管理更為復雜,從而面臨的數(shù)據(jù)安全風險也更大。北京市各區(qū)檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中始終把檔案數(shù)據(jù)安全擺在突出位置,同步建立起能夠涵蓋機房管理、設(shè)備管理、安全管理、人員管理、檔案數(shù)字資源管理等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的全方位全流程制度體系,注重在系統(tǒng)設(shè)備、數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全等級管理、網(wǎng)絡(luò)安全保障等方面筑牢安全屏障,夯實制度運行和條件保障的工作基礎(chǔ),保證檔案館各類電子數(shù)據(jù)的原始性,保證數(shù)據(jù)不會因為人為或設(shè)備、環(huán)境等因素影響發(fā)生改變,確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和檔案信息安全。
結(jié)合實際,在下一步推進北京市區(qū)級數(shù)字檔案館建設(shè)的具體工作中,還需要抓好以下六個方面的工作。
一是加強各方協(xié)同,推動融合發(fā)展。增強溝通匯報意識,積極爭取領(lǐng)導層面更多指導和支持。加強與經(jīng)濟和信息化局、政務(wù)服務(wù)和數(shù)據(jù)管理局、機要局、發(fā)展改革委、財政局等部門的溝通協(xié)調(diào),爭取在全市、區(qū)辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃與項目審批中,加入全流程實時歸檔功能的強制性要求,從源頭推進電子文件歸檔管理工作,并在項目經(jīng)費等方面得到更多支持。
二是緊盯國家政策,完善相關(guān)制度規(guī)定。密切關(guān)注國家檔案局最新政策動態(tài),待《推進數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)實施方法》正式印發(fā)后,依據(jù)最新政策變化和建設(shè)標準及時制發(fā)《北京市推進數(shù)字檔案館建設(shè)實施辦法》,并據(jù)此有序開展區(qū)級數(shù)字檔案館認定工作。
三是夯實基礎(chǔ),聚焦數(shù)字資源建設(shè)。以“存量數(shù)字化、增量電子化”為目標,加強指導各區(qū)開展檔案數(shù)字資源建設(shè),著力夯實資源基礎(chǔ)。一方面努力推動館藏應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)量達到相應(yīng)比例,并嚴格實施標準化建設(shè),進行全程質(zhì)量控制、全面質(zhì)量檢查,提高和保障館藏檔案數(shù)據(jù)的準確性、規(guī)范性;另一方面大力推進有條件的區(qū)級協(xié)同辦公平臺或區(qū)屬單位電子檔案在線移交進館,逐步探索電子檔案單套制管理。
四是提煉總結(jié),形成可復制經(jīng)驗。根據(jù)各區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)進度和系統(tǒng)運行效果,組織數(shù)字檔案館建設(shè)工作完成度、系統(tǒng)成熟度較高的1~2個區(qū)作為試點先期開展認定工作。隨后梳理認定工作程序,總結(jié)認定工作經(jīng)驗,形成工作模板,并在此基礎(chǔ)上規(guī)范開展其他各區(qū)的后續(xù)認定工作。同時,指導通過認定的區(qū)及時總結(jié)經(jīng)驗,歸納并提煉建設(shè)工作和認定工作等方面的工作方法、工作模式,為其他區(qū)繼續(xù)作好系統(tǒng)建設(shè)和準備接受認定工作提供借鑒。
五是系統(tǒng)謀劃,積極穩(wěn)妥推進數(shù)字檔案室建設(shè)。基于北京市信息化發(fā)展規(guī)劃、建設(shè)環(huán)境等因素,在穩(wěn)步推進區(qū)級數(shù)字檔案館建設(shè)的同時,積極探索建立區(qū)域性集中式數(shù)字檔案室的可行性,系統(tǒng)謀劃市、區(qū)兩級數(shù)字檔案館、室間業(yè)務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的路徑。
六是多措并舉,加大監(jiān)督指導力度。通過電話、微信、現(xiàn)場指導等多種方式開展監(jiān)督指導。其一,督促各區(qū)根據(jù)預(yù)計建成時間倒排工期、壓茬推進各項工作,確保項目如期完工。其二,有針對性地開展分類指導,督促建設(shè)進展滯后的區(qū)加快后續(xù)工作、正在進行或已完成系統(tǒng)開發(fā)的區(qū)根據(jù)實際細化需求、優(yōu)化功能。其三,引導各區(qū)立足區(qū)位優(yōu)勢和資源稟賦,進一步深入挖掘館藏檔案資源,研究謀劃本區(qū)檔案工作的亮點,打造獨具本區(qū)檔案特色的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。
作者單位:北京市委辦公廳(市檔案局)