摘 要：近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展以及數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，使醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平顯著提高。為適應(yīng)形勢(shì)變化和發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求，醫(yī)院加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，進(jìn)一步節(jié)約檔案管理成本、拓展檔案管理效益、提升檔案管理水平。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，要明確建設(shè)目標(biāo)，并做好人員、資源和設(shè)施設(shè)備等配置，做好頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)、分步實(shí)施、科學(xué)推動(dòng)，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供了高質(zhì)量的信息支撐和保障。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室；建設(shè)目標(biāo)；配置；醫(yī)院

概述

2021年6月，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）正式頒布實(shí)施。《規(guī)劃》中明確提出要“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”，而且明確提出要在“十四五”時(shí)期全國“新增30家高水平的數(shù)字檔案室”“完成50家企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)”“新增150家高水平的數(shù)字檔案館”。數(shù)字檔案室建設(shè)是適應(yīng)新時(shí)代檔案轉(zhuǎn)型發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是提升國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。為推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)，2007年，山東省檔案局出臺(tái)地方標(biāo)準(zhǔn)《數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程（DB37/T663-2007）》（以下簡稱《規(guī)程》）?！兑?guī)程》明確規(guī)定數(shù)字檔案室的定義、建設(shè)內(nèi)容（如網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、軟件系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、制度建設(shè)等）、管理（如數(shù)據(jù)管理與維護(hù)、查詢利用、安全管理等）以及數(shù)字檔案室建設(shè)的具體施工、監(jiān)理及驗(yàn)收等相關(guān)規(guī)定。此外，國家檔案局頒布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》（2016年）。在新修訂的《檔案法》和新頒布的《檔案法實(shí)施條例》中均增設(shè)有“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力。菏澤市立醫(yī)院始建于1946年，是一家集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健于一體的綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院。近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展以及臨床診療規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的病案、文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等。為適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展形勢(shì)需要，需要加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，積極推進(jìn)新建電子病歷無紙化與電子檔案系統(tǒng)用服務(wù)器及存儲(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)。

1 醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的意義

1.1 數(shù)字化轉(zhuǎn)型，節(jié)約檔案管理成本

傳統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)主要集中于檔案資源及檔案檢索利用方面。而數(shù)字檔案室建設(shè)涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)和保障體系建設(shè)四個(gè)主要方面，包括檔案管理平臺(tái)、內(nèi)容及制度全方位。因此，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)是醫(yī)院檔案收集、管理和利用全鏈條的系統(tǒng)性重塑。此外，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)將檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)院行政管理系統(tǒng)和醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)對(duì)接，使數(shù)字檔案室成為數(shù)據(jù)交換的重要場所，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)完成后，可直接利用計(jì)算機(jī)輔助管理，減少人力資源成本。檔案數(shù)字化可顯著減少檔案占用的物理空間。電子檔案直接歸檔，極大地減少了紙張的使用[1]。可見，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)能夠極大地節(jié)約醫(yī)院檔案管理的人力、物力、財(cái)力成本，助力醫(yī)院節(jié)能降耗。

1.2 便捷化利用，拓展檔案管理效益

傳統(tǒng)醫(yī)院紙質(zhì)檔案，其承載的重要信息固著于特定載體，無論是檔案檢索利用還是信息查詢都存在載體上的缺陷和不足。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)將電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及背景等完整信息存儲(chǔ)于檔案專題數(shù)據(jù)庫或檔案管理信息系統(tǒng)，無論是檔案查詢、借閱還是歸還都可以在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)，突破了傳統(tǒng)檔案檢索利用的時(shí)間、空間的限制[2]。此外，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)，也使醫(yī)院檔案信息利用更加便捷化，讓醫(yī)院的檔案信息資源在各個(gè)業(yè)務(wù)科室、行政管理部門之間互通、共享，進(jìn)一步拓寬了醫(yī)院管理、業(yè)務(wù)開展、文化建設(shè)方面的價(jià)值功能。此外，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)也進(jìn)一步規(guī)范了數(shù)字檔案生成、流轉(zhuǎn)、存檔，從源頭減少數(shù)據(jù)冗余，打破數(shù)據(jù)孤島，使數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為醫(yī)院發(fā)展的重要知識(shí)情報(bào)，助力醫(yī)院業(yè)務(wù)開展、行政管理實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量。

1.3 資源化整合，提高檔案管理水平

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的建立，能夠?qū)⒃痉稚⒂诓煌块T的檔案集中起來，解決了傳統(tǒng)檔案碎片化的管理模式。通過建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的統(tǒng)一管理，并將醫(yī)院檔案資料進(jìn)行同類合并歸檔，有效整合醫(yī)院檔案資料。根據(jù)《檔案法》《規(guī)劃》的相關(guān)規(guī)定，可以將醫(yī)院數(shù)字檔案室的檔案管理系統(tǒng)與電子政務(wù)辦公系統(tǒng)、醫(yī)院信息管理系統(tǒng)直接相連，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子政務(wù)辦公系統(tǒng)、醫(yī)療業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件資料直接存儲(chǔ)，并將其作為電子檔案直接轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中形成的數(shù)字檔案，可顯著提升檔案管理效率。

2 醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的目標(biāo)

根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》（2016年）的相關(guān)規(guī)定，數(shù)字檔案室建設(shè)具有資源“數(shù)字化”、實(shí)體“虛擬化”、管理“系統(tǒng)化”、傳遞“網(wǎng)絡(luò)化”、利用“知識(shí)化”等顯著特征，這些特征也正是醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)所要完成并實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。

2.1 結(jié)果去實(shí)體化

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中，檔案資源兼具實(shí)體化、數(shù)字化，既有紙質(zhì)、照片等實(shí)體檔案，也有辦公管理系統(tǒng)中形成的電子文件資料，檔案管理信息化程度較高[3]。但建設(shè)醫(yī)院數(shù)字檔案室，則是把所有醫(yī)院的歸檔資料進(jìn)行數(shù)字化歸檔，將文本、圖像、視音頻等轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的數(shù)字形式，并將其存儲(chǔ)于檔案專題數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)文書檔案、基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目紙質(zhì)檔案、CT等照片檔案等傳統(tǒng)載體檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲(chǔ)起來。醫(yī)院數(shù)字檔案室借助專門的檔案管理信息系統(tǒng)，將承載于不同載體（如紙質(zhì)、光盤、磁盤等）的檔案轉(zhuǎn)移至相應(yīng)的專題檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)去實(shí)體化目標(biāo)，使整個(gè)檔案收集、整理、歸檔、檢索、利用效率更高，也更便捷[4]。

2.2 管理的系統(tǒng)化

傳統(tǒng)檔案工作包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用八個(gè)主要步驟。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)完成之后，這些步驟均可在管理系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn)。而且，數(shù)字檔案室建設(shè)既包括醫(yī)院檔案內(nèi)容資源的數(shù)字化，也包括檔案檢索利用的數(shù)字化。因此，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)流程、相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化于數(shù)字檔案室的若干應(yīng)用系統(tǒng)之中。一旦醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)完成，檔案管理人員根據(jù)管理權(quán)限，可直接將具有保存價(jià)值的電子文件資料錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線存檔。其他人員可根據(jù)不同權(quán)限，登錄檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，可直接檢索查詢相應(yīng)的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字檔案資源系統(tǒng)化管理。

2.3 利用的知識(shí)化

所謂數(shù)字化，就是指信息轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)可讀的數(shù)字格式的過程。醫(yī)院檔案數(shù)字化，就是將信息化過程中長期積累下來的業(yè)務(wù)、管理、患者、科研等方面的數(shù)據(jù)，不斷整合融入醫(yī)院的行政管理、業(yè)務(wù)開展，從而通過數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)問題，并用檔案數(shù)據(jù)優(yōu)化醫(yī)院管理或醫(yī)療業(yè)務(wù)的組合。醫(yī)院數(shù)字檔案建設(shè)的核心就是運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等數(shù)字技術(shù)，能夠推動(dòng)醫(yī)療業(yè)務(wù)提檔升級(jí)，借助館藏的數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)”的良好預(yù)期目標(biāo)。因此，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)之后，實(shí)現(xiàn)對(duì)其數(shù)據(jù)資源的高效管理，挖掘數(shù)據(jù)信息資源的高附加值，反哺醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展，具有顯著的數(shù)字化管理特征，將文書、照片、視音頻等不同載體的信息與信息來源的知識(shí)單元有機(jī)組合鏈接，實(shí)現(xiàn)由檔案的提供向知識(shí)的提供轉(zhuǎn)變[5]。

3 醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的配置

根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》（2016年）的相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)包括人員配置、資源配置、設(shè)施設(shè)備配置等方面。其中人員配置是醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的重要力量、資源配置是主要內(nèi)容，而設(shè)施設(shè)備配置則是重要保障。

3.1 人員配置

根據(jù)《地方各級(jí)檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)（試行）》的規(guī)定，當(dāng)館藏檔案資源達(dá)到一定數(shù)量時(shí)，應(yīng)確定相應(yīng)的人員數(shù)量，這也是醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的必備條件。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展以及醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院數(shù)字檔案室應(yīng)配備有專職檔案管理人員，集中式數(shù)字檔案室應(yīng)配備至少2名專（兼）職管理人員。而且還要具備相應(yīng)的數(shù)字信息等業(yè)務(wù)知識(shí)、具體的學(xué)歷要求，能夠勝任日益智能化、集約化數(shù)字檔案管理的需要。

3.2 資源配置

這是從醫(yī)院檔案管理內(nèi)容方面提出的要求或達(dá)到的目標(biāo)。即醫(yī)院數(shù)字檔案室的管理資源的收集、編目、檢索利用、鑒定統(tǒng)計(jì)等數(shù)字資源建設(shè)要優(yōu)化配置，滿足數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和要求。要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”的原則，推動(dòng)數(shù)字檔案資源建設(shè)。將醫(yī)院已經(jīng)館藏的各種門類的傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化信息采集轉(zhuǎn)換，并將其統(tǒng)一納入數(shù)字檔案室管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)存量的數(shù)字化；增量電子化，即實(shí)現(xiàn)新增電子文件的實(shí)時(shí)在線歸檔。包括電子檔案文件的格式、質(zhì)量、元數(shù)據(jù)均應(yīng)納入歸檔范疇[6]。

3.3 設(shè)施設(shè)備配置

數(shù)字檔案室建設(shè)離不開必要的設(shè)施設(shè)備和管理工具。例如，高掃儀、縮微拍照設(shè)備、計(jì)算機(jī)、檔案專題數(shù)據(jù)庫，而且相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備配置要滿足一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。如數(shù)字檔案室機(jī)房要配備必要的路由器、防火墻系統(tǒng)、高性能服務(wù)器設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、在線存儲(chǔ)設(shè)備、離線備份系統(tǒng)、基礎(chǔ)軟件等，并對(duì)電源、光纖、核心交換機(jī)等關(guān)鍵設(shè)備冗余。此外，還要配置符合“八防”標(biāo)準(zhǔn)和要求的數(shù)字檔案室館舍，為數(shù)字檔案管理提供專門場所。

4 醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的路徑

醫(yī)院檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的真實(shí)原始記錄和直接反映。做好醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)是醫(yī)院適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求、推動(dòng)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要舉措，要圍繞醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)，強(qiáng)化人員、資源和設(shè)施設(shè)備的配置，做好頂層設(shè)計(jì)，高標(biāo)準(zhǔn)地推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

4.1 高度重視，立足醫(yī)院實(shí)際

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要全院部門之間協(xié)作配合、共同努力。為此，要在思想上高度重視醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)，院領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理者都要高度重視數(shù)字檔案室建設(shè)，立足醫(yī)院檔案管理的自身特點(diǎn)、規(guī)律和實(shí)際，做好數(shù)字檔案室頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)，要圍繞醫(yī)院行政、業(yè)務(wù)及檔案管理自身要求，夯實(shí)數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)。要成立專門的建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。要把醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)作為醫(yī)院的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，成立醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由院領(lǐng)導(dǎo)、科室部門負(fù)責(zé)人共同組成數(shù)字檔案室建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室于檔案室，負(fù)責(zé)具體落實(shí)。此外，還要明確建設(shè)目標(biāo)。圍繞醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的去實(shí)體化、管理系統(tǒng)化、利用知識(shí)化目標(biāo)，科學(xué)規(guī)劃遠(yuǎn)期、中期、近期建設(shè)任務(wù)，確保醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。

4.2 夯實(shí)基礎(chǔ)，健全保障體系

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)、運(yùn)行與維護(hù)都是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)性工作，需要做好資源配置。要加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)保障，把醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)納入醫(yī)院中心工作，爭取檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，編入醫(yī)院總體經(jīng)費(fèi)預(yù)算。此外，還要向醫(yī)療行政主管部門積極爭取資金。要夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施。要從硬件、軟件等方面加大投入力度，添置能夠保障醫(yī)院數(shù)字檔案室正常運(yùn)行的儀器設(shè)備、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器以及存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)的光盤（庫）等數(shù)據(jù)保管和備份設(shè)備。要健全醫(yī)院數(shù)字檔案室運(yùn)行管理制度，包括醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)采集、歸檔、整理、利用等各項(xiàng)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷夯實(shí)醫(yī)院數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)工作。

4.3 資源共享，做好平臺(tái)建設(shè)

要積極圍繞智慧檔案、知識(shí)管理等新理念、新內(nèi)涵和新要求，圍繞檔案信息資源共享目標(biāo)，積極搭建基于醫(yī)院檔案知識(shí)內(nèi)容檢索、具有人機(jī)交互界面、支持面向?qū)ο蠓植际讲樵兊男畔①Y源庫。認(rèn)真落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等法律法規(guī)，既要做好原生電子檔案管理，也要做好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的管理。要按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則，持續(xù)推進(jìn)醫(yī)院檔案資源數(shù)字化。委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，協(xié)助醫(yī)院做好館藏檔案資源的數(shù)字化信息采集，持續(xù)推進(jìn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)錄入工作。同時(shí)，也要圍繞“增量電子化”，保持醫(yī)院數(shù)字檔案室業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口與其辦公軟件、醫(yī)療業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)保持信息暢通，搭建統(tǒng)一的檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)新增檔案自動(dòng)采集、歸檔。

4.4 提升素能，打造過硬隊(duì)伍

《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》（2016年）中均提出要做好檔案人才隊(duì)伍管理。醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需要一支政治過硬、業(yè)務(wù)過硬、素質(zhì)過硬的人才隊(duì)伍做支撐和保障。為此，要在醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)、管理過程中不斷提升檔案從業(yè)者的綜合業(yè)務(wù)素能。首先是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。要始終堅(jiān)持黨對(duì)醫(yī)院檔案工作，包括醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的絕對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮醫(yī)院數(shù)字檔案室存史資政育人功能。其次是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。重點(diǎn)要圍繞檔案業(yè)務(wù)、數(shù)字技術(shù)、信息業(yè)務(wù)開展集中學(xué)習(xí)，以賽代訓(xùn)、以練促學(xué)等方式，持續(xù)推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字檔案室運(yùn)營、維護(hù)和管理的能力和水平。再次是要加強(qiáng)職業(yè)道德教育。作為一名檔案工作者，要耐得住寂寞、守得住清貧，保守檔案秘密，帶頭遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，著力打造一支又紅又專的檔案人才。

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作者簡介：程華（1979.6—），大學(xué)學(xué)歷，菏澤市立醫(yī)院副研究館員，主要從事檔案管理研究。