摘要：格式管理是保障電子檔案真實、完整、安全、可用的關鍵。為應對格式過時與擴散兩大挑戰(zhàn)，格式管理不能僅停留在技術層面的思考，更需要從策略層面進行考量。英國國家檔案館電子檔案格式管理的研究與實踐起步較早，形成了較為連續(xù)、全面、立體的管理策略，能有效保障電子檔案的長期保存和可訪問性，對我國具有積極的借鑒價值。論文從信息模型、應用場景、格式工具三方面分析英國國家檔案館的電子檔案格式管理策略，從中提煉出對我國電子檔案格式管理的三點啟示，即建立綜合全面、動態(tài)適應的格式管理框架，將格式管理嵌入電子文件全生命周期管理，積極推動格式管理工具的開發(fā)和利用。

關鍵詞：格式管理 信息模型 格式工具

Abstract： Format management is the key to ensure the authenticity， integrity， security and availability of digital records. In order to deal with the challenges of format obsolescence and diffu？ sion， format management should not only be con？ sidered at the technical level， but also at the stra？ tegic level. The National Archives of the United Kingdom started the research and practice on dig？ ital records format management earlier， and formed a continuous comprehensive and tridi？ mensional management strategy， which effec？ tively guaranteed the long- term preservation and accessibility of digital records， and has posi？ tive reference value for China. This paper analyz？ es the format management strategy of the Na？ tional Archives of the United Kingdom from three aspects： information model， application scenario and format tool， and extracts three enlighten？ ments for Chinese digital records format manage？ ment， including establishing a comprehensive and dynamically adaptable format management framework， embedding format management into the whole life cycle management of electronic documents， and actively promoting the develop？ ment and utilization of format management tools.

Keywords： Format management； Informa？ tion model； Format tool

格式是數(shù)字對象的內(nèi)部結構和編碼，使數(shù)字對象能被處理或以人類可訪問的形式呈現(xiàn)。格式管理是指對數(shù)字對象格式的選擇、維護和轉(zhuǎn)換的系統(tǒng)化管理過程。電子檔案格式管理主要面臨過時和擴散兩大挑戰(zhàn)，過時指現(xiàn)有格式隨著技術環(huán)境變化而逐步淘汰，導致電子檔案的內(nèi)容無法被讀?。粩U散指因電子檔案格式要求未標準化而導致的格式與版本的混亂。因此，電子檔案格式管理不僅是一個技術問題，還涉及更深層次的策略考慮。本文擬從英國國家檔案館相關指南與實踐中歸納其格式管理策略，從信息模型、應用場景、格式工具三方面分析其格式管理策略，從中提煉出對我國電子檔案格式管理的啟示，以期為我國電子檔案格式管理優(yōu)化提供參考。

一、電子檔案格式管理研究背景

現(xiàn)有電子檔案格式管理研究可分為宏觀與微觀兩個層面，宏觀層面集中于電子檔案格式標準[1-6]、格式管理流程環(huán)節(jié)[7-9]等。微觀層面包括：格式管理工具的應用，如格式登記系統(tǒng)[10-12]、格式遷移技術[13]等；不同類型電子檔案的格式選用，以音頻[14-15]、視頻[16-17]、圖像[18-19]檔案為主；特定格式在電子檔案中的應用，如OFD[20-21]、PDF[22-23]格式等。整體來看，現(xiàn)有研究覆蓋格式管理的格式標準、管理流程、管理工具等要素，而往往未能充分考慮這些要素間的協(xié)調(diào)關系，對格式管理的連續(xù)性與全面性認知有所不足。同時，研究也展現(xiàn)我國電子檔案格式管理實踐較之于國外存在的不足，如對格式管理的理解有限、格式標準體系有待完善、缺乏格式動態(tài)維護機制、缺少格式管理工具等。因此，有必要借鑒國外成熟的實踐經(jīng)驗，為我國電子檔案格式管理提供參考。英國國家檔案館（The National Archives of the United Kingdom，TNA）對電子檔案格式管理的研究與實踐起步較早，以文件格式登記系統(tǒng)PRONOM項目為始，格式管理的管理理念、應用場景和技術工具逐漸進步，形成了較為連續(xù)、全面、立體的格式管理策略，有效保障電子檔案的長期保存和可訪問性，對我國具有積極的借鑒意義。

二、英國國家檔案館電子檔案格式管理策略

英國國家檔案館的電子檔案格式管理策略涵蓋信息模型、應用場景和格式工具三方面：信息模型是對格式管理環(huán)境和要素的全面描述，應用場景是格式管理在電子檔案管理活動中的實際應用，格式工具是實現(xiàn)各項格式操作的具體手段，三者相輔相成，共同保障了電子檔案格式管理的連續(xù)性、全面性和立體性。

（一）格式管理信息模型

英國國家檔案館電子檔案格式管理發(fā)展于2002年創(chuàng)建的名為PRONOM的文件格式登記系統(tǒng)，該系統(tǒng)最初作為內(nèi)部資源使用，2004年接入互聯(lián)網(wǎng)面向公眾服務，2005年其配套工具文件格式識別軟件DROID上線，在國際電子檔案格式管理領域中受到廣泛使用。自發(fā)布以來，PRONOM已經(jīng)歷多個開發(fā)階段，截至2024年6月已更新至PRO？ NOM 6.2，現(xiàn)包含1300多個格式條目，并不斷更新擴展其包含的格式信息與范圍。[24]

PRONOM 4信息模型（PRONOM 4 Informa？ tion Model）是PRONOM的底層信息模型，為理解格式管理提供了全面的視角。[25]PRONOM 4信息模型定義了當前支持PRONOM的實體和關系（見圖1）。PRONOM 4信息模型的核心是各類相互關聯(lián)的技術組件，包括文件格式、存儲介質(zhì)、軟件、硬件組件等，這些技術組件對數(shù)字對象的技術環(huán)境進行建模，每個技術組件都能被進一步分解為子組件。在技術環(huán)境外，還存在行為者、文檔、知識產(chǎn)權、標識符等實體，對技術組件的外部環(huán)境進行建模。同類型的實體之間的關系使用通用關系（generic rela？ tionship）進行描述，不同類型的實體之間的關系使用特定的關系描述。

其中文件格式用于數(shù)字對象的格式進行建模。文件格式可以進一步細分為多個子組件，包括字符編碼、壓縮類型、內(nèi)部簽名、外部簽名、格式族、分類（見圖2）。文件格式可以根據(jù)分類方案被分組到相應格式族中，擁有多種內(nèi)部簽名與外部簽名，并且適用于相應的字符編碼和壓縮算法。

（二）格式管理應用場景

英國國家檔案館各項電子檔案管理活動都格外強調(diào)對格式的管理，筆者選取較具代表性的“電子檔案移交”和“數(shù)字保存”兩項，說明格式管理的應用場景。

1.電子檔案移交（Digital Record Transfer）是移交機構即受《公共檔案法》（Public Record Act）約束的政府部門和其他組織，向英國國家檔案館移交創(chuàng)建期滿20年的電子檔案的活動。[26]為此，英國國家檔案館開發(fā)了“移交電子檔案”（Transfer Digital Re？ cord，TDR）服務，允許移交機構通過網(wǎng)絡瀏覽器移交電子檔案，TDR將自動收集包括文件格式在內(nèi)的元數(shù)據(jù)，以確保電子檔案格式滿足移交要求。此外，英國國家檔案館還提供DROID（Digital Records Object Identifier）工具，用于不滿足移交格式要求的電子檔案。電子檔案移交可分為評估選擇、敏感性審查、移交準備、上傳至目錄四個環(huán)節(jié)：（1）評估選擇及敏感性審查環(huán)節(jié)，移交機構遵循“宏觀評估和選擇”原則，根據(jù)電子檔案來源、內(nèi)容、格式等要素，確定其移交范圍與保密限制；（2）移交準備環(huán)節(jié)，英國國家檔案館通過TDR或DROID收集包括格式在內(nèi)的元數(shù)據(jù)，確保所有電子檔案均符合接收標準；（3）上傳至目錄環(huán)節(jié)，英國國家檔案館在接收電子檔案后，將電子檔案及其元數(shù)據(jù)上傳至“Discovery目錄”數(shù)據(jù)庫，以供用戶檢索與訪問。

2.數(shù)字保存（Digital Preservation）是英國國家檔案館為保障電子檔案的長期保存和可訪問性而開展的活動。[27]英國國家檔案館Plugged in Pow？ ered Up Highlights項目的《數(shù)字保存工作流程指南》（Guidance for Digital Preservation Work？ flows）中包含電子檔案格式管理內(nèi)容。[28]數(shù)字保存工作流程分為選擇和移交、攝取、保存、訪問四個階段：（1）選擇和移交階段，使用DROID等軟件識別和列出電子檔案的文件名稱、文件路徑、文件大小和文件格式等內(nèi)容以供移交選擇；（2）攝取階段，使用DROID、Fido、MediaInfo等工具對文件格式進行識別，并使用JHOVE、Jpylyzer、veraPDF等工具驗證文件格式是否符合相應規(guī)范；（3）保存階段，持續(xù)監(jiān)控文件格式的變化和格式技術的過時風險，在必要時使用FFmpeg、ImageMagick、Ghostscript、Libre？ Office等軟件進行格式遷移；（4）訪問階段，通過創(chuàng)建訪問副本或進行文件格式轉(zhuǎn)換，以控制文件大小并提高可訪問性。與之相應，英國國家檔案館列出了目前所支持移交及長期保存的文件格式信息，包括文件類型、格式名稱、擴展名和標識符PUID（Persistent Unique Identifier）等。[29]

（三）格式管理工具

數(shù)字保存聯(lián)盟（Digital Preservation Coalition）制定的《數(shù)字保存手冊》（Digital Preservation Hand？ book）將格式管理工具分為格式識別、格式遷移、格式驗證、文件讀取和播放等工具。[30]PRONOM文件格式登記系統(tǒng)和DROID文件格式識別工具是英國國家檔案館最具代表性的格式管理工具。

1.PRONOM文件格式登記系統(tǒng)。PRONOM是一個旨在存儲數(shù)字對象的技術元數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，包括文件格式、軟件程序、操作系統(tǒng)、硬件要求等，以支持英國國家檔案館及國際數(shù)字保存組織的格式管理需求。PRONOM為文件格式提供持久、唯一和明確的標識符PUID，以確保每種文件格式可以被唯一識別和引用。PRONOM主要用于支持以下業(yè)務流程：（1）文件歸檔：PRONOM支持自動識別文件格式、驗證文件格式、提取文件元數(shù)據(jù)及存儲文件格式信息；（2）檔案保存：PRONOM支持自動生成電子檔案技術環(huán)境監(jiān)測報告與文件格式遷移路徑；（3）檔案利用：PRONOM支持自動配置適當?shù)能浖h(huán)境，向用戶提供電子檔案利用服務。

2.DROID文件格式識別工具。DROID是一個用于自動識別數(shù)字對象文件格式的軟件工具。識別過程從加載待識別的文件和簽名信息開始，簽名信息存儲在PRONOM中的XML文件中。首先，DROID通過比對文件內(nèi)容與一組預定義的內(nèi)部簽名進行初步識別。在匹配過程中，如果文件同時匹配多個簽名，DROID會根據(jù)簽名的優(yōu)先級關系選擇最合適的匹配，優(yōu)先報告更具體的格式。若文件沒有匹配任何內(nèi)部簽名，DROID會檢查文件擴展名等外部簽名，生成暫定識別結果。識別結果被分類為肯定識別（特定或通用）、暫定識別或否定識別，并附有必要的警告信息，如擴展名不匹配警告。最終，DROID將所有識別結果記錄在XML格式的文件集合文件中，包含每個文件的識別狀態(tài)、格式名稱、版本、PUID及相關警告或錯誤信息。識別結果可以在DROID用戶界面中查看或?qū)С鲎鳛閳蟾嫖募?，支持進一步分析和數(shù)字保存管理。通過這一系統(tǒng)化的文件格式自動識別過程，DROID有效地提高了格式管理的效率與準確性。

三、對我國格式管理的啟示

（一）建立綜合全面、動態(tài)適應的格式管理框架

英國國家檔案館以PRONOM 4信息模型對文件格式的技術組件、技術環(huán)境及外部環(huán)境進行建模，構成了一個概念化、系統(tǒng)化、結構化的概念框架。其核心在于對文件格式內(nèi)外部環(huán)境的全面概括與深入理解，使格式管理不僅能有效應對技術層面的挑戰(zhàn)，也能夠較好處理管理方面的需求。PRONOM 4信息模型提供了一種標準化的方式描述文件格式，保障不同軟件、硬件及二者之間的兼容，也促進了不同組織間對格式管理的討論。此外，PRONOM 4信息模型具有動態(tài)適應的可擴展性，通過定期更新與擴展，不斷適應技術環(huán)境和用戶需求的變化。

我國也可參照PRONOM 4信息模型，構建綜合全面、動態(tài)適應的格式管理框架。在我國以標準建設為抓手的格式管理背景下，應當注重格式標準的全面深入與動態(tài)更新。一是我國缺乏專門的格式標準，格式管理的廣度與深度受限。以目前遵循較多、較為全面的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）為例，該標準僅對歸檔環(huán)節(jié)的文件格式進行要求，且要求較為表面、寬泛。[31]我國應當制定專門的格式標準，超越格式選用層面的指導，深入文件格式內(nèi)外部環(huán)境，對格式要求、管理環(huán)境、工具運用等作出更為細致全面的規(guī)定。二是我國格式標準缺乏動態(tài)維護機制，標準更新速度無法跟上技術發(fā)展。我國格式標準能夠按照標準制定規(guī)定，能做到及時修訂更新的并不多。例如，從《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）到其新版（GB/T 18894—2016）之間間隔長達14年，在此期間舊版標準已逐漸不能滿足新興文件格式的管理需求。我國可以參照英國國家檔案館定期發(fā)布的格式推薦指南，及時更新文件格式范圍，剔除不符合要求的格式，以適應技術環(huán)境和用戶需求變化。

（二）格式管理嵌入電子檔案全生命周期管理

英國國家檔案館將格式管理嵌入電子檔案全生命周期，通過實施電子檔案移交及數(shù)字保存等管理流程，將格式管理貫穿于電子文件的創(chuàng)建、歸檔、移交、保存和訪問每個環(huán)節(jié)。文件創(chuàng)建階段，通過指南的方式提供文件格式選擇的推薦，確保了文件格式在滿足當前使用需求的同時，也考慮了長期保存和訪問的需求；檔案移交階段，對電子檔案格式進行識別與轉(zhuǎn)換，以滿足長期保存的格式要求；檔案保存階段，對文件格式持續(xù)進行風險監(jiān)控，并隨時采用格式遷移等手段，以支持電子檔案長期保存；訪問階段，支持多種格式的訪問，并為用戶提供指導，以滿足不同的需求。

首先，我國的格式管理未能考慮到電子檔案全生命周期各階段的格式需求。我國應將格式管理視為電子檔案全生命周期管理中的一部分，根據(jù)電子文件在創(chuàng)建、編輯、歸檔、存儲、利用、傳遞等不同階段的差異，對相應階段的格式管理的要求與標準作出規(guī)定。《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T 32—2021）即提供了多種類型電子文件的推薦數(shù)據(jù)格式、存儲和傳輸格式，是電子文件格式分類管理的有益探索。[32]其次，我國現(xiàn)有格式標準多以電子文件歸檔作為格式管理的起點，關注文件歸檔和檔案保存環(huán)節(jié)，缺少對業(yè)務流程中文件格式的要求，增加了后續(xù)階段的管理難度和成本。為此，應當加強對電子檔案格式的前端控制，在電子文件創(chuàng)建階段就對格式選擇進行規(guī)劃，綜合考慮其當前適用性與長期保存需求。最后，我國應當建立文件格式審查與轉(zhuǎn)換機制，定期審查電子檔案的保存格式，識別文件格式的不可用風險，在必要時進行格式遷移等處理，以應對格式技術和用戶需求的變化。

（三）積極推動格式管理工具的開發(fā)和利用

英國國家檔案館的格式管理工具并非獨立分散的個體，而是呈現(xiàn)出聯(lián)動性和體系化，形成了以PRONOM文件格式登記系統(tǒng)為基礎，文件格式識別工具DROID、文件格式驗證工具CSV驗證器等為應用的格式工具體系，并免費對外開放，提供使用說明等配套文件。此外，格式管理工具通常直接與電子檔案管理活動要求相結合，在管理活動中就已有對格式管理工具的推薦，確保格式管理輸入與輸出的標準化。如通過DROID、PRONOM等格式管理工具實現(xiàn)了文件格式的自動識別與集中管理，支持包括電子檔案移交、數(shù)字保存等多個業(yè)務流程。

我國尚未廣泛應用專門的格式管理工具，格式管理技術仍然不成體系，為此，應當積極推動格式管理工具的開發(fā)和應用，建立類似英國國家檔案館PRONOM的文件格式登記系統(tǒng)，并集成文件格式識別、遷移、驗證和讀取等各類工具，建立滿足電子檔案格式管理各階段需求的格式管理系統(tǒng)。此外，我國應加強格式管理的教育培訓，以適應新興的文件格式工具。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院