摘"要:大數(shù)據(jù)技術(shù)源于技術(shù)創(chuàng)新,它利用對(duì)信息數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)的深度挖掘,實(shí)現(xiàn)了向各領(lǐng)域的全面滲透,大幅提升信息數(shù)據(jù)處理效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為當(dāng)代的寵兒,其在高校檔案管理中同樣發(fā)展著重要作用,即利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將分散存儲(chǔ)在不同系統(tǒng)的各類檔案信息進(jìn)行整合,建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫,更方便管理和查閱檔案資料,提高檔案信息的共享性和可訪問性。并且借助大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校檔案信息的深度融合,挖掘其中的潛在應(yīng)用價(jià)值,從而提供更加個(gè)性化和精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。據(jù)此,本文將結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)特征,探討其在高校檔案創(chuàng)新管理中的應(yīng)用,通過分析梳理合理的創(chuàng)新及應(yīng)用路徑。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)技術(shù);高校檔案;創(chuàng)新管理;應(yīng)用路徑
高校檔案承載著高校的發(fā)展歷史,屬于高校重要的管理范疇之一,全面提升檔案管理質(zhì)量和效率,將有助于推動(dòng)高校的品質(zhì)化發(fā)展。當(dāng)前,伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,高校檔案管理需求也在持續(xù)進(jìn)化,傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)實(shí)需要,應(yīng)進(jìn)一步探索創(chuàng)新發(fā)展方法和路徑,尋求大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校檔案管理的契合。具體而言,即利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持,實(shí)現(xiàn)對(duì)大規(guī)模檔案的數(shù)字化處理與轉(zhuǎn)換。在提高檔案存儲(chǔ)效率的同時(shí),減少物理存儲(chǔ)所需空間,便于檔案信息的備份、恢復(fù)和長期保存。
1"大數(shù)據(jù)技術(shù)概念及其在檔案管理中的特點(diǎn)
1.1"大數(shù)據(jù)技術(shù)的概念
大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種用于收集、存儲(chǔ)、處理和分析海量、復(fù)雜和多樣化數(shù)據(jù)的技術(shù)和方法。從技術(shù)維度來說,覆蓋大規(guī)模數(shù)據(jù)的獲取、存儲(chǔ)、處理和分析,并能夠從中發(fā)現(xiàn)隱藏的模式、趨勢(shì)和關(guān)聯(lián)性,以提供有價(jià)值的洞見和決策支持[1]。目前,大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都有廣泛的應(yīng)用,包括商業(yè)、金融、醫(yī)療、交通、教育等,可以幫助組織和機(jī)構(gòu)從海量數(shù)據(jù)中挖掘出有價(jià)值的信息,以支持業(yè)務(wù)決策、優(yōu)化流程、改善效率和創(chuàng)新發(fā)展。
1.2"大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的特點(diǎn)
大數(shù)據(jù)屬于一種信息時(shí)代的全新概念,核心是對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集與處理,這符合當(dāng)前社會(huì)對(duì)于信息利用的需求。根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)而言,可以從四個(gè)維度(4V)進(jìn)行闡述:
第一,數(shù)據(jù)量(Volume)。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以處理龐大的檔案數(shù)據(jù)量,尤其是隨著高校檔案數(shù)量的增加,相關(guān)數(shù)據(jù)的數(shù)量也呈指數(shù)級(jí)增長[2]。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠高效地存儲(chǔ)、處理和分析海量的檔案數(shù)據(jù),特別是在信息時(shí)代背景下,數(shù)據(jù)即服務(wù)的意識(shí)逐步增強(qiáng),在各類信息的交織過程中,強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力不可或缺。
第二,速度(Velocity)。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)時(shí)地處理和分析檔案數(shù)據(jù),信息處理的即時(shí)性特征,使其能夠展現(xiàn)出較大的優(yōu)勢(shì)。在高校檔案管理系統(tǒng)中,往往需要從各個(gè)渠道獲取數(shù)據(jù),并進(jìn)行快速的數(shù)據(jù)處理和分析。大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度應(yīng)用將能夠以極高的速度,對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)處理,滿足用戶及時(shí)獲得所需信息的需求。
第三,多樣性(Variety)。高校檔案數(shù)據(jù)的來源和格式非常多樣化,通常包括文本文件、圖片、音頻、視頻等不同形式和類型的數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以輕松應(yīng)對(duì)這種多樣性,并有效地處理和分析各種不同格式的檔案數(shù)據(jù),使之便于收集、處理和應(yīng)用,改變了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式,且具有更強(qiáng)大的功能拓展性。
第四,真實(shí)性(Veracity)。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過建立數(shù)據(jù)質(zhì)量控制機(jī)制,以及采用數(shù)據(jù)清洗、校驗(yàn)等方法,提高檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,使高校在檔案管理中基于可靠數(shù)據(jù)做出科學(xué)決策。
2"大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案管理模式帶來的轉(zhuǎn)變
2.1"檔案管理思維的轉(zhuǎn)變
數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的檔案管理是新時(shí)代的主要特征,即以往的檔案管理主要依賴人工操作和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,但在大數(shù)據(jù)時(shí)代,高校檔案管理將更加依賴于數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的方式。高校將采集、存儲(chǔ)和處理大量電子數(shù)據(jù),通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析和挖掘,以支持決策和提供更有效的服務(wù)[3]。同時(shí),大數(shù)據(jù)技術(shù)使得高校檔案管理更加智能化,如通過數(shù)據(jù)分析、人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能識(shí)別、分類和索引,提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。
2.2"檔案管理內(nèi)容的轉(zhuǎn)變
隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用,高校將更加傾向于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式,以進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理,提高檔案的易訪問性和共享性,減少物理空間占用,并提高檔案信息保存得可靠性和安全性。在檔案信息的管理類型上,也將逐步由以文字為主的檔案信息,向文字、圖片、音頻、視頻相互融合的形態(tài)轉(zhuǎn)變,這不僅有助于直觀地反映檔案信息,還可以保證檔案信息的多樣性,為后續(xù)的研究與應(yīng)用提供強(qiáng)大的類型支持。
2.3"檔案管理方法的轉(zhuǎn)變
在大數(shù)據(jù)時(shí)代,高校檔案趨向于數(shù)字化和電子化,在管理方法上則需要適應(yīng)這一趨勢(shì)。比如,要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理,以提高檔案信息的可訪問性和共享性。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)和部門之間檔案信息的整合和共享,這就需要重視跨部門的協(xié)作和溝通,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)和檔案數(shù)據(jù)庫,以促進(jìn)檔案信息的集中管理和共享[4]。特別是伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速迭代,應(yīng)當(dāng)將人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)和自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過程,實(shí)現(xiàn)智能化的數(shù)據(jù)處理和決策。并且檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型,還會(huì)面臨更多的安全和隱私保護(hù)挑戰(zhàn),因此要重視數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護(hù),采取合規(guī)的數(shù)據(jù)安全措施,確保檔案信息不被泄露和濫用。
2.4"檔案服務(wù)形態(tài)的轉(zhuǎn)變
在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下,高校檔案管理的檔案服務(wù)形態(tài)發(fā)生了轉(zhuǎn)變。一是通過數(shù)字化技術(shù)手段,將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件,實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理,加快檔案的檢索速度和準(zhǔn)確度,并提高檔案的安全性和可持續(xù)性。二是通過引入自助服務(wù)終端和在線平臺(tái),用戶可以自主查詢和申請(qǐng)所需的檔案信息,不再需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力手動(dòng)尋找和申請(qǐng)檔案,自助服務(wù)的出現(xiàn)可以更好地滿足用戶的需求,提高了檔案服務(wù)的效率和便捷性。三是通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,可以將檔案信息進(jìn)行有效整合和分析,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交流,促進(jìn)不同部門之間的信息共享,提升高校內(nèi)部各項(xiàng)工作的協(xié)同效率。
3"大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案創(chuàng)新管理中面臨的挑戰(zhàn)
3.1"大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用意識(shí)培育較為遲緩
相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式,基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校檔案管理,將更加強(qiáng)調(diào)技術(shù)應(yīng)用意識(shí)和能力。但從目前普遍表現(xiàn)的情況來看,檔案管理者及相關(guān)操作人員,對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用仍然存在誤區(qū),即將大數(shù)據(jù)技術(shù)與電子化管理相互混淆,導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)僅能夠發(fā)揮基礎(chǔ)性功能,在檔案管理中的其他優(yōu)勢(shì)難以充分發(fā)揮。此外,許多檔案管理人員思維保守,已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理方式,例如依賴紙質(zhì)文件、手工整理和查閱檔案。對(duì)于他們來說,改變工作習(xí)慣并接受新的技術(shù)和工具,可能面臨一定的挑戰(zhàn),這種保守的態(tài)度也限制了檔案管理人員的大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)轉(zhuǎn)變。
3.2"高校檔案創(chuàng)新管理能力發(fā)展不足
長期以來,高校檔案管理工作容易被忽視,整體發(fā)展普遍處于不溫不火的狀態(tài),導(dǎo)致檔案創(chuàng)新管理能力停滯不前。而在大數(shù)據(jù)應(yīng)用的背景下,高校檔案管理模式迎來巨大變革,面對(duì)突如其來的管理變化,要求檔案管理需要遵循一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),以確保檔案的有效管理和使用。然而,目前在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下的檔案創(chuàng)新管理缺乏相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),使得高校難以推進(jìn)創(chuàng)新管理能力的發(fā)展。加之,大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及諸多復(fù)雜的編程、算法和數(shù)據(jù)庫知識(shí),對(duì)于非技術(shù)類背景的檔案管理人員來說,學(xué)習(xí)和掌握這些技術(shù)可能存在一定的困難。因此,在技術(shù)壁壘的阻礙下,檔案管理人員對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能力發(fā)展不足。
3.3"基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的平臺(tái)亟待創(chuàng)新
目前,在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的趨勢(shì)下,一些高校檔案管理平臺(tái)仍存在功能不完善的問題,如傳統(tǒng)的檔案管理平臺(tái)只提供基本的檔案存儲(chǔ)和檢索功能,缺乏更加智能化、個(gè)性化和可定制化的特性。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以帶來更多的功能創(chuàng)新,例如檔案的自動(dòng)化處理、智能化搜索和推薦等,但目前仍然比較缺乏這方面的創(chuàng)新。同時(shí),現(xiàn)有的高校檔案管理平臺(tái)在用戶體驗(yàn)方面還有待加強(qiáng),如界面設(shè)計(jì)不友好、操作煩瑣,用戶使用起來不夠便捷和高效。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用下,高校檔案管理平臺(tái)亟須創(chuàng)新,提升用戶體驗(yàn),讓用戶能夠更加方便地進(jìn)行檔案查詢、申請(qǐng)和管理。并且,大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用涉及大量的數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)和處理,其中包括敏感的個(gè)人信息。因此,數(shù)據(jù)安全成為一個(gè)非常重要的問題,需要更多的創(chuàng)新來提升數(shù)據(jù)安全的保障。
4"大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案創(chuàng)新管理中的合理應(yīng)用
4.1"圍繞高校檔案管理需求,重視大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)培育
在高校檔案管理中,大數(shù)據(jù)技術(shù)可以發(fā)揮重要作用,提高檔案管理的效率和質(zhì)量。因此,為滿足高校檔案管理的實(shí)際需求,必須針對(duì)傳統(tǒng)管理思維加以革新,重視大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)的培育,切實(shí)從根本上解決阻礙大數(shù)據(jù)應(yīng)用的癥結(jié)[5]。
首先,加強(qiáng)檔案管理人員、高校師生的大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)培育,利用需求促進(jìn)改革的模式,開展相關(guān)的培訓(xùn)和宣傳活動(dòng),介紹大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)和應(yīng)用案例,增強(qiáng)他們的意識(shí)和理解能力。其次,建設(shè)優(yōu)質(zhì)的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái),整合學(xué)生、教師等多個(gè)角色的檔案信息,以更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理和利用,滿足高校檔案管理的需求,方便后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和挖掘。尤其是對(duì)于檔案管理人員來說,要善于挖掘大數(shù)據(jù)信息應(yīng)用能力,創(chuàng)新檔案管理的步驟、過程、內(nèi)容和方法,切實(shí)解決平臺(tái)的深度應(yīng)用問題。最后,開展檔案數(shù)據(jù)分析研究,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析,挖掘潛在的關(guān)聯(lián)和規(guī)律,為高校檔案信息管理決策提供科學(xué)依據(jù)。
4.2"適應(yīng)檔案管理形式要求,構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理模式
針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理特點(diǎn),可以充分挖掘大數(shù)據(jù)技術(shù)的高效性、針對(duì)性和靈活性優(yōu)勢(shì),進(jìn)一步強(qiáng)化檔案內(nèi)容的豐富和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。由高校管理者提供全方位的資源支持,利用大數(shù)據(jù)技術(shù),將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化,并建立數(shù)字化檔案庫,實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)、快速檢索和共享利用,提高檔案管理的效率和便利性,逐步構(gòu)建起現(xiàn)代化的檔案管理模式。
首先,加強(qiáng)檔案信息資源的廣泛收集。建立完善的檔案信息采集流程和機(jī)制,確保各個(gè)部門、學(xué)院和教師都能按時(shí)、準(zhǔn)確地提交檔案信息。也可以利用在線系統(tǒng)或移動(dòng)應(yīng)用程序等工具,方便教師和職員進(jìn)行檔案信息的錄入和提交。制定嚴(yán)格的檔案信息收集規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),確保每份檔案信息都包含必要的元數(shù)據(jù)和關(guān)鍵信息,方便后續(xù)的數(shù)據(jù)整合和分析。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)中的自然語言處理(NLP)、光學(xué)字符識(shí)別(OCR)和圖像識(shí)別等技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化提取和處理。例如,首先,通過OCR技術(shù)將紙質(zhì)檔案中的文字內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字化格式,減少人工錄入的工作量和錯(cuò)誤率。其次,發(fā)揮檔案信息的共享優(yōu)勢(shì)。
4.3"增強(qiáng)系統(tǒng)平臺(tái)功能保障,增強(qiáng)高校檔案管理便利性
高校通過建設(shè)全面、安全、易用的系統(tǒng)平臺(tái),并持續(xù)地優(yōu)化和更新系統(tǒng)功能,可以增強(qiáng)系統(tǒng)平臺(tái)功能保障,提升高校檔案管理的便利性和效率,更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息管理和服務(wù)。其中,建立一個(gè)功能全面、覆蓋面廣的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái),能夠支持各類檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和共享,以及數(shù)據(jù)分析和挖掘等功能,滿足高校檔案管理的不同需求。
首先,優(yōu)化用戶界面和用戶體驗(yàn)。設(shè)計(jì)簡潔明了、易于操作的用戶界面,提供用戶友好的操作流程和功能引導(dǎo),減少用戶的學(xué)習(xí)成本,同時(shí)注重響應(yīng)速度和穩(wěn)定性,保證用戶能夠順暢地進(jìn)行操作。其次,不斷集成其他系統(tǒng)資源。大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于多平臺(tái)的融合能力,即與其他相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行集成,如學(xué)生信息管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等,以實(shí)現(xiàn)檔案信息的一體化管理,方便高校的各個(gè)部門和教職員工進(jìn)行檔案管理相關(guān)的操作和查詢,實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源應(yīng)用的流程簡化,體現(xiàn)檔案信息查詢的及時(shí)性。最后,持續(xù)優(yōu)化和更新系統(tǒng)功能。根據(jù)用戶反饋和需求不斷優(yōu)化和更新系統(tǒng)功能,及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞和錯(cuò)誤,增強(qiáng)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可用性,并引入新的技術(shù)和算法,提升系統(tǒng)的性能和智能化水平,確保系統(tǒng)平臺(tái)能夠支持多種檔案信息的格式和標(biāo)準(zhǔn),以方便不同類別檔案的管理和集成,提高數(shù)據(jù)的互通性。
4.4"提升檔案人才隊(duì)伍水平,重視大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力發(fā)揮
高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍,是促進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的不竭動(dòng)力。在實(shí)踐中,高校檔案管理工作創(chuàng)新的首要任務(wù),無疑是要重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè),利用人才保障產(chǎn)生管理效益,推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的深度應(yīng)用。
一方面,針對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用要求,組織相關(guān)培訓(xùn)課程、研討會(huì)和工作坊,提升檔案管理人員的大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力和技術(shù)水平,培訓(xùn)內(nèi)容可以包括大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)據(jù)分析方法和工具的使用等。在檔案與信息管理專業(yè)的教學(xué)中加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng),增加相關(guān)課程和實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目。同時(shí),鼓勵(lì)檔案管理人員參與相關(guān)實(shí)踐活動(dòng),提升他們的技能和能力。另一方面,建立跨學(xué)科團(tuán)隊(duì)合作機(jī)制,組建跨學(xué)科的團(tuán)隊(duì),將檔案管理人員與數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)、信息技術(shù)等領(lǐng)域?qū)<业热瞬胚M(jìn)行合作,共同探索和應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。與此同時(shí),檔案管理人員應(yīng)保持持續(xù)學(xué)習(xí)的意識(shí),跟隨行業(yè)的發(fā)展變化,關(guān)注新技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài),參加相關(guān)學(xué)術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)和研討會(huì),不斷地更新和拓展自己的知識(shí)和技能。
結(jié)語
綜上所述,伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨,高校檔案管理要積極適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)和新挑戰(zhàn),不斷強(qiáng)化自身的檔案管理能力,推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的深度應(yīng)用。其中,重點(diǎn)要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)意識(shí)、能力、平臺(tái)及人才等建設(shè),同時(shí)積極主動(dòng)收集和與外部機(jī)構(gòu)合作,推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程,以更好地滿足高校的檔案信息需求,并為高校決策、教學(xué)研究等提供有力支持。
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作者簡介:蔣珍(1982—"),女,河南周口人,碩士,館員,研究方向:檔案管理。