摘要：隨著大數(shù)據(jù)和人工智能技術的飛速發(fā)展，高校數(shù)字檔案館的建設面臨前所未有的機遇。本文深入探討了大數(shù)據(jù)和人工智能時代高校數(shù)字檔案館的建設思路，分析了當前高校檔案館數(shù)字化建設的特點和現(xiàn)狀，提出了針對性的建設策略，如多渠道拓展數(shù)字資源、應用人工智能技術挖掘大數(shù)據(jù)、建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，加強智能化、個性化服務、構筑信息安全防護體系等，以有效提升高校數(shù)字檔案館的服務水平，為高校的教學、管理、科研提供有力支持，為發(fā)展新質(zhì)生產(chǎn)力、服務經(jīng)濟社會發(fā)展發(fā)揮應有的作用。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)和人工智能時代；高校；數(shù)字檔案館；策略

高校作為知識和信息的信源地、集散地，其檔案館承載著記錄學校歷史、教學、科研等重要信息的使命，如何構建一個適應大數(shù)據(jù)時代需求、融合人工智能技術的高校數(shù)字檔案館，已經(jīng)成為各高校信息化建設的重要方面。

一、大數(shù)據(jù)和人工智能時代高校檔案館建設面臨的機遇

在大數(shù)據(jù)和AI迅猛發(fā)展的背景下，高校檔案館數(shù)字化建設和發(fā)展面臨一些新的機遇。一是高校檔案數(shù)字化建設是落實 “十四五”規(guī)劃、實現(xiàn)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型的必然要求。中辦、國辦印發(fā)的 《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，加強國家檔案數(shù)字資源規(guī)劃管理，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導的檔案資源體系。[1]二是大數(shù)據(jù)和人工智能技術的發(fā)展為高校檔案館建設提供了更廣闊的空間。大數(shù)據(jù)和人工智能技術的應用可以推動高校檔案建設的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法已經(jīng)不能適應信息化建設要求，而通過大數(shù)據(jù)技術，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，這不僅可以節(jié)省存儲空間、提高管理效率，還方便用戶進行遠程訪問。三是高校檔案館數(shù)字化建設是人工智能發(fā)展的內(nèi)在要求，承擔著為 “數(shù)字檔案館”向 “智慧檔案館”轉(zhuǎn)變提供 “海量”數(shù)據(jù)的任務。大數(shù)據(jù)技術可以幫助高校檔案館實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的整合和共享，高校各部門在日常工作中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資源，這些數(shù)據(jù)資源對于檔案建設具有重要價值，通過大數(shù)據(jù)技術，可以將這些分散的數(shù)據(jù)資源進行整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)，這些 “海量”的數(shù)字資源為人工智能技術應用于檔案數(shù)字化建設打下了堅實的基礎。

二、高校檔案館特點和當前數(shù)字化建設現(xiàn)狀

（一）高校檔案館特點是館藏檔案資源數(shù)量大、種類多但價值密度偏低

高校檔案館大多館藏了建校以來大量的原始實體檔案。以筆者所在的臨沂大學為例，該校庫藏黨群、行政、教學、科研、外事、財會等十大類檔案共計5.7萬余卷 （冊），檔案數(shù)據(jù)信息達到了3.9TB，隨著紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工和檔案館信息化建設進程，檔案數(shù)據(jù)容量正呈指數(shù)級增長。隨著信息技術的快速發(fā)展，高校檔案館不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)實體檔案，而是納入了多元數(shù)據(jù)，不僅包括電子文件、聲像、圖表等，還涵蓋社交媒體數(shù)據(jù)、系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)等各種形式的信息。這些數(shù)據(jù)的格式多樣且來源于不同的部門、機構，每個部門都有其獨特的數(shù)據(jù)生成方式，不同的數(shù)據(jù)格式也帶來了存儲方式的多樣化。此外，高校檔案館的館藏數(shù)量大、數(shù)據(jù)種類多，意味著數(shù)據(jù)價值密度的降低，因為反映同一對象的檔案可能分散在不同的數(shù)據(jù)類型中，需要通過對各種數(shù)據(jù)進行提取、分析，才能發(fā)現(xiàn)其潛在的價值。高校檔案館保存了大量反映高校歷史、教學、科研等方面的珍貴檔案，具有很高的保存價值，對于學校的決策、規(guī)劃、育人等方面具有重要的應用價值。以臨沂大學為例，該校始于抗戰(zhàn)時期的抗大一分校，學校館藏了大量抗戰(zhàn)時期師生抗日斗爭的珍貴史料，這些史料對于學校開展愛國主義教育、堅守共產(chǎn)黨人的初心使命具有很高的研究、宣傳價值。然而，正是因為高校檔案中涉及的信息種類多，這些檔案可能存在相互關聯(lián)或重復的情況，因此，高校檔案館需要采用有效的技術手段，提高檔案數(shù)據(jù)的價值密度。[2]

（二）高校檔案館數(shù)字化建設現(xiàn)狀

一是材料歸檔方式單一，數(shù)據(jù)資源收集主動性不強。當前，大多高校僅依靠人工進行數(shù)據(jù)信息搜集，不僅難以保障信息的準確性、完整性，還大大增加了管理工作的難度。許多高校數(shù)字檔案管理缺少與時俱進的制度設計，其原有的管理制度已跟不上數(shù)字化發(fā)展的需要。[3]尤其缺少各類專門數(shù)字檔案管理制度，導致數(shù)據(jù)檔案的歸檔不全面、不完整、隨機性比較強。沒有實現(xiàn)電子文件 “應歸盡歸”和電子檔案 “應收盡收”。二是部分高校檔案管理系統(tǒng)老化，基礎設備落后、服務效率較低。目前，各高校都在大力推進檔案數(shù)字化建設，檔案數(shù)字化資源占比逐漸提高，但由于一些高校檔案管理部門投入有限，未配備信息化管理平臺或管理平臺落后，缺少對檔案信息統(tǒng)計、信息數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)管理等功能的升級和大數(shù)據(jù)技術的使用，不能完全適應當前檔案管理數(shù)字化的發(fā)展需要，無法提供簡潔、高效的智能化服務。三是檔案管理和服務觀念還較為傳統(tǒng)和保守。目前，各高校檔案還是以紙質(zhì)檔案為主，隨著高校檔案數(shù)字化建設的發(fā)展，檔案管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理和服務觀念勢在必行，將 “重藏輕用”的觀念向 “藏用并重”轉(zhuǎn)變，提升檔案管理人員的業(yè)務能力和服務意識。

三、大數(shù)據(jù)和人工智能時代高校數(shù)字檔案館建設思路

（一）多渠道拓展數(shù)字資源，為數(shù)字檔案館建設“筑底”

高校作為國家重要的人才聚集地，讓科研學術資源、創(chuàng)新成果更好地服務于經(jīng)濟社會發(fā)展，是發(fā)展新質(zhì)生產(chǎn)力的內(nèi)在要求。沒有大量基礎數(shù)據(jù)資源的支撐并完成高校檔案數(shù)字化，在數(shù)字檔案館建設中人工智能技術將無用武之地，所以，拓展數(shù)字資源建設是實現(xiàn)數(shù)字檔案館的首要任務。以下從三個角度進行分析，首先，從技術角度分析，高?？梢岳门老x技術、API接口等方式，自動收集數(shù)據(jù)資源，整合到數(shù)字檔案館中，通過大數(shù)據(jù)分析，對收集到的數(shù)字資源進行深入挖掘，提取有價值的信息，然后使用云計算、分布式存儲等技術，實現(xiàn)數(shù)字資源的高效管理；其次，從用戶角度分析，充分利用人工智能大模型，通過用戶行為分析等方式，了解用戶對數(shù)字資源的需求，為資源建設提供指導，這一過程中要優(yōu)化檢索界面、增強交互性等，并建立用戶反饋系統(tǒng)，及時收集用戶意見，持續(xù)改進數(shù)字資源建設和用戶服務體驗；最后，從管理角度分析，要制訂數(shù)字資源建設計劃，明確建設目標，并建立數(shù)字資源的質(zhì)量評估標準，確保資源的準確性，此外還要與其他機構建立合作關系，共享、共建數(shù)字資源。

（二）應用人工智能技術挖掘大數(shù)據(jù)，為數(shù)字檔案館建設“筑基”

高校數(shù)字檔案館收集、歸檔、存儲大量數(shù)字資源，目的是充分利用這些資源，開展大數(shù)據(jù)挖掘、分析、提取工作，以發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)中的有價值的信息。所以，高校數(shù)字檔案館需要組建一支具備數(shù)據(jù)挖掘技能的專業(yè)團隊，設計挖掘項目，明確挖掘目標、范圍、標準和要求，除了挖掘本校檔案館內(nèi)的資源，團隊還需要整合其他來源的數(shù)據(jù)，多源數(shù)據(jù)的整合有助于發(fā)現(xiàn)更全面的信息。此外，數(shù)據(jù)挖掘團隊要充分運用人工智能數(shù)據(jù)挖掘技術，幫助團隊從海量數(shù)據(jù)中提取出有效信息，不斷加強機器學習，優(yōu)化挖掘策略，以提高挖掘結(jié)果的準確性。[4]在智能分類檔案信息時，AI技術可以按照不同的檔案介質(zhì)，運用相應的關鍵技術對其進行智能化分類。數(shù)字檔案館可以運用人工智能技術來智能挖掘檔案信息，運用數(shù)據(jù)挖掘技術進行檔案價值的智能鑒定。最終的挖掘結(jié)果要以易于理解的方式呈現(xiàn)給用戶，所以團隊需要使用數(shù)據(jù)可視化工具，將挖掘結(jié)果以圖表、報告、語音等形式展示出來，并解釋其含義和應用價值。

（三）多體系支撐為數(shù)字檔案館建設“筑路”

1.數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

高校數(shù)字檔案館的建設要注重系統(tǒng)的整合性和功能性，建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，是實現(xiàn)這一目標的關鍵。明確數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的整體架構和技術路線，通過調(diào)研，深入了解用戶對數(shù)字檔案管理的具體需求，根據(jù)需求分析結(jié)果設計系統(tǒng)的各個模塊，確保系統(tǒng)能夠滿足用戶的需求。選擇合適的技術，進行系統(tǒng)的開發(fā)工作，高校可以采用模塊化的設計思想，提高系統(tǒng)的可擴展性。將高校數(shù)字檔案館現(xiàn)有的數(shù)字資源進行整合，確保它們能夠無縫地集成到新的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，并將舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)遷移到新系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的完整性，充分利用AI技術，根據(jù)用戶需求，實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析、個性化推薦等高級功能，提升系統(tǒng)的使用價值。[5]

2.檔案資源數(shù)據(jù)庫

高校數(shù)字檔案館要構建一個全面、靈活的檔案資源數(shù)據(jù)庫，以滿足日益增長的數(shù)據(jù)存儲、檢索和利用需求。要分析高校檔案資源的種類、存儲需求等，明確數(shù)據(jù)庫的建設目標，根據(jù)需求分析結(jié)果，設計數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構和物理結(jié)構，通過自動化工具、人工錄入等方式，構建多主體參與、多渠道供給、多形式服務的數(shù)字檔案資源供給體系，收集高校內(nèi)部的各類檔案資源，充分發(fā)揮數(shù)字化 “工具箱”作用，構建穩(wěn)定、可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

（四）以人工智能技術為支撐，為數(shù)字檔案館實現(xiàn)智慧服務“筑智”

1.建立用戶需求感知引擎和智能化人機交互系統(tǒng)

檔案工作者要緊密關注用戶需求，并據(jù)此不斷優(yōu)化服務內(nèi)容，建立用戶需求感知引擎和智能化人機交互系統(tǒng)。要明確需求感知引擎的主要目標，并通過用戶調(diào)查等多種渠道，收集用戶的訪問記錄、反饋意見等數(shù)據(jù)。人工智能促使人機交互從傳統(tǒng)的 “由輸入到反饋”循環(huán)轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄艿?“由推薦到選擇”循環(huán)，在此基礎上，數(shù)字檔案館可以建立智能檔案信息利用服務系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)與利用者進行語音交互、視覺交互以及觸覺交互，從而向利用者提供個性化的智能服務。利用系統(tǒng)分析工具對交互數(shù)據(jù)進行分析，發(fā)現(xiàn)用戶的訪問規(guī)律、檢索頻率、常用服務、興趣偏好等，根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，建立用戶需求感知模型，這一模型能夠識別用戶的顯性需求和隱性需求，并為用戶提供個性化的服務推薦。此外，要建立實時響應機制，確保需求感知引擎能夠在第一時間捕捉到用戶的需求變化，向用戶提供更高品質(zhì)的個性化、智慧化服務。

2.提升遠程服務智能和效能

高校數(shù)字檔案館不僅需要滿足校內(nèi)師生的需求，還要積極向校外用戶提供服務，而當前大多數(shù)檔案館的查檔方式還是實地查檔，所以，提升遠程服務能力是非常重要的。一是要將人工智能大模型運用到高校數(shù)字檔案館建設之中，利用基于AI的自動化處理引擎，進一步降本增效；二是要積極運用、優(yōu)化遠程智能訪問界面，設計簡潔的用戶界面和交互語言，確保校外用戶能夠輕松訪問檔案資源；三是要加強宣傳和用戶在線智能服務，積極運用官網(wǎng)、微信公眾號等宣傳媒介積極宣傳、推廣數(shù)字檔案館的遠程智能服務，提高校外用戶的認知度和使用率，幫助用戶更好地了解和使用遠程智能服務。

（五）加強信息安全防護體系建設，為數(shù)字檔案館建設“筑墻”

在大數(shù)據(jù)和人工智能時代，數(shù)字檔案館在為我們帶來便捷高效服務的同時也面臨更加嚴峻的安全挑戰(zhàn)，構筑高效的信息安全防護體系尤為重要。一是要制定信息安全政策，明確數(shù)字檔案館的信息安全要求，并定期對政策進行審查，確保其適應不斷變化的安全威脅；二是要對數(shù)字檔案館的硬件設施進行加固，防止未經(jīng)授權訪問，并部署高性能的防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，防止惡意軟件的入侵，設計合理的訪問控制策略，確保只有授權用戶能夠訪問特定的數(shù)字檔案資源；三是要定期對數(shù)字檔案數(shù)據(jù)進行備份，制訂應急響應計劃，以便在發(fā)生安全事故時迅速恢復數(shù)據(jù)；四是嚴格落實數(shù)據(jù)檔案安全工作責任制，開展數(shù)據(jù)安全監(jiān)測預警、應急演練、專項檢查，提升對數(shù)據(jù)檔案安全的態(tài)勢感知、應急處置和追蹤溯源能力。

四、結(jié)束語

當前，高校數(shù)字檔案館建設機遇與挑戰(zhàn)并存，通過多渠道拓展數(shù)字資源、應用人工智能技術挖掘大數(shù)據(jù)、建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫、構筑信息安全防護體系等策略，可以構建一個智能、安全、綠色、高效的數(shù)字檔案館，這不僅有利于提升高校檔案服務效率，還能為高校的科研和管理提供數(shù)據(jù)支持。推進檔案事業(yè)數(shù)字化、智能化是一個系統(tǒng)性、長期性、漸進性的過程，檔案工作人員還需要不斷加強理論探索和實踐創(chuàng)新，以適應高校信息化發(fā)展需求，開創(chuàng)高校檔案數(shù)字化、智能化服務體系建設的新局面。

參考文獻：

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[5] 李倩.人工智能對高校數(shù)字檔案館建設的影響與挑戰(zhàn)[J].辦公室業(yè)務，2023（11）：183-185+189.