馬欣

摘 要：工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程竣工的主要依據(jù)，是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要憑證，具有提供借鑒和改進(jìn)創(chuàng)新等價(jià)值。但是，目前部分單位在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中習(xí)慣將檔案工作交由資料員負(fù)責(zé)，因人員流動(dòng)較大、更換頻繁，導(dǎo)致檔案資料極易出現(xiàn)收集不齊或丟失等現(xiàn)象，從而影響了檔案的工作質(zhì)量。相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，探尋合適的解決對(duì)策，切實(shí)提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作水平。文章分析了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作特征，提出了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的難點(diǎn)，探尋了合理的解決對(duì)策，力求提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項(xiàng)目；檔案工作；難點(diǎn)；對(duì)策

中圖分類號(hào)： G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是存儲(chǔ)工程技術(shù)和工程經(jīng)驗(yàn)的關(guān)鍵載體，能夠?yàn)橐淹旯ろ?xiàng)目維護(hù)保養(yǎng)以及優(yōu)化改造提供良好的資源保障。工程建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，為各項(xiàng)工程建設(shè)工作有序開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。然而，部分單位在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中存在部分難點(diǎn)，導(dǎo)致檔案信息不完善，使得后續(xù)工作無(wú)法順利實(shí)施。相關(guān)單位應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)存在的難點(diǎn)，制定相應(yīng)處理對(duì)策，不斷加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作效果。

一、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作特征

1.周期長(zhǎng)

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案周期較長(zhǎng)，貫穿于工程建設(shè)全過(guò)程，其中基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖紙產(chǎn)生的時(shí)間不同，內(nèi)容存在較大差異，導(dǎo)致工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料形成期限較長(zhǎng)。比如建設(shè)用地、招投標(biāo)以及竣工驗(yàn)收合同等基建文件是工程建設(shè)單位按照法律規(guī)定，在工程立項(xiàng)到竣工期間形成的各類文件。監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要和監(jiān)理工作日志等監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程建設(shè)期間、在監(jiān)理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類資料。施工資料根據(jù)類型和形成時(shí)期，分為施工技術(shù)資料、施工測(cè)量記錄資料以及施工過(guò)程驗(yàn)收資料等。竣工圖紙是指根據(jù)施工設(shè)計(jì)圖紙，繪制出反映工程建設(shè)項(xiàng)目竣工狀態(tài)的圖紙。由此可以看出，各類文件資料與工程建設(shè)周期具有直接關(guān)聯(lián)，短則數(shù)月，多則數(shù)年，整體工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作周期較長(zhǎng)。

2.形成及接受主體多元化

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案形成及接受主體不是同一單位，牽涉多個(gè)主體。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案中的基建文件、監(jiān)理資料、施工資料以及竣工圖紙分別產(chǎn)生于建設(shè)單位、監(jiān)理單位等。因此，形成主體具有多元化特征。與工程。設(shè)項(xiàng)目檔案工作有關(guān)的建設(shè)單位，需要做好工程檔案保存整理等工作，監(jiān)理單位需要重點(diǎn)保存監(jiān)理檔案，施工單位需要保存施工檔案和竣工圖等。另外，對(duì)于需要重新建設(shè)或者改擴(kuò)建項(xiàng)目，相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)規(guī)定將相關(guān)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案移交地方檔案館或?qū)I(yè)館。

3.竣工檔案以紙質(zhì)檔案和數(shù)字化副本為主

工程建設(shè)單位在開(kāi)展工作中，需要多家單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成合同簽訂、蓋章等任務(wù)，竣工圖紙需要施工單位在現(xiàn)有施工設(shè)計(jì)圖紙上繪制。相關(guān)合同和竣工圖紙接收單位為了提高相關(guān)檔案利用效率，通常會(huì)對(duì)接收的紙質(zhì)檔案實(shí)行數(shù)字化編制，形成數(shù)字化副本。因此，工程建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的載體形式是以紙質(zhì)檔案和數(shù)字化副本為主。

二、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作難點(diǎn)

1.對(duì)檔案資料收集整理重視程度較低

對(duì)于工程建設(shè)單位而言，在機(jī)械設(shè)備進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備時(shí)期已經(jīng)產(chǎn)生了圖紙會(huì)審資料、工程開(kāi)工資料等，后期隨著工程建設(shè)實(shí)施，檔案資料數(shù)量會(huì)隨之增多，再加上部分工程建設(shè)周期較長(zhǎng)，需要在工程開(kāi)展期間同時(shí)做好檔案資料收集整理工作。然而，在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，部分工程建設(shè)單位對(duì)檔案資料收集整理重視程度較低，未能認(rèn)清該項(xiàng)工作的重要價(jià)值，認(rèn)為其只是將相關(guān)資料整理存放即可，沒(méi)有統(tǒng)一檔案資料收集整理要求，也沒(méi)有定期檢查檔案資料收集整理內(nèi)容是否完善，導(dǎo)致部分資料信息缺失，從而影響了檔案工作質(zhì)量。

2.檔案交接制度不足

在工作中發(fā)現(xiàn)，工程建設(shè)單位通常將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案交由資料員負(fù)責(zé)，因資料人員流動(dòng)較大，短時(shí)期內(nèi)更換頻繁，在檔案資料管理中經(jīng)常出現(xiàn)資料收集不齊或者丟失等情況。在單位現(xiàn)有的檔案交接制度中，未能針對(duì)資料員檔案工作中存在的問(wèn)題設(shè)計(jì)完善的交接程序，并且在保存施工合同時(shí)，項(xiàng)目部?jī)H保存副本合同，無(wú)法提供正本。在此情形下，資料員在整理交接檔案工作時(shí)，沒(méi)有注明相關(guān)合同的正本所在位置，從而給今后工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理和重復(fù)利用等帶來(lái)不良影響。

3.檔案管理后續(xù)更新存在缺陷

在實(shí)際工作中看到，部分資料員在工程建設(shè)項(xiàng)目籌備階段態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)，能夠?qū)崟r(shí)分類整理、動(dòng)態(tài)更新工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料。但后期隨著施工進(jìn)度加快，工程建設(shè)項(xiàng)目持續(xù)深入，由于檔案資料在短時(shí)間內(nèi)增多，部分資料員未能做好后續(xù)更新工作，導(dǎo)致部分重要檔案材料如合同檔案或財(cái)務(wù)檔案丟失，給單位帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。部分單位并未根據(jù)檔案工作現(xiàn)狀設(shè)計(jì)相應(yīng)的檔案管理責(zé)任機(jī)制，使得資料員在檔案工作出現(xiàn)失誤后經(jīng)常相互推卸責(zé)任，降低了檔案的工作質(zhì)量。

4.檔案工作信息化水平較低

在工作中發(fā)現(xiàn)，我國(guó)部分單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作信息化水平較低，現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)缺乏自動(dòng)歸檔功能，系統(tǒng)存量較小，線上采集檔案電子文件總量較低，無(wú)法滿足工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作歸檔需求。此外，部分單位沒(méi)有將檔案工作系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)整合起來(lái)，沒(méi)有開(kāi)發(fā)在線歸檔功能，沒(méi)有針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作需求為各移交主體搭建聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)平臺(tái)，沒(méi)有為實(shí)現(xiàn)全鏈條電子歸檔目標(biāo)創(chuàng)造良好的辦公條件，部分環(huán)節(jié)需要通過(guò)人工整理工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的方式，從而導(dǎo)致檔案工作信息化水平較低。

5.投入資金不足

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案較為復(fù)雜，在開(kāi)展中需要足夠的資金支撐。然而，由于部分單位對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作缺乏足夠重視，未能向其投入足夠資金經(jīng)費(fèi)，沒(méi)有給資料員提供良好的薪資待遇，沒(méi)有建設(shè)完善的基礎(chǔ)設(shè)施，甚至未能給資料員提供專門(mén)的檔案室或者檔案室環(huán)境潮濕、簡(jiǎn)陋，使得重要檔案資料受到環(huán)境影響出現(xiàn)保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，從而影響了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量。

6.缺乏專業(yè)的檔案管理人才

部分工程建設(shè)單位每年同時(shí)間開(kāi)展的項(xiàng)目類型較多，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容存在較大差異。例如，在施工管理方面，會(huì)涉及施工成本、經(jīng)濟(jì)材料以及聯(lián)絡(luò)單等。部分工程建設(shè)單位資料員對(duì)施工管理中的相關(guān)材料缺乏充分認(rèn)識(shí)，未能在規(guī)定期限內(nèi)高效完成檔案工作。此外，部分單位資料員在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)各類檔案資料整理、存儲(chǔ)中存在的基礎(chǔ)性問(wèn)題，沒(méi)有按照實(shí)際情況精準(zhǔn)銷(xiāo)毀缺乏實(shí)用價(jià)值的檔案資料，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案資料分類整理缺乏精細(xì)化，給后期外借以及重復(fù)使用等造成不利影響。

三、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作對(duì)策

1.提高對(duì)檔案資料收集整理的重視程度

單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目特征，認(rèn)清檔案工作在質(zhì)量檢驗(yàn)以及工程優(yōu)化等方面的積極作用，從思想上注重檔案資料收集整理，立足實(shí)際情況制定檔案資料收集整理方案，明確檔案資料收集整理規(guī)則，要求資料員在工程籌劃時(shí)期就著手檔案資料收集整理工作，每周定期檢查各類檔案資料信息是否收集完善，根據(jù)現(xiàn)有憑證檢查各類檔案資料信息是否真實(shí)。同時(shí)，資料員應(yīng)按照現(xiàn)行規(guī)定，對(duì)各類檔案資料做好分類、歸檔等工作，每月將檔案資料收集整理信息編輯成表格，交由分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，保障檔案工作質(zhì)量達(dá)標(biāo)，為今后開(kāi)展工程建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

2.優(yōu)化檔案交接制度

工程建設(shè)單位在優(yōu)化檔案交接制度時(shí)，應(yīng)確立統(tǒng)一的檔案交接程序，要求資料員在任職或離職期間，嚴(yán)格按照交接程序做好各項(xiàng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案交接工作，嚴(yán)禁出現(xiàn)檔案信息丟失或者不齊等現(xiàn)象。在檔案交接制度中，單位應(yīng)要求資料員在交接檔案工作時(shí)，全面清理工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，嚴(yán)查賬目是否一致，一旦發(fā)現(xiàn)賬目不相符，及時(shí)檢查出現(xiàn)問(wèn)題的原因，催還外借的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，精細(xì)整理分類于未整理的零散工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，對(duì)于缺少材料的項(xiàng)目檔案，找到相關(guān)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人，及時(shí)整理出具有較高存儲(chǔ)價(jià)值的檔案材料后匯總，按照規(guī)定編排保存，切實(shí)保障賬目一致。此外，在檔案交接制度中，單位應(yīng)讓資料員在任職或離職期間向其他資料員講明施工組織設(shè)計(jì)方案、施工設(shè)計(jì)方案以及其他工程建設(shè)項(xiàng)目合同等存放位置，注明查找方法，避免其他資料員在后期檔案工作中無(wú)法及時(shí)找到相關(guān)檔案資料。

3.做好檔案管理后續(xù)更新

單位要想確保檔案管理后續(xù)更新質(zhì)量符合規(guī)定，應(yīng)針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作需求，設(shè)計(jì)檔案管理職責(zé)機(jī)制，在機(jī)制中闡明檔案管理領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目部門(mén)管理者以及資料員等職責(zé)，將檔案資料整理、分類匯總以及質(zhì)量檢驗(yàn)等任務(wù)劃分到人，為檔案管理后續(xù)更新提供良好保障。單位應(yīng)在檔案管理后續(xù)更新中將資料員作為主要骨干，工程主管領(lǐng)導(dǎo)為負(fù)責(zé)人，將各項(xiàng)檔案管理后續(xù)更新環(huán)節(jié)分配給專人負(fù)責(zé)，并按照工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作規(guī)定，將工程準(zhǔn)備時(shí)期和竣工時(shí)期產(chǎn)生的文件、竣工圖等交由建設(shè)單位資料員負(fù)責(zé)整理與組卷；將施工資料、施工圖交由施工單位資料員負(fù)責(zé)整理與組卷；當(dāng)施工資料中部分內(nèi)容無(wú)法按照一個(gè)單位工程分類組卷時(shí)，要求資料員按照建設(shè)項(xiàng)目組卷，并讓資料員將施工資料目錄與對(duì)應(yīng)施工資料整合起來(lái)共同組卷。一旦相關(guān)人員未能按照職責(zé)有序完成檔案管理后續(xù)更新工作，出現(xiàn)合同檔案或財(cái)務(wù)檔案丟失現(xiàn)象時(shí)，單位按照情節(jié)嚴(yán)重程度施行懲罰，確保檔案管理后續(xù)更新質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

4.提高檔案工作信息化水平

近些年，我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展成熟，單位要想提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作效果，應(yīng)注重提高檔案工作信息化水平，積極引入廣磁介質(zhì)檔案、多媒體檔案以及電子檔案等。為了有效提高檔案工作信息化水平，單位應(yīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道，整合國(guó)外工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作案例，從中汲取提高檔案工作信息化水平的經(jīng)驗(yàn)，引導(dǎo)信息技術(shù)專員負(fù)責(zé)建設(shè)檔案工作系統(tǒng)，在系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)圖片檔案、錄像檔案、電子文件檔案模塊，為每個(gè)模塊開(kāi)發(fā)檔案信息自動(dòng)錄入、智能分類和在線歸檔等功能。與此同時(shí)，單位應(yīng)讓信息技術(shù)員將檔案工作系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)整合，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)為各移交主體搭建聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)平臺(tái)，為實(shí)現(xiàn)全鏈條電子歸檔目標(biāo)創(chuàng)設(shè)先進(jìn)的辦公平臺(tái)。

5.增加資金投入力度

資金是確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。工程建設(shè)單位應(yīng)按照檔案工作開(kāi)展需求，增加資金投入力度。為了確保資金投入的合理性，單位應(yīng)先讓檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人制作經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)書(shū)，講明基礎(chǔ)設(shè)施、人力資源薪資保障等方面的經(jīng)費(fèi)需求。然后，組織財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)核算，明確資金投入指標(biāo)，經(jīng)過(guò)上級(jí)部門(mén)簽字后，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)分批次撥付資金。同時(shí)，讓采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)為檔案部門(mén)配置先進(jìn)的檔案柜，引入性能良好的計(jì)算機(jī)設(shè)備和掃描設(shè)備等，重新修繕檔案資料存儲(chǔ)室，改善存儲(chǔ)室環(huán)境，防止重要工程建設(shè)項(xiàng)目檔案受到環(huán)境影響，出現(xiàn)發(fā)霉、蛀蟲(chóng)等現(xiàn)象。此外，單位應(yīng)要求財(cái)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)以及檔案部門(mén)定期在內(nèi)部網(wǎng)站上公布各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用明細(xì)，通過(guò)圖片的形式公布原始憑證和票據(jù)等，自覺(jué)接受管理層以及其他職能部門(mén)監(jiān)督。單位還可以按照工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作需求，靈活調(diào)整資金投入指標(biāo)，并嚴(yán)查各項(xiàng)資金使用過(guò)程，確保各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)充分運(yùn)用到檔案工作中，使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作在資金支撐下能夠不斷提升工作質(zhì)量和效率。

6.建設(shè)專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍

單位應(yīng)按照工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作需求，建設(shè)專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，通過(guò)人才招聘以及專業(yè)技能培訓(xùn)的方式培養(yǎng)一批基礎(chǔ)知識(shí)完善、職業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人才，為提高檔案工作水平做好人才保障。其一，在人才招聘中，單位應(yīng)面向社會(huì)，通過(guò)簡(jiǎn)歷海選、筆試初選、面試嚴(yán)選等流程，選出知識(shí)結(jié)構(gòu)完善、知識(shí)文化層次高且業(yè)務(wù)技能熟練的檔案管理人才。其二，在業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)中，單位應(yīng)通過(guò)視頻培訓(xùn)、專家講座和同行交流等方式，為檔案管理人才提供多種學(xué)習(xí)渠道，使其在學(xué)習(xí)中能夠充分掌握各項(xiàng)與工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作有關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，明確工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集范圍、整編規(guī)則、移交程序以及竣工檔案驗(yàn)收要求等，積累檔案工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提高專業(yè)能力。其三，單位應(yīng)不定期組織精英人士，向檔案管理人才分享工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作要求。例如，隱蔽工程記錄表應(yīng)精準(zhǔn)注明相關(guān)工程的隱蔽位置、尺寸以及隱蔽方法等，為今后查找隱蔽工程信息和竣工結(jié)算做好準(zhǔn)備。對(duì)于絕密文件，應(yīng)在檔案工作中按照規(guī)定運(yùn)用盒子分裝保存，確保檔案信息安全。

四、結(jié)語(yǔ)

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)項(xiàng)目中屬于重要組成部分，能夠真實(shí)反映工程建設(shè)效果，為后期工程維護(hù)保養(yǎng)提供參考依據(jù)，對(duì)今后工程擴(kuò)建改建等具有關(guān)鍵的參考價(jià)值。相關(guān)單位應(yīng)做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，按照現(xiàn)實(shí)情況全面分析檔案工作難點(diǎn)，并找出相應(yīng)的解決對(duì)策，提高檔案資料收集整理重視程度、改進(jìn)檔案交接制度缺陷、做好檔案管理后續(xù)更新、提高檔案工作信息化水平、增加資金投入力度、建設(shè)專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，通過(guò)多種方法不斷提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量。

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作者單位：中交路橋建設(shè)有限公司