顧靜

摘 要：在數(shù)字化時代背景下，將大數(shù)據(jù)分析技術與企業(yè)檔案管理實踐緊密結合，已經成為推動企業(yè)管理和工作流程改革的核心手段。通過大數(shù)據(jù)分析技術的應用，企業(yè)可以構建先進的檔案管理理念，進一步提高辦公自動化水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與高效化，有效推動了信息化檔案管理理論與實踐技巧的進步。特別是隨著企業(yè)檔案數(shù)量與規(guī)模的不斷擴大，確保檔案的安全性和有效性已經成為重要的管理工作。為此，企業(yè)必須調整檔案管理策略，充分利用大數(shù)據(jù)分析技術手段，以實現(xiàn)對檔案管理的全面優(yōu)化。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)分析技術；企業(yè)；檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

引言

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式顯得較為落后，不僅增加了企業(yè)人員和財務成本，還使得企業(yè)經營成本相對較高。隨著社會的進步和發(fā)展，企業(yè)需要重視檔案管理信息化轉型，提升企業(yè)的競爭優(yōu)勢。企業(yè)通過引入大數(shù)據(jù)分析技術手段，將復雜的檔案信息轉化為網(wǎng)絡數(shù)據(jù)，可以提高檔案檢索的便捷性，促進各部門之間數(shù)據(jù)和信息的共享，實現(xiàn)各級部門的有效連接，不僅有助于提升員工的責任感，還將推動企業(yè)的整體發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)分析技術在企業(yè)檔案管理中的應用意義

1.提升檔案信息資源共享價值

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方式多采用紙質手段，往往受到時間和地點的限制，使得檔案管理的效率受到一定影響。由于紙質檔案長期存儲的不規(guī)范性會導致檔案損壞、數(shù)據(jù)模糊等問題，進而影響檔案的真實性和實用性。此外，為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，需要在不同部門之間承擔大量煩瑣的任務，進一步增加了檔案管理成本和工作難度。紙質檔案傳輸流程往往顯得復雜且效率低下，不利于檔案的科學、合理保護。

因此，在檔案管理中使用大數(shù)據(jù)分析技術能夠消除傳統(tǒng)檔案管理的弊端，切實提升企業(yè)檔案信息的共享效益。企業(yè)通過運用互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)檔案信息的內部共享。員工只需登錄指定平臺，便可輕松瀏覽、研究和下載企業(yè)同步的各類檔案，不僅有助于協(xié)調各部門間的任務分配，還顯著促進了企業(yè)內部溝通的效率。通過此種方式，檔案信息的使用效益得到了極大提升，為企業(yè)的整體發(fā)展提供了有力支持。

2.助推檔案管理向全新方向發(fā)展

大數(shù)據(jù)分析技術在企業(yè)檔案管理中的應用不僅顯著提高了管理效率，還增強了精確性，為企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化轉型奠定了堅實基礎。通過整合大數(shù)據(jù)分析技術優(yōu)化檔案管理策略，可以促進企業(yè)檔案管理邁向更高層次的信息化發(fā)展。企業(yè)將大數(shù)據(jù)分析技術應用于檔案管理，促進了檔案由紙質形式向電子化形式的轉化，不僅大幅提升了信息處理的穩(wěn)定性和效率，還為企業(yè)重要檔案的保存提供了有力保障，有效防范了非法獲取檔案信息的風險，切實維護了企業(yè)的核心利益。同時，電子檔案的便捷性使得企業(yè)各部門間能夠迅速交換和共享數(shù)據(jù)資料，對于推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有積極意義。

3.提高檔案信息化管理水平

企業(yè)的全面數(shù)據(jù)主要通過檔案形式實施保存，檔案涉及企業(yè)的制造和人事信息，對企業(yè)的穩(wěn)定運營有著重要的影響。為了推動企業(yè)發(fā)展，員工必須深刻認識到檔案管理的重要性。在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方式中，通常需要大量員工參與檔案信息的搜集和編撰工作，不僅使得整個管理流程變得煩瑣、復雜，還可能導致效率降低、質量下降，給企業(yè)帶來經濟負擔。在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)通過對檔案數(shù)據(jù)展開深入解讀與整合，并能實時更新相關數(shù)據(jù)，從而拓寬數(shù)據(jù)的應用領域和深度，不僅有助于降低管理成本，使企業(yè)能夠將更多資源和精力聚焦于核心發(fā)展方面，還有助于企業(yè)構建全面、高效的現(xiàn)代化管理工作流程，確保企業(yè)能夠健康、穩(wěn)定地向前發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)分析技術在企業(yè)檔案管理中的應用問題

1.傳統(tǒng)觀念和依賴紙質檔案

企業(yè)仍舊沿用傳統(tǒng)的紙質文檔管理模式，對于數(shù)字化文檔的重視程度有所欠缺，導致檔案信息的儲存、檢索和共享效率受到制約，無法適應大數(shù)據(jù)時代對檔案高效處理的需求。大部分企業(yè)尚未充分意識到檔案中蘊含的數(shù)據(jù)價值，尚未形成數(shù)據(jù)驅動的思維模式。在決策制定、業(yè)務創(chuàng)新及流程優(yōu)化方面對檔案數(shù)據(jù)的利用尚顯不足，未將數(shù)據(jù)化的檔案視為推動創(chuàng)新的關鍵工具。因此，未能通過檔案數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)新的商業(yè)機會、優(yōu)化產品或服務。同時，對市場需求的預測精準度也有待提高。

2.大數(shù)據(jù)技術難以得到充分運用

企業(yè)在搜集和整合不同來源和形式的檔案信息時，可能會面臨一定的挑戰(zhàn)。目前，由于缺乏先進的數(shù)據(jù)搜集設備和技術，數(shù)據(jù)搜集過程變得復雜、耗時且容易出錯。此外，企業(yè)尚未建立健全大規(guī)模數(shù)據(jù)保存與管理體系，在一定程度上影響了檔案資料的高效保存、處置和查詢能力。同時，企業(yè)也未能對數(shù)據(jù)質量和一致性實施有效的監(jiān)控，缺乏對于技術和方法的掌握，導致無法全面發(fā)掘檔案資料中的潛在價值和深刻見解，阻礙了企業(yè)對數(shù)據(jù)的精確理解、預測和決策支持，影響了企業(yè)的業(yè)務發(fā)展和競爭優(yōu)勢。

3.檔案信息安全難以得到保障

企業(yè)檔案存有極為敏感且需要保密的重要資料，包括但不限于客戶詳細信息及財務報告等。若缺乏充分的保護措施，這些資料將面臨被非法獲取或泄露的風險，進而可能引發(fā)商業(yè)紛爭與法律訴訟。若未經授權的個人獲得檔案查閱權限，或授權者濫用此權限作出不當決策，均可能導致檔案信息被篡改、刪除或濫用，從而給企業(yè)帶來極為不利的影響。

三、大數(shù)據(jù)分析技術在企業(yè)檔案管理中的應用策略

1.樹立科學的信息化管理理念

首先，為順應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展潮流，必須構建科學的檔案管理觀念。企業(yè)應要求全體員工深刻把握大數(shù)據(jù)時代的特點，并能迅速、有效地調整工作方式。同時，企業(yè)必須清晰認識傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的問題和不足，并運用科學、高效的方法有針對性地解決這些問題，以推動企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)開展。

其次，在日常經營活動中，員工需深入學習信息化管理理念，熟練掌握并應用多元化的大數(shù)據(jù)分析技術，以實現(xiàn)大數(shù)據(jù)分析技術與檔案管理相結合。同時，企業(yè)充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計算等先進技術的優(yōu)勢，推動企業(yè)業(yè)務的創(chuàng)新發(fā)展。通過不斷學習和研究，員工可以更加深刻理解大數(shù)據(jù)科技的內涵，從而提升信息化經營的品質和層次，為企業(yè)的發(fā)展注入新的動力。

最后，構建科學的數(shù)字化管理觀念。企業(yè)需加大財務投入，充分激發(fā)員工的積極性與創(chuàng)造力，勇于創(chuàng)新，塑造積極向上的企業(yè)文化。企業(yè)應制定嚴格的管理規(guī)章，促進員工深入理解數(shù)字化管理理念。此外，定期召開檔案管理工作評估會議，總結近期檔案處理的難點，明確未來重點發(fā)展方向，以便員工清晰地認識個人技能水平，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展貢獻力量。

2.做好檔案管理建設全面規(guī)劃

首先，轉變管理觀念。企業(yè)的管理層應當發(fā)揮指導作用，深刻認識到檔案管理數(shù)字化轉型對企業(yè)持續(xù)發(fā)展和經濟利益的關鍵性和重要性，并從高效管理的角度出發(fā)，推動檔案管理數(shù)字化轉型的實現(xiàn)。為順應數(shù)字化趨勢，提高企業(yè)運營效率，企業(yè)可以將檔案管理任務全面融入日常運營架構之中。為確保此項工作的順利推進，企業(yè)可以設立專項經費，為檔案管理的數(shù)字化轉型提供必要的資金支持。同時，為推動企業(yè)檔案管理理念的轉變，即由傳統(tǒng)的“重保存、輕利用”向“高效利用、合理保存”轉變，可以組織系列主題活動，深入挖掘電子檔案的價值與潛力。此外，為提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與信息化管理意識，企業(yè)可以持續(xù)開展有針對性的教育與培訓工作，強化職責感與工作熱情，確保企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化與提升。

其次，完善檔案管理制度及標準。企業(yè)通過系統(tǒng)性、標準化的管理，能夠為檔案的數(shù)字化建設奠定堅實基礎，并規(guī)范檔案使用狀態(tài)，實現(xiàn)監(jiān)控手段的優(yōu)化。企業(yè)應根據(jù)當前檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，明確劃分工作職責，利用責任體系將檔案管理與個人責任緊密結合，確保責任落實到人，強化制度對人工操作流程的約束。

最后，可以運用數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)、計算機等技術手段，構建檔案資料信息云端平臺，充分發(fā)揮技術優(yōu)勢，建立檔案信息共享體系，使工作人員能夠自由運用這些檔案資料，提高共享程度和使用效率。

3.構建基于云計算的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

云計算集成了分布式計算、并行計算以及互聯(lián)網(wǎng)技術的前沿網(wǎng)絡科技資源服務手段，實現(xiàn)了對網(wǎng)絡科技資源的自動化操控與調度，不僅大幅簡化了網(wǎng)絡科技管理的復雜性，還顯著提高了資源的使用效率。資源共享、快速交付以及按需服務構成了云計算的三大核心優(yōu)勢。憑借三大優(yōu)勢，云計算能夠有效緩解大數(shù)據(jù)分析技術對企業(yè)檔案管理帶來的壓力與影響。經過云計算技術的優(yōu)化，檔案管理實現(xiàn)了信息的便捷保存、高效共享與深度挖掘。以云計算為核心的企業(yè)檔案管理體系，不僅大幅降低了運營成本，還賦予了前所未有的存儲能力、解讀精度以及快速響應機制，為企業(yè)未來的持續(xù)發(fā)展指明了方向，奠定了堅實的基礎。

4.加強企業(yè)檔案管理安全制度建設

（1）機要信息保護制度

企業(yè)需要構建能夠甄別關鍵信息的系統(tǒng)，并需定期更新企業(yè)核心機密信息的類別。此外，為優(yōu)化檔案管理流程，需對企業(yè)的機密檔案信息實行合理劃分，以減少機密信息的接觸者和傳播環(huán)節(jié)。為確保機密信息的安全性，需實施加密措施，并確立嚴格的機密信息存儲安全標準。同時，制定禁止訪問協(xié)議，以防止機密工作人員或高層領導在離任后泄露機密。還需設立保密規(guī)則，以防范咨詢企業(yè)、云服務供應商等第三方機構泄露機密信息的風險。

（2）信息資源共享制度

為了確保檔案資源的安全與共享，企業(yè)可以采取以下關鍵的保護策略：首先，設立多層次的保護結構，明確各層級所涵蓋的影響范圍。其次，制定詳盡的企業(yè)內部信息獲取、使用、查詢及復制等操作的規(guī)章制度，以確保信息的合規(guī)使用，并針對信息的重要性，將需要存儲于云端的數(shù)據(jù)“云”化處理，以提高數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。最后，實施云端數(shù)據(jù)訪問許可制度，嚴格限制未經授權的用戶訪問敏感數(shù)據(jù)，從而確保信息的保密性。

（3）信息審計制度

為確保企業(yè)檔案信息資產系統(tǒng)的安全，企業(yè)可以組建專業(yè)的檔案信息審計團隊，并實施統(tǒng)一的信息審計流程。企業(yè)可以嚴格界定信息審計的范圍和時間，定期對系統(tǒng)的運營和用戶操作開展安全評估。如果出現(xiàn)云端信息被泄露，企業(yè)需要立即啟動第三方信息安全審計機制，并對云端數(shù)據(jù)存儲開展持續(xù)的風險評估，以確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

5.組建具有大數(shù)據(jù)分析能力的檔案管理團隊

（1）制定相關聘用標準

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)在檔案管理人員招聘時應當制定詳盡的檔案管理人員招聘規(guī)定與標準，選拔方式應綜合考量應聘者在檔案管理領域的實際經驗是否豐富以及專業(yè)技能是否突出等因素，以確保檔案管理人員既掌握檔案管理相關經驗，又具備使用大數(shù)據(jù)分析技術的能力。

（2）加強技術培訓

在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的信息收集、整理與匯總方法已無法滿足現(xiàn)代需求。企業(yè)可以通過系統(tǒng)的教學與嚴格的訓練，培養(yǎng)檔案管理人員的服務精神，使其能夠始終堅守以人為本、提供優(yōu)質服務的工作原則。同時，注重塑造檔案管理人員的專業(yè)形象，展現(xiàn)在檔案管理領域的專業(yè)技術水平。因此，檔案管理人員需要接受更為專業(yè)、深入的技能培訓，如Hadoop和NoSQL等大型數(shù)據(jù)平臺的課程學習。通過掌握這些專門的知識和技能，檔案管理人員能夠在實際工作中靈活運用相關理念、策略與工具，以應對大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)。

（3）雇傭外包

為了優(yōu)化企業(yè)的檔案管理團隊結構與人力資源配置，可以考慮引入外部服務提供商，將大數(shù)據(jù)分析的相關職責委托給專業(yè)顧問。這種策略尤其適用于特定任務性檔案數(shù)據(jù)對場景的分析，其中需要專門技術人員的解讀能力，無須長期設立固定職位。

（4）高校培養(yǎng)

為了全面優(yōu)化工作人員大數(shù)據(jù)分析技術的能力，企業(yè)需要積極與各類高校建立合作關系，共同推動專業(yè)人才的培養(yǎng)。高校需要緊密圍繞大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，加強對大數(shù)據(jù)分析相關教育的投入力度。具體來說，高校需要重點關注R語言統(tǒng)計編程、Hadoop和MapReduce編程技術的培養(yǎng)，并對機器學習等智能化數(shù)據(jù)處理技術開展充分的教學與訓練，全面提升人才大數(shù)據(jù)分析技術的綜合實力，更好地服務于社會發(fā)展的需求。

四、結論

總而言之，在當前時代背景下，推進企業(yè)檔案管理的數(shù)字化改革已經成為提高企業(yè)管理效率與質量的重要手段，不僅有助于鞏固和增強企業(yè)的核心競爭力，還將在激烈的市場競爭中為企業(yè)實現(xiàn)長期穩(wěn)健的發(fā)展提供有力支撐。因此，企業(yè)管理層及相關員工必須深化對大數(shù)據(jù)分析技術的認知與掌握，提高檔案管理人員實際的應用能力，以推動企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化轉型，從而為企業(yè)的長遠發(fā)展奠定堅實基礎。

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作者單位：陜西延長石油（集團）有限責任公司氣田公司