在我國經(jīng)濟快速發(fā)展及國家對科研大力支持的背景下，科研人員擴展業(yè)務的需求迅速上升，傳統(tǒng)的差旅流程及報銷方式明顯滯后。以西安稀有金屬材料研究院有限公司（以下稱稀有院）為例，集中體現(xiàn)為差旅行程預定分散、員工墊資回流慢、報銷難、報銷過程繁瑣等問題。同時，在市場中關于差旅行為的專業(yè)化服務平臺非常緊缺，導致科研人員耗費大量時間和精力用于出差任務的規(guī)劃。機票、火車票、酒店等行程的預定及事后的報銷，嚴重阻礙了科研工作的進程，因此亟需優(yōu)化改善現(xiàn)有差旅管理制度及技術(shù)供給。

為更好地滿足科研活動的新需求，減輕科研人員事務性負擔，建設差旅信息化平臺迫在眉睫。本文分析了稀有院差旅信息化平臺建設的必要性、平臺建設過程、應用優(yōu)勢及注意事項，以提高科研人員出差便捷性，從而為稀有院更好的發(fā)展與進步貢獻一份力量。

一、差旅信息化平臺建設的必要性

（一）差旅活動是稀有院科研活動的重要組成部分

稀有院致力于新材料技術(shù)研發(fā)等業(yè)務，從而助力國家科研事業(yè)的發(fā)展。近年來，稀有院不斷吸引人才，2023年科研人員比2022年增加一倍，并且未來規(guī)劃持續(xù)引進優(yōu)秀人才，處于企業(yè)發(fā)展上升期。因此業(yè)務拓展、學術(shù)交流、科研項目考察、項目申報、項目跟產(chǎn)等事項日益增加，科研人員差旅活動是該院快速發(fā)展進程中的重要推動力。

（二）傳統(tǒng)差旅狀況

傳統(tǒng)差旅模式下，以手工填報為主。員工有出差需求時，需事先填寫出差任務單，依次填寫出差時間、地點、出差任務，各研究所科研人員還需填寫費用歸屬項目，通過部門領導簽字審批確認后，方可預定出差行程。出差行程結(jié)束后還需收集整理機票、火車票及酒店發(fā)票等出差證明資料，自行粘貼好差旅行程票據(jù)后填寫出差報銷單，依次經(jīng)過部門領導審核-財務部門審核-最終有權(quán)審批人審核，最后將簽字完整的報銷手續(xù)交由財務部門登記入賬并付款。這種模式存在以下問題：

1.行程預定分散，個人預定價格高。一方面，出差人員在預定機票、火車票、酒店時需要打開不同的app或者購買渠道預定，增加了員工的預定時間。另一方面，員工在預定機票和酒店時，對于供應商來說是分散用戶，很難達到規(guī)模預定優(yōu)惠價格。

2.原始單據(jù)收集、整理、粘貼及填寫報銷單耗時繁瑣。員工需向不同預定渠道索取合規(guī)票據(jù)，單項等待時間長，容易導致匯總整理單據(jù)時遺漏、遺失。填寫出差報銷單時，員工需分段填寫出差行程的時間、地點、票務金額。出現(xiàn)員工理解不準確的情況時，還會被打回重寫，造成員工精力和時間的消耗。

3.費用管控難，財務審核及溝通耗時。

第一，由于報銷手續(xù)是事后環(huán)節(jié)，差旅出行前端財務人員并不參與，并且科研人員出差需填寫費用歸屬項目，但審批手續(xù)中并未要求項目負責人審批。因此科研人員是否依照制度履行事前出差任務手續(xù)，是否告知項目負責人都有待考量。同時在實際工作任務緊急情況下，允許科研人員先完成出差任務，事后補批，再加上整個差旅流程時間冗長，導致科研人員填寫費用歸屬項目時產(chǎn)生混淆、遺忘。

第二，差旅行程預定有嚴格的出差標準，實務中不免存在制度理解不到位，造成超標準乘坐交通工具、超標準住宿。

第三，財務審核時需逐項審核報銷手續(xù)是否齊全，按照不同員工等級、城市等標準審核各項費用支出是否超標，金額是否準確等諸多事項。若出現(xiàn)員工填寫不清楚、漏項及特殊后補事項，財務人員還需不斷溝通了解具體業(yè)務實質(zhì)。手續(xù)不全、金額填寫有誤等還需退回重寫，不僅增加溝通成本，還會消磨科研人員及財務人員精力和時間，造成企業(yè)內(nèi)耗。

4.報銷簽字流程長，員工墊資回流慢。稀有院辦公地點多，各研究所、項目組、職能部門及管理層可能會在不同的辦公地點，不同工作地點導致時間上信息不對稱，簽字時間過長。若簽批人不在，時間嚴重浪費在無謂的等待上，加上報銷繁瑣，員工墊資回流慢，給員工造成一定資金困難。

二、差旅信息化平臺建設及應用優(yōu)勢

（一）差旅信息化平臺建設

為改變傳統(tǒng)差旅模式弊端，實現(xiàn)費用管控由事后轉(zhuǎn)變到事前，并實現(xiàn)員工差旅活動從出差申請-行程預定-行程結(jié)束報銷-付款結(jié)算一站式服務，加上研究院對信息安全及系統(tǒng)穩(wěn)定的要求，稀有院引入招商銀行旗下品牌場景化費用管理平臺SCO（以下簡稱SCO）。通過前期不斷溝通反饋、試運行，結(jié)合稀有院實際，順利完成差旅信息化平臺建設并成功實施運行。以下是具體建設過程：

1.基礎信息初始化

第一，收集員工基礎信息，包括姓名、性別、部門、職務、職級、上級領導、員工卡號及聯(lián)系方式。同時收集運行科研課題基礎信息，包括課題號、課題名稱、部門歸屬、課題負責人。

第二，整理歸納員工信息，設置唯一登錄編號，錄入員工基礎信息及差旅等級?；诳蒲姓n題的特殊性，要充分考慮到信息保密，對科研課題進行模糊化，采用課題負責人+課題編號的方式統(tǒng)一歸納整理，輸入初始信息。

第三，輸入稀有院開票信息，用于差旅報銷時SCO系統(tǒng)查驗真?zhèn)巍?/p>

第四，依據(jù)稀有院《差旅管理制度》，預先設定差旅出行標準及補貼。

第五，借助招商銀行支付功能，打通SCO平臺與招商銀行網(wǎng)銀端口對接，在SCO平臺上實現(xiàn)線上差旅報銷一站式點擊審核付款，擺脫傳統(tǒng)企業(yè)支付雙網(wǎng)銀app登錄制單復核。

2.差旅一體化流程搭建

稀有院出差人員多數(shù)是科研人員，本文以科研人員為例闡述差旅一體化流程。（見下圖）

科研人員差旅一體化流程圖

如上圖所示，出差人員發(fā)起出差申請，填寫出差時間、地點、事由，選擇費用分攤課題，交由課題負責人、課題所在部門領導線上審批。審批通過后，SCO可以實現(xiàn)機票、酒店、火車票同一平臺預定。行程結(jié)束后，在線提交出差報銷單，關聯(lián)出差申請單，鎖定出差時間，系統(tǒng)自動計算差補，錄入差補費用歸屬，由所屬部門領導審批后，系統(tǒng)自動傳遞到財務部門審核。財務人員核對無誤審批通過后，打印差旅申請單、差旅報銷單登記入賬，出納線上點擊付款，財務領導線上點擊付款，員工實時收款。

（二）差旅信息化平臺應用優(yōu)勢

1.行程預定統(tǒng)一，突顯規(guī)模預訂效應，降本增效

差旅申請單審批通過后，科研人員通過關聯(lián)申請單，在SCO實現(xiàn)機票、酒店、火車票統(tǒng)一預定，減少傳統(tǒng)差旅模式行程預定各app切換，并在SCO頁面可以同時看到出行信息，更便于科研人員安排行程。此外，在預定機票和酒店方面，稀有院與市面上普及率高的航空公司和酒店簽訂大客戶協(xié)議，托管至SCO，從公司角度達到規(guī)模預定效應，獲得更優(yōu)惠的價格，降低企業(yè)成本。

2.報銷無紙化，減輕科研人員事務性負擔，減少員工墊資，助力科研工作，提升員工幸福感

差旅信息化平臺建設最大的優(yōu)勢是解決差旅費“報銷繁瑣”難題。在SCO供應商開具大發(fā)票以及賬期內(nèi)信用墊資的新型差旅模式下，科研人員通過SCO預定的機票、酒店和火車票均由供應商先行墊付，大幅減少員工墊資。每月通過SCO與差旅管理公司核對月結(jié)賬單進行統(tǒng)一結(jié)算，核對無誤后，機票行程單、火車票及酒店住宿等發(fā)票由差旅管理公司統(tǒng)一郵寄，財務人員統(tǒng)一粘貼，更加整齊美觀。行程結(jié)束時，科研人員提報差旅報銷單時只需確認差旅申請單關聯(lián)，錄入包干差旅補貼，選擇費用分攤。全流程審核通過后，由財務人員統(tǒng)一打印差旅申請單、差旅報銷單作為報銷依據(jù)，辦理付款，若無特殊事項，員工返程車上就可收到差補，提升員工幸福感。真正地實現(xiàn)科研人員全流程線上辦理，形成了以差旅申請和差旅報銷為兩端、差旅行為為中間的橢圓型工作流程。無形化管理，突出服務為核心，解決科研人員逐筆填寫報銷、粘貼票據(jù)等繁瑣事項，為科研人員減負，讓科研人員有更多的時間投身于科研事業(yè)。

3.將費用管理由事后轉(zhuǎn)向事前，賦能企業(yè)管理

新的差旅流程，改變了出差任務審批流程，增加課題負責人審批彌補了以往出差的弊端，進一步加強了課題負責人對自身項目經(jīng)費的精準管控，合理規(guī)劃使用項目經(jīng)費，從而有序規(guī)整管理各課題費用支出。由于整個流程需在線上完成，行程預定強關聯(lián)出差申請單，一定程度上減少了線下事后補充審批的弊端。同時，在行程預定時，SCO已為全體員工差旅等級預先設定差旅標準，不得超標準預定，這有效解決了科研人員對出差標準的模糊認知，減少了溝通成本，并為后續(xù)財務人員審核差旅報銷標準帶來極大便利。

4.線上審批，減少無謂的等待

全流程線上審批，解決了稀有院辦公地點多簽批難的問題，SCO同時提供PC端和手機端，并伴有事項提醒，隨時隨地可以輕松審批。傳統(tǒng)差旅模式下最快也需要半天，慢到一天、兩天甚至更長時間，SCO可以實現(xiàn)最快10分鐘全流程審批結(jié)束并入賬打款。在提高了工作效率的同時，也改善了以往課題差旅費跨期報銷問題。

三、差旅信息化平臺建設的注意事項

差旅信息化平臺已成功運行并在實踐中多次反饋優(yōu)化，但在實踐中還需重點關注一些關鍵事項，以確保為科研人員提供更好的出差體驗。

（一）系統(tǒng)穩(wěn)定性問題

差旅信息化平臺需要實現(xiàn)差旅申請-行程預定-差旅報銷-打款全流程線上運行，這對系統(tǒng)的穩(wěn)定性有著很高的要求。隨著稀有院的不斷發(fā)展，會有更多的優(yōu)秀人才加入稀有院，更多的學術(shù)交流、科研項目、業(yè)務拓展等伴隨著更多的差旅行為，因此需要系統(tǒng)始終保持在一個相對的穩(wěn)定狀態(tài)，尤其是在節(jié)假日出行，對系統(tǒng)的穩(wěn)定性來說又是一大挑戰(zhàn)。這就需要選擇優(yōu)質(zhì)的供應商，技術(shù)實力強、資金雄厚、售后服務優(yōu)質(zhì)的差旅信息化平臺才是最佳選擇。此類優(yōu)質(zhì)的平臺依靠先進的技術(shù)和理念，利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，隨時分析、歸納、整理日常差旅行為，通過預測科研人員的差旅行為習慣，匹配出科研人員的個性化出行需求。從“大眾標準化”的常規(guī)性服務過渡到“個性差異化”的精細化服務，充分滿足科研人員多元化差旅行為的需求，從而維持系統(tǒng)在任何狀態(tài)下都可以保持穩(wěn)定性，給科研人員有始有終的良好體驗。

（二）數(shù)據(jù)安全性問題

稀有院主業(yè)是承擔科研任務，差旅信息化平臺面對的服務對象眾多繁雜，通過平臺收集儲存大量隱私性數(shù)據(jù)，這其中包括科研人員的個人基本信息、行程信息、課題信息等，平臺不僅要保證系統(tǒng)運行過程穩(wěn)定，還要確保數(shù)據(jù)安全，杜絕發(fā)生泄密事項。所以在供應商的選擇上，首要考慮的就是保證數(shù)據(jù)安全性，同時平臺在日常運行維護時，多重安全防范措施也必不可少，這不僅對供應商有著高安全性要求，同時也要求企業(yè)本身也有一定的技術(shù)支持。差旅信息化平臺需要因地制宜，在初始化功能基礎上因地制宜設計，具體包括兩點：第一，在調(diào)研本企業(yè)具體情況的基礎上進行個性化設計，確保數(shù)據(jù)安全保密；第二，差旅申請單、差旅報銷單及結(jié)算流程所涉及的個人基礎信息、課題信息、出差任務及收付款信息等重要隱私性數(shù)據(jù)保存在公司內(nèi)，必要時加密處理。

（三）制度匹配性問題

差旅信息化平臺除了需要強有力的技術(shù)支持外，還需要制度的強大支撐。伴隨大數(shù)據(jù)、人工智能及信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)差旅模式下的管理制度顯然跟不上新型差旅行為的步伐。在財務監(jiān)督方面，稀有院不僅要修改、完善現(xiàn)有差旅管理辦法，確保制度更加明確清晰，匹配信息化差旅平臺設置的管控規(guī)則，更重要的是針對差旅行為線上一體化的模式要健全財務制度，規(guī)范線上一體化流程的操作，加強監(jiān)控，降低風險。在內(nèi)部控制方面，差旅信息化平臺改變了原有線下紙質(zhì)粘單、手工填寫報銷單據(jù)、人工審核的報銷流程，因此必然帶來內(nèi)控環(huán)境、內(nèi)控范圍及風險點的不同，稀有院亟需修訂、完善相關內(nèi)部控制制度。同時迅速掌握SCO初步運行過程中可能出現(xiàn)的風險點，及后續(xù)運行中新出現(xiàn)的風險點，基于此對SCO關鍵功能的操作進行授權(quán)，并定期進行“自上而下、自下而上”的內(nèi)部自查，使線上報銷流程控制在安全范圍內(nèi)。

（四）財務人員需進一步提高自身綜合能力

隨著傳統(tǒng)差旅運行模式的退出，差旅信息化平臺不斷演進，稀有院從報銷紙質(zhì)化到邁出差旅報銷信息化第一步及后續(xù)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，需要不斷的技術(shù)支撐和維護。業(yè)財融合將是一個“業(yè)務、財務與IT三輪驅(qū)動”的過程。前期差旅信息化平臺的流程、場景配置需要平臺的技術(shù)設置、維護，通過實踐不斷發(fā)現(xiàn)問題、反饋問題、解決問題，多次循環(huán)的過程達到差旅平臺的順利運行。后續(xù)日常的維護及突發(fā)問題的解決，除了平臺供應商的售后服務外，財務人員也要提高自身綜合能力，要學習了解系統(tǒng)的邏輯，與技術(shù)人員學習簡單的技術(shù)知識，以便勝任系統(tǒng)的日常維護工作，更好地為科研人員服務。

（作者單位：西安稀有金屬材料研究院有限公司）

作者簡介：李如夢，女，漢族，1993年6月2日出生，河南商丘人，碩士，中級職稱。研究方向：財務管理。