在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展及國家對科研大力支持的背景下，科研人員擴(kuò)展業(yè)務(wù)的需求迅速上升，傳統(tǒng)的差旅流程及報(bào)銷方式明顯滯后。以西安稀有金屬材料研究院有限公司（以下稱稀有院）為例，集中體現(xiàn)為差旅行程預(yù)定分散、員工墊資回流慢、報(bào)銷難、報(bào)銷過程繁瑣等問題。同時(shí)，在市場中關(guān)于差旅行為的專業(yè)化服務(wù)平臺非常緊缺，導(dǎo)致科研人員耗費(fèi)大量時(shí)間和精力用于出差任務(wù)的規(guī)劃。機(jī)票、火車票、酒店等行程的預(yù)定及事后的報(bào)銷，嚴(yán)重阻礙了科研工作的進(jìn)程，因此亟需優(yōu)化改善現(xiàn)有差旅管理制度及技術(shù)供給。

為更好地滿足科研活動的新需求，減輕科研人員事務(wù)性負(fù)擔(dān)，建設(shè)差旅信息化平臺迫在眉睫。本文分析了稀有院差旅信息化平臺建設(shè)的必要性、平臺建設(shè)過程、應(yīng)用優(yōu)勢及注意事項(xiàng)，以提高科研人員出差便捷性，從而為稀有院更好的發(fā)展與進(jìn)步貢獻(xiàn)一份力量。

一、差旅信息化平臺建設(shè)的必要性

（一）差旅活動是稀有院科研活動的重要組成部分

稀有院致力于新材料技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)，從而助力國家科研事業(yè)的發(fā)展。近年來，稀有院不斷吸引人才，2023年科研人員比2022年增加一倍，并且未來規(guī)劃持續(xù)引進(jìn)優(yōu)秀人才，處于企業(yè)發(fā)展上升期。因此業(yè)務(wù)拓展、學(xué)術(shù)交流、科研項(xiàng)目考察、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目跟產(chǎn)等事項(xiàng)日益增加，科研人員差旅活動是該院快速發(fā)展進(jìn)程中的重要推動力。

（二）傳統(tǒng)差旅狀況

傳統(tǒng)差旅模式下，以手工填報(bào)為主。員工有出差需求時(shí)，需事先填寫出差任務(wù)單，依次填寫出差時(shí)間、地點(diǎn)、出差任務(wù)，各研究所科研人員還需填寫費(fèi)用歸屬項(xiàng)目，通過部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審批確認(rèn)后，方可預(yù)定出差行程。出差行程結(jié)束后還需收集整理機(jī)票、火車票及酒店發(fā)票等出差證明資料，自行粘貼好差旅行程票據(jù)后填寫出差報(bào)銷單，依次經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審核-財(cái)務(wù)部門審核-最終有權(quán)審批人審核，最后將簽字完整的報(bào)銷手續(xù)交由財(cái)務(wù)部門登記入賬并付款。這種模式存在以下問題：

1.行程預(yù)定分散，個(gè)人預(yù)定價(jià)格高。一方面，出差人員在預(yù)定機(jī)票、火車票、酒店時(shí)需要打開不同的app或者購買渠道預(yù)定，增加了員工的預(yù)定時(shí)間。另一方面，員工在預(yù)定機(jī)票和酒店時(shí)，對于供應(yīng)商來說是分散用戶，很難達(dá)到規(guī)模預(yù)定優(yōu)惠價(jià)格。

2.原始單據(jù)收集、整理、粘貼及填寫報(bào)銷單耗時(shí)繁瑣。員工需向不同預(yù)定渠道索取合規(guī)票據(jù)，單項(xiàng)等待時(shí)間長，容易導(dǎo)致匯總整理單據(jù)時(shí)遺漏、遺失。填寫出差報(bào)銷單時(shí)，員工需分段填寫出差行程的時(shí)間、地點(diǎn)、票務(wù)金額。出現(xiàn)員工理解不準(zhǔn)確的情況時(shí)，還會被打回重寫，造成員工精力和時(shí)間的消耗。

3.費(fèi)用管控難，財(cái)務(wù)審核及溝通耗時(shí)。

第一，由于報(bào)銷手續(xù)是事后環(huán)節(jié)，差旅出行前端財(cái)務(wù)人員并不參與，并且科研人員出差需填寫費(fèi)用歸屬項(xiàng)目，但審批手續(xù)中并未要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。因此科研人員是否依照制度履行事前出差任務(wù)手續(xù)，是否告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都有待考量。同時(shí)在實(shí)際工作任務(wù)緊急情況下，允許科研人員先完成出差任務(wù)，事后補(bǔ)批，再加上整個(gè)差旅流程時(shí)間冗長，導(dǎo)致科研人員填寫費(fèi)用歸屬項(xiàng)目時(shí)產(chǎn)生混淆、遺忘。

第二，差旅行程預(yù)定有嚴(yán)格的出差標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)務(wù)中不免存在制度理解不到位，造成超標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具、超標(biāo)準(zhǔn)住宿。

第三，財(cái)務(wù)審核時(shí)需逐項(xiàng)審核報(bào)銷手續(xù)是否齊全，按照不同員工等級、城市等標(biāo)準(zhǔn)審核各項(xiàng)費(fèi)用支出是否超標(biāo)，金額是否準(zhǔn)確等諸多事項(xiàng)。若出現(xiàn)員工填寫不清楚、漏項(xiàng)及特殊后補(bǔ)事項(xiàng)，財(cái)務(wù)人員還需不斷溝通了解具體業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)。手續(xù)不全、金額填寫有誤等還需退回重寫，不僅增加溝通成本，還會消磨科研人員及財(cái)務(wù)人員精力和時(shí)間，造成企業(yè)內(nèi)耗。

4.報(bào)銷簽字流程長，員工墊資回流慢。稀有院辦公地點(diǎn)多，各研究所、項(xiàng)目組、職能部門及管理層可能會在不同的辦公地點(diǎn)，不同工作地點(diǎn)導(dǎo)致時(shí)間上信息不對稱，簽字時(shí)間過長。若簽批人不在，時(shí)間嚴(yán)重浪費(fèi)在無謂的等待上，加上報(bào)銷繁瑣，員工墊資回流慢，給員工造成一定資金困難。

二、差旅信息化平臺建設(shè)及應(yīng)用優(yōu)勢

（一）差旅信息化平臺建設(shè)

為改變傳統(tǒng)差旅模式弊端，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管控由事后轉(zhuǎn)變到事前，并實(shí)現(xiàn)員工差旅活動從出差申請-行程預(yù)定-行程結(jié)束報(bào)銷-付款結(jié)算一站式服務(wù)，加上研究院對信息安全及系統(tǒng)穩(wěn)定的要求，稀有院引入招商銀行旗下品牌場景化費(fèi)用管理平臺SCO（以下簡稱SCO）。通過前期不斷溝通反饋、試運(yùn)行，結(jié)合稀有院實(shí)際，順利完成差旅信息化平臺建設(shè)并成功實(shí)施運(yùn)行。以下是具體建設(shè)過程：

1.基礎(chǔ)信息初始化

第一，收集員工基礎(chǔ)信息，包括姓名、性別、部門、職務(wù)、職級、上級領(lǐng)導(dǎo)、員工卡號及聯(lián)系方式。同時(shí)收集運(yùn)行科研課題基礎(chǔ)信息，包括課題號、課題名稱、部門歸屬、課題負(fù)責(zé)人。

第二，整理歸納員工信息，設(shè)置唯一登錄編號，錄入員工基礎(chǔ)信息及差旅等級。基于科研課題的特殊性，要充分考慮到信息保密，對科研課題進(jìn)行模糊化，采用課題負(fù)責(zé)人+課題編號的方式統(tǒng)一歸納整理，輸入初始信息。

第三，輸入稀有院開票信息，用于差旅報(bào)銷時(shí)SCO系統(tǒng)查驗(yàn)真?zhèn)巍?/p>

第四，依據(jù)稀有院《差旅管理制度》，預(yù)先設(shè)定差旅出行標(biāo)準(zhǔn)及補(bǔ)貼。

第五，借助招商銀行支付功能，打通SCO平臺與招商銀行網(wǎng)銀端口對接，在SCO平臺上實(shí)現(xiàn)線上差旅報(bào)銷一站式點(diǎn)擊審核付款，擺脫傳統(tǒng)企業(yè)支付雙網(wǎng)銀app登錄制單復(fù)核。

2.差旅一體化流程搭建

稀有院出差人員多數(shù)是科研人員，本文以科研人員為例闡述差旅一體化流程。（見下圖）

科研人員差旅一體化流程圖

如上圖所示，出差人員發(fā)起出差申請，填寫出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由，選擇費(fèi)用分?jǐn)傉n題，交由課題負(fù)責(zé)人、課題所在部門領(lǐng)導(dǎo)線上審批。審批通過后，SCO可以實(shí)現(xiàn)機(jī)票、酒店、火車票同一平臺預(yù)定。行程結(jié)束后，在線提交出差報(bào)銷單，關(guān)聯(lián)出差申請單，鎖定出差時(shí)間，系統(tǒng)自動計(jì)算差補(bǔ)，錄入差補(bǔ)費(fèi)用歸屬，由所屬部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，系統(tǒng)自動傳遞到財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)人員核對無誤審批通過后，打印差旅申請單、差旅報(bào)銷單登記入賬，出納線上點(diǎn)擊付款，財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)線上點(diǎn)擊付款，員工實(shí)時(shí)收款。

（二）差旅信息化平臺應(yīng)用優(yōu)勢

1.行程預(yù)定統(tǒng)一，突顯規(guī)模預(yù)訂效應(yīng)，降本增效

差旅申請單審批通過后，科研人員通過關(guān)聯(lián)申請單，在SCO實(shí)現(xiàn)機(jī)票、酒店、火車票統(tǒng)一預(yù)定，減少傳統(tǒng)差旅模式行程預(yù)定各app切換，并在SCO頁面可以同時(shí)看到出行信息，更便于科研人員安排行程。此外，在預(yù)定機(jī)票和酒店方面，稀有院與市面上普及率高的航空公司和酒店簽訂大客戶協(xié)議，托管至SCO，從公司角度達(dá)到規(guī)模預(yù)定效應(yīng)，獲得更優(yōu)惠的價(jià)格，降低企業(yè)成本。

2.報(bào)銷無紙化，減輕科研人員事務(wù)性負(fù)擔(dān)，減少員工墊資，助力科研工作，提升員工幸福感

差旅信息化平臺建設(shè)最大的優(yōu)勢是解決差旅費(fèi)“報(bào)銷繁瑣”難題。在SCO供應(yīng)商開具大發(fā)票以及賬期內(nèi)信用墊資的新型差旅模式下，科研人員通過SCO預(yù)定的機(jī)票、酒店和火車票均由供應(yīng)商先行墊付，大幅減少員工墊資。每月通過SCO與差旅管理公司核對月結(jié)賬單進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算，核對無誤后，機(jī)票行程單、火車票及酒店住宿等發(fā)票由差旅管理公司統(tǒng)一郵寄，財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一粘貼，更加整齊美觀。行程結(jié)束時(shí)，科研人員提報(bào)差旅報(bào)銷單時(shí)只需確認(rèn)差旅申請單關(guān)聯(lián)，錄入包干差旅補(bǔ)貼，選擇費(fèi)用分?jǐn)?。全流程審核通過后，由財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一打印差旅申請單、差旅報(bào)銷單作為報(bào)銷依據(jù)，辦理付款，若無特殊事項(xiàng)，員工返程車上就可收到差補(bǔ)，提升員工幸福感。真正地實(shí)現(xiàn)科研人員全流程線上辦理，形成了以差旅申請和差旅報(bào)銷為兩端、差旅行為為中間的橢圓型工作流程。無形化管理，突出服務(wù)為核心，解決科研人員逐筆填寫報(bào)銷、粘貼票據(jù)等繁瑣事項(xiàng)，為科研人員減負(fù)，讓科研人員有更多的時(shí)間投身于科研事業(yè)。

3.將費(fèi)用管理由事后轉(zhuǎn)向事前，賦能企業(yè)管理

新的差旅流程，改變了出差任務(wù)審批流程，增加課題負(fù)責(zé)人審批彌補(bǔ)了以往出差的弊端，進(jìn)一步加強(qiáng)了課題負(fù)責(zé)人對自身項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的精準(zhǔn)管控，合理規(guī)劃使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，從而有序規(guī)整管理各課題費(fèi)用支出。由于整個(gè)流程需在線上完成，行程預(yù)定強(qiáng)關(guān)聯(lián)出差申請單，一定程度上減少了線下事后補(bǔ)充審批的弊端。同時(shí)，在行程預(yù)定時(shí)，SCO已為全體員工差旅等級預(yù)先設(shè)定差旅標(biāo)準(zhǔn)，不得超標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定，這有效解決了科研人員對出差標(biāo)準(zhǔn)的模糊認(rèn)知，減少了溝通成本，并為后續(xù)財(cái)務(wù)人員審核差旅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)帶來極大便利。

4.線上審批，減少無謂的等待

全流程線上審批，解決了稀有院辦公地點(diǎn)多簽批難的問題，SCO同時(shí)提供PC端和手機(jī)端，并伴有事項(xiàng)提醒，隨時(shí)隨地可以輕松審批。傳統(tǒng)差旅模式下最快也需要半天，慢到一天、兩天甚至更長時(shí)間，SCO可以實(shí)現(xiàn)最快10分鐘全流程審批結(jié)束并入賬打款。在提高了工作效率的同時(shí)，也改善了以往課題差旅費(fèi)跨期報(bào)銷問題。

三、差旅信息化平臺建設(shè)的注意事項(xiàng)

差旅信息化平臺已成功運(yùn)行并在實(shí)踐中多次反饋優(yōu)化，但在實(shí)踐中還需重點(diǎn)關(guān)注一些關(guān)鍵事項(xiàng)，以確保為科研人員提供更好的出差體驗(yàn)。

（一）系統(tǒng)穩(wěn)定性問題

差旅信息化平臺需要實(shí)現(xiàn)差旅申請-行程預(yù)定-差旅報(bào)銷-打款全流程線上運(yùn)行，這對系統(tǒng)的穩(wěn)定性有著很高的要求。隨著稀有院的不斷發(fā)展，會有更多的優(yōu)秀人才加入稀有院，更多的學(xué)術(shù)交流、科研項(xiàng)目、業(yè)務(wù)拓展等伴隨著更多的差旅行為，因此需要系統(tǒng)始終保持在一個(gè)相對的穩(wěn)定狀態(tài)，尤其是在節(jié)假日出行，對系統(tǒng)的穩(wěn)定性來說又是一大挑戰(zhàn)。這就需要選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，技術(shù)實(shí)力強(qiáng)、資金雄厚、售后服務(wù)優(yōu)質(zhì)的差旅信息化平臺才是最佳選擇。此類優(yōu)質(zhì)的平臺依靠先進(jìn)的技術(shù)和理念，利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，隨時(shí)分析、歸納、整理日常差旅行為，通過預(yù)測科研人員的差旅行為習(xí)慣，匹配出科研人員的個(gè)性化出行需求。從“大眾標(biāo)準(zhǔn)化”的常規(guī)性服務(wù)過渡到“個(gè)性差異化”的精細(xì)化服務(wù)，充分滿足科研人員多元化差旅行為的需求，從而維持系統(tǒng)在任何狀態(tài)下都可以保持穩(wěn)定性，給科研人員有始有終的良好體驗(yàn)。

（二）數(shù)據(jù)安全性問題

稀有院主業(yè)是承擔(dān)科研任務(wù)，差旅信息化平臺面對的服務(wù)對象眾多繁雜，通過平臺收集儲存大量隱私性數(shù)據(jù)，這其中包括科研人員的個(gè)人基本信息、行程信息、課題信息等，平臺不僅要保證系統(tǒng)運(yùn)行過程穩(wěn)定，還要確保數(shù)據(jù)安全，杜絕發(fā)生泄密事項(xiàng)。所以在供應(yīng)商的選擇上，首要考慮的就是保證數(shù)據(jù)安全性，同時(shí)平臺在日常運(yùn)行維護(hù)時(shí)，多重安全防范措施也必不可少，這不僅對供應(yīng)商有著高安全性要求，同時(shí)也要求企業(yè)本身也有一定的技術(shù)支持。差旅信息化平臺需要因地制宜，在初始化功能基礎(chǔ)上因地制宜設(shè)計(jì)，具體包括兩點(diǎn)：第一，在調(diào)研本企業(yè)具體情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)，確保數(shù)據(jù)安全保密；第二，差旅申請單、差旅報(bào)銷單及結(jié)算流程所涉及的個(gè)人基礎(chǔ)信息、課題信息、出差任務(wù)及收付款信息等重要隱私性數(shù)據(jù)保存在公司內(nèi)，必要時(shí)加密處理。

（三）制度匹配性問題

差旅信息化平臺除了需要強(qiáng)有力的技術(shù)支持外，還需要制度的強(qiáng)大支撐。伴隨大數(shù)據(jù)、人工智能及信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)差旅模式下的管理制度顯然跟不上新型差旅行為的步伐。在財(cái)務(wù)監(jiān)督方面，稀有院不僅要修改、完善現(xiàn)有差旅管理辦法，確保制度更加明確清晰，匹配信息化差旅平臺設(shè)置的管控規(guī)則，更重要的是針對差旅行為線上一體化的模式要健全財(cái)務(wù)制度，規(guī)范線上一體化流程的操作，加強(qiáng)監(jiān)控，降低風(fēng)險(xiǎn)。在內(nèi)部控制方面，差旅信息化平臺改變了原有線下紙質(zhì)粘單、手工填寫報(bào)銷單據(jù)、人工審核的報(bào)銷流程，因此必然帶來內(nèi)控環(huán)境、內(nèi)控范圍及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的不同，稀有院亟需修訂、完善相關(guān)內(nèi)部控制制度。同時(shí)迅速掌握SCO初步運(yùn)行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，及后續(xù)運(yùn)行中新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，基于此對SCO關(guān)鍵功能的操作進(jìn)行授權(quán)，并定期進(jìn)行“自上而下、自下而上”的內(nèi)部自查，使線上報(bào)銷流程控制在安全范圍內(nèi)。

（四）財(cái)務(wù)人員需進(jìn)一步提高自身綜合能力

隨著傳統(tǒng)差旅運(yùn)行模式的退出，差旅信息化平臺不斷演進(jìn)，稀有院從報(bào)銷紙質(zhì)化到邁出差旅報(bào)銷信息化第一步及后續(xù)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，需要不斷的技術(shù)支撐和維護(hù)。業(yè)財(cái)融合將是一個(gè)“業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)與IT三輪驅(qū)動”的過程。前期差旅信息化平臺的流程、場景配置需要平臺的技術(shù)設(shè)置、維護(hù)，通過實(shí)踐不斷發(fā)現(xiàn)問題、反饋問題、解決問題，多次循環(huán)的過程達(dá)到差旅平臺的順利運(yùn)行。后續(xù)日常的維護(hù)及突發(fā)問題的解決，除了平臺供應(yīng)商的售后服務(wù)外，財(cái)務(wù)人員也要提高自身綜合能力，要學(xué)習(xí)了解系統(tǒng)的邏輯，與技術(shù)人員學(xué)習(xí)簡單的技術(shù)知識，以便勝任系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，更好地為科研人員服務(wù)。

（作者單位：西安稀有金屬材料研究院有限公司）

作者簡介：李如夢，女，漢族，1993年6月2日出生，河南商丘人，碩士，中級職稱。研究方向：財(cái)務(wù)管理。