在我國經(jīng)濟快速發(fā)展及國家對科研大力支持的背景下,科研人員擴展業(yè)務(wù)的需求迅速上升,傳統(tǒng)的差旅流程及報銷方式明顯滯后。以西安稀有金屬材料研究院有限公司(以下稱稀有院)為例,集中體現(xiàn)為差旅行程預(yù)定分散、員工墊資回流慢、報銷難、報銷過程繁瑣等問題。同時,在市場中關(guān)于差旅行為的專業(yè)化服務(wù)平臺非常緊缺,導(dǎo)致科研人員耗費大量時間和精力用于出差任務(wù)的規(guī)劃。機票、火車票、酒店等行程的預(yù)定及事后的報銷,嚴重阻礙了科研工作的進程,因此亟需優(yōu)化改善現(xiàn)有差旅管理制度及技術(shù)供給。
為更好地滿足科研活動的新需求,減輕科研人員事務(wù)性負擔,建設(shè)差旅信息化平臺迫在眉睫。本文分析了稀有院差旅信息化平臺建設(shè)的必要性、平臺建設(shè)過程、應(yīng)用優(yōu)勢及注意事項,以提高科研人員出差便捷性,從而為稀有院更好的發(fā)展與進步貢獻一份力量。
一、差旅信息化平臺建設(shè)的必要性
(一)差旅活動是稀有院科研活動的重要組成部分
稀有院致力于新材料技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù),從而助力國家科研事業(yè)的發(fā)展。近年來,稀有院不斷吸引人才,2023年科研人員比2022年增加一倍,并且未來規(guī)劃持續(xù)引進優(yōu)秀人才,處于企業(yè)發(fā)展上升期。因此業(yè)務(wù)拓展、學(xué)術(shù)交流、科研項目考察、項目申報、項目跟產(chǎn)等事項日益增加,科研人員差旅活動是該院快速發(fā)展進程中的重要推動力。
(二)傳統(tǒng)差旅狀況
傳統(tǒng)差旅模式下,以手工填報為主。員工有出差需求時,需事先填寫出差任務(wù)單,依次填寫出差時間、地點、出差任務(wù),各研究所科研人員還需填寫費用歸屬項目,通過部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審批確認后,方可預(yù)定出差行程。出差行程結(jié)束后還需收集整理機票、火車票及酒店發(fā)票等出差證明資料,自行粘貼好差旅行程票據(jù)后填寫出差報銷單,依次經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審核-財務(wù)部門審核-最終有權(quán)審批人審核,最后將簽字完整的報銷手續(xù)交由財務(wù)部門登記入賬并付款。這種模式存在以下問題:
1.行程預(yù)定分散,個人預(yù)定價格高。一方面,出差人員在預(yù)定機票、火車票、酒店時需要打開不同的app或者購買渠道預(yù)定,增加了員工的預(yù)定時間。另一方面,員工在預(yù)定機票和酒店時,對于供應(yīng)商來說是分散用戶,很難達到規(guī)模預(yù)定優(yōu)惠價格。
2.原始單據(jù)收集、整理、粘貼及填寫報銷單耗時繁瑣。員工需向不同預(yù)定渠道索取合規(guī)票據(jù),單項等待時間長,容易導(dǎo)致匯總整理單據(jù)時遺漏、遺失。填寫出差報銷單時,員工需分段填寫出差行程的時間、地點、票務(wù)金額。出現(xiàn)員工理解不準確的情況時,還會被打回重寫,造成員工精力和時間的消耗。
3.費用管控難,財務(wù)審核及溝通耗時。
第一,由于報銷手續(xù)是事后環(huán)節(jié),差旅出行前端財務(wù)人員并不參與,并且科研人員出差需填寫費用歸屬項目,但審批手續(xù)中并未要求項目負責人審批。因此科研人員是否依照制度履行事前出差任務(wù)手續(xù),是否告知項目負責人都有待考量。同時在實際工作任務(wù)緊急情況下,允許科研人員先完成出差任務(wù),事后補批,再加上整個差旅流程時間冗長,導(dǎo)致科研人員填寫費用歸屬項目時產(chǎn)生混淆、遺忘。
第二,差旅行程預(yù)定有嚴格的出差標準,實務(wù)中不免存在制度理解不到位,造成超標準乘坐交通工具、超標準住宿。
第三,財務(wù)審核時需逐項審核報銷手續(xù)是否齊全,按照不同員工等級、城市等標準審核各項費用支出是否超標,金額是否準確等諸多事項。若出現(xiàn)員工填寫不清楚、漏項及特殊后補事項,財務(wù)人員還需不斷溝通了解具體業(yè)務(wù)實質(zhì)。手續(xù)不全、金額填寫有誤等還需退回重寫,不僅增加溝通成本,還會消磨科研人員及財務(wù)人員精力和時間,造成企業(yè)內(nèi)耗。
4.報銷簽字流程長,員工墊資回流慢。稀有院辦公地點多,各研究所、項目組、職能部門及管理層可能會在不同的辦公地點,不同工作地點導(dǎo)致時間上信息不對稱,簽字時間過長。若簽批人不在,時間嚴重浪費在無謂的等待上,加上報銷繁瑣,員工墊資回流慢,給員工造成一定資金困難。
二、差旅信息化平臺建設(shè)及應(yīng)用優(yōu)勢
(一)差旅信息化平臺建設(shè)
為改變傳統(tǒng)差旅模式弊端,實現(xiàn)費用管控由事后轉(zhuǎn)變到事前,并實現(xiàn)員工差旅活動從出差申請-行程預(yù)定-行程結(jié)束報銷-付款結(jié)算一站式服務(wù),加上研究院對信息安全及系統(tǒng)穩(wěn)定的要求,稀有院引入招商銀行旗下品牌場景化費用管理平臺SCO(以下簡稱SCO)。通過前期不斷溝通反饋、試運行,結(jié)合稀有院實際,順利完成差旅信息化平臺建設(shè)并成功實施運行。以下是具體建設(shè)過程:
1.基礎(chǔ)信息初始化
第一,收集員工基礎(chǔ)信息,包括姓名、性別、部門、職務(wù)、職級、上級領(lǐng)導(dǎo)、員工卡號及聯(lián)系方式。同時收集運行科研課題基礎(chǔ)信息,包括課題號、課題名稱、部門歸屬、課題負責人。
第二,整理歸納員工信息,設(shè)置唯一登錄編號,錄入員工基礎(chǔ)信息及差旅等級?;诳蒲姓n題的特殊性,要充分考慮到信息保密,對科研課題進行模糊化,采用課題負責人+課題編號的方式統(tǒng)一歸納整理,輸入初始信息。
第三,輸入稀有院開票信息,用于差旅報銷時SCO系統(tǒng)查驗真?zhèn)巍?/p>
第四,依據(jù)稀有院《差旅管理制度》,預(yù)先設(shè)定差旅出行標準及補貼。
第五,借助招商銀行支付功能,打通SCO平臺與招商銀行網(wǎng)銀端口對接,在SCO平臺上實現(xiàn)線上差旅報銷一站式點擊審核付款,擺脫傳統(tǒng)企業(yè)支付雙網(wǎng)銀app登錄制單復(fù)核。
2.差旅一體化流程搭建
稀有院出差人員多數(shù)是科研人員,本文以科研人員為例闡述差旅一體化流程。(見下圖)
科研人員差旅一體化流程圖
如上圖所示,出差人員發(fā)起出差申請,填寫出差時間、地點、事由,選擇費用分攤課題,交由課題負責人、課題所在部門領(lǐng)導(dǎo)線上審批。審批通過后,SCO可以實現(xiàn)機票、酒店、火車票同一平臺預(yù)定。行程結(jié)束后,在線提交出差報銷單,關(guān)聯(lián)出差申請單,鎖定出差時間,系統(tǒng)自動計算差補,錄入差補費用歸屬,由所屬部門領(lǐng)導(dǎo)審批后,系統(tǒng)自動傳遞到財務(wù)部門審核。財務(wù)人員核對無誤審批通過后,打印差旅申請單、差旅報銷單登記入賬,出納線上點擊付款,財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)線上點擊付款,員工實時收款。
(二)差旅信息化平臺應(yīng)用優(yōu)勢
1.行程預(yù)定統(tǒng)一,突顯規(guī)模預(yù)訂效應(yīng),降本增效
差旅申請單審批通過后,科研人員通過關(guān)聯(lián)申請單,在SCO實現(xiàn)機票、酒店、火車票統(tǒng)一預(yù)定,減少傳統(tǒng)差旅模式行程預(yù)定各app切換,并在SCO頁面可以同時看到出行信息,更便于科研人員安排行程。此外,在預(yù)定機票和酒店方面,稀有院與市面上普及率高的航空公司和酒店簽訂大客戶協(xié)議,托管至SCO,從公司角度達到規(guī)模預(yù)定效應(yīng),獲得更優(yōu)惠的價格,降低企業(yè)成本。
2.報銷無紙化,減輕科研人員事務(wù)性負擔,減少員工墊資,助力科研工作,提升員工幸福感
差旅信息化平臺建設(shè)最大的優(yōu)勢是解決差旅費“報銷繁瑣”難題。在SCO供應(yīng)商開具大發(fā)票以及賬期內(nèi)信用墊資的新型差旅模式下,科研人員通過SCO預(yù)定的機票、酒店和火車票均由供應(yīng)商先行墊付,大幅減少員工墊資。每月通過SCO與差旅管理公司核對月結(jié)賬單進行統(tǒng)一結(jié)算,核對無誤后,機票行程單、火車票及酒店住宿等發(fā)票由差旅管理公司統(tǒng)一郵寄,財務(wù)人員統(tǒng)一粘貼,更加整齊美觀。行程結(jié)束時,科研人員提報差旅報銷單時只需確認差旅申請單關(guān)聯(lián),錄入包干差旅補貼,選擇費用分攤。全流程審核通過后,由財務(wù)人員統(tǒng)一打印差旅申請單、差旅報銷單作為報銷依據(jù),辦理付款,若無特殊事項,員工返程車上就可收到差補,提升員工幸福感。真正地實現(xiàn)科研人員全流程線上辦理,形成了以差旅申請和差旅報銷為兩端、差旅行為為中間的橢圓型工作流程。無形化管理,突出服務(wù)為核心,解決科研人員逐筆填寫報銷、粘貼票據(jù)等繁瑣事項,為科研人員減負,讓科研人員有更多的時間投身于科研事業(yè)。
3.將費用管理由事后轉(zhuǎn)向事前,賦能企業(yè)管理
新的差旅流程,改變了出差任務(wù)審批流程,增加課題負責人審批彌補了以往出差的弊端,進一步加強了課題負責人對自身項目經(jīng)費的精準管控,合理規(guī)劃使用項目經(jīng)費,從而有序規(guī)整管理各課題費用支出。由于整個流程需在線上完成,行程預(yù)定強關(guān)聯(lián)出差申請單,一定程度上減少了線下事后補充審批的弊端。同時,在行程預(yù)定時,SCO已為全體員工差旅等級預(yù)先設(shè)定差旅標準,不得超標準預(yù)定,這有效解決了科研人員對出差標準的模糊認知,減少了溝通成本,并為后續(xù)財務(wù)人員審核差旅報銷標準帶來極大便利。
4.線上審批,減少無謂的等待
全流程線上審批,解決了稀有院辦公地點多簽批難的問題,SCO同時提供PC端和手機端,并伴有事項提醒,隨時隨地可以輕松審批。傳統(tǒng)差旅模式下最快也需要半天,慢到一天、兩天甚至更長時間,SCO可以實現(xiàn)最快10分鐘全流程審批結(jié)束并入賬打款。在提高了工作效率的同時,也改善了以往課題差旅費跨期報銷問題。
三、差旅信息化平臺建設(shè)的注意事項
差旅信息化平臺已成功運行并在實踐中多次反饋優(yōu)化,但在實踐中還需重點關(guān)注一些關(guān)鍵事項,以確保為科研人員提供更好的出差體驗。
(一)系統(tǒng)穩(wěn)定性問題
差旅信息化平臺需要實現(xiàn)差旅申請-行程預(yù)定-差旅報銷-打款全流程線上運行,這對系統(tǒng)的穩(wěn)定性有著很高的要求。隨著稀有院的不斷發(fā)展,會有更多的優(yōu)秀人才加入稀有院,更多的學(xué)術(shù)交流、科研項目、業(yè)務(wù)拓展等伴隨著更多的差旅行為,因此需要系統(tǒng)始終保持在一個相對的穩(wěn)定狀態(tài),尤其是在節(jié)假日出行,對系統(tǒng)的穩(wěn)定性來說又是一大挑戰(zhàn)。這就需要選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商,技術(shù)實力強、資金雄厚、售后服務(wù)優(yōu)質(zhì)的差旅信息化平臺才是最佳選擇。此類優(yōu)質(zhì)的平臺依靠先進的技術(shù)和理念,利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù),隨時分析、歸納、整理日常差旅行為,通過預(yù)測科研人員的差旅行為習慣,匹配出科研人員的個性化出行需求。從“大眾標準化”的常規(guī)性服務(wù)過渡到“個性差異化”的精細化服務(wù),充分滿足科研人員多元化差旅行為的需求,從而維持系統(tǒng)在任何狀態(tài)下都可以保持穩(wěn)定性,給科研人員有始有終的良好體驗。
(二)數(shù)據(jù)安全性問題
稀有院主業(yè)是承擔科研任務(wù),差旅信息化平臺面對的服務(wù)對象眾多繁雜,通過平臺收集儲存大量隱私性數(shù)據(jù),這其中包括科研人員的個人基本信息、行程信息、課題信息等,平臺不僅要保證系統(tǒng)運行過程穩(wěn)定,還要確保數(shù)據(jù)安全,杜絕發(fā)生泄密事項。所以在供應(yīng)商的選擇上,首要考慮的就是保證數(shù)據(jù)安全性,同時平臺在日常運行維護時,多重安全防范措施也必不可少,這不僅對供應(yīng)商有著高安全性要求,同時也要求企業(yè)本身也有一定的技術(shù)支持。差旅信息化平臺需要因地制宜,在初始化功能基礎(chǔ)上因地制宜設(shè)計,具體包括兩點:第一,在調(diào)研本企業(yè)具體情況的基礎(chǔ)上進行個性化設(shè)計,確保數(shù)據(jù)安全保密;第二,差旅申請單、差旅報銷單及結(jié)算流程所涉及的個人基礎(chǔ)信息、課題信息、出差任務(wù)及收付款信息等重要隱私性數(shù)據(jù)保存在公司內(nèi),必要時加密處理。
(三)制度匹配性問題
差旅信息化平臺除了需要強有力的技術(shù)支持外,還需要制度的強大支撐。伴隨大數(shù)據(jù)、人工智能及信息技術(shù)的快速發(fā)展,傳統(tǒng)差旅模式下的管理制度顯然跟不上新型差旅行為的步伐。在財務(wù)監(jiān)督方面,稀有院不僅要修改、完善現(xiàn)有差旅管理辦法,確保制度更加明確清晰,匹配信息化差旅平臺設(shè)置的管控規(guī)則,更重要的是針對差旅行為線上一體化的模式要健全財務(wù)制度,規(guī)范線上一體化流程的操作,加強監(jiān)控,降低風險。在內(nèi)部控制方面,差旅信息化平臺改變了原有線下紙質(zhì)粘單、手工填寫報銷單據(jù)、人工審核的報銷流程,因此必然帶來內(nèi)控環(huán)境、內(nèi)控范圍及風險點的不同,稀有院亟需修訂、完善相關(guān)內(nèi)部控制制度。同時迅速掌握SCO初步運行過程中可能出現(xiàn)的風險點,及后續(xù)運行中新出現(xiàn)的風險點,基于此對SCO關(guān)鍵功能的操作進行授權(quán),并定期進行“自上而下、自下而上”的內(nèi)部自查,使線上報銷流程控制在安全范圍內(nèi)。
(四)財務(wù)人員需進一步提高自身綜合能力
隨著傳統(tǒng)差旅運行模式的退出,差旅信息化平臺不斷演進,稀有院從報銷紙質(zhì)化到邁出差旅報銷信息化第一步及后續(xù)數(shù)字化轉(zhuǎn)變,需要不斷的技術(shù)支撐和維護。業(yè)財融合將是一個“業(yè)務(wù)、財務(wù)與IT三輪驅(qū)動”的過程。前期差旅信息化平臺的流程、場景配置需要平臺的技術(shù)設(shè)置、維護,通過實踐不斷發(fā)現(xiàn)問題、反饋問題、解決問題,多次循環(huán)的過程達到差旅平臺的順利運行。后續(xù)日常的維護及突發(fā)問題的解決,除了平臺供應(yīng)商的售后服務(wù)外,財務(wù)人員也要提高自身綜合能力,要學(xué)習了解系統(tǒng)的邏輯,與技術(shù)人員學(xué)習簡單的技術(shù)知識,以便勝任系統(tǒng)的日常維護工作,更好地為科研人員服務(wù)。
(作者單位:西安稀有金屬材料研究院有限公司)
作者簡介:李如夢,女,漢族,1993年6月2日出生,河南商丘人,碩士,中級職稱。研究方向:財務(wù)管理。