作者簡(jiǎn)介： 張思雅，女，漢族，甘肅榆中人，本科，檔案館員，研究方向：檔案。

摘要：本文探討了建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站依托智慧工地監(jiān)督管理服務(wù)平臺(tái)加快綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)的問題。介紹了綜合檔案室現(xiàn)狀及存在的問題，對(duì)檔案室數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行闡述，總結(jié)數(shù)字化建設(shè)中存在的難題，展望檔案室數(shù)字化工作未來可能的發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：檔案；綜合檔案室；數(shù)字化建設(shè)；監(jiān)管平臺(tái)

按照住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部 “四庫一平臺(tái)”建設(shè)要求，烏魯木齊智慧工地監(jiān)督管理服務(wù)平臺(tái) （以下簡(jiǎn)稱 “監(jiān)管平臺(tái)”） 已開始運(yùn)行。通過互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、BIM等技術(shù)，建設(shè)監(jiān)督管理人員可實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)工程全過程全方位實(shí)時(shí)監(jiān)督，可隨時(shí)通過終端設(shè)備查看工地的實(shí)時(shí)進(jìn)展情況，變被動(dòng) “監(jiān)督”為主動(dòng) “監(jiān)控”，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)監(jiān)督過程中的缺陷，提高了監(jiān)管效能。以監(jiān)管平臺(tái)為途徑，深度推動(dòng)技術(shù)、業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)多方位融合。以資源共享、數(shù)據(jù)互通互聯(lián)為建設(shè)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)與建設(shè)云平臺(tái)、自治區(qū)智慧工地平臺(tái)、工程聯(lián)合審批改革系統(tǒng)等多行業(yè)多領(lǐng)域的平臺(tái)數(shù)據(jù)共享，以 “智治”提升管理水平，實(shí)現(xiàn)科技管理施工現(xiàn)場(chǎng)的現(xiàn)代化監(jiān)督功能。

在監(jiān)管平臺(tái)中加入檔案管理子系統(tǒng)，是信息科技的發(fā)展和檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型深入推進(jìn)的需要。檔案室數(shù)字化是一種全新的檔案管理模式，通過將檔案資料電子化、智能化處理以及利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)充分挖掘資源、提高效率，并為后續(xù)資源共享、復(fù)用提供了更好的條件。然而，檔案室的數(shù)字化建設(shè)過程也面臨許多困難與挑戰(zhàn)，如所需投入成本高、技術(shù)難度大、安全風(fēng)險(xiǎn)高等。在此背景下，依托監(jiān)管平臺(tái)推進(jìn)綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)值得探討的新思路。

一、綜合檔案室的作用及現(xiàn)狀

綜合檔案室是單位的檔案管理中心，負(fù)責(zé)全面管理與協(xié)調(diào)各項(xiàng)檔案工作。其職責(zé)包括：收集、整理、保管和鑒定各門類檔案信息，推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提供檔案利用服務(wù)，制訂檔案管理制度和執(zhí)行計(jì)劃，監(jiān)督指導(dǎo)質(zhì)監(jiān)站各部門檔案管理工作的有序開展。同時(shí)，綜合檔案室也要加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理的工作，以確保整個(gè)檔案體系的可靠性和完整性。綜合檔案室還要探索實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理方案，促進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步。目前市質(zhì)監(jiān)站在綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)中還存在一些問題。

（一）檔案室數(shù)字化程度不高

綜合檔案室存有文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)等多門類檔案。數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)展緩慢，使整個(gè)檔案室的管理流程變得緩慢，紙質(zhì)檔案數(shù)量較多，從而導(dǎo)致對(duì)檔案的查詢和利用效率低下。[1]例如，市質(zhì)監(jiān)站質(zhì)量監(jiān)督檔案中的建設(shè)工作質(zhì)量監(jiān)督紙質(zhì)檔案目前電子化進(jìn)度較慢，檔案移交工作滯后。備案檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案等其他多門類檔案未完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化且未接入智慧平臺(tái)，增加了檔案管理的難度。因此，加快檔案室數(shù)字化轉(zhuǎn)型是迫在眉睫的任務(wù)，通過數(shù)字化技術(shù)的引入以優(yōu)化檔案管理流程、節(jié)約存儲(chǔ)空間、提高查找效率、降低遺失風(fēng)險(xiǎn)，有助于加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全、規(guī)范信息管理工作。

（二）室藏檔案安全保護(hù)措施欠缺

質(zhì)監(jiān)站各門類檔案自設(shè)立以來一直由綜合檔案室保管，存儲(chǔ)和管理措施缺乏規(guī)范，存在檔案信息易外泄和遺失等方面風(fēng)險(xiǎn)；信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理能力相對(duì)薄弱，數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)較高。對(duì)現(xiàn)有已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的檔案儲(chǔ)存保管不規(guī)范，未按要求進(jìn)行異地多份備份，易發(fā)生數(shù)據(jù)集體失常情況。此外，庫房的數(shù)字化建設(shè)滯后且?guī)齑鏃l件苛刻，需要加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和管理水平提升，從而更好地保護(hù)和管理室藏檔案。

（三）檔案專業(yè)人員的能力水平有待提高

對(duì)于規(guī)模較大的檔案室來說，需要專業(yè)的人員進(jìn)行檔案整理、分類、歸檔和維護(hù)，并且還需要專人管理檔案庫房。[2]由于檔案數(shù)字化程度低，檔案共享度不夠，信息獲取難度較大，帶來了檔案利用服務(wù)上的不便。紙質(zhì)檔案占據(jù)了大量的空間并增加了管理難度。檔案專業(yè)人員數(shù)字化處理技術(shù)能力不足，致使檔案室的管理效率低下。提高專業(yè)人員紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理加工能力，減少紙質(zhì)檔案的積累，是當(dāng)前急需解決的問題。

二、綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)中的難題與解決思路

（一）深度開發(fā)監(jiān)管平臺(tái)降低成本

檔案室數(shù)字化建設(shè)需要龐大的經(jīng)費(fèi)和投入，服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等設(shè)備和軟件的成本往往比較高，若不能提供充足的經(jīng)費(fèi)投入，很難實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。[3]在硬件方面，高速穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和大容量的云服務(wù)成本較高，保證數(shù)據(jù)的安全性、可靠性和存儲(chǔ)量是工作的重點(diǎn)。因此，選擇可靠且適合擴(kuò)展的存儲(chǔ)方案也是一個(gè)技術(shù)難題。在軟件方面，數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要解決多樣化文檔管理與查詢的問題。必須編寫一系列的應(yīng)用程序來支持不同種類的文檔格式和數(shù)據(jù)類型，同時(shí)還要考慮權(quán)限控制和數(shù)據(jù)共享等管理方面的問題。這就需要依靠監(jiān)管平臺(tái)既有模塊的作用，深度挖掘檔案管理子系統(tǒng)的功能，提出適合本單位檔案工作的具體需要，實(shí)現(xiàn)軟件的現(xiàn)實(shí)作用，硬件足夠安全與空間可擴(kuò)展，為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理提供有效的技術(shù)保障。

（二）依靠監(jiān)管平臺(tái)解決存量室藏檔案積存問題

不同類型、不同格式以及不同年份的檔案需要采用不同的數(shù)字化方法進(jìn)行處理，這是檔案室數(shù)字化建設(shè)中的難點(diǎn)之一。例如，室藏檔案中年份較早檔案存在復(fù)寫紙存檔、不耐久字跡、紙張過薄等多種問題，數(shù)字化過程中需要采取先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行逐一處理，這要求監(jiān)管平臺(tái)的檔案子系統(tǒng)具備更高的信息技術(shù)能力、核心算法研究與資源數(shù)據(jù)庫技術(shù)。檔案室數(shù)字化建設(shè)需要花費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子文件，并進(jìn)行文檔分類和智能管理?？砂匆?guī)定利用監(jiān)管平臺(tái)開發(fā)適合積存檔案和實(shí)時(shí)檔案并存的管理模塊，將積存檔案外包服務(wù)，加快檔案室室藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，高效保質(zhì)完成本單位檔案雙套制存儲(chǔ)。

（三）提升檔案物理保管與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性能

監(jiān)管平臺(tái)中的檔案子系統(tǒng)在審核歸檔時(shí)存在上傳數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一的情況，這就需要本單位制定嚴(yán)格的電子檔案歸檔要求，同時(shí)明確不同科室、不同人員的權(quán)限設(shè)置，強(qiáng)化人員職責(zé)，以制度約束監(jiān)管人員日常規(guī)范化上傳資料。在紙質(zhì)檔案和電子檔案 “雙套制”過渡階段，要確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的物理環(huán)境，做好紙質(zhì)檔案保管和電子檔案?jìng)浞莨ぷ鳌?shù)字化過程中，隨著檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷推進(jìn)，檔案保密等方面的風(fēng)險(xiǎn)愈加凸顯，檔案室數(shù)字化建設(shè)中涉及的隱私數(shù)據(jù)必須注重安全問題。從技術(shù)上加強(qiáng)防范，并針對(duì)社會(huì)治理、公共服務(wù)平臺(tái)等實(shí)體進(jìn)行監(jiān)管，有效解決所涉及的隱私及安全風(fēng)險(xiǎn)問題。同時(shí)，防范數(shù)據(jù)丟失、損壞或惡意攻擊等情況。由于檔案資料量大、權(quán)限分散、管理復(fù)雜，如果對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、歸類不當(dāng)或授權(quán)不夠細(xì)致，就有可能導(dǎo)致指定人員未能及時(shí)知曉或泄露重要業(yè)務(wù)資料，造成安全威脅。數(shù)字化檔案只要與互聯(lián)網(wǎng)連接，就有可能面臨各種安全威脅，如數(shù)據(jù)庫損壞、系統(tǒng)故障、硬件損壞等問題。[4]因此，在數(shù)字化檔案管理中，需要借助多重備份技術(shù)，確保數(shù)據(jù)安全性，避免資料流失和檔案丟失的情況。

（四）提高系統(tǒng)易用性和適用性改變不利影響

由于長(zhǎng)期以來采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，推進(jìn)檔案室數(shù)字化進(jìn)程中可能會(huì)受到人們慣性思維和工作習(xí)慣的阻礙。例如，查詢流程有差異，學(xué)習(xí)使用新的檔案數(shù)字化平臺(tái)系統(tǒng)、安全操作和權(quán)限管理等需要時(shí)間和人力成本，使用者對(duì)系統(tǒng)可能存在畏難情緒，并且該轉(zhuǎn)型也需要實(shí)行全員細(xì)心正確的記錄和管理。數(shù)字化技術(shù)變化迅速，技術(shù)更新迭代快，需要經(jīng)常跟進(jìn)并適應(yīng)新的技術(shù)。如果不能及時(shí)跟進(jìn)更新，檔案室數(shù)字化建設(shè)可能會(huì)落后于其他機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致數(shù)字價(jià)值無法最大化。結(jié)合原有管理模式，依托監(jiān)管平臺(tái)，努力實(shí)現(xiàn)人機(jī)高效結(jié)合，做好系統(tǒng)服務(wù)于人、服務(wù)于檔案利用的實(shí)用性研究。例如，房建監(jiān)督檔案的形成過程中，加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)，使電子檔案的形成規(guī)范化；在驗(yàn)收前資料審核環(huán)節(jié)，加入系統(tǒng)糾錯(cuò)功能，提高電子檔案質(zhì)量；在聯(lián)合驗(yàn)收時(shí)，檔案管理子系統(tǒng)可留有共享端口，減少共性檔案儲(chǔ)存，避免移交檔案時(shí)，存在重復(fù)數(shù)據(jù)資料；在監(jiān)督過程閉環(huán)后，實(shí)現(xiàn)一鍵歸檔功能，提高檔案工作效率。

三、通過監(jiān)管平臺(tái)推進(jìn)檔案室數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程

（一）通過監(jiān)管平臺(tái)優(yōu)化檔案管理工作

監(jiān)管平臺(tái)大幅提高了檔案子系統(tǒng)的處理速度和效率。監(jiān)管平臺(tái)檔案子系統(tǒng)的各項(xiàng)功能幫助綜合檔案室建立更加規(guī)范的信息管理制度和流程，避免由于人為原因?qū)е麓鎯?chǔ)、查找、保護(hù)等環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，從而有效提升檔案的準(zhǔn)確性、連貫性和可靠性。例如，一個(gè)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案可分為項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)的管理，支持各類文件的在線上傳，科學(xué)分類、實(shí)時(shí)整理，并支持多種語言、格式和存儲(chǔ)方式，使檔案的存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)确矫姹葌鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案更加便捷、快速、省時(shí)。在監(jiān)管平臺(tái)中，綜合檔案室可利用電子文件存儲(chǔ)和檢索技術(shù)，大大提高了查找、整理和維護(hù)檔案的效率。同時(shí)，利用監(jiān)管平臺(tái)優(yōu)化檔案流程，可以減少人力散亂操作環(huán)節(jié)，提高檔案工作效率和協(xié)同工作能力。

（二）通過監(jiān)管平臺(tái)提高檔案實(shí)體與數(shù)據(jù)安全

推進(jìn)檔案室數(shù)字化建設(shè)，采用紙質(zhì)檔案、電子檔案的 “雙套制”保管。改善硬件保管設(shè)施設(shè)備，完善檔案管理子系統(tǒng)的檢索功能，使室藏檔案與系統(tǒng)電子檔案保持準(zhǔn)確一致。電子檔案采用電子存儲(chǔ)方式，可以設(shè)置各種權(quán)限等級(jí)，確保數(shù)據(jù)的安全性。并且通過監(jiān)管平臺(tái)加強(qiáng)內(nèi)部管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案使用歷史的追溯和監(jiān)管，在監(jiān)管平臺(tái)體系中建立完善的權(quán)限管理機(jī)制和安全防護(hù)體系，有效避免信息泄露和濫用現(xiàn)象。數(shù)字化建設(shè)可以提高檔案信息的管理效果和利用率，有利于促進(jìn)公共服務(wù)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，同時(shí)也減輕了實(shí)體檔案室的負(fù)擔(dān)和成本。具體而言，基于監(jiān)管平臺(tái)的數(shù)字化建設(shè)主要采用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段，集中全面地收集和處理數(shù)據(jù)信息，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)更新、位置追蹤、多端備份等功能。另外，數(shù)字化建設(shè)還可以加強(qiáng)安全保密措施，確保檔案信息的完整性和隱私性。

（三）加大檔案信息資源的開發(fā)與利用

依托監(jiān)管平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)無縫連接多個(gè)不同部門的分支機(jī)構(gòu)，與單位各部門、平行單位、上級(jí)單位共享數(shù)據(jù)。同時(shí)也為質(zhì)量監(jiān)督和檔案利用人員提供多種接入方式，包括局域網(wǎng)連接、移動(dòng)客戶端、Web應(yīng)用程序等，提高了系統(tǒng)使用的方便性。通過監(jiān)管平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)信息可視化，在進(jìn)行分析和監(jiān)督過程中，讓各個(gè)部門能夠直觀了解檔案的數(shù)據(jù)情況及處理進(jìn)度等相關(guān)問題；同時(shí)在監(jiān)管平臺(tái)公眾號(hào)上，發(fā)布相關(guān)工作內(nèi)容，使一些非專業(yè)人士也可以便捷獲取檔案信息，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案工作 “四個(gè)好兩服務(wù)”的要求，讓數(shù)據(jù)多跑腿、群眾少跑腿，提高服務(wù)質(zhì)量。借助監(jiān)管平臺(tái)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)字化的處理，還可以集成其他業(yè)務(wù)需求，如將檔案室數(shù)字化檔案與城建檔案館和市檔案館數(shù)據(jù)平臺(tái)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案的互聯(lián)互通，統(tǒng)一管理和維護(hù)，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入和重要檔案信息短缺，方便檔案信息的查詢和利用。形成內(nèi)部相互支撐、外部遵循標(biāo)準(zhǔn)化操作的全新檔案管理生態(tài)圈。檔案室數(shù)字化建設(shè)中的檔案累積文獻(xiàn)、制度、檔案臺(tái)賬、票據(jù)發(fā)票、審核記錄、工程監(jiān)督方案、相關(guān)的監(jiān)督過程檔案等數(shù)以萬計(jì)的工程檔案信息。而城建檔案館和市檔案館也擁有著大量的歷史文獻(xiàn)和重要工程檔案，兩者之間互補(bǔ)推動(dòng)，提高了檔案利用價(jià)值和服務(wù)水平。城建檔案館和市檔案館擁有豐富的歷史文獻(xiàn)、工程檔案等相關(guān)資料資源，可以提供更全面、準(zhǔn)確的情報(bào)支持，并優(yōu)化數(shù)字檔案的獲取和存儲(chǔ)方式。同時(shí)，由于城建檔案館和市檔案館管理的范圍更廣，涉及許多領(lǐng)域和部門，可使檔案室在數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用中獲得更多可以利用的資源。城建檔案館和市檔案館在工程檔案方面具備列入國家檔案館控制名錄的條件，未來合作中也將會(huì)借此攜手，進(jìn)一步提升區(qū)域性文化資源國際影響。將質(zhì)監(jiān)站檔案室檔案并入城建檔案館和市檔案館數(shù)據(jù)庫中，在完整保證檔案本身原始性、時(shí)效性、可操作性、公正性等基礎(chǔ)上，促進(jìn)行業(yè)資源共建、涵蓋區(qū)域范圍擴(kuò)散與文化遺產(chǎn)研究創(chuàng)新，建立完善的檔案信息服務(wù)體系。

四、結(jié)束語

在數(shù)字化建設(shè)中，要遵守相關(guān)國家法律法規(guī)、保障檔案室信息安全，尊重個(gè)人隱私權(quán)。同時(shí)，需要投入高成本，加大資金投入支持硬件和軟件的采購、部署和運(yùn)營。注重加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案保密意識(shí)，避免人為因素導(dǎo)致信息被泄露、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生；加強(qiáng)檔案信息分類和歸檔，配合數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)。保持信息溝通和交流，不斷改進(jìn)和升級(jí)監(jiān)管平臺(tái)檔案模塊功能。通過安全可靠的信息化設(shè)計(jì)和構(gòu)建方案等來應(yīng)對(duì)數(shù)字化帶來的困難和挑戰(zhàn)，為檔案室數(shù)字化建設(shè)提供持久的保障。

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