盧大興 陳劍惠 陳文麗

【摘要】 隨著疾控體系改革的不斷推進(jìn)，疾控機(jī)構(gòu)辦公室也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)和更高的要求。從辦公室行政管理整體性、動(dòng)態(tài)性、開(kāi)放性、環(huán)境適應(yīng)性、綜合性的觀點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合辦公室參謀協(xié)調(diào)等職能，對(duì)疾控機(jī)構(gòu)辦公室存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出對(duì)策建議，優(yōu)化辦公室行政管理工作，從而為疾病防控提供更好的保障。

【關(guān)鍵詞】 疾控機(jī)構(gòu)；辦公室行政管理；疾病防控

文章編號(hào)：1672-1721（2024）01-0013-03 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 中國(guó)圖書(shū)分類號(hào)：R197.21

公共衛(wèi)生研究關(guān)注的重點(diǎn)基本都是圍繞疾病防控具體業(yè)務(wù)工作，對(duì)于疾控機(jī)構(gòu)辦公室行政管理往往不夠重視且缺少研究。辦公室是疾控機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要窗口，是疾控機(jī)構(gòu)的核心管理部門(mén)，在疾控機(jī)構(gòu)實(shí)際運(yùn)行中，從維護(hù)疾控機(jī)構(gòu)正常工作秩序、確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作有序開(kāi)展的角度來(lái)看，疾控辦公室的行政管理是不可或缺的。在疾控機(jī)構(gòu)管理過(guò)程中，辦公室發(fā)揮著十分重要的作用，承擔(dān)著服務(wù)、協(xié)調(diào)、溝通等重要職責(zé)，但在實(shí)際工作過(guò)程中，大部分職工往往視辦公室為“傳遞員”，甚至認(rèn)為可有可無(wú)。

在大環(huán)境下，辦公室工作人員對(duì)待工作也出現(xiàn)敷衍、被動(dòng)等負(fù)性情緒，同時(shí)也暴露出日常行政管理中存在的短板和不足。本研究將結(jié)合行政管理主要觀點(diǎn)及辦公室的職能定位，對(duì)后疫情時(shí)代疾控機(jī)構(gòu)辦公室行政管理工作進(jìn)行探析。

1 辦公室行政管理主要觀點(diǎn)

1.1 整體性觀點(diǎn)

整體性觀點(diǎn)是指從組織的整體出發(fā)，使整體效果達(dá)到最優(yōu)化。要對(duì)疾控系統(tǒng)的整體工作性質(zhì)做到心中有數(shù)，對(duì)疾控系統(tǒng)的工作目標(biāo)，疾控系統(tǒng)的全局及各上下系統(tǒng)的組成、工作運(yùn)轉(zhuǎn)，本系統(tǒng)在衛(wèi)健系統(tǒng)中的地位、作用都要有明確的掌握，形成整體性的觀點(diǎn)。

組織是由若干成員構(gòu)成的一個(gè)整體，是一個(gè)有機(jī)的組合，并不是簡(jiǎn)單的疊加和拼湊[1]。疾控辦公室一切的工作都是為實(shí)現(xiàn)疾控整體目標(biāo)服務(wù)的，要把握疾控工作的整體目標(biāo)，如果沒(méi)有明確這點(diǎn)，辦公室的工作效果就會(huì)出現(xiàn)很大的偏差。因此，各成員之間要有整體性意識(shí)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)，這樣才能形成合力，擴(kuò)大團(tuán)隊(duì)的力量。

1.2 動(dòng)態(tài)性觀點(diǎn)

任何一個(gè)組織都不是靜止不變的，而是處于不斷運(yùn)動(dòng)、不斷變化的狀態(tài)。穩(wěn)定狀態(tài)是相對(duì)的，運(yùn)動(dòng)狀態(tài)則是絕對(duì)的。要用歷史的、運(yùn)動(dòng)的、發(fā)展的眼光去評(píng)價(jià)一個(gè)組織，這樣才能正確掌握組織的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的變化規(guī)律。組織的變化會(huì)受客觀環(huán)境和主觀環(huán)境的影響，環(huán)境與系統(tǒng)之間存在著動(dòng)態(tài)的相互作用，要認(rèn)真處理好組織的內(nèi)外部狀況與環(huán)境的動(dòng)態(tài)適應(yīng)關(guān)系[1]。對(duì)疾控辦公室而言，要時(shí)刻認(rèn)清疾控中心所處內(nèi)外部環(huán)境的變化，觀察主客觀影響的結(jié)果，從而采取相應(yīng)的措施以適應(yīng)環(huán)境的變化。

1.3 開(kāi)放性觀點(diǎn)

任何一個(gè)組織都不是完全封閉的，它與外界不斷進(jìn)行著物質(zhì)、能量和信息的交流。在交流的過(guò)程中，只有當(dāng)組織從外部獲得的能量大于組織內(nèi)部散失的能量時(shí)，組織才能不斷成長(zhǎng)發(fā)展。在管理工作中，任何試圖把本組織封閉起來(lái)與外部隔絕的做法只會(huì)導(dǎo)致管理工作的失敗。因此，在行政管理的過(guò)程中，管理者不能將組織完全封閉起來(lái)，應(yīng)從開(kāi)放性觀點(diǎn)出發(fā)，充分評(píng)估外部對(duì)本組織的各種影響[1]。疾控辦公室對(duì)內(nèi)要處理各科室之間的關(guān)系，對(duì)外要與其他醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)及各行政部門(mén)打交道，而對(duì)外開(kāi)放是辦公室的生命，通過(guò)與外界的溝通與交流，吸收新的物質(zhì)、能量和信息，才能促進(jìn)組織的發(fā)展。

1.4 環(huán)境適應(yīng)性觀點(diǎn)

任何組織都存在于特定的環(huán)境中，這些環(huán)境包括外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境。國(guó)家的政策法令、行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)、消費(fèi)者的需求都屬于環(huán)境的范疇。環(huán)境對(duì)疾控辦公室行政管理工作具有制約性，這就要求辦公室在行政管理過(guò)程中要適應(yīng)環(huán)境，采納的行動(dòng)和建議應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)環(huán)境要求為前提[1]。同時(shí)要時(shí)刻關(guān)注環(huán)境的變化情況，及時(shí)做出相應(yīng)的工作調(diào)整，以適應(yīng)新時(shí)代疾控機(jī)構(gòu)的發(fā)展。

1.5 綜合性觀點(diǎn)

綜合性是指任何系統(tǒng)都是由其內(nèi)部諸要素按一定方式構(gòu)成的綜合體，系統(tǒng)產(chǎn)生和形成于綜合，并由此而具有整體性質(zhì)和功能。綜合性觀點(diǎn)要求將系統(tǒng)的各部分、各方面和各種因素聯(lián)系起來(lái)，考察其中的共同性和規(guī)律性，同時(shí)也要意識(shí)到任何復(fù)雜的系統(tǒng)又都是可分解的。因此，作為疾控辦公室行政管理者既要學(xué)會(huì)把許多普通的東西綜合為新的構(gòu)思、新的產(chǎn)品，創(chuàng)造出新的工作系統(tǒng)，又要善于把復(fù)雜的系統(tǒng)分解為簡(jiǎn)單的單元去加以分析和應(yīng)對(duì)[1]，這樣面對(duì)辦公室繁雜的工作才不會(huì)束手無(wú)措。

2 辦公室職能定位

2.1 參謀助手

參謀是一種高層次的智能活動(dòng)，也是一種綜合性的思維活動(dòng)，主要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，包括提供咨詢、建議等，其目的是為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)有效工作。辦公室作為疾控機(jī)構(gòu)綜合管理的重要多功能部門(mén)，集綜合性、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性于一體，在單位的行政管理中處于中心樞紐位置，是領(lǐng)導(dǎo)者最佳的參謀和助手。辦公室要在對(duì)上級(jí)疾控機(jī)構(gòu)、本級(jí)疾控機(jī)構(gòu)或所轄疾控機(jī)構(gòu)全面了解的基礎(chǔ)上，緊貼領(lǐng)導(dǎo)，圍繞決策提出建議，當(dāng)好參謀；了解當(dāng)前疾病防控的重點(diǎn)，按照上級(jí)要求明確應(yīng)該執(zhí)行什么，根據(jù)實(shí)際情況應(yīng)該先處理什么；思考如何解決問(wèn)題，采取哪些實(shí)際措施保質(zhì)保量完成疾病防控任務(wù)[2]，多渠道多方面收集可靠真實(shí)的第一手材料和信息，綜合歸納后提交領(lǐng)導(dǎo)參考，充分發(fā)揮辦公室參謀助手的作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供強(qiáng)有力的支持。

2.2 橋梁紐帶

疾控機(jī)構(gòu)辦公室行政管理工作是聯(lián)系疾控系統(tǒng)內(nèi)外部上下級(jí)關(guān)系的樞紐橋梁，能夠?qū)⑸霞?jí)要求落實(shí)到下級(jí)各項(xiàng)疾病防控工作中，并對(duì)各項(xiàng)疾病防控工作進(jìn)行全面監(jiān)督。同時(shí)，辦公室通過(guò)到基層疾控機(jī)構(gòu)或本單位業(yè)務(wù)科室調(diào)研，實(shí)地了解職工的工作情況和訴求，以便能夠針對(duì)具體的疾病控制問(wèn)題提出相應(yīng)的解決措施，并及時(shí)將有價(jià)值的信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)，這不僅促進(jìn)了疾控中心的上下級(jí)關(guān)系，也為單位的發(fā)展提供了寶貴的建議[3]。

2.3 綜合協(xié)調(diào)

協(xié)調(diào)活動(dòng)是行政管理過(guò)程的重要環(huán)節(jié)，行政管理的目的就是協(xié)調(diào)和保持良好的行政環(huán)境，使職工能在組織內(nèi)順利地開(kāi)展工作，有效地完成行政目標(biāo)。每項(xiàng)行政管理職能的開(kāi)展都要更好地促進(jìn)協(xié)調(diào)，組織才能更好地發(fā)揮作為整體的作用，取得單個(gè)人工作所不能達(dá)到的良好效果[4]。辦公室處在策略制定和執(zhí)行的主體交叉位置，起著聯(lián)系上下、承前啟后、溝通內(nèi)外的協(xié)調(diào)作用。在策略貫徹執(zhí)行的過(guò)程中，由于疾控系統(tǒng)各部門(mén)思考方式和工作模式不同，會(huì)出現(xiàn)執(zhí)行不到位的情況，尤其是涉及面廣、影響力大、強(qiáng)制要求的一些工作必須要及時(shí)處理。在實(shí)際工作中，各部門(mén)因工作交叉、觀點(diǎn)不同而產(chǎn)生沖突，辦公室就要主動(dòng)負(fù)責(zé)做好協(xié)調(diào)，通過(guò)理順、溝通各方面的關(guān)系減少不必要的沖突和能量損耗，以建立和諧的聯(lián)系，讓各個(gè)部門(mén)能步調(diào)一致，互相配合完成任務(wù)[5]。

3 疾控機(jī)構(gòu)辦公室行政管理存在的問(wèn)題

3.1 管理制度不健全

辦公室負(fù)責(zé)制定整個(gè)疾控中心的管理制度，其中會(huì)涉及到辦公室具體常規(guī)工作的管理規(guī)定，但對(duì)于辦公室自身內(nèi)部管理，一般都是沿用原來(lái)的管理方法或者約定俗成的規(guī)定，缺乏科學(xué)的管理模式，已無(wú)法與當(dāng)前疾控體系改革和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。辦公室任務(wù)多且雜，不健全的管理制度會(huì)導(dǎo)致在實(shí)際的工作中出現(xiàn)問(wèn)題，比如崗位職責(zé)模糊不清、相互交叉，激勵(lì)機(jī)制不到位，做事懶散、得過(guò)且過(guò)等，極大影響著辦公室工作的質(zhì)量和效率[6]。

3.2 職能定位不清晰

對(duì)于疾控辦公室而言，要想切實(shí)發(fā)揮自身行政管理效能，需要對(duì)自身的職能有著明確的定位，這是做好各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)。疾控中心辦公室工作內(nèi)容是綜合性的，工作繁雜程度較高，很多疾控機(jī)構(gòu)辦公室只是將日常工作管理作為自己的主要職責(zé)，或演變?yōu)槠渌啦I(yè)務(wù)科室的后勤保障部門(mén)。辦公室工作人員每天需要處理大量常規(guī)或臨時(shí)的任務(wù)，對(duì)外不僅要處理好與上級(jí)單位、兄弟單位間的溝通及民眾的投訴建議，對(duì)內(nèi)還要做好領(lǐng)導(dǎo)與各科室間的協(xié)調(diào)溝通工作，大部分時(shí)間都在做一些上傳下達(dá)、收集匯總信息上報(bào)上級(jí)等雜亂瑣碎的工作，導(dǎo)致辦公室工作人員逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤皞髟捦病?，忽視了辦公室參謀助手等其他方面的職能，辦公效率低下，無(wú)法發(fā)揮辦公室本身的作用與價(jià)值[7]。宏觀行政管理職能也難以充分展示，繼而在疾控機(jī)構(gòu)面臨重大問(wèn)題，如疾控改革等需要決策輔助方面，人力資源管理等方面，難以提出有建設(shè)性的意見(jiàn)。

3.3 信息化管理程度低

疾控辦公室統(tǒng)籌整個(gè)機(jī)構(gòu)管理、運(yùn)作，服務(wù)機(jī)構(gòu)全體職工，不僅是衛(wèi)生健康部門(mén)的信息傳遞者，還是職工與領(lǐng)導(dǎo)班子、本機(jī)構(gòu)與上級(jí)部門(mén)、兄弟機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)者。各項(xiàng)工作信息的延伸擴(kuò)充都要求疾控辦公室必須適應(yīng)信息化的發(fā)展，改變以往的信息處理方式，轉(zhuǎn)向高效率的數(shù)字化辦公形式。但目前疾控辦公室對(duì)信息化管理的認(rèn)知不足，在信息化管理中忽視了對(duì)元信息的管理與維護(hù)。在信息需求不明確的情況下，只是被動(dòng)地進(jìn)行信息化的管理，沒(méi)有很好地挖掘信息及各信息之間深層聯(lián)系和隱含價(jià)值[8]。在實(shí)際工作中，疾控辦公室對(duì)信息的傳遞還是停留在依靠紙質(zhì)文件或者口頭傳話等較傳統(tǒng)的形式上，對(duì)獲取到的大量辦公信息沒(méi)有及時(shí)電子化歸檔，導(dǎo)致信息二次利用的程度不夠高。

3.4 人員綜合素質(zhì)有待提高

辦公室工作內(nèi)容繁雜，工作人員的綜合素質(zhì)勢(shì)必會(huì)影響行政管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室人員的綜合素質(zhì)還有待提高，具體體現(xiàn)在兩方面：（1）自身能力有限。大多數(shù)辦公室人員沒(méi)有參加過(guò)辦公室工作專業(yè)培訓(xùn)，只能在日常工作中積累學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，缺乏較為完整的行政工作理論基礎(chǔ)。除了文秘相關(guān)知識(shí)不扎實(shí)外，還缺乏相關(guān)預(yù)防醫(yī)學(xué)等知識(shí)，導(dǎo)致在工作中無(wú)法準(zhǔn)確地做好上傳下達(dá)、材料撰寫(xiě)等專業(yè)程度較高的工作。（2）工作人員缺少一定的學(xué)習(xí)意識(shí)和進(jìn)取精神。辦公室人員大部分時(shí)間都在應(yīng)付日常工作，無(wú)暇去思考和創(chuàng)新，長(zhǎng)期以往必然會(huì)給疾控中心的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)很多不利影響。

3.5 與上下級(jí)疾控機(jī)構(gòu)辦公室交流較少

各級(jí)疾控中心是業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，在業(yè)務(wù)上經(jīng)常有往來(lái)，溝通交流也比較多，包括各種培訓(xùn)班、現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)等工作模式。但各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)辦公室之間的交流較少，僅停留在一般性的工作任務(wù)安排，三級(jí)聯(lián)動(dòng)缺乏活力，沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)辦公室工作模式或方法的探討，導(dǎo)致各疾控中心辦公室處于較為孤立的狀態(tài)，也間接阻礙了疾控體系改革。

4 對(duì)策建議

4.1 建立健全辦公室行政管理制度

辦公室制度的制定要以服務(wù)于疾控中心、服務(wù)于疾病控制各項(xiàng)任務(wù)、服務(wù)于單位員工為最終目的。辦公室應(yīng)按照疾控機(jī)構(gòu)改革的精神，根據(jù)本單位實(shí)際情況，完善辦公室管理結(jié)構(gòu)，明確職責(zé)邊界權(quán)限，科學(xué)合理設(shè)置工作崗位，規(guī)范辦文辦會(huì)各項(xiàng)工作，明確工作流程使各項(xiàng)工作有據(jù)可依、有章可循。此外，辦公室行政管理制度要有可操作性、可執(zhí)行性、可考核性，同時(shí)還需要考慮單位和職工內(nèi)在需求問(wèn)題，讓管理制度更加合理化、人性化，確保單位行政管理工作能夠高效運(yùn)行[9]。

4.2 運(yùn)用精細(xì)化管理模式

辦公室精細(xì)化管理是指將精益求精、細(xì)致規(guī)范的理念融入到辦文、辦會(huì)、辦事等各辦公環(huán)節(jié)和層面，提高日常運(yùn)轉(zhuǎn)效率，規(guī)范管理服務(wù)行為，提升整體工作水平，進(jìn)而充分發(fā)揮辦公室職能作用的過(guò)程。在疾控工作越來(lái)越繁雜、短期內(nèi)辦公人員編制無(wú)法大量增多的情況下，可以運(yùn)用精細(xì)化管理的模式和理念進(jìn)一步優(yōu)化工作運(yùn)轉(zhuǎn)方式，刪除無(wú)效步驟，完善辦公制度，強(qiáng)化考核激勵(lì)，有效提升疾控辦公室的整體工作效率和能力。新形勢(shì)下全面推行辦公室精細(xì)化管理，能真正形成一整套從工作安排到執(zhí)行落實(shí)、督促檢查、成效評(píng)估、結(jié)果反饋等環(huán)環(huán)相扣、閉環(huán)運(yùn)行的工作體系，最大限度地減少信息失真和執(zhí)行損耗，最大可能地提升疾病防控工作整體能力，這是精細(xì)化管理致力于解決的核心問(wèn)題，更是疾控辦公室行政管理不懈追求的重要目標(biāo)[10]。

4.3 充分發(fā)揮參謀助手作用

辦公室要緊緊圍繞疾控中心實(shí)際工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。這要求辦公室必須統(tǒng)攬全局，領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)意圖，準(zhǔn)確全面貫徹和部署疾病防控工作。在實(shí)際工作中，及時(shí)了解疾病防控情況，收集信息理清思路，如實(shí)反映給領(lǐng)導(dǎo)。在不越權(quán)的前提下，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，分析事物的變化趨勢(shì)。發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的事件，要及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)做出分析，擬出下一步工作方案。

4.4 建立有效的信息化協(xié)調(diào)機(jī)制

為了打造現(xiàn)代信息化疾控辦公室，需使用計(jì)算機(jī)技術(shù)和最新信息技術(shù)自動(dòng)處理辦公管理流程，將手動(dòng)辦公操作結(jié)合到計(jì)算機(jī)操作中，以實(shí)現(xiàn)高效和快速的目標(biāo)。信息化辦公室的出現(xiàn)，可以有效加強(qiáng)辦公室和防病業(yè)務(wù)部門(mén)的內(nèi)部管理，并為領(lǐng)導(dǎo)決策提供基礎(chǔ)參考。在實(shí)際工作中重視辦公室信息化建設(shè)，可以同步運(yùn)行信息化機(jī)制與管理機(jī)制。在信息化協(xié)調(diào)過(guò)程中，要及時(shí)登記辦公信息，將其錄入到辦公系統(tǒng)，作為系統(tǒng)投入使用的元信息資料，并對(duì)信息進(jìn)行深層次的加工、研究。在辦公室信息化管理體系中，要加強(qiáng)信息共享，共享的優(yōu)勢(shì)在于促進(jìn)信息的循環(huán)流動(dòng)，使辦公室能更好地把控全局，統(tǒng)籌本機(jī)構(gòu)內(nèi)各項(xiàng)工作[9]。

4.5 全面提升辦公室人員綜合素質(zhì)

疾控機(jī)構(gòu)是專業(yè)技術(shù)型事業(yè)單位，疾控中心辦公室工作不僅涉及行政管理、文秘知識(shí)，還涉及非常專業(yè)的預(yù)防醫(yī)學(xué)類知識(shí)，這對(duì)辦公室人員提出了更高的要求。辦公室工作人員要想更好地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，順暢地與上下級(jí)溝通，就要掌握各項(xiàng)專業(yè)知識(shí)，成為復(fù)合型人才。這要求辦公室行政管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)不斷學(xué)習(xí)，參加專業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，提高自己的專業(yè)能力和素養(yǎng)，逐漸培養(yǎng)觀察、分析和解決問(wèn)題的能力，進(jìn)而提高工作效率。此外，還要樹(shù)立全局觀念不斷改進(jìn)工作作風(fēng)，切實(shí)打造專業(yè)化高素質(zhì)辦公室人才隊(duì)伍。

4.6 加強(qiáng)多方交流與合作

相比于其他單位，疾控系統(tǒng)從上至下是一個(gè)整體，各級(jí)疾控中心辦公室要充分發(fā)揮緊密相連的特點(diǎn)，利用好這一優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)上下級(jí)之間、疾控機(jī)構(gòu)與衛(wèi)生行政部門(mén)之間、疾控機(jī)構(gòu)與醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的溝通交流，不斷與外界保持持久的溝通，獲得各種重要的信息與情報(bào)，從而保持本單位競(jìng)爭(zhēng)力。交流過(guò)程中要堅(jiān)持雙向溝通，互動(dòng)反饋，同時(shí)尋求合作項(xiàng)目，拓展辦公室網(wǎng)絡(luò)，建立相互信任、融洽、和諧的人際關(guān)系。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室行政管理工作對(duì)疾控中心的發(fā)展起著重要的作用，只有做好行政保障，才能讓疾控機(jī)構(gòu)有較好的整體形象，讓疾控中心發(fā)揮出更大的疾病防控價(jià)值。

從行政管理基本觀點(diǎn)出發(fā)，確定職能定位，不斷優(yōu)化行政管理中的制度建設(shè)、人才建設(shè)等，高質(zhì)量、高效率做好疾病預(yù)防控制工作的后勤保障，最大限度地發(fā)揮疾控中心的作用，提高疾控中心的社會(huì)地位。

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（編輯：郭曉添）