秦麗

摘要： 行政單位作為公共服務(wù)的重要組成部分， 其預(yù)算管理不僅關(guān)系著財政資源的有效利用， 更牽涉到公共利益的最大化。在這一背景下， 內(nèi)控作為一種保障管理層決策正確性、 保護公共財產(chǎn)和提高組織效率的關(guān)鍵手段， 為完善行政單位預(yù)算管理提供了有力支持。內(nèi)控視角下的預(yù)算管理注重建立健全內(nèi)部控制體系， 通過強調(diào)內(nèi)部環(huán)境、 流程監(jiān)控、 信息技術(shù)應(yīng)用等方面的全面規(guī)劃， 提高預(yù)算編制的精確性及執(zhí)行效率， 降低潛在的欺詐風險， 這不僅使得預(yù)算管理更加符合公共利益導(dǎo)向， 也為行政單位在面臨經(jīng)濟不確定性和財政壓力的挑戰(zhàn)中提供了更為可靠的應(yīng)對策略。本文通過深入分析內(nèi)控視角下行政單位預(yù)算管理的關(guān)鍵問題， 探討內(nèi)控原則在預(yù)算管理中的具體應(yīng)用， 強調(diào)內(nèi)部控制體系建設(shè)、 信息技術(shù)的應(yīng)用、 內(nèi)控培訓(xùn)與溝通等方面的重要性。

關(guān)鍵詞： 內(nèi)部控制； 行政單位； 預(yù)算管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240530

在當代社會， 行政單位作為公共服務(wù)和資源分配的主體， 其財務(wù)管理特別是預(yù)算管理， 一直是社會和政府關(guān)注的焦點。隨著社會的發(fā)展和變革， 傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)復(fù)雜多變的管理環(huán)境， 尤其是預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的推行， 使得預(yù)算管理更加強化預(yù)算為民的理念， 強調(diào)預(yù)算支出的責任和效率， 關(guān)注預(yù)算資金的產(chǎn)出和結(jié)果。因此， 如何通過創(chuàng)新管理模式， 提高預(yù)算編制和執(zhí)行的效率， 降低潛在的財務(wù)風險， 成為當前行政單位財務(wù)管理亟待解決的問題之一。

一、 內(nèi)控原則在預(yù)算管理中的應(yīng)用

（一）管理層對內(nèi)控的重視和組織文化

1.管理層對內(nèi)部控制的重視

內(nèi)控環(huán)境強調(diào)管理層對內(nèi)控的重視。管理層在行政單位扮演著決策和領(lǐng)導(dǎo)的角色， 其對內(nèi)控的重視程度直接影響著內(nèi)部控制的有效性。高度重視內(nèi)控的管理層通過制定明確的內(nèi)部控制政策、 建立健全內(nèi)部控制框架等方式， 為內(nèi)控的實施提供指導(dǎo)和支持。在預(yù)算管理中， 管理層的積極參與不僅表現(xiàn)在對財務(wù)數(shù)據(jù)的審查和驗證上， 更表現(xiàn)在對預(yù)算編制和執(zhí)行過程的監(jiān)督上， 從而確保整個預(yù)算體系的透明度和合規(guī)性。同時， 管理層的重視不僅是一種形式上的支持， 更是內(nèi)控環(huán)境構(gòu)建的核心動力， 為內(nèi)控體系的落地提供了關(guān)鍵的推動力。內(nèi)控環(huán)境則體現(xiàn)了組織文化的影響力。組織文化是單位內(nèi)部行為和價值觀的集合， 對內(nèi)控活動具有深遠的影響。一種積極的、 強調(diào)內(nèi)部控制的組織文化， 可促使員工自覺遵循內(nèi)控規(guī)定， 形成內(nèi)控的自我糾正機制。這意味著， 員工更容易理解并認同預(yù)算的重要性， 自覺遵循預(yù)算編制的規(guī)程， 進而提高數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。

2.內(nèi)部控制對組織文化的塑造

積極的組織文化也會對內(nèi)控意識的培養(yǎng)產(chǎn)生積極影響， 使得內(nèi)控不再是簡單的程序執(zhí)行， 而成為組織文化的一部分， 深深植根于每位成員的行為中。單位應(yīng)建立和傳遞正確的內(nèi)控理念， 明確內(nèi)控對預(yù)算管理的戰(zhàn)略價值， 制定和推行明確的內(nèi)部控制政策和流程， 確保內(nèi)控要求得到有效的貫徹執(zhí)行， 強化對內(nèi)控環(huán)境的監(jiān)督和評估， 通過內(nèi)部審計等手段不斷完善和優(yōu)化內(nèi)控體系， 通過培訓(xùn)和溝通等方式， 促使成員形成積極的內(nèi)控文化， 使內(nèi)控環(huán)境得以穩(wěn)固和不斷發(fā)展。

（二）確保信息準確、 完整、 及時

確保信息的準確性是內(nèi)控在預(yù)算編制階段的首要任務(wù)。準確的信息是預(yù)算編制的基石， 而任何數(shù)據(jù)的偏差都會對預(yù)算的真實性產(chǎn)生負面影響。內(nèi)控通過設(shè)立專門的財務(wù)審核機制， 對涉及預(yù)算編制的各項數(shù)據(jù)詳細審查和驗證， 包括對歷史數(shù)據(jù)的回顧、 對相關(guān)指標的核實以及對各項費用和收入的詳細核對。單位采用現(xiàn)代技術(shù)手段， 如數(shù)據(jù)挖掘和人工智能算法， 對數(shù)據(jù)進行更為深入的分析， 及時發(fā)現(xiàn)潛在的異常情況， 保障數(shù)據(jù)的精確性。

內(nèi)控需要確保信息的完整性。在預(yù)算編制階段， 信息的完整性意味著所有相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息都需要被全面地考慮， 以避免預(yù)算中的遺漏和失誤。內(nèi)控機制可以通過建立清晰的數(shù)據(jù)收集和整合流程， 確保所有數(shù)據(jù)都被及時、 完整地匯總和整理。借助信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)， 實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的集成管理， 避免數(shù)據(jù)分散存儲導(dǎo)致的信息不完整。

及時性是內(nèi)控在預(yù)算編制階段的另一個核心關(guān)注點。及時的信息對于管理層做出正確的決策至關(guān)重要。內(nèi)控機制通過設(shè)定明確的時間節(jié)點和流程， 強調(diào)及時提交和審查各項預(yù)算數(shù)據(jù)的重要性。采用自動化工具和實時監(jiān)控系統(tǒng)， 可及時捕捉異常和延誤， 確保整個預(yù)算編制過程不受外部因素的干擾， 提高信息的時效性。

（三）監(jiān)測預(yù)算執(zhí)行情況， 實現(xiàn)資源的有效利用

內(nèi)控在預(yù)算執(zhí)行階段發(fā)揮著關(guān)鍵作用。為了實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的透明度和合規(guī)性， 內(nèi)控需要建立有效的監(jiān)測機制， 通過預(yù)算管理一體化系統(tǒng)， 管理層可實時掌握預(yù)算執(zhí)行的最新情況， 設(shè)立監(jiān)控指標和警戒線， 以及獨立的內(nèi)部審計機構(gòu)， 以便及時發(fā)現(xiàn)并解決問題， 并加強對各項決策和支出的監(jiān)督。此外， 內(nèi)控還強調(diào)成本控制和效益評估， 單位應(yīng)設(shè)定成本控制目標， 制定支出規(guī)范， 進行成本效益分析， 確保每筆預(yù)算支出都能為組織目標作出貢獻。同時， 應(yīng)建立績效評估體系， 以最大化地利用資源。風險管理也是內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)， 通過風險識別和評估體系， 應(yīng)對各種潛在風險， 保障單位的平穩(wěn)運行。內(nèi)控還注重信息共享和溝通， 可打破“信息孤島”， 提高管理效率， 實現(xiàn)組織內(nèi)外的協(xié)同， 確保預(yù)算執(zhí)行更好地服務(wù)于行政單位的職能， 最終實現(xiàn)社會效益的提升。

二、 行政單位預(yù)算管理內(nèi)部控制體系建設(shè)

（一）明確預(yù)算管理的內(nèi)控目標

1.明確財務(wù)穩(wěn)健性

內(nèi)部控制目標需要明確財務(wù)穩(wěn)健性， 包括確保預(yù)算編制過程中財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性、 真實性和合規(guī)性。在這個層面， 內(nèi)部控制機制設(shè)定目標， 如完善數(shù)據(jù)審核和驗證機制， 加強對財務(wù)報表的審計， 確保預(yù)算數(shù)據(jù)來源可靠、 準確， 為管理層提供真實的財務(wù)基礎(chǔ)， 保障財務(wù)報告的可信性， 這同時也有助于預(yù)防潛在的財務(wù)欺詐和錯誤， 維護單位的財務(wù)穩(wěn)健性。

2.關(guān)注合規(guī)性

內(nèi)部控制目標還需要關(guān)注合規(guī)性。預(yù)算編制和執(zhí)行過程中， 應(yīng)遵循相關(guān)法規(guī)、 政策和規(guī)范性文件。內(nèi)部控制機制應(yīng)設(shè)定合規(guī)性目標， 明確各個預(yù)算環(huán)節(jié)需要遵循的法規(guī)和政策， 建立合規(guī)性檢查和審計機制， 通過建立內(nèi)部控制流程、 培訓(xùn)員工對合規(guī)性要求的認知、 定期開展內(nèi)部審計等方式來實現(xiàn)。強調(diào)合規(guī)性有助于避免法律和道德風險， 可確保組織運作在法律和倫理的框架內(nèi)。

3.提高資源運用的有效性

內(nèi)部控制目標還包括資源的有效運用。行政單位需要確保預(yù)算編制和執(zhí)行的過程中， 有限的資源得到最大程度的利用。在這個層面上， 內(nèi)部控制機制可以設(shè)定目標， 如： 建立成本控制機制、 設(shè)定資源利用效益評估指標、 確保資源調(diào)配的透明和公正等， 確?！盁o預(yù)算不開支、 有預(yù)算不超支”。同時， 要考核預(yù)算的偏離度， 每年對照決算數(shù)據(jù)復(fù)盤預(yù)算執(zhí)行情況， 提出優(yōu)化、 改進預(yù)算管理的舉措， 形成PDCA循環(huán)， 從而更好地保障在實施預(yù)算過程中， 資源得到合理配置和充分利用。

內(nèi)部控制目標還應(yīng)關(guān)注預(yù)算的組織協(xié)調(diào)和溝通反饋。預(yù)算編制過程中， 通過座談會、 協(xié)調(diào)會等形式強化溝通， 確保各職能部門對預(yù)算編制形成準確的認識， 提高預(yù)算編制的科學(xué)性。在預(yù)算執(zhí)行過程中， 可實行季度財務(wù)分析， 對預(yù)算執(zhí)行情況全面匯報， 保證預(yù)算執(zhí)行—控制—反饋流程的充分執(zhí)行， 不斷提高預(yù)算編制水平， 減少預(yù)算指標偏離度， 使預(yù)算更貼合單位的實際情況。

（二）建立符合行政單位需求的內(nèi)部控制標準

1.完善內(nèi)部控制標準

內(nèi)部控制標準的制定對于行政單位預(yù)算管理的有效實施至關(guān)重要， 這涉及建立一套系統(tǒng)、 完善、 符合實際需要的內(nèi)部控制標準， 以確保預(yù)算管理的合規(guī)性、 透明度、 有效性和風險管理。內(nèi)部控制標準建立在行政單位特殊需求的基礎(chǔ)上， 不同的單位面臨著各自的財務(wù)、 管理環(huán)境， 因此， 制定內(nèi)部控制標準時， 需要綜合考慮單位自身的情況， 要求內(nèi)部控制標準的制定應(yīng)深入了解和分析單位的組織結(jié)構(gòu)、 財務(wù)流程、 法規(guī)遵循等方面， 確保標準的靈活性和實用性， 通過對內(nèi)部環(huán)境的深入了解， 量身定制一套更貼合實際的內(nèi)部控制標準， 使其更具指導(dǎo)性和操作性。

2.注重整體性和全面性

內(nèi)部控制標準的制定需要注重整體性和全面性。預(yù)算管理是一個涉及多個環(huán)節(jié)的復(fù)雜過程， 內(nèi)部控制標準應(yīng)全面涵蓋預(yù)算編制、 執(zhí)行、 監(jiān)控、 反饋等各個階段， 確保在整個預(yù)算管理過程中都有明確的內(nèi)部控制指引。標準的全面性有助于單位全面了解預(yù)算管理的風險點和控制要點， 在制定和執(zhí)行預(yù)算的過程中有序、 有計劃地開展。內(nèi)部控制標準需要具有可度量性和可衡量性， 這意味著， 標準的設(shè)定應(yīng)有具體的指標和衡量方法， 以便能夠?qū)?nèi)部控制的執(zhí)行情況實時監(jiān)控和評估。例如： 設(shè)定預(yù)算編制階段的標準， 包括數(shù)據(jù)驗證的準確率、 合規(guī)性審查的完成時間等具體指標， 而在預(yù)算執(zhí)行階段， 設(shè)定成本控制的標準， 包括各項支出的占比、 執(zhí)行情況的及時反饋等可度量的標準。行政單位還應(yīng)定期進行內(nèi)部控制效果的評估， 及時調(diào)整和改進標準， 確保與實際業(yè)務(wù)相匹配。

3.應(yīng)用信息技術(shù)

內(nèi)部控制標準的制定還需要關(guān)注信息技術(shù)的應(yīng)用。隨著科技的不斷發(fā)展， 信息技術(shù)在預(yù)算管理中的應(yīng)用越來越重要。因此， 內(nèi)部控制標準的制定要適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢， 建立與信息系統(tǒng)相適應(yīng)的內(nèi)部控制機制， 包括數(shù)據(jù)安全性、 信息共享的可行性、 自動化審計工具的有效性等， 以確保信息技術(shù)在預(yù)算管理中發(fā)揮積極作用， 避免引入新的風險。同時， 內(nèi)部控制標準的制定還要強調(diào)可持續(xù)性。內(nèi)部控制標準不是一成不變的， 它需要根據(jù)單位的變化和外部環(huán)境的演變而不斷調(diào)整和更新， 因此， 標準的制定應(yīng)具有靈活性， 能夠隨時適應(yīng)新的法規(guī)要求、 組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、 財務(wù)制度變化等因素， 以保持其持續(xù)有效。

（三）規(guī)范化、 流程化的預(yù)算管理流程

1.明確預(yù)算管理步驟

內(nèi)部控制流程的設(shè)計應(yīng)始于預(yù)算編制階段。應(yīng)于每年四季度啟動下一年度的預(yù)算工作， 按照“二上而下”程序進行編制， 即自上而下、 自下而上、 上下結(jié)合、 分級編制。這一階段的關(guān)鍵是確保數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。為實現(xiàn)這一目標， 預(yù)算編制流程應(yīng)被細分為明確的步驟， 包括數(shù)據(jù)收集、 數(shù)據(jù)審核、 數(shù)據(jù)驗證、 財務(wù)模型構(gòu)建等環(huán)節(jié)。各職能部門應(yīng)根據(jù)下一年度的工作計劃及發(fā)展規(guī)劃， 編制本部門的預(yù)算草案， 每個步驟都應(yīng)設(shè)定具體的職責和審批權(quán)限， 以避免信息的失實和失控。同時， 應(yīng)制定清晰的內(nèi)部控制標準， 明確每個步驟的具體操作規(guī)程， 以確保財務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性和合規(guī)性。

2.注重合規(guī)性審查

流程設(shè)計應(yīng)注重合規(guī)性審查。在預(yù)算編制階段， 合規(guī)性審查是確保預(yù)算符合法規(guī)和政策要求的關(guān)鍵步驟。內(nèi)部控制流程的設(shè)計需要包括合規(guī)性審查的具體程序和標準， 確保預(yù)算編制過程中的每一步都符合法定要求， 通過設(shè)立專門的合規(guī)性審查崗位、 建立內(nèi)部審計機構(gòu)、 定期培訓(xùn)等方式實現(xiàn)。在預(yù)算執(zhí)行階段， 內(nèi)部控制流程的設(shè)計應(yīng)強調(diào)成本控制和效益評估。應(yīng)設(shè)定明確的成本控制目標， 規(guī)范各項支出的批準和執(zhí)行流程， 確保每一筆支出都經(jīng)過審慎的評估和授權(quán)。同時， 應(yīng)設(shè)定效益評估標準， 建立對預(yù)算執(zhí)行效果的監(jiān)測機制， 以及時發(fā)現(xiàn)和糾正不符合預(yù)期的情況， 可通過建立審批流程、 設(shè)定支出預(yù)算上限、 制定績效評估體系等手段實現(xiàn)。

3.提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平

內(nèi)部控制流程的設(shè)計需要充分考慮信息技術(shù)的應(yīng)用。信息技術(shù)在預(yù)算管理中的應(yīng)用越來越廣泛， 因此， 流程設(shè)計應(yīng)充分結(jié)合信息系統(tǒng)的特點， 確保信息的安全性、 準確性和及時性， 通過建立信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限、 設(shè)定數(shù)據(jù)加密機制、 定期進行系統(tǒng)安全檢查等方式實現(xiàn)。在整個流程設(shè)計中， 應(yīng)強調(diào)流程的連貫性和協(xié)同性。預(yù)算管理是一個涉及多個環(huán)節(jié)和部門的綜合過程， 因此， 內(nèi)部控制流程的設(shè)計應(yīng)注重各環(huán)節(jié)之間的協(xié)同配合， 包括建立信息共享機制、 設(shè)定跨部門的溝通渠道、 明確職責和權(quán)限分配等， 以確保整個預(yù)算管理流程的有序進行。流程設(shè)計需要強調(diào)內(nèi)部控制流程的監(jiān)測和反饋機制。內(nèi)部控制流程應(yīng)設(shè)定明確的監(jiān)測指標， 建立定期內(nèi)部審計機制， 對預(yù)算管理過程進行監(jiān)控和評估。同時， 應(yīng)設(shè)定反饋機制， 及時收集和處理與內(nèi)部控制流程相關(guān)的問題和建議， 以不斷改進和完善流程。

三、 結(jié)語

內(nèi)控作為一種保障組織運作有效性、 財務(wù)報告準確性和合規(guī)性的管理手段， 近年來在企業(yè)和公共組織中逐漸受到重視。然而， 在行政單位預(yù)算管理中， 內(nèi)控的應(yīng)用相對滯后， 相關(guān)研究較為有限。因此， 有必要從內(nèi)控的視角深入研究預(yù)算管理， 探討如何借鑒內(nèi)控原則， 構(gòu)建更為科學(xué)有效的預(yù)算管理體系。當前， 全球范圍內(nèi)的經(jīng)濟不確定性給行政單位的財務(wù)管理帶來了新的挑戰(zhàn)。因此， 行政單位需要更為靈活、 透明和風險可控的預(yù)算管理方式， 以更好地適應(yīng)多變的外部環(huán)境。

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