【摘" 要】商業(yè)銀行基于財務共享模式進行費用報銷管理，能夠顯著提升報銷審批的透明度，加速報銷處理速度，并有效遏制違規(guī)報銷行為，有助于商業(yè)銀行的可持續(xù)發(fā)展。但一些商業(yè)銀行在具體操作中，由于報銷系統(tǒng)不完備、流程優(yōu)化不到位、報銷監(jiān)督力度不足、信息安全管理缺位、相關專業(yè)人才匱乏等因素，導致實際應用效果并不理想。鑒于此，論文針對財務共享模式下商業(yè)銀行的費用報銷管理問題展開探討，并提出針對性的改善建議，以期推動商業(yè)銀行費用報銷管理工作的優(yōu)化和改進。

【關鍵詞】財務共享;商業(yè)銀行;費用報銷;報銷管理

【中圖分類號】F832.33;F830.42" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文獻標志碼】A" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文章編號】1673-1069（2024）12-0173-03

1 引言

在商業(yè)銀行的日常運營中，費用報銷管理不僅關乎銀行資金的分配和使用，還直接影響銀行的成本控制和盈利能力，因此必須得到足夠的重視。若商業(yè)銀行能夠基于財務共享模式，對費用報銷管理機制進行優(yōu)化改造，引入自動化、智能化的費用報銷系統(tǒng)，將極大簡化報銷流程，減少人工操作，有效縮短報銷周期，顯著提升費用報銷管理的規(guī)范性。因此，商業(yè)銀行應充分利用財務共享模式，深入挖掘其在費用報銷管理中的獨特優(yōu)勢，以此推動費用報銷管理的持續(xù)優(yōu)化。

2 商業(yè)銀行費用報銷管理的內容

費用報銷是財務管理和內部控制的重要組成部分，涉及員工在履行過程中發(fā)生的各類費用。商業(yè)銀行的費用管理與報銷體系和一般企業(yè)存在相似之處，主要內容包括：控制報銷范圍、規(guī)范報銷流程、核算報銷費用、審核報銷憑證、審查報銷合規(guī)性等。在實際操作中，商業(yè)銀行一般采用憑證報銷模式，即以取得費用支出的增值稅發(fā)票作為原始報銷憑證。在會計期間內，提交報銷申請、記賬，并最終將報銷款支付至實際報銷人或供應商賬戶。但由于商業(yè)銀行專注于貨幣資金的流動與金融服務，其核心業(yè)務通常不涉及大規(guī)模的實體物流活動，因此費用報銷更側重于與金融服務直接相關的支出，如人工費用、業(yè)務推進費用、基礎運營費用等，同時還涵蓋了大量未來會轉化為期間費用的資本性支出和掛賬報銷項目。

3 財務共享模式下費用報銷管理的優(yōu)勢

3.1 提高報銷處理效率

傳統(tǒng)費用報銷管理模式下，報銷人員需要先填寫書面申請單，并仔細整理好所有報銷票據，再由上級領導、部門領導、財務部門逐一進行審批與傳遞，財務部門在核實無誤后，才會進行付款。這一流程不僅繁瑣，且耗時較長、效率低下，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，報銷人員還需重新申報與審核，會進一步延長報銷支付周期。而構建財務共享平臺后，員工只需通過電子申請系統(tǒng)提交費用報銷申請。系統(tǒng)則利用預設的審批規(guī)則和工作流，自動匹配發(fā)票與報銷單信息，并將申請發(fā)送給相關部門進行審核，實現(xiàn)了報銷事項的快速流轉與審批，提高了報銷處理效率。在建立財務共享模式前，完成費用報銷的全部流程，平均需要5到7天時間，而基于財務共享模式的費用報銷，常規(guī)單據當天就能完成從審核到付款的整個流程。

3.2 降低報銷管理成本

在商業(yè)銀行經營管理過程中，從總、分、支各層級的經營網點房租、水電、物業(yè)開支，到各柜臺使用的捆鈔帶，再到客戶經理營銷時贈送的米、面、油等日常用品，甚至是對外鋪設的燈箱廣告，都會涉及費用報銷。這導致商業(yè)銀行費用報銷內容繁多、體量龐大，需要配備多名專業(yè)財務人員，投入大量時間和精力來處理報銷事項，這無疑增加了銀行費用報銷管理的成本。而基于財務共享的費用報銷管理模式，通過采用OCR（光學字符識別）技術，就能自動識別發(fā)票上的關鍵信息，如發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、金額等，極大地簡化了人工操作，減少了對財務人員數(shù)量的需求，進而有效降低了報銷管理的人力成本和時間成本投入。

3.3 遏制違規(guī)報銷行為

商業(yè)銀行作為全國性經營機構，通常擁有遍布各地的實體網點和龐大的員工隊伍。由于機構分散、人員眾多，導致其費用報銷管理具有較高的復雜性，易發(fā)生使用非有效票據報銷、票據要素不完整或不規(guī)范、超標準報銷、無預算和決算報銷、虛開發(fā)票報銷等違規(guī)行為。違規(guī)報銷行為的發(fā)生，不僅會直接損害銀行的切身利益，還會觸犯法律法規(guī)，給銀行帶來法律風險和聲譽損失。推行財務共享管理模式后，商業(yè)銀行便可將所有分支機構的費用報銷集中到共享服務中心，按照統(tǒng)一標準和規(guī)范處理，提高費用報銷透明度，有效遏制了違規(guī)報銷行為。

4 財務共享模式下商業(yè)銀行費用報銷管理中的問題

4.1 報銷系統(tǒng)不完備

報銷系統(tǒng)是財務共享中心的核心組成部分，主要負責處理銀行的報銷申請、審批和支付流程[1]。然而，在實際應用中，一些商業(yè)銀行的報銷系統(tǒng)并不完備，無法支持復雜的業(yè)務需求，很多時候仍需人工介入，這導致費用報銷流程不暢，易發(fā)生數(shù)據誤差，甚至可能引發(fā)數(shù)據泄露和合規(guī)風險，特別是在處理大量數(shù)據和敏感信息時，此類問題尤為突出。此外，費用報銷系統(tǒng)雖與OA系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、集中采購管理系統(tǒng)等實現(xiàn)了數(shù)據對接，但對接的深度和廣度仍有待提升，部分功能尚未實現(xiàn)無縫集成。例如，報銷系統(tǒng)無法充分利用OA系統(tǒng)中的合同影像上傳功能，導致報銷申請人需要重復掃描和打印相關文件。

4.2 流程優(yōu)化不到位

商業(yè)銀行原有的報銷管理流程一般是在分散的、非集中的環(huán)境下建立的，無法完全適應財務共享模式的報銷管理需求。為充分發(fā)揮財務共享模式優(yōu)勢，集中處理費用報銷業(yè)務，商業(yè)銀行通常需要對原有的費用報銷流程進行重新設計和優(yōu)化，消除流程中的冗余環(huán)節(jié)、簡化操作步驟，以實現(xiàn)更高效、更準確的報銷處理。但部分商業(yè)銀行未能依據財務共享的特點，對費用報銷流程進行合理優(yōu)化，流程復雜、冗長等問題依然存在。例如，報銷申請需經過部門負責人、財務部初審及復審、財務部負責人、分管財務行長、行長、財務共享中心審核人員等多個層級的審批，出現(xiàn)了嚴重的重復審核現(xiàn)象。而且各層級的審批標準和時間存在差異，一旦相關人員外出，整個審核周期會被延長，這將影響報銷的時效性，降低相關資金周轉速度。

4.3 報銷監(jiān)督力度不足

基于財務共享模式的費用報銷管理，通過重塑報銷流程與方式，使報銷事務得以快速、高效處理，實現(xiàn)了報銷效率的顯著提升和報銷周期的有效縮短，能夠提高商業(yè)銀行的運營效率。但財務共享模式下，由于報銷事務的集中處理和審批層級的減少，更容易出現(xiàn)隱蔽操作、違規(guī)操作。因此，商業(yè)銀行必須做好報銷監(jiān)督工作，以確保報銷流程的合規(guī)性、準確性。遺憾的是，一些商業(yè)銀行在引入財務共享模式時，未能充分認識到其對費用報銷管理的影響，既沒有建立與之配套的報銷監(jiān)督機制，也沒有投入足夠的監(jiān)督資源，監(jiān)督力度不足，導致報銷過程中的違規(guī)行為和管理漏洞未能得到及時處理，嚴重威脅了銀行的財務安全與穩(wěn)定。

4.4 信息安全管理缺位

借助財務共享中心集中處理費用報銷業(yè)務，相關財務與業(yè)務數(shù)據將統(tǒng)一由共享中心進行管理和存儲，而數(shù)據集中度的提升，無疑會增大敏感數(shù)據外泄的風險[2]。商業(yè)銀行作為金融體系的重要組成部分，一旦發(fā)生數(shù)據外泄，不僅會給自身帶來直接的經濟損失，如賠償受害客戶、修復系統(tǒng)、應對法律糾紛等成本，還會嚴重削弱客戶對銀行的信任，甚至引發(fā)公眾對整個金融業(yè)的信任危機。然而，部分商業(yè)銀行在信息安全管理的實踐上仍處于初級階段，未設立專門的信息安全管理崗位或部門，系統(tǒng)管理和信息安全職能往往由單一人員兼任，導致銀行在面對不斷變化和復雜的外部安全環(huán)境時顯得力不從心，難以有效應對各類安全威脅。

4.5 相關專業(yè)人才匱乏

在商業(yè)銀行財務報銷領域，采用財務共享中心提供集中報銷服務已成為不可逆轉的大勢。然而，新模式的成功實施，不僅依賴于技術基礎設施的建設，更需要具備專業(yè)知識和技能的人才隊伍作為支撐[3]。當前商業(yè)銀行的財務人員大多長期處于傳統(tǒng)的報銷流程與管理模式中，習慣了按部就班的工作方式，難以主動跳出既有的框架去適應變革，這導致在新模式的推行過程中，缺乏相關專業(yè)人才的有效支撐。此外，對于財務共享中心所依賴的先進信息技術和數(shù)據分析工具，銀行現(xiàn)有人員普遍缺乏必要的了解與掌握能力，導致其對新系統(tǒng)、新流程的適應能力較差，難以快速上手并充分發(fā)揮出財務共享在商業(yè)銀行費用報銷管理中的優(yōu)勢。

5 財務共享模式下商業(yè)銀行費用報銷管理優(yōu)化的策略

5.1 積極完善費用報銷系統(tǒng)

在推進財務共享中心的建設進程中，部分商業(yè)銀行在報銷系統(tǒng)的應用層面存在若干亟待完善之處，如系統(tǒng)功能不全面、集成度不夠高等。因此，為切實提升費用報銷管理效能，商業(yè)銀行應采取積極措施，推動報銷系統(tǒng)的全面優(yōu)化與迭代升級。首先，引入先進的自動化技術和智能算法，對報銷系統(tǒng)進行改造，減少人工干預，增強系統(tǒng)功能，使其能夠高效處理各類復雜的報銷業(yè)務需求，降低人為錯誤的風險，提供更為精準的報銷服務[4]。其次，充分利用API接口和數(shù)據集成工具，深化報銷系統(tǒng)與其他關鍵系統(tǒng)之間的數(shù)據對接和功能集成。例如，通過API接口，財務系統(tǒng)能夠直接調用報銷系統(tǒng)中報銷單據的詳細信息，并自動轉換為系統(tǒng)可識別的格式，同步批量生成付款單。如此一來，報銷申請人在提交報銷申請時，就無需手動填寫付款單，系統(tǒng)會自動生成并推送到財務系統(tǒng)進行審核和記賬，從而有效提高報銷處理效率。最后，在設計和開發(fā)報銷系統(tǒng)時，應充分考慮報銷申請人的實際需求與操作習慣，通過優(yōu)化界面布局、簡化操作流程以及提供清晰的操作指引等方式，打造友好便捷的用戶體驗環(huán)境，降低報銷申請人的操作難度，減少因操作不當導致的錯誤，避免報銷周期無謂的延長。

5.2 推動費用報銷流程優(yōu)化

財務共享中心能否在費用報銷管理中展現(xiàn)其優(yōu)勢，關鍵在于新舊流程是否能夠有效整合和對接。如果費用報銷流程優(yōu)化不到位，導致其與財務共享中心的管理流程無法順利銜接，不僅會阻礙報銷業(yè)務的順暢處理，還會對商業(yè)銀行的整體運營效率產生不利影響。因此，商業(yè)銀行應結合財務共享中心管理流程，推動費用報銷流程的優(yōu)化，以全面適應財務共享模式的高效運作需求。具體來講，商業(yè)銀行要對現(xiàn)有報銷流程進行全面評估，全面分析從報銷申請的提交、審批流程的設置到最終資金支付的各個環(huán)節(jié)與財務共享中心管理流程之間的匹配度，識別流程中的瓶頸環(huán)節(jié)，據此進行重新設計，取消不必要的中間環(huán)節(jié)，避免重復審批，確保流程精簡且高效。在此基礎上，商業(yè)銀行還要推進電子化審批流程建設，充分利用在線辦公技術和移動報銷APP，使審批人能夠不受時間和空間的限制，隨時隨地完成審批工作，以此提高報銷時效性，提升相關資金周轉速度。

5.3 強化費用報銷監(jiān)督力度

利用財務共享中心處理費用報銷業(yè)務，雖然可以有效防止虛假報銷、重復報銷、超標準報銷等風險的發(fā)生，但同時也衍生出了一系列新的風險、挑戰(zhàn)和問題，對費用報銷監(jiān)管提出了更高要求。鑒于此，商業(yè)銀行應正確認識引入財務共享模式的積極與消極影響，強化費用報銷監(jiān)督力度，確保費用報銷的合規(guī)性和透明度。一方面，商業(yè)銀行應著手建立完善的審批日志機制，詳細記錄每一筆報銷申請的審批過程、審批人、審批時間等核心信息，確保審批過程的可追溯性。在此機制下，發(fā)生爭議或問題時，就能迅速查閱審批記錄，準確界定各方責任，為后續(xù)的調查與審查工作提供堅實而詳盡的證據支持。另一方面，商業(yè)銀行應將費用報銷納入內部控制范疇，采取具有針對性的內部控制措施，對報銷過程進行硬性約束。例如，建立報銷合規(guī)性評價體系，設置配套評價機制，通過指標變化情況反映費用報銷的合規(guī)性狀況，以便及時發(fā)現(xiàn)并糾正報銷過程中的違規(guī)行為和管理漏洞。

5.4 加強信息安全管理控制

商業(yè)銀行業(yè)務涉及大量的資金流轉、客戶信息存儲以及交易數(shù)據處理。一旦信息安全受到威脅，如遭遇黑客攻擊、數(shù)據泄露、系統(tǒng)癱瘓等，將直接導致銀行業(yè)務中斷，甚至使整個金融市場產生連鎖反應。因此，商業(yè)銀行在利用財務共享中心提供費用報銷服務的過程中，必須要加強信息安全管理控制，確保數(shù)據的安全性和保密性。具體而言，商業(yè)銀行應將信息安全管理提升至戰(zhàn)略高度，設立專門的信息安全管理崗位或部門，并配備專業(yè)團隊負責系統(tǒng)管理和信息安全職能，避免單一人員兼任多重職責帶來的安全隱患。同時，應加大對信息安全技術的投入，引入先進的加密技術、防火墻系統(tǒng)、入侵檢測系統(tǒng)以及數(shù)據備份與恢復機制，構建多層次、全方位的安全防護體系，以抵御外部威脅[5]。此外，定期開展信息安全培訓和應急演練，提升全員的信息安全意識和應對突發(fā)事件的能力，確保在面對信息安全威脅時能夠迅速響應、有效處置，最大限度地降低數(shù)據外泄風險，維護商業(yè)銀行的財務安全與聲譽，鞏固客戶信任基礎，保障金融體系的穩(wěn)定運行。

5.5 主動培養(yǎng)相關專業(yè)人才

若費用報銷管理人員崗位勝任力有所欠缺，未能精準把握財務共享模式下費用報銷管理的核心環(huán)節(jié)，在處理報銷申請時頻繁出現(xiàn)錯誤或遺漏，勢必會影響報銷管理質量。商業(yè)銀行需雙管齊下，從內部孵化和外部吸納兩個維度出發(fā)，優(yōu)化人才結構，鍛造一支新型費用報銷管理團隊。在內部孵化層面，銀行高層應展現(xiàn)出高度的重視態(tài)度，為培訓活動提供強有力的支持，以提升員工在新興財務共享模式下的業(yè)務能力和技術水平。例如，由財務部門主導，定期舉辦費用報銷流程解析研討會，細致描繪報銷流程的全貌，并深入剖析各環(huán)節(jié)潛在的注意事項。在外部吸納方面，銀行應依據費用報銷管理崗位對專業(yè)技能的具體需求，面向社會廣納賢才，實施“人才興行”戰(zhàn)略。例如，建立“人才聯(lián)盟”，利用“人才鏈式反應”，拓寬人才引入路徑，吸引更多業(yè)界精英加入，解決人才資源匱乏問題。

6 結語

目前，世界各國商業(yè)銀行都在積極建設財務共享中心，并借助財務共享中心集中處理費用報銷業(yè)務，不僅有效提高報銷處理效率、降低報銷管理成本，還遏制了違規(guī)報銷行為，其益處顯而易見。因此，為了構建基于財務共享模式的費用報銷管理體系，商業(yè)銀行應積極完善費用報銷系統(tǒng)、推動費用報銷流程優(yōu)化、強化費用報銷監(jiān)督力度、加強信息安全管理控制、主動培養(yǎng)相關專業(yè)人才。

【參考文獻】

【1】王駿國.財務共享模式在加強企業(yè)費用控制中的應用研究[J].老字號品牌營銷，2024（23）：140-142.

【2】仇楊.財務共享模式下財務管理流程的優(yōu)化研究[J].商訊，2024（19）：21-24.

【3】張鶴.財務共享背景下商業(yè)銀行費用報銷的管理措施研究[J].中國集體經濟，2024（15）：161-164.

【4】趙敬蘭.基于RPA的財務共享服務中心費用報銷流程優(yōu)化探究[J].國際商務財會，2024（04）：93-96.

【5】馬麗曉.財務共享模式下集團企業(yè)費用報銷集中支付模式研究[J].中國管理信息化，2023，26（17）：44-47.

【作者簡介】黃肖玲（1980-），女，廣西百色人，壯族，會計師，研究方向：財務管理、費用管理。