劉小艷

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.05.035

［摘 要］事業(yè)單位合同管理的重要性不容忽視，加強(qiáng)事業(yè)單位合同管理是確保組織運(yùn)作正常、保障各方權(quán)益的關(guān)鍵。然而目前事業(yè)單位合同管理的實(shí)踐中仍存在一些問題和挑戰(zhàn)，體現(xiàn)在合同管理和審查、合同履約監(jiān)管、合同變更和風(fēng)險(xiǎn)防控等方面。為了提升合同管理的水平和效果，事業(yè)單位必須進(jìn)一步優(yōu)化合同管理，確保實(shí)現(xiàn)約定的合同目標(biāo)并保護(hù)各方利益。文章旨在探討加強(qiáng)事業(yè)單位合同管理的思考與建議，從加強(qiáng)合同管理與審查、加強(qiáng)合同執(zhí)行和履約監(jiān)管、加強(qiáng)合同變更與風(fēng)險(xiǎn)防控、健全合同爭議解決機(jī)制等方面提出具體的建議，以期為事業(yè)單位合同管理提供參考和借鑒，為事業(yè)單位的發(fā)展和運(yùn)營提供更加堅(jiān)實(shí)的保障。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；合同管理；思考；建議

［中圖分類號］F24文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

事業(yè)單位在現(xiàn)代社會中扮演著重要的角色，旨在滿足社會公眾的需求和利益，提供優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。在其運(yùn)營過程中，需要與各方面的合作伙伴簽訂大量的合同。然而，事業(yè)單位合同管理過程中存在的問題和挑戰(zhàn)也日益凸顯，比如合同變更的濫用和不合理、合同風(fēng)險(xiǎn)評估不足、合同糾紛解決機(jī)制不完善等。為了加強(qiáng)事業(yè)單位合同管理，保護(hù)合同權(quán)益，確保高效順暢地履行合同義務(wù)，事業(yè)單位有必要采取一系列措施，以更好地管理合同風(fēng)險(xiǎn)，確保權(quán)益的有效保護(hù)。只有通過加強(qiáng)合同管理，事業(yè)單位才能建立穩(wěn)固的合作伙伴關(guān)系，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位合同管理的重要性和現(xiàn)狀

合同管理對于事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展和權(quán)益保障具有重要意義。首先，事業(yè)單位的合同管理能夠確保合同制定、執(zhí)行和履約符合法律法規(guī)，規(guī)避潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。其次，有效的合同管理有助于促進(jìn)事業(yè)單位合理分配資源，控制成本，并確保資源能夠有效利用。此外，良好的合同管理還可以明確事業(yè)單位和供應(yīng)商之間的權(quán)益和責(zé)任，規(guī)范雙方的行為，保障各方的合法權(quán)益。同時(shí)建立和維護(hù)與合作伙伴的互信關(guān)系，加強(qiáng)合作并與合作伙伴長期維持良好的關(guān)系。最后，合同管理提供了對合同執(zhí)行進(jìn)程和結(jié)果進(jìn)行評估和監(jiān)控的機(jī)制，有利于收集數(shù)據(jù)、測量績效，為事業(yè)單位未來的決策提供依據(jù)［1］。

從目前來看，不少事業(yè)單位在合同管理方面已經(jīng)建立了相對完善的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括合同審批流程、合同模板等，使得合同管理更加規(guī)范和便捷。然而，仍有許多事業(yè)單位在合同管理方面缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致合同管理缺乏統(tǒng)一性。在信息化背景下，一些事業(yè)單位已經(jīng)采用了合同管理系統(tǒng)或軟件工具，實(shí)現(xiàn)了合同信息的集中管理和快速檢索。當(dāng)然仍有一部分事業(yè)單位在合同管理方面缺乏信息化手段，合同信息存儲和處理仍以紙質(zhì)形式為主，導(dǎo)致管理效率較低。在合同的監(jiān)控和執(zhí)行方面，部分事業(yè)單位缺乏嚴(yán)格的監(jiān)控措施和有效的合同執(zhí)行機(jī)制，難以及時(shí)掌握合同履約情況。

2 事業(yè)單位合同管理存在的主要問題

2.1 合同管理與審查不夠嚴(yán)格

目前，不同事業(yè)單位之間合同管理的標(biāo)準(zhǔn)和流程普遍不夠統(tǒng)一，因此合同管理的規(guī)范度較低，時(shí)常出現(xiàn)合同管理混亂、流程不清等問題，導(dǎo)致合同編制過程中存在模糊、不明確的條款，或是缺乏細(xì)致的約定細(xì)節(jié)、缺乏明確的履約義務(wù)和責(zé)任，導(dǎo)致合同范圍、時(shí)間、質(zhì)量等方面缺乏清晰界定，容易引發(fā)誤解、爭議或后續(xù)糾紛。此外，在合同審查過程中，一些事業(yè)單位存在審查不夠嚴(yán)格的問題，合同審查的精度和詳細(xì)程度不足，審查人員對合同條款、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)以及從法律和商業(yè)角度的審視不夠全面和細(xì)致，沒有充分考慮合同對事業(yè)單位利益的保護(hù)以及合同條款是否合理有效，導(dǎo)致合同中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和不合規(guī)之處難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正。

2.2 合同執(zhí)行和履約監(jiān)管不完善

事業(yè)單位合同管理工作普遍存在合同執(zhí)行和履約監(jiān)管不完善的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一是缺乏對合同執(zhí)行過程的有效跟進(jìn)和監(jiān)管，合同履約過程中的要求、條款和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等未得到充分關(guān)注和監(jiān)控，無法確保各方按時(shí)履行合同約定的責(zé)任和義務(wù)。二是合同履約過程中缺乏詳細(xì)的記錄和反饋機(jī)制，履約過程中的重要事項(xiàng)、履行情況、問題和風(fēng)險(xiǎn)等未能及時(shí)記錄和匯報(bào)，阻礙了對合同履約的全面監(jiān)管和評估。三是對履約指標(biāo)和績效評估不夠重視，缺乏明確的履約指標(biāo)、績效評估機(jī)制和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，使得對履約情況和績效的監(jiān)控、評估和反饋不夠科學(xué)和有效。四是缺乏合同履約的有效監(jiān)督機(jī)制，在合同履約過程中缺乏明確的責(zé)任人和監(jiān)督機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致合同履約的監(jiān)管和協(xié)調(diào)不夠及時(shí)和有效，影響合同履約能力和成果達(dá)成。

2.3 合同變更與風(fēng)險(xiǎn)防控不到位

事業(yè)單位在項(xiàng)目執(zhí)行過程中由于各種原因會出現(xiàn)合同變更的需求，如果變更管理不規(guī)范，可能導(dǎo)致成本增加、時(shí)間延誤，以及引發(fā)合同履約方面的風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)踐過程中還有不少事業(yè)單位缺乏明確的合同變更管理流程和規(guī)范，變更的識別、協(xié)商、審核和批準(zhǔn)流程不夠清晰和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致變更決策和變更合同的執(zhí)行不規(guī)范。合同變更存在變更意圖模糊、責(zé)任和義務(wù)界定不準(zhǔn)確的情況。比如事業(yè)單位與合作方（供應(yīng)商、承包商等）在變更過程中的權(quán)益、責(zé)任、成本分擔(dān)等問題未能明確約定，導(dǎo)致變更協(xié)議的執(zhí)行不清晰和糾紛產(chǎn)生的概率提高。此外，合同管理風(fēng)險(xiǎn)評估和防控往往不夠完善，很多事業(yè)單位沒有對合同履約中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和影響進(jìn)行全面評估和分析，無法及時(shí)識別和采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，出現(xiàn)了財(cái)務(wù)、法律和項(xiàng)目管理等方面的風(fēng)險(xiǎn)［2］。

2.4 合同爭議解決機(jī)制不健全

爭議解決是合同管理的重點(diǎn)，很多事業(yè)單位合同管理并未認(rèn)識到爭議解決的重要性，缺乏明確的合同爭議解決程序和機(jī)制，也缺乏明確的爭議解決流程和責(zé)任分工，無法迅速有效地解決爭議，甚至存在不愿意主動解決的傾向。此外，在解決合同爭議時(shí)，事業(yè)單位缺乏專門的爭議解決人員或?qū)I(yè)的臨時(shí)爭議解決機(jī)構(gòu)，也缺乏向相關(guān)方公開和溝通爭議解決機(jī)制的途徑，導(dǎo)致爭議解決無法得到客觀公正的處理和評價(jià)，進(jìn)一步提升爭議的復(fù)雜程度和難度。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位合同管理的建議

3.1 加強(qiáng)合同管理與審查

3.1.1 建立健全的合同管理制度，建立合同臺賬

為增強(qiáng)合同管理的規(guī)范性，事業(yè)單位有必要制定和完善合同管理制度，明確合同的申報(bào)、審批、簽訂、執(zhí)行、變更和結(jié)算等各環(huán)節(jié)的具體規(guī)定和流程，并在合同管理制度中明確各級管理人員的職責(zé)和義務(wù)，同時(shí)設(shè)定合同管理文件、數(shù)據(jù)、信息管理要求，確保合同文本、變更、履約等資料的收集、存儲、備份和訪問的安全可靠。為進(jìn)一步增強(qiáng)合同管理的科學(xué)性，事業(yè)單位需要建立合同臺賬，記錄和管理所有的合同信息，包括合同編號、簽訂日期、履約期限、合同金額、責(zé)任方等［3］。同時(shí)，加強(qiáng)合同信息化管理，建立合同管理信息系統(tǒng)，以便后續(xù)對合同進(jìn)行審核、跟蹤、監(jiān)控和查詢。

3.1.2 建立全方位合同審查機(jī)制，明確審查內(nèi)容和程序

事業(yè)單位在合同管理中尤其要重視合同的審查，建立全方位的合同審查機(jī)制，制定合同審查的標(biāo)準(zhǔn)，明確涉及的審查內(nèi)容。審查內(nèi)容不僅要關(guān)注法律合規(guī)，還應(yīng)關(guān)注商務(wù)條款、履約要求、風(fēng)險(xiǎn)控制、成本控制等各個(gè)方面，確保審查范圍全面化。對于合同中的重點(diǎn)內(nèi)容，例如合同價(jià)值、付款條款、保證金和違約條款等，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和審查［4］。對于審查的程序也需進(jìn)一步優(yōu)化，包括審查申請、審查環(huán)節(jié)和審查流程等，確保合同審查程序化和流程化。合同審查過程中明確審查的職責(zé)和權(quán)限，確保合同審查工作的責(zé)任劃分明確，避免審查重復(fù)或缺失。此外，建立審查記錄和歸檔機(jī)制，確保對審查過程、意見和決策的有效記錄，方便對合同審查結(jié)果進(jìn)行復(fù)核和追蹤。

3.2 加強(qiáng)合同執(zhí)行和履約監(jiān)管

3.2.1 設(shè)立專門的合同管理崗位，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的監(jiān)督和管理

合同管理是事業(yè)單位工作中的重點(diǎn)，為確保合同的執(zhí)行和履約監(jiān)管，事業(yè)單位有必要建立獨(dú)立的合同管理部門，或設(shè)立專職合同管理崗位，專門負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的監(jiān)督和管理。該部門或崗位應(yīng)有明確的職責(zé)和權(quán)限，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的跟蹤、監(jiān)督、協(xié)調(diào)和管理。同時(shí)，明確合同管理部門或崗位的職責(zé)范圍，包括合同履約監(jiān)督、合同變更管理、合同風(fēng)險(xiǎn)控制等，并明確合同管理部門與其他部門的協(xié)作關(guān)系，建立責(zé)任分工和良好的溝通機(jī)制，確保合同順利執(zhí)行和履約。

3.2.2 建立合同執(zhí)行跟蹤評估機(jī)制，及時(shí)監(jiān)測合同履約情況

在合同履約過程中，事業(yè)單位可以建立合同執(zhí)行跟蹤體系。設(shè)立合同執(zhí)行跟蹤部門或指定專責(zé)人員，負(fù)責(zé)監(jiān)測合同執(zhí)行情況和履約進(jìn)度，并明確跟蹤的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、監(jiān)測指標(biāo)和執(zhí)行方法，確保該體系具有科學(xué)性。還應(yīng)設(shè)立合同履約的信息收集和更新機(jī)制，跟蹤合同履約關(guān)鍵信息，如合同實(shí)施進(jìn)度、質(zhì)量檢查結(jié)果、履約問題和解決措施等，確保合同執(zhí)行情況和履約進(jìn)度得到及時(shí)和準(zhǔn)確的反饋［5］。利用合同執(zhí)行跟蹤評估機(jī)制，事業(yè)單位可以定期進(jìn)行合同履約評估和績效評價(jià)，以確保合同的履約質(zhì)量和成果達(dá)到預(yù)期。根據(jù)合同履約評估的結(jié)果，及時(shí)采取相應(yīng)措施，糾正偏差和提出改進(jìn)建議。

3.3 加強(qiáng)合同變更與風(fēng)險(xiǎn)防控

3.3.1 明確合同變更的程序和標(biāo)準(zhǔn)，避免濫用和不合理的變更

對于合同變更問題，首先，在合同管理制度中要明確規(guī)定合同變更的程序和標(biāo)準(zhǔn)，包括合同變更申請、審批、備案等環(huán)節(jié)，確保合同變更程序合法合規(guī)，并且符合公平、公正、公開的原則，避免濫用變更權(quán)力，防止不合理、不公正變更。其次，所有合同變更都應(yīng)該以書面形式進(jìn)行，并按照法定程序進(jìn)行簽署、備案和存檔，以確保變更內(nèi)容明確，保障雙方權(quán)益。最后，嚴(yán)格執(zhí)行合同變更審批流程，確保審批環(huán)節(jié)具有權(quán)威性和合規(guī)性。有些重要的合同變更應(yīng)該經(jīng)過上級部門或相關(guān)專業(yè)部門審批。在合同變更后，還需進(jìn)行合同履約情況的評估和監(jiān)督，確保變更后的合同能夠按照約定的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)履行，避免再次出現(xiàn)濫用和不合理的情況。

3.3.2 加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評估和管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生或擴(kuò)大

為了預(yù)防合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生或擴(kuò)大，事業(yè)單位需要加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)管理，建立合同風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，確保所有合同在簽訂之前都進(jìn)行全面的風(fēng)險(xiǎn)評估，明確各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并通過對不同類型的合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類，制定相應(yīng)的管理措施。同時(shí)，在合同中應(yīng)明確風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)條款，確保風(fēng)險(xiǎn)可以合理地在合同雙方之間進(jìn)行分擔(dān)，以減少合同履行過程中的爭議和糾紛。此外，事業(yè)單位需要建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)的異常情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整和應(yīng)對。

3.4 健全合同爭議解決機(jī)制

3.4.1 建立快速、便捷的合同爭議解決機(jī)制

事業(yè)單位在合同管理工作中需要建立快速、便捷的合同爭議解決機(jī)制，以便及時(shí)、有效地解決合同糾紛。比如建立內(nèi)部合同爭議解決機(jī)制，通過內(nèi)部協(xié)商、調(diào)解等方式盡快解決合同爭議。或是與外界專業(yè)的調(diào)解或仲裁機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，這些機(jī)構(gòu)通常具有獨(dú)立、公正的特點(diǎn)，可以提供專業(yè)的調(diào)解或仲裁服務(wù)，以便在需要時(shí)快速解決合同爭議。另外，可以建立合同爭議追蹤機(jī)制，及時(shí)了解合同糾紛的進(jìn)展和狀態(tài)，通過建立統(tǒng)一的糾紛登記系統(tǒng)、定期開展合同糾紛統(tǒng)計(jì)分析等方式及時(shí)解決糾紛。事業(yè)單位應(yīng)盡可能地在合同中設(shè)定多種解決糾紛的方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁等，為當(dāng)事人提供更多的選擇，以便快速形成解決方案。

3.4.2 完善仲裁和訴訟制度

在合同管理工作中，完善的仲裁和訴訟制度可以提供有效和權(quán)威的合同糾紛解決機(jī)制，確保合同糾紛得以公正解決。事業(yè)單位可以與專業(yè)的仲裁機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，以便在合同糾紛解決過程中尋求公正、獨(dú)立的仲裁裁決，減少爭議解決的時(shí)間和成本，提高效率。對于仲裁制度，事業(yè)單位應(yīng)明確仲裁途徑與程序，明確合同爭議應(yīng)通過仲裁解決的條件，以確保仲裁合規(guī)和權(quán)威。針對特定情況下無法通過仲裁解決的爭議，事業(yè)單位可以建立訴訟制度，即通過司法程序解決合同糾紛問題，確保爭議的解決公正和合法。在合同中也應(yīng)當(dāng)設(shè)定明確的爭議解決條款，明確約定爭議的解決方式。合同中可以指定特定的仲裁機(jī)構(gòu)或法院，以提高爭議解決的效率和可預(yù)見性，并闡明仲裁條款，明確約定適用的法律和管轄權(quán)，確保爭議能夠迅速、公正地解決。

4 結(jié)語

加強(qiáng)事業(yè)單位合同管理對于確保組織穩(wěn)健發(fā)展和權(quán)益保障具有重要意義。通過采取一系列措施，事業(yè)單位能夠提高合同管理的規(guī)范性和效率，減少合同糾紛問題。在合同管理過程中，各級管理機(jī)關(guān)、組織和相關(guān)人員都應(yīng)積極參與合同管理工作，并持續(xù)改進(jìn)，逐步建立適應(yīng)實(shí)際情況和需要的合同管理系統(tǒng)。通過加強(qiáng)合同管理，事業(yè)單位能夠更好地實(shí)現(xiàn)合作共贏、推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展，并為促進(jìn)社會繁榮作出貢獻(xiàn)。

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