摘 要：“物質(zhì)文明和精神文明相協(xié)調(diào)”是中國式現(xiàn)代化的重要特色。推進(jìn)新時(shí)代民政工作完成中國式現(xiàn)代化的使命任務(wù)，必然要把民政文化建設(shè)擺在重要位置。檔案和文獻(xiàn)資料是人類文明形成、發(fā)展、傳承的重要載體，做好民政檔案資料管理工作，記錄好民政工作歷史，服務(wù)好民政文化建設(shè)有著重要的意義。文章針對民政檔案的價(jià)值及信息化管理相關(guān)內(nèi)容展開具體論述，并提出檔案信息化管理優(yōu)化的策略。

關(guān)鍵詞：民政檔案；價(jià)值；信息化管理

中圖分類號：G270.7;D630.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

新時(shí)代，為了提高民政檔案資料的利用價(jià)值，助力民政工作的高質(zhì)量開展，引入信息化技術(shù)，提高信息化管理水平，能夠獲得積極的成效。在當(dāng)前的民政檔案管理工作中還存在著一定的問題，未能充分發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，檔案資源的收集、管理以及利用水平還有待提高，應(yīng)該積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，提高民政檔案的管理水平。

一、民政檔案的價(jià)值

民政檔案記錄著民政局的歷史與發(fā)展，有著不同的類型，如婚姻檔案和社救檔案等。民政檔案實(shí)用性很強(qiáng)，且檔案的使用時(shí)效長，是民政局分配資源的重要依據(jù)，能夠助力民政工作高質(zhì)量開展。此外，民政檔案也是社會主義優(yōu)越性的生活例證。例如，社救檔案。做好民政檔案管理，能夠更好地推動(dòng)社會管理與服務(wù)。民政檔案管理工作的開展，應(yīng)該做好以下工作：（1）依法治檔。為保障民政檔案管理工作高質(zhì)量落實(shí)，必須嚴(yán)格遵循法律法規(guī)的要求，實(shí)現(xiàn)依法治檔，進(jìn)一步提高檔案治理效能，推動(dòng)民政檔案管理現(xiàn)代化。加強(qiáng)對《檔案法》和相關(guān)規(guī)章制度的研究，不斷提高檔案信息化建設(shè)的水平，促使檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。（2）優(yōu)化檔案利用服務(wù)。在檔案管理工作中，必須認(rèn)真履行職責(zé)，提高檔案管理的水平。在數(shù)字民政時(shí)代背景下，民政檔案管理工作的開展，必須注重檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新，探索“互聯(lián)網(wǎng)+民政檔案”，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的水平。民政檔案管理工作的開展，必須強(qiáng)化為民服務(wù)的意識，不斷提高檔案管理的水平，助力民政服務(wù)的高質(zhì)量發(fā)展。積極完善檔案管理制度，規(guī)范化推進(jìn)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。（3）提高檔案信息化建設(shè)水平。民政檔案管理工作與科技結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息化管理是重要的發(fā)展趨勢。在實(shí)踐中，應(yīng)該注重加強(qiáng)信息化建設(shè)，引入更多的信息技術(shù)，支持各項(xiàng)工作高質(zhì)量開展。為了能夠提高民政檔案管理的水平，應(yīng)該積極確立信息化思路，適應(yīng)檔案管理新常態(tài)，不斷優(yōu)化、完善民政檔案管理工作。檔案管理工作人員必須充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。民政檔案管理是民政部門的重要基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。在民政檔案管理工作中，必須遵循相應(yīng)的法律法規(guī)，采取科學(xué)、合理的檔案管理手段，對民政工作中產(chǎn)生的各類不同載體的文件、材料做到及時(shí)收集、立卷歸檔、統(tǒng)計(jì)保管等。通過檔案的收集，不斷積累民政工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步深化民政工作改革，全面提升民政工作的質(zhì)量。民政工作的特點(diǎn)決定了民政工作部門產(chǎn)生的檔案類型多、數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)，在檔案管理方面更加復(fù)雜，并且部分檔案還需要直接為社會提供服務(wù)。因此，必須注重加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，不斷提高檔案管理工作的水平。

二、民政檔案信息化管理存在的問題

在數(shù)字民政視角下，應(yīng)該注重民政檔案的數(shù)字化加工，支持民政檔案信息化管理高質(zhì)量開展。從當(dāng)前的檔案資料管理來看，民政檔案管理工作還有待提高，存在著以下問題：

1.檔案歸檔治理能力不足

實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化管理，離不開數(shù)據(jù)信息的支持。將不同業(yè)務(wù)類別和不同存在形態(tài)的檔案資料，根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，開展數(shù)字化加工，并做好整理歸檔，助力民政工作的高質(zhì)量發(fā)展。部分民政業(yè)務(wù)部門和檔案部門的配合度不高，形成的民政檔案管理體系難以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的有效銜接，進(jìn)而出現(xiàn)各類問題，如歸檔不全和歸檔不到位的問題，難以保證檔案資源的完整性和可利用性。

2.檔案管理效用低

由于民政工作的業(yè)務(wù)范圍比較廣，且業(yè)務(wù)內(nèi)容動(dòng)態(tài)變化產(chǎn)生的檔案資料比較多且瑣碎，給檔案管理工作的開展帶來挑戰(zhàn)。在原來的檔案管理模式下，檔案部門應(yīng)該在民政業(yè)務(wù)活動(dòng)開展后，收集歸檔產(chǎn)生的檔案資料，存在著一定的滯后性，使得檔案歸檔管理的時(shí)效性不高，難以達(dá)到管理的要求。

3.檔案資源開發(fā)利用水平不高

由于缺少暢通的資料收集渠道，使得部分檔案資源開發(fā)利用不足，難以達(dá)到不斷提高的檔案資源管理要求。此外，部分檔案管理主體缺少檔案服務(wù)意識，缺乏檔案服務(wù)的主動(dòng)性。對群眾的檔案文化需求了解不足，無法從群眾的需求出發(fā)提供精準(zhǔn)化服務(wù)，導(dǎo)致檔案資源的利用率不高。

三、民政檔案信息化管理的優(yōu)化策略

1.做好檔案數(shù)字化加工工作

民政檔案信息化管理必須注重前期的數(shù)字化加工，全面整理原來的紙質(zhì)資料，生成數(shù)字化檔案，錄入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，為檔案信息化管理提供支持。同時(shí)，滿足民政服務(wù)的檔案需求。這需要根據(jù)民政檔案管理工作的實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的數(shù)字化加工方案，明確相應(yīng)部門的管理職責(zé)和具體任務(wù)，交代給專門的人員負(fù)責(zé)。對參與檔案數(shù)字化加工的工作人員也需要開展相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其能夠掌握相關(guān)的知識和技能，積極參與檔案數(shù)字化管理工作，做好數(shù)字化加工工作，保證檔案的質(zhì)量。為了能夠強(qiáng)化民政檔案管理工作，還需要做好相應(yīng)的質(zhì)量管理，由專門的人員負(fù)責(zé)全面驗(yàn)收檢查數(shù)字化加工的質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案存在的問題，做好相應(yīng)的調(diào)整。檔案數(shù)字化加工是一項(xiàng)非常龐大的工作，涉及的部門和內(nèi)容很多，必須做好科學(xué)、合理的規(guī)劃。通過全面、細(xì)致的管理，切實(shí)保障檔案資源得到有效利用。

2.提高民政檔案整理水平

為了保證檔案資源得到高效的利用，檔案管理部門必須嚴(yán)格做好各項(xiàng)管理工作，尤其是民政檔案歸檔。對于民政政務(wù)紙質(zhì)文件和電子文件，應(yīng)該做到真實(shí)、完整且內(nèi)容可用。檔案管理部門需要和相關(guān)業(yè)務(wù)部門做好有效的對接合作，掌握各類業(yè)務(wù)開展的記錄。對于產(chǎn)生的檔案資源，應(yīng)該根據(jù)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范做好相應(yīng)的處理，保證內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，確保政務(wù)業(yè)務(wù)流程和檔案管理的要求保持一致，方便檔案管理部門獲得相應(yīng)的檔案記錄以及各類數(shù)據(jù)信息，保證檔案工作開展的質(zhì)量，更好地為業(yè)務(wù)開展提供支持。構(gòu)建完善的部門數(shù)據(jù)流通機(jī)制，促使檔案資源能夠有效流通和高效共享。加強(qiáng)和信息部門的合作，推廣應(yīng)用各類信息技術(shù)，助力檔案收集、整理和利用等業(yè)務(wù)的開展，進(jìn)一步提高檔案管理的水平。結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，將檔案管理規(guī)則嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)，充分發(fā)揮技術(shù)應(yīng)用價(jià)值，進(jìn)一步提高檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化和智能化。需要注意的是，應(yīng)該進(jìn)一步提高固化保存、關(guān)聯(lián)整理、歸檔對接等工作的質(zhì)量，促使檔案資源得到有效的保護(hù)和利用。為了進(jìn)一步提高檔案歸檔文件治理效能，需要注重民政檔案管理，合理利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，全面提高檔案信息化管理的水平，發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，促進(jìn)社會治理水平得到提高。根據(jù)民政檔案信息化管理的特點(diǎn)，應(yīng)該對檔案歸檔整理工作進(jìn)一步優(yōu)化，使工作流程得到改進(jìn)，適應(yīng)當(dāng)前的信息化管理模式，提高檔案工作的水平。通過檔案工作的全面優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效管理和高效利用，助力民政服務(wù)的有效開展。在檔案保管方面，必須做到科學(xué)化管理，系統(tǒng)排列、分類明確、存放有序，保證檔案資源可查，并有章可循。這需要做好檔案管理工作人員的培訓(xùn)，使其能夠掌握相關(guān)的管理規(guī)章制度和具體要求，做好每一項(xiàng)管理工作。對于各處室（局）的專業(yè)專門檔案，需要做到統(tǒng)一管理，分室保管檔案。各部門需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，對于業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各類檔案做好立卷歸檔工作。根據(jù)檔案的類型和管理要求做好相應(yīng)的處理，并需要按照各自的檔案管理辦法和規(guī)定，編制檔案目錄和檢索工具，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)化管理。不同的檔案在處理時(shí)采用的方法會有所不同，需要做到針對性的整理。例如，對于會計(jì)檔案應(yīng)該按照會計(jì)檔案管理辦法展開相應(yīng)整理，立卷之后送到綜合檔案室保管。

3. 加強(qiáng)信息化建設(shè)

民政檔案信息化管理工作的開展離不開信息技術(shù)的支持，在推進(jìn)民政檔案信息化建設(shè)中，必須注重信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+民政”的管理模式，圍繞民政工作的特點(diǎn)和檔案管理工作的要求，做好相應(yīng)的分析，按照線上檔案資源實(shí)時(shí)收集和有效整理的基本要求，加強(qiáng)對檔案信息化的建設(shè)。根據(jù)檔案信息化管理的需求，配套相應(yīng)的軟硬件設(shè)備設(shè)施。例如，在檔案管理場所，需要配套監(jiān)控系統(tǒng)、保密系統(tǒng)、安防系統(tǒng)，加強(qiáng)對檔案信息的安全管理。根據(jù)檔案數(shù)字化加工和檔案收集、整理等工作的實(shí)際需求，配套相應(yīng)的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，如掃描儀，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效整理，確保能夠高效利用檔案信息。由于民政檔案業(yè)務(wù)比較繁雜，涉及婚姻、養(yǎng)老、兒童福利等，有著很強(qiáng)的民生性特點(diǎn)，都是群眾最現(xiàn)實(shí)、最關(guān)切的民生需求。為了能夠更好地提升民政服務(wù)的質(zhì)量，需要積極完善民政服務(wù)體系的建設(shè)。在檔案管理方面，應(yīng)該與民政業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效對接，有效收集和整理各類檔案數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)信息能夠被高效利用。除此之外，還應(yīng)該積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建完善的綜合業(yè)務(wù)框架，通過搭建綜合數(shù)據(jù)庫的方式，實(shí)現(xiàn)對各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效匯聚和高效共享。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，深度挖掘檔案資源的利用價(jià)值，進(jìn)一步提高檔案資源的利用水平，助力檔案管理工作高效開展。

4.提高精準(zhǔn)化民政檔案服務(wù)

民政檔案資源的合理利用能夠更好地提升民政服務(wù)的質(zhì)量，需要注重檔案的管理。日常的管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強(qiáng)的服務(wù)意識，提升檔案管理工作的開展質(zhì)量，并立足于民政檔案管理工作實(shí)際，探索新的管理辦法和手段，進(jìn)一步提高檔案的利用水平，助力社會的發(fā)展。根據(jù)檔案使用者的多樣化需求，提供多元化服務(wù)。

首先，需要做好檔案資源開發(fā)利用系統(tǒng)的建設(shè)工作。在當(dāng)前的檔案信息化管理系統(tǒng)中，應(yīng)該結(jié)合檔案資源利用的實(shí)際需求，開展檔案利用系統(tǒng)模塊的開發(fā)。通過提高民政檔案資源檢索的能力和水平，助力民政檔案管理工作的高效開展。使用者可以通過系統(tǒng)及時(shí)獲取相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息，助力民政服務(wù)工作的開展。需要注意的是，為了能夠保障檔案資源的安全性，需要做好系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，保證相關(guān)人員依照權(quán)限訪問系統(tǒng)，避免出現(xiàn)檔案信息安全問題。

其次，應(yīng)該提供咨詢服務(wù)，進(jìn)一步提高民政檔案管理服務(wù)的水平。例如，提供政策類檔案，助力群眾更好地了解民生政策。結(jié)合這一需求，在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要立足于群眾的角度，開發(fā)檔案信息查詢模塊，滿足民眾查詢檔案的需求，通過簡化檔案的查詢方式，科學(xué)、合理地設(shè)置檔案查詢引導(dǎo)模塊，助力使用者能夠更加便捷地查詢相應(yīng)信息。同時(shí)，還應(yīng)貫徹人性化、智能化的管理理念，通過使用者注冊賬號的方式，結(jié)合以往的檢索記錄，為其提供更加精準(zhǔn)的民政檔案服務(wù)。

最后，還需要提供開發(fā)性服務(wù)。結(jié)合檔案使用者的需求，優(yōu)化服務(wù)，有效處理檔案信息，為相關(guān)主體提供更好的檔案產(chǎn)品和信息服務(wù)。需要注意的是，應(yīng)該面向不同的使用主體，加強(qiáng)對民政檔案管理的研究，不斷優(yōu)化檔案服務(wù)，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)的質(zhì)量。

5.做好檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

新時(shí)期，民政檔案管理工作的開展必須注重信息化建設(shè)，不斷提高信息化管理的水平，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化。在推動(dòng)信息化建設(shè)方面，應(yīng)該注重檔案管理人員的信息化能力建設(shè)，使其可以掌握相應(yīng)的知識與技術(shù)，能夠?qū)F(xiàn)代化技術(shù)與民政檔案管理對接，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等完成民政檔案管理工作。檔案管理工作人員應(yīng)該樹立學(xué)習(xí)意識，努力成為理念新、技術(shù)強(qiáng)的新型檔案管理人才，達(dá)到民政檔案管理的需求。與此同時(shí)，還需要構(gòu)建完善的人員培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高人員的業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)工作的新發(fā)展、新變化。對檔案管理工作的開展質(zhì)量展開全面評估，提出優(yōu)化與改進(jìn)的措施，并將評估的結(jié)果與個(gè)人利益掛鉤，加強(qiáng)人員的重視度，進(jìn)一步提高檔案管理的水平。在日常的業(yè)務(wù)工作中，工作人員需要嚴(yán)格按照檔案信息化管理的流程和規(guī)定，加強(qiáng)對每一個(gè)細(xì)節(jié)和要點(diǎn)的控制，全面提高檔案管理的水平，保障相關(guān)業(yè)務(wù)的有效開展。圍繞檔案收集、整理、存儲等多方面采取相應(yīng)的管理措施，保障各項(xiàng)工作能夠高質(zhì)量開展。

四、結(jié)語

綜上所述，民政檔案資源的合理利用，有助于提高民政工作的質(zhì)量與效率。在檔案管理中采用信息化管理模式，做好檔案資源的全面管理，能夠提升檔案資源的利用水平。未來，信息技術(shù)水平不斷提高，還可以為檔案資源管理提供更多的支持與保障。

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（作者單位：山東省菏澤市鄆城縣民政局）

作者簡介：杜鵑（1986—），女，漢族，山東菏澤人，大專，中級，研究方向：檔案管理。