馬小麗　杜佳

摘 要：檔案信息化管理是指在事業(yè)單位檔案管理中運用信息技術收集、整理、存儲、檢索、利用和保護檔案信息的全過程管理。隨著信息技術的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息化管理已經成為提高檔案管理效率和質量的重要手段。然而，當前事業(yè)單位檔案信息化管理仍存在一些問題，如檔案管理信息化程度較低、檔案管理信息化標準不統一、信息安全風險大等。因此，對事業(yè)單位檔案信息化管理展開分析和研究，提出相應的對策和建議，對于提高事業(yè)單位檔案信息化管理的質量和效率具有重要意義。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化管理；優(yōu)化對策

中圖分類號：G270.7;D630.1 文獻標識碼：A

在當今信息化社會，事業(yè)單位檔案信息化管理已成為一種趨勢。隨著信息技術的不斷發(fā)展和事業(yè)單位改革的不斷深入，檔案信息化管理在事業(yè)單位發(fā)揮著越來越重要的作用。本文通過對檔案信息化管理在時代發(fā)展中的角色認知以及相關政策文件的綜合解讀，旨在為事業(yè)單位的檔案管理賦予新的時代內涵，提高其信息化管理水平，更好地適應現代社會的需求。

一、檔案信息化管理概述

檔案信息化管理是指在信息技術快速發(fā)展的背景下，根據國家相關政策文件，對檔案展開數字化、網絡化、規(guī)范化、標準化的管理過程，是信息社會發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理效率和質量的必要手段。檔案信息化管理結合了現代信息技術和檔案管理理論，通過對檔案的數字化處理和存儲，實現檔案信息的數字化、網絡化、智能化和可視化，使檔案信息可以更方便、快捷地被檢索、管理和利用，提高檔案的利用率和價值。同時，檔案信息化管理也符合國家相關政策文件的要求。例如，國務院辦公廳印發(fā)的《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》中就明確提出了要加強信息資源開發(fā)利用，提高信息管理能力，推動信息產業(yè)發(fā)展。因此，檔案信息化管理不僅是時代發(fā)展的需要，還是國家戰(zhàn)略的重要組成部分。總之，檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，可以提高檔案管理效率和質量，促進信息資源的開發(fā)和利用，為社會發(fā)展提供更好的服務。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的意義

1.提高檔案管理工作效率

通過數字化手段，檔案管理工作得以從傳統的紙質檔案轉向電子化管理，從而實現工作流程的自動化和信息的智能化處理。首先，數字檔案的建立和存儲可以減少煩瑣的手工操作，節(jié)省大量人力和時間成本。通過電子檔案系統，管理人員可以輕松地實現對檔案的快速檢索、分類和整理，極大地提高檔案管理的效率；其次，數字檔案的智能化處理使得相關信息能夠更為迅速地傳遞和處理。與傳統的紙質檔案相比，數字檔案能夠實現實時更新和同步，保證信息的及時性和準確性。管理人員能夠通過系統快速了解檔案的最新狀態(tài)，及時作出決策。此外，電子化的檔案管理還能夠實現對檔案流程的全程監(jiān)控，提高管理的透明度。

2.實現檔案信息資源共享

檔案信息化管理的價值之一在于實現檔案信息資源的共享，為事業(yè)單位內外部提供了雙重利益。以高校為例，數字檔案系統的建立促使各部門實現即時的檔案檢索和分享，提高內部溝通協同效率。以往煩瑣的手工傳遞和整理檔案的過程變得更為高效，使得各部門能夠更迅速獲取所需信息，從而提高工作效率。同時，高校通過數字化檔案平臺向學術界和社會公眾開放合規(guī)信息。學者和研究人員可以便捷地獲取豐富的學術資料，推動學術研究的深入。例如，高校數字檔案的共享為歷史研究、社會調查等提供了豐富的素材，為學術領域的發(fā)展提供了重要支持。此外，高校檔案信息的開放共享也加強了校園與社會的互動。社會公眾可以通過數字檔案了解高校的歷史、文化積淀以及決策過程，促進高校與社會之間的相互理解，這種開放性不僅可以提高高校的社會聲譽，還為校園文化的傳承和發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

3.促進事業(yè)單位現代化建設

事業(yè)單位檔案信息化管理的意義在于推動事業(yè)單位現代化建設，為提供先進的管理手段和全面的信息支持。首先，數字檔案的建立和管理使得事業(yè)單位能夠更高效地實施內部流程管理。通過電子化的檔案系統，管理人員可以迅速獲取所需信息，實現對事務的及時處理，提高工作效率，有助于事業(yè)單位適應快速變化的工作環(huán)境，從而推動現代管理理念在事業(yè)單位的深入實施；其次，檔案信息化管理使得事業(yè)單位更好地融入數字時代的信息網絡。數字檔案的在線共享和互通，使得事業(yè)單位能夠更緊密地與其他組織和機構開展信息共享與合作，有助于構建更加開放、協同的工作模式，推動事業(yè)單位更好地適應和引領社會進步。此外，數字檔案的管理方式為事業(yè)單位提供更精準的數據支持，有助于科學決策和戰(zhàn)略規(guī)劃。通過對檔案信息的分析，事業(yè)單位可以更全面地了解自身運營狀況，及時調整管理策略，提升組織的整體競爭力。數字化的數據分析也為事業(yè)單位提供了更多創(chuàng)新的空間，推動其在現代社會中的發(fā)展和變革。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

1.對檔案信息化管理重視不足

盡管數字時代信息技術迅速發(fā)展，但在事業(yè)單位，仍存在一些機構對檔案信息化管理的認知不足，對其價值和意義的理解相對欠缺。部分機構在資源投入、人員培訓等方面未能給予足夠的關注，導致檔案信息化管理未能得到全面、深入的推進，反映了一些事業(yè)單位在檔案信息化管理理念上的滯后，對于信息時代檔案管理的緊迫性和戰(zhàn)略意義尚未形成共識。對檔案信息化管理重視不足的現象，可能導致檔案管理工作過度依賴傳統紙質檔案，進而限制信息共享與流通的效率，阻礙檔案管理體系的現代化建設。

2.檔案管理信息化程度較低

一些事業(yè)單位尚未全面實施數字化的檔案管理系統，仍依賴傳統的紙質檔案管理方式，在檔案的采集、存儲、檢索等方面仍然存在一定的手工化操作，嚴重制約了工作效率。此外，一些事業(yè)單位在檔案信息化系統的建設與更新上投入不足，導致系統功能不夠完善，無法滿足日益復雜的管理需求，影響信息的共享與流通，限制組織內部的溝通協同，導致對外服務的水平降低。缺乏高度信息化的檔案管理系統使得事業(yè)單位在信息科技的支持下無法充分挖掘檔案資源的潛力，阻礙了檔案管理工作的現代化和專業(yè)化開展。

3.檔案管理信息化標準不統一

在信息化管理的過程中，由于缺乏普遍適用的標準和規(guī)范，不同事業(yè)單位可能采用不同的信息化系統和檔案管理工具，導致信息處理、存儲、檢索等環(huán)節(jié)存在較大差異，不僅增加了系統集成的難度，還制約了信息共享的效果。檔案信息化標準的不統一問題，導致不同系統之間難以實現無縫連接和數據的無障礙傳遞。此外，由于缺乏統一的信息安全標準，可能存在信息被泄露和篡改的風險，進一步加大了檔案信息化管理的風險。由于不同標準下的系統需要各自更新和升級，增加了工作的復雜性，也使管理和維護的難度進一步加大。

4.檔案管理信息化安全保障不足

在信息化時代，檔案中蘊含著大量敏感和機密信息，然而，一些事業(yè)單位在信息安全方面的關注程度相對不足。首先，存在不完善的權限控制機制，部分人員可能無意或有意超越其權限訪問、修改或刪除檔案信息，使信息被泄露的風險增大；其次，缺乏足夠的加密措施，使得存儲在數字化檔案系統中的信息容易受到網絡攻擊和非法獲取的威脅。此外，對于災難恢復和應急預案的建設不足，一旦系統遭受破壞或數據丟失，事業(yè)單位可能難以迅速、有效地恢復檔案信息。另外，信息化系統的更新和維護不及時，存在系統漏洞未及時修復的風險，可能被不法分子利用，進而帶來嚴重的安全威脅?？傊鲜鰡栴}的存在，使得檔案信息安全性難以得到全面保障，可能對事業(yè)單位的運行和聲譽造成嚴重影響。

四、事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)化對策

1.增強全員檔案信息化管理的責任意識

為優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理，首先要對策在于增強全員檔案信息化管理責任意識。全員的參與和共同努力是確保檔案信息化管理順利推進的基石。在高校檔案管理中，往往涉及眾多部門、工作人員，因此，建立全員檔案信息化管理責任意識至關重要。首先，需要加強對全員的培訓和宣傳，提高他們對檔案信息化管理的認知水平。通過定期培訓課程、內部宣傳和信息化管理相關活動，使全員深刻理解檔案信息化管理工作的重要性。高校可以組織專業(yè)培訓，使教職員工了解如何使用數字檔案系統，熟悉信息化工作流程，以提高檔案工作的整體效率；其次，建立明確的責任體系和流程。明確每個工作崗位在檔案信息化管理中的具體職責，確保各個環(huán)節(jié)的銜接和無縫協同。例如，高校可以設立專門的信息化管理團隊，負責系統維護、更新和安全性保障的同時，各個部門還要有專人負責檔案信息的錄入、整理和檢索工作，形成清晰的工作流程。另外，強調全員的主動參與和反饋機制。鼓勵全員提出改進建議，分享檔案信息化管理的實際經驗，形成共享學習的氛圍。高?？梢栽O立定期的交流會議，讓各部門分享檔案信息化管理的成功案例和遇到的問題，以促使更多的人參與到信息化管理中來。

2.加強檔案管理信息化基礎設備設施建設

首先，為了加強事業(yè)單位檔案管理信息化基礎設施建設，應該注重軟件和硬件設備設施的更新和提升。在高校檔案管理中，可以通過投入更先進的服務器、存儲設備和高性能計算機等硬件設備設施，以提高數字檔案系統的整體性能。同時，要確保采用最新的檔案管理軟件，以適應信息化管理的不斷發(fā)展和變化。例如，建立強大的數據庫系統，通過先進的檢索和分類算法，提高檔案檢索的準確性和速度；其次，高校需要加強網絡基礎設施建設，確保信息傳輸的暢通和高效。優(yōu)化校園網絡結構，提升網絡帶寬，確保檔案信息能夠在不同部門、校區(qū)之間快速流通。同時，可以通過引入先進的技術手段，如云計算、大數據分析等，來拓展檔案信息化管理的應用領域。通過借助云計算平臺，高?？梢詫崿F檔案信息的遠程存儲和共享，提高整體的可用性。大數據分析技術可以幫助高校更好地挖掘檔案信息中的潛在價值，為學術研究和決策提供更為全面的支持。

3.建立檔案信息化管理標準和規(guī)范

為推動事業(yè)單位檔案信息化管理的開展，迫切需要建立統一的檔案信息化管理標準和規(guī)范，以有效解決標準不一致性帶來的系統難以集成和數據無法共享的問題。通過制定明確的標準和規(guī)范，可以規(guī)范檔案信息的采集、存儲、管理和檢索等環(huán)節(jié)，確保信息的一致性、安全性和高效性。對于事業(yè)單位而言，這一標準和規(guī)范不僅可以提高工作效率，還能夠提升整體的信息管理水平，為決策提供更可靠的數據支持。在高校檔案管理中，建立標準的檔案信息化管理規(guī)范尤為迫切。高校涉及眾多部門和復雜的信息流動，因此，需要明確定義每個環(huán)節(jié)的標準和流程，以確保信息化管理系統的協同運作。例如，可以規(guī)定標準的檔案分類和編號體系，確保不同部門之間的檔案信息有章可循。同時，明確權限管理和審批流程，防范信息被泄露和濫用的風險。建立這樣的標準和規(guī)范有助于確保高校檔案信息的高質量和高效率管理。此外，建立標準和規(guī)范還有助于推動檔案信息化管理的專業(yè)化和標準化。通過制定統一的數據格式、元數據標準，可以使得檔案信息在不同系統之間更加流暢地傳遞，有助于實現更高水平的信息互通和共享，推動事業(yè)單位檔案信息化管理的整體現代化。

4.強化檔案信息化管理安全意識

在數字化時代，檔案信息包含大量敏感數據，因此，全員都需要深刻理解信息安全的重要性。在高校檔案管理中，可以組織專題講座、網絡安全知識競賽等形式，幫助工作人員深入了解信息安全的實質，從而更有針對性地增強其安全防范意識。同時，強化安全意識也需要將安全理念融入檔案信息化管理的全過程。從系統設計到日常操作都應考慮信息安全的因素。高校檔案管理可以建立健全權限管理制度，確保每位工作人員僅能訪問其所需的信息，從而降低內部信息被泄露的風險。另外，要加強對外界網絡攻擊和病毒侵襲的防范，建立完善的網絡安全防護體系，及時發(fā)現并應對潛在的威脅。通過定期的系統安全檢查和漏洞修復，高校能夠提高系統的抗攻擊能力，保障檔案信息的完整性和保密性。引入先進的安全技術也是強化檔案信息化管理安全意識的關鍵。例如，高?？梢圆捎眉用芗夹g對存儲在數據庫中的檔案信息實施加密處理，提高信息的安全性。同時，建立健全災難恢復和應急預案，以便在出現信息丟失或系統癱瘓時能夠迅速、有效地恢復檔案信息。

五、結語

通過對事業(yè)單位檔案信息化管理的研究，能夠深刻認識到信息時代對檔案管理的重大影響。檔案信息化管理不僅是提高工作效率的必然選擇，還是適應數字化時代的迫切需求。隨著我國政府對事業(yè)單位改革的推動和相關政策的支持，檔案信息化管理已經成為事業(yè)單位現代化建設的重要組成部分。今后，技術的不斷創(chuàng)新將推動檔案事業(yè)朝著更智能、便捷、安全的方向發(fā)展。

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（作者單位：1.新疆社會科學院；2.河北科技師范學院）

作者簡介：馬小麗（1987—），女，漢族，四川綿陽人，碩士，助理研究員，研究方向：人事管理、檔案管理；杜佳（1994—），女，漢族，河北承德人，碩士，研究實習員，研究方向：管理學。