摘 要：人事檔案作為企事業(yè)單位對員工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷和業(yè)績表現(xiàn)的全面記錄，是人力資源管理工作中不可或缺的一部分，對于企事業(yè)單位的人力資源管理具有重要的意義。文章從人事檔案的定義概述、內(nèi)容和人事檔案在人力資源管理中的作用、人事檔案管理存在的問題以及完善人事檔案管理的對策等方面，深入分析了人事檔案在人力資源管理中的效用。通過對我國企事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題剖析，提出了提高人事檔案管理水平的建議，以期為人力資源管理工作者提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源管理；效用；管理水平

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)競爭的加劇，人力資源管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位健康發(fā)展的關(guān)鍵因素之一。人事檔案作為企事業(yè)單位中記錄員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷和績效表現(xiàn)的重要文件，對于企事業(yè)的人力資源管理具有重要的意義。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，提高其效用，對企事業(yè)單位的發(fā)展和競爭力提升具有重要的意義。

一、人事檔案的定義概述和內(nèi)容

人事檔案是指對企事業(yè)單位職工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)以及獎懲情況等方面的全面記錄，包括員工的基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄以及績效考核等內(nèi)容。人事檔案是企業(yè)對員工管理和決策的重要依據(jù)，也是員工個(gè)人發(fā)展的重要參考。在我國，人事檔案管理制度起源于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和企事業(yè)單位改革的深入，人事檔案的管理模式也在不斷調(diào)整和完善。然而，人事檔案在人力資源管理中的重要性始終未變，既是對員工個(gè)人信息的備案，也是企業(yè)對員工選拔、考核、培訓(xùn)和激勵的依據(jù)。

二、人事檔案在人力資源管理中的效用

1.為選拔與招聘提供依據(jù)

人事檔案作為我國人事管理制度的重要特色，對人員的選拔與招聘提供了重要的依據(jù)。人事檔案不僅能反映個(gè)人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，還能體現(xiàn)個(gè)人的政治素質(zhì)、道德品質(zhì)和專業(yè)能力。這些信息可為企事業(yè)單位的招聘提供依據(jù)。人事檔案在選拔與招聘中起著至關(guān)重要的作用。

首先，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)。通過人事檔案，組織可以全面了解候選人的經(jīng)歷、能力和特長，為選人用人提供真實(shí)、全面的檔案信息。

其次，人事檔案是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)。其與個(gè)人的工資待遇、社會勞動保障和組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用。因此，當(dāng)在選拔或招聘過程中出現(xiàn)爭議時(shí)，人事檔案可以作為解決問題的參考依據(jù)。

在人員的選拔與招聘過程中，人事檔案能夠?yàn)檎衅竼挝惶峁┮韵乱罁?jù)：

（1）個(gè)人背景的真實(shí)性。人事檔案中包含的個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷等，為招聘單位提供個(gè)人背景的真實(shí)性憑證，確保招聘對象的可靠性。

（2）能力與經(jīng)驗(yàn)的匹配度。通過人事檔案信息，招聘單位可以了解應(yīng)聘者以往的工作表現(xiàn)、專業(yè)能力和技能特長，從而判斷其是否適合擬招聘的崗位。

（3）政治素質(zhì)和道德品質(zhì)。人事檔案中記錄的政治面貌、思想表現(xiàn)以及品德作風(fēng)等信息，對于選拔政治素質(zhì)高、道德品質(zhì)好的員工具有重要意義。

（4）法律效力和參考價(jià)值。人事檔案具有法律效力，是個(gè)人享受工資待遇、社會勞動保障以及組織關(guān)系等權(quán)益的重要憑證，也是評定職稱、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、出國留學(xué)和考公務(wù)員等事項(xiàng)的重要參考。

（5）人員發(fā)展的歷史記錄。人事檔案記錄了個(gè)人成長、思想發(fā)展的歷史，有助于招聘單位全面了解員工的發(fā)展?jié)摿团囵B(yǎng)方向。

2.為績效評估、考核與評價(jià)提供依據(jù)

人事檔案中記錄了員工的年度考核結(jié)果和評價(jià)意見，是對員工工作表現(xiàn)的全面記錄，包括員工的業(yè)績、考勤和獎懲等，為企事業(yè)單位的績效評估、考核和評價(jià)提供依據(jù)。通過對人事檔案的分析，企事業(yè)單位可以了解員工的工作表現(xiàn)和能力水平，為薪酬待遇、工資晉級、晉升選拔等決策提供依據(jù)，從而更好地實(shí)行績效評估和激勵機(jī)制。

在員工績效評估和考核過程中，人事檔案起到了以下作用：

（1）員工基本信息。人事檔案記錄了員工的基本信息，如學(xué)歷、入團(tuán)入黨情況、參工時(shí)間、工作經(jīng)歷、工資情況以及簽訂合同情況等，有助于企事業(yè)單位了解員工的整體結(jié)構(gòu)和人力資源狀況，為績效評估提供宏觀數(shù)據(jù)。

（2） 工作經(jīng)歷和崗位變動。人事檔案詳細(xì)記錄了員工的工作經(jīng)歷和崗位變動情況，包括工齡的認(rèn)定、崗位名稱、職務(wù)級別以及任職時(shí)間等，有助于企事業(yè)單位分析員工的晉升通道、崗位適應(yīng)性以及職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為績效評估提供有針對性的參考。

（3）培訓(xùn)和證書。人事檔案記載了員工的培訓(xùn)情況和所獲得的獎勵，反映員工的專業(yè)技能和知識儲備，有助于企事業(yè)單位了解員工的成長需求和潛力，為績效評估中的能力提升和人才培養(yǎng)提供依據(jù)。

（4）業(yè)績表現(xiàn)。人事檔案展示了員工在過去工作中的業(yè)績表現(xiàn)，包括完成任務(wù)情況和獎勵情況等，有助于企事業(yè)單位全面了解員工的工作能力和業(yè)績水平，為績效評估提供客觀依據(jù)。

（5）考勤和獎懲記錄。人事檔案包含了員工的考勤記錄、請假情況以及獎懲記錄，反映了員工的工作態(tài)度和紀(jì)律性，為績效評估中的工作態(tài)度和紀(jì)律性評價(jià)提供了直接依據(jù)。

（6）綜合素質(zhì)評價(jià)。人事檔案可以為企事業(yè)單位提供員工在團(tuán)隊(duì)合作、溝通能力以及解決問題等方面的綜合素質(zhì)評價(jià)，有助于企事業(yè)單位全面了解員工的能力和特點(diǎn)，為績效評估提供多維度參考。

總之，人事檔案作為員工績效評估和考核的重要依據(jù)，有助于企事業(yè)單位全面、客觀、公正地評價(jià)員工的工作表現(xiàn)，從而更好地激發(fā)員工潛力，提高單位的整體運(yùn)營效率。

3.為員工培訓(xùn)與發(fā)展提供參考

人事檔案中記錄了員工教育背景、技能和能力等方面的詳細(xì)情況，為員工的發(fā)展提供參考。通過對人事檔案的分析，企事業(yè)單位可以發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)點(diǎn)和不足，了解員工的培訓(xùn)需求和發(fā)展意愿，從而更好地制訂員工培訓(xùn)計(jì)劃和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

人事檔案中還包含了員工的技能和能力信息，如語言能力、計(jì)算機(jī)技能和專業(yè)技能等。單位可以根據(jù)這些信息為員工提供相應(yīng)的培訓(xùn)課程，提高員工的技能水平和工作能力。

4.為員工關(guān)系管理提供依據(jù)

人事檔案中記錄了員工的個(gè)人信息和學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，這些信息可以為員工關(guān)系管理提供依據(jù)。通過對人事檔案的分析，企事業(yè)單位可以了解員工的個(gè)人特點(diǎn)和工作需求，從而更好地開展員工關(guān)系管理和溝通。

5.激勵與留住人才

人事檔案記錄了員工的工作表現(xiàn)和業(yè)績成果，企事業(yè)單位可以據(jù)此制定合理的激勵制度，激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力。此外，通過人事檔案，企事業(yè)單位還可以了解員工的離職風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的措施留住人才。

三、加強(qiáng)人事檔案管理的建議

1. 建立完善的人事檔案管理制度

人事檔案管理制度是企事業(yè)單位對員工個(gè)人檔案實(shí)行有效管理的重要依據(jù)。企事業(yè)單位應(yīng)建立完善的人事檔案管理制度，明確人事檔案的收集、整理、存儲和使用流程，確保人事檔案的準(zhǔn)確性和完整性。建立完善的人事檔案管理制度需要從定義分類、管理流程、存儲安全、利用維護(hù)、監(jiān)督評估、培訓(xùn)及法律遵守等多個(gè)維度開展，并細(xì)致規(guī)劃和落實(shí)，以確保人事檔案的準(zhǔn)確、安全和有效管理。建立完善的人事檔案管理制度需要遵循以下步驟：

（1）制定人事檔案管理政策和規(guī)定。應(yīng)該明確人事檔案管理的目標(biāo)、原則和要求，確保所有員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定。

（2）設(shè)立專門的人事檔案管理部門。為確保人事檔案管理工作順利開展，可以設(shè)立專門的人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲和使用等工作。同時(shí)，還需要指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

（3）建立人事檔案分類體系。根據(jù)單位的實(shí)際情況，建立一套完善的人事檔案分類體系，將員工的各類信息分類歸檔，便于查找和使用。

（4）制定人事檔案收集和整理流程。明確人事檔案的收集、整理和更新流程，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。新入職員工應(yīng)在入職時(shí)及時(shí)收集和整理相關(guān)檔案，在職員工應(yīng)定期更新檔案信息，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。

（5）建立人事檔案保密制度。為了保護(hù)員工的隱私，需要建立嚴(yán)格的人事檔案保密制度。對于查閱和使用檔案的員工，應(yīng)嚴(yán)格審批和登記，確保檔案的安全。

（6）加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，可以采用數(shù)字化技術(shù)開展人事檔案管理，提高檔案管理的效率和安全性。通過建立人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案查詢功能。

2.加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)手段管理和查詢?nèi)耸聶n案，提高人事檔案的使用效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案信息安全的保護(hù)，防止信息被泄露和濫用。加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，不僅能夠提高檔案管理的效率和安全性，還能更好地服務(wù)于人力資源的開發(fā)和配置。第一，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)需要確立清晰的規(guī)劃和目標(biāo)。根據(jù)上級部門相關(guān)政策和單位實(shí)際需求，制定符合單位特點(diǎn)的信息化建設(shè)方案，明確建設(shè)的階段性目標(biāo)和長遠(yuǎn)規(guī)劃。第二，建設(shè)和完善信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。包括優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫，及時(shí)維護(hù)檔案存儲和檢索的硬件設(shè)備設(shè)施，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。第三，優(yōu)化人事檔案管理流程。通過信息化手段，簡化檔案的收集、整理、歸檔和查詢等流程，提高工作效率，減少人工操作錯(cuò)誤。第四，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員。加強(qiáng)對人事檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)能力和信息化水平，確保他們能夠適應(yīng)新時(shí)代的管理工作。第五，保障信息安全。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要嚴(yán)格按照國家關(guān)于信息安全的法律法規(guī)，在確保個(gè)人隱私不被泄露的同時(shí)，還要防止數(shù)據(jù)被非法篡改。第六，加強(qiáng)檔案的法治化建設(shè)。建立和完善檔案保密的規(guī)章制度，確保制度的嚴(yán)密性和完整性。完善相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范性，提高檔案工作的法治化水平。

綜上所述，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要綜合考慮政策、技術(shù)、人員以及資金等多方面因素，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，提升服務(wù)質(zhì)量，為人力資源管理提供強(qiáng)有力的支撐。

3. 定期更新和維護(hù)人事檔案

企事業(yè)單位應(yīng)定期更新和維護(hù)人事檔案，及時(shí)將考核情況、工資表、各種獎懲表以及職稱晉升表等材料歸檔。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案的審查、核實(shí)，嚴(yán)格按照檔案審核標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案的真實(shí)性和可靠性。

定期更新和維護(hù)人事檔案是確保檔案信息準(zhǔn)確性和時(shí)效性的重要工作，以下是一些建議：

（1）制定檔案更新制度。建立一套完善的檔案更新和維護(hù)制度，明確檔案更新的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人及更新流程。

（2）定期收集信息。對于員工的信息變動，如職位變動、學(xué)歷提升和技能培訓(xùn)等，應(yīng)定期收集并更新檔案。

（3） 建立歸檔制度。確保所有與員工相關(guān)的材料，如體檢表、職稱材料、任職材料、工資材料、黨團(tuán)材料以及獎勵處分材料等，在形成后都能及時(shí)歸檔。

（4） 推行數(shù)字化管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，推行人事檔案的數(shù)字化管理已成為必然。通過購買專業(yè)的人事檔案管理軟件，建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

（5） 信息轉(zhuǎn)移與更新。員工離職或調(diào)動時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案的轉(zhuǎn)移手續(xù)。對于存放在人才市場或其他機(jī)構(gòu)的檔案，應(yīng)根據(jù)個(gè)人工作變動情況，及時(shí)更新檔案中的工作單位、職務(wù)等信息。

（6）定期審核。定期審核檔案，檢查是否有遺漏或過時(shí)的信息，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和完整性。

綜上所述，定期更新和維護(hù)人事檔案是一個(gè)系統(tǒng)化的工作，需要各方面的協(xié)作和努力，才能確保檔案的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

4.加強(qiáng)人事檔案保密工作

企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人事檔案保密工作，建立健全保密制度和措施，防止人事檔案信息被泄露和濫用。

（1）增強(qiáng)保密意識。對員工加強(qiáng)保密教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)對人事檔案保密重要性的認(rèn)識，樹立正確的保密觀念。

（2）完善保密制度。建立完善的保密制度，包括檔案的保管、查閱、借用和銷毀等環(huán)節(jié)的保密規(guī)定，確保制度執(zhí)行的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（3）嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。嚴(yán)格按照保密制度辦事，查處違反保密規(guī)定的行為，確保制度的權(quán)威性。

（4）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。針對檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)保密意識，確保檔案管理工作的專業(yè)性。

（5）加密技術(shù)應(yīng)用。采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、加密存儲和傳輸?shù)?，提高檔案信息的安全性。

（6）嚴(yán)格控制查閱和借閱檔案。嚴(yán)格控制查閱和借閱檔案，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸檔案，并對查閱和借閱行為實(shí)行登記。

通過實(shí)施上述措施，可以有效加強(qiáng)人事檔案的保密工作，確保檔案信息的安全，為組織的人才選拔和人事管理提供堅(jiān)實(shí)的安全保障。

四、結(jié)論

人事檔案是企事業(yè)單位記錄員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷和績效表現(xiàn)的重要文件，對于企事業(yè)單位的人力資源管理具有重要的意義。企事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識人事檔案的重要性，不斷完善人事檔案管理制度，提高人事檔案的管理水平，為人力資源管理提供有力支持，以便更好地開展人才選拔和招聘、績效評估和激勵、員工發(fā)展和管理等工作，從而提高企事業(yè)的競爭力和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

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（作者單位：淄博日報(bào)社）

作者簡介：孫向楠（1982—），女，漢族，吉林榆樹人，本科，館員，研究方向：檔案管理。