張 強 郭 丹

（國網(wǎng)數(shù)字科技控股有限公司，北京 100077）

大型集團的業(yè)財融合不僅體現(xiàn)著企業(yè)財務(wù)管理的先進性，也是強化企業(yè)財務(wù)管控能力的有效措施。通常而言，大型集團培訓費管理具有審批流程慢、員工墊付壓力大、報銷時間長、合規(guī)管理難等缺點，培訓費支出缺乏有效管控手段，精益化管理程度不高。近幾年，一些大型集團在完成以ERP系統(tǒng)為核心的財務(wù)管理一體化平臺基礎(chǔ)上，紛紛探索建立差旅費管理平臺，實現(xiàn)差旅費的全流程在線管控。但由于培訓費的特點，很多單位培訓費仍采用線下處理+線上單據(jù)錄入的情況?；诖耍疚膶ε嘤栙M管理平臺建立進行深入細致的研究分析，并就如何推動培訓費管理平臺的業(yè)財融合進程進行討論。

一、傳統(tǒng)模式下培訓費報銷弊端

（一）附件單據(jù)數(shù)量多，報銷填寫內(nèi)容復雜

完成一筆培訓費單據(jù)報銷業(yè)務(wù)，往往涉及大量單據(jù)，比如涉及餐費、住宿費、交通費、培訓費等發(fā)票單據(jù)，還包括培訓通知、培訓申請等單據(jù)，單據(jù)類型復雜零散；對于附件單據(jù)仍需各種審批流程，例如，出差培訓人員報銷培訓費時需要填寫培訓外出申請單，單據(jù)需要單位有關(guān)領(lǐng)導批準，不允許培訓無相關(guān)通知和證明文件等；培訓費報銷單據(jù)填寫需要填寫補助信息、金額信息等各種需要計算并嚴格按照要求進行填寫的信息，員工往往不能一次填寫準確，造成反復駁回、反復修改的情況。

（二）單據(jù)審批周期長，報銷效率低下

培訓費報銷管控作為大型集團內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，雖然制定有一系列的差旅制度，但在實際執(zhí)行過程中，沒有足夠重視，經(jīng)常會遇到審批不及時，事后補審批等情況。培訓費報銷流程各審批環(huán)節(jié)相對孤立，往往需要人資部門、財務(wù)部門以及相關(guān)公司領(lǐng)導審批方可報銷。一筆培訓費報銷業(yè)務(wù)可能涉及3到10人審批，審批周期長。特別是單據(jù)審批中或者駁回后需要大量溝通工作，造成培訓費報銷效率低下，員工滿意度低，出現(xiàn)的超出標準的情況只能在報銷環(huán)節(jié)被發(fā)現(xiàn)，相關(guān)培訓標準在執(zhí)行過程中難以把控。

（三）財務(wù)審核流程繁瑣

財務(wù)審核人員需要對培訓費報銷金額與單據(jù)附件進行仔細比對，還需要對紙質(zhì)發(fā)票進行驗真查重工作，收到的票據(jù)種類繁多，真?zhèn)坞y辨，財務(wù)人員需要花費大量精力對員工報銷的培訓費票據(jù)進行審核，特別是需要根據(jù)出差培訓時間等進行仔細計算以確保補助信息準確無誤，任何信息或者金額錯誤都需要駁回發(fā)起人進行修改，從而造成報銷周期長，傳統(tǒng)費用報銷系統(tǒng)中的培訓費數(shù)據(jù)滯后，無法為企業(yè)管理決策提供準確及時的數(shù)據(jù)。

（四）數(shù)據(jù)統(tǒng)計困難，準確性難以比對

培訓費用作為企業(yè)成本費用的重要組成部分，進行合理的數(shù)據(jù)分析對企業(yè)進行成本費用管控具有重要意義。但在傳統(tǒng)培訓費報銷模式下，各類培訓數(shù)據(jù)的分析表需要人工進行統(tǒng)計，耗費大量時間和精力，企業(yè)不同層級所需數(shù)據(jù)需要逐級進行匯總，由于統(tǒng)計環(huán)節(jié)較多，容易造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計效率不高，統(tǒng)計出來的數(shù)據(jù)準確性也無法有效比對。

二、探索新的培訓費報銷結(jié)算模式的必要性

近幾年，國家大力實施數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略，國務(wù)院在《“十四五”數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃》中指出，鼓勵有條件的企業(yè)建立一體化數(shù)字平臺，全面整合企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)，強化全流程數(shù)據(jù)貫通，加快全價值鏈業(yè)務(wù)協(xié)同。國務(wù)院國資委提出，要發(fā)揮國有企業(yè)在新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新變革浪潮中的引領(lǐng)作用，促進企業(yè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展，提升產(chǎn)業(yè)鏈現(xiàn)代化水平。因此許多大型集團企業(yè)近幾年都在大力發(fā)展財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)，普遍建立了基于智慧財務(wù)模式的財務(wù)報銷管理系統(tǒng)以及商旅管理平臺。此外，隨著電子發(fā)票的全面推廣，也給大型集團財務(wù)管理無紙化、數(shù)字化建設(shè)帶來新的動力，對實現(xiàn)培訓費全流程在線管控起到助推作用。

（一）推進企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的必然要求

當前，對企業(yè)費用合規(guī)的要求愈發(fā)嚴格。大型集團公司每年因培訓業(yè)務(wù)產(chǎn)生了大量交通、住宿和培訓費用，覆蓋面大，涉及人員多、門類廣，是黨風廉政建設(shè)重點關(guān)注環(huán)節(jié)。同時，建立培訓費在線管理平臺也將提升員工的滿意度，提升對企業(yè)的認同感。

（二）落實企業(yè)戰(zhàn)略部署的必然要求

培訓費管理實現(xiàn)全流程在線管理，是大型集團財務(wù)信息系統(tǒng)升級的突破口，也是企業(yè)發(fā)展壯大必不可少的關(guān)鍵，它關(guān)乎流程優(yōu)化、效率提升、風險管控、規(guī)范經(jīng)營。通過對培訓業(yè)務(wù)不同維度進行分析，使企業(yè)可以快速把握自身培訓管理的重要數(shù)據(jù)，發(fā)掘出新的培訓管理重點。為集團的區(qū)域化人員部署、市場拓展、項目承接等提供有效的數(shù)據(jù)支撐，讓大數(shù)據(jù)分析成為推動企業(yè)內(nèi)部管理的引擎。

（三）提升業(yè)務(wù)管控質(zhì)量和成效的必然要求

差旅出行與培訓業(yè)務(wù)密切相關(guān)，培訓費在線管理系統(tǒng)通過自動化的數(shù)據(jù)處理和記錄功能，減少了人工操作的干預，提高了財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。通過培訓費管理平臺的建立，統(tǒng)一培訓費用的結(jié)算節(jié)點，由培訓費管理平臺按月度與培訓單位結(jié)算差旅費用；在月度賬單結(jié)算時，利用信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，以培訓訂單預訂時員工在人力資源系統(tǒng)中的所屬單位為結(jié)算維度，通過提供統(tǒng)一的、標準化的月度結(jié)算賬單，使用戶單位各層級的財務(wù)部門都可以在第一時間了解企業(yè)的培訓業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

三、基于智慧財務(wù)模式的培訓費報銷系統(tǒng)及其構(gòu)建

基于智慧財務(wù)模式的培訓費管理平臺是秉承互聯(lián)網(wǎng)思維和共享服務(wù)價值理念，以促進業(yè)財融合為方向。通過搭建培訓費管理平臺，形成培訓業(yè)務(wù)整體解決方案，為大型集團提質(zhì)增效、規(guī)范“職工教育經(jīng)費”管理提供支撐。以“申請、審核、預訂、報銷、對賬、結(jié)算”培訓全業(yè)務(wù)流程為主線，運用大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)、人工智能等新一代信息技術(shù)和先進算法，結(jié)合管控規(guī)則、員工行為等各類數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)培訓管理業(yè)務(wù)共享、規(guī)則共享、財務(wù)共享、服務(wù)共享。具體如下圖所示。

（一）全業(yè)務(wù)在線處理

預訂流程：培訓中心通過培訓費管理平臺錄入培訓班信息及培訓費用，發(fā)起培訓邀請，生成培訓邀請二維碼，發(fā)布附有二維碼的培訓通知；學員通過本單位的智能差旅App端掃描二維碼報名參培，一鍵生成出差申請單，提報申請單通過領(lǐng)導審批后，學員直接關(guān)聯(lián)申請單進行交通及指定住宿預訂；培訓中心后臺進行單據(jù)確認并對學員住宿及班次進行安排。

圖1 培訓費管理云平臺

報銷環(huán)節(jié)：學員到培訓中心進行培訓報道，根據(jù)培訓機構(gòu)安排情況辦理入住，同時需支持定位打卡，以便公司管理人員對員工培訓情況進行管控；培訓中心通過后臺確認學員本次培訓費用詳情，有變動可修改相應(yīng)費用，生成最終賬單；培訓中心無須給學員提供任何單據(jù)，全部由后臺統(tǒng)一結(jié)算進行處理；學員在完成培訓返回后，學員通過本單位的智能差旅App確認費用賬單后發(fā)起報銷，報銷環(huán)節(jié)員工無須粘貼任何票據(jù)，全面實現(xiàn)無紙化報銷業(yè)務(wù)。

對賬結(jié)算環(huán)節(jié)：培訓中心通過培訓費管理平臺與公司進行對賬，賬單匯總發(fā)送至公司處理界面，公司根據(jù)培訓記錄進行單據(jù)審核確認，確認無誤后統(tǒng)一進行確認，系統(tǒng)自動生成結(jié)算單據(jù)至財務(wù)管理系統(tǒng)；培訓中心在收到公司確認的賬單后統(tǒng)一將發(fā)票郵寄至公司進行結(jié)算工作。此外，隨著電子發(fā)票的應(yīng)用，培訓中心可以考慮不再通過紙質(zhì)發(fā)票結(jié)算，可通過電子發(fā)票與公司主體進行結(jié)算，進一步實現(xiàn)財務(wù)管理精益化。

通過以上流程管理，將培訓業(yè)務(wù)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、在線化控制，增強培訓業(yè)務(wù)透明度、合規(guī)性。

（二）預算實時管控

培訓費管理平臺對接大型集團財務(wù)管理系統(tǒng)的預算模塊，可以實現(xiàn)實時在線預算管控效果，進而由事后報銷時管控變?yōu)槭虑皹I(yè)務(wù)發(fā)起時即可以進行管控。通過將培訓費、住宿費、交通費、培訓補助等明確預算額度，可以按照大型集團自身管理方式，按照中心、項目、部門等維度分解，員工在培訓費管理平臺發(fā)生業(yè)務(wù)實時占用預算。財務(wù)人員可以根據(jù)培訓業(yè)務(wù)的最新動態(tài)，及時跟蹤反饋各成本中心并進行合理性、必要性的判斷，根據(jù)培訓業(yè)務(wù)實際情況調(diào)整預算金額。

（三）植入智能審核規(guī)則

根據(jù)本單位的培訓費管理規(guī)章制度，財務(wù)人員將規(guī)章制度進行梳理形成系統(tǒng)審核規(guī)則。培訓費管理平臺管理員根據(jù)這些規(guī)則進行系統(tǒng)植入，實現(xiàn)培訓費報銷單據(jù)的智能審核。比如，根據(jù)規(guī)定出差在途天數(shù)以及培訓期間是否統(tǒng)一食宿等內(nèi)容進行計算補助，如果報銷人填報單據(jù)時填寫的金額有誤，系統(tǒng)將會出現(xiàn)警告信息，單據(jù)無法保存。此外，培訓費管理系統(tǒng)應(yīng)與稅務(wù)發(fā)票系統(tǒng)查驗平臺進行集成，對可能存在的自付情況的單據(jù)進行真實性查驗，避免出現(xiàn)虛假報銷等情況。通過培訓費報銷單據(jù)的智能審核，既減少財務(wù)人員重復的、低附加值的工作，又避免人工審核出現(xiàn)的差錯，大大提高財務(wù)人員的審核效率和審核質(zhì)量。

（四）業(yè)財協(xié)同共享

大型集團培訓費管理平臺的建立使數(shù)據(jù)統(tǒng)計更為高效，集團整體的培訓費數(shù)據(jù)無須各單位統(tǒng)計后上報，可以直接從培訓費管理平臺進行統(tǒng)計。通過貫通培訓費管理平臺與人資、財務(wù)、OA等系統(tǒng)之間的接口，實現(xiàn)員工信用度、費用結(jié)算等信息的互聯(lián)與融合共享，基于管理目標作出規(guī)劃、決策、控制和評價等管理活動，開展相關(guān)價值分析，用數(shù)據(jù)的形式展現(xiàn)整個業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程和最終結(jié)果，及時提供合理化建議，提升業(yè)務(wù)決策的科學性和合理性，實現(xiàn)財務(wù)價值，助力大型集團獲得更加可觀的經(jīng)濟效益，促進業(yè)務(wù)管理全價值鏈的協(xié)同統(tǒng)一和有效落地。

四、結(jié)語

針對傳統(tǒng)培訓費報銷結(jié)算模式的弊端，本文在策略層面就智慧財務(wù)模式下大型企業(yè)集團培訓費管理平臺的構(gòu)建路徑進行了探討。本文認為，大型企業(yè)集團應(yīng)結(jié)合本單位財務(wù)信息化建設(shè)的實際情況，堅持統(tǒng)一性、規(guī)范性和適用性原則，在培訓費管理平臺的應(yīng)用環(huán)境、過程、效果等方面進行深入論證和系統(tǒng)設(shè)計。特別是隨著國家稅務(wù)總局推廣的全面數(shù)字化電子發(fā)票的全面鋪開，企業(yè)可以基于稅務(wù)開票系統(tǒng)與智慧財務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，實現(xiàn)培訓中心與企業(yè)之間的結(jié)算無紙化、數(shù)智化，通過發(fā)票開具金額與參會人數(shù)、開支金額的自動核對功能，進一步精簡培訓報銷流程和提升智能稽核水平。