國(guó)有企業(yè)在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。尤其是在新時(shí)期,國(guó)有企業(yè)需要開展精細(xì)化行政管理工作,有效提升自身管理水平,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo),為國(guó)企改革和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)?;诖耍疚尼槍?duì)國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化管理策略進(jìn)行研究,文章闡述了國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化管理的內(nèi)涵,并且從不同的角度論述了國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作的職能,在此基礎(chǔ)上說(shuō)明國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化管理的現(xiàn)狀和策略,通過(guò)研究為國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作精細(xì)化管理目標(biāo)提供參考。
一、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化管理概述
新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作需要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo),確保辦公室行政管理工作足夠深入規(guī)范。正是因?yàn)榫?xì)化管理能夠進(jìn)一步提升辦公室行政管理工作的效率和質(zhì)量,在國(guó)有企業(yè)得到了推廣和普及。從本質(zhì)上看,精細(xì)化管理也是一種先進(jìn)科學(xué)的管理理念,要求國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作者能夠進(jìn)一步提升行政管理工作的效率,實(shí)現(xiàn)高效管理的目標(biāo)。此外,精細(xì)化管理也是一種管理者的思想理念,在整個(gè)辦公室行政管理工作中得以體現(xiàn)。而且,精細(xì)化管理作為新時(shí)期高效科學(xué)的一種辦公室行政管理工作方法,需要行政管理工作者擁有良好的思想意識(shí),能夠有效開展精細(xì)化管理工作,并且在不斷實(shí)踐和完善的過(guò)程中創(chuàng)新工作方法。
考慮到國(guó)有企業(yè)辦公室作為處理日常事務(wù)和協(xié)調(diào)各部門工作的場(chǎng)所,必須起到上傳下達(dá)的作用,堅(jiān)決貫徹上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的決策,因此需要國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理人員優(yōu)化自身工作理念,借助精細(xì)化管理推進(jìn)工作進(jìn)度,同時(shí)養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,將精細(xì)化管理理念融入到辦公室行政管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中,有效解決國(guó)有企業(yè)存在的一些管理問(wèn)題。
二、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作的職能分析
1.綜合協(xié)調(diào)職能。國(guó)有企業(yè)辦公室具有“承上啟下、內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方”的職能,屬于企業(yè)內(nèi)部綜合管理部門。從內(nèi)部管理的角度來(lái)看,國(guó)有企業(yè)辦公室在行政管理方面發(fā)揮著重要的作用,需要承擔(dān)對(duì)上負(fù)責(zé)、同級(jí)負(fù)責(zé)和對(duì)下負(fù)責(zé)的工作職責(zé)。具體來(lái)說(shuō),國(guó)有企業(yè)辦公室需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)部署的工作任務(wù),并且向下屬各部門傳達(dá),同時(shí)還要協(xié)調(diào)各個(gè)部門的關(guān)系,確保領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的任務(wù)能夠有序完成。在這個(gè)過(guò)程中,國(guó)有企業(yè)辦公室還需要將各部門的問(wèn)題和意見反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門。對(duì)外來(lái)說(shuō),國(guó)有企業(yè)辦公室需要塑造企業(yè)的正面形象,與上級(jí)主管部門和合作單位進(jìn)行溝通。
2.文化建設(shè)職能。國(guó)有企業(yè)辦公室需要承擔(dān)文化建設(shè)的職責(zé),彰顯國(guó)有企業(yè)的文化和價(jià)值觀,使國(guó)有企業(yè)能夠具備更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展動(dòng)力。國(guó)有企業(yè)辦公室作為企業(yè)文化建設(shè)和策劃的關(guān)鍵,需要發(fā)揮自身作用和價(jià)值,塑造適合企業(yè)發(fā)展的文化氛圍,使國(guó)有企業(yè)能夠利用企業(yè)文化實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
3.戰(zhàn)略引領(lǐng)職能。新時(shí)期,國(guó)有企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)需要將戰(zhàn)略引領(lǐng)職能交給辦公室,確保辦公室行政管理工作能夠輔助戰(zhàn)略決策,幫助國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定切合實(shí)際的中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。
4.服務(wù)保障職能。國(guó)有企業(yè)辦公室需要承擔(dān)服務(wù)保障職能,包括接人待客、辦公辦會(huì)、管理資產(chǎn)、車輛調(diào)配以及對(duì)外重大儀式、重大活動(dòng)舉辦;重大檢查、重要接待和重大會(huì)議的服務(wù)和保障工作。
5.督察督辦職能。國(guó)有企業(yè)辦公室需要做到上傳下達(dá)、令行禁止,嚴(yán)格遵守各種規(guī)章制度,有效保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在這個(gè)過(guò)程中,辦公室需要監(jiān)督各部門執(zhí)行企業(yè)規(guī)章制度,營(yíng)造良好的企業(yè)發(fā)展氛圍。與此同時(shí),辦公室還要監(jiān)督企業(yè)重要會(huì)議決策事項(xiàng)和重大部署的落實(shí)情況,使國(guó)有企業(yè)能夠保持良好的工作作風(fēng)和管理效果。
6.法人治理職能。在國(guó)企改革的背景下,國(guó)有企業(yè)辦公室更需要順應(yīng)新時(shí)期國(guó)有企業(yè)改革發(fā)展要求,協(xié)調(diào)企業(yè)黨委會(huì)、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)正常運(yùn)轉(zhuǎn),在“大行政管理”時(shí)代發(fā)揮自身職責(zé)和作用,改善公司治理效果。
三、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化管理的現(xiàn)狀
國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化管理推進(jìn)過(guò)程中還存在一些問(wèn)題,主要表現(xiàn)在以下幾方面。
1.部分國(guó)有企業(yè)管理工作比較粗放,影響了企業(yè)正常的發(fā)展秩序。目前,部分國(guó)有企業(yè)在管理方面存在一些問(wèn)題,例如企業(yè)管理主觀性較強(qiáng),會(huì)憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理。這種粗放的管理模式會(huì)影響企業(yè)整體戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的執(zhí)行。而且,部分國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作存在制度漏洞,導(dǎo)致行政管理效能比較低,包括行政管理流程不規(guī)范、行政管理制度難以得到有效落實(shí)、行政管理存在形式化特征等。之所以出現(xiàn)這些問(wèn)題,主要是因?yàn)檗k公室行政管理制度不健全,降低了行政管理的效率和質(zhì)量,加之內(nèi)控管理不規(guī)范,導(dǎo)致辦公室行政管理工作效果得不到有效提升。從實(shí)際情況來(lái)看,內(nèi)控管理對(duì)于改善國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理效果有十分重要的作用。只有具備完善成熟的內(nèi)控管理機(jī)制,才能使行政管理制度得到有效執(zhí)行,但是部分國(guó)有企業(yè)并沒(méi)有做到這一點(diǎn),導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有建立科學(xué)完善的行政管理制度和內(nèi)控管理制度,無(wú)法實(shí)現(xiàn)提高行政管理質(zhì)量的目的。
2.對(duì)于辦公室行政管理工作的激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)制度建設(shè)缺乏足夠的重視,導(dǎo)致激勵(lì)機(jī)制不完善。國(guó)有企業(yè)對(duì)行政管理人員的考核工作缺乏足夠的重視,沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況完善考核機(jī)制。尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的背景下,傳統(tǒng)激勵(lì)制度已經(jīng)無(wú)法滿足辦公室行政管理工作的要求,仍使用傳統(tǒng)激勵(lì)制度可能會(huì)出現(xiàn)行政管理人員流失的現(xiàn)象。加之,部分國(guó)有企業(yè)存在平均主義的思想,使得激勵(lì)制度缺乏足夠的吸引力,無(wú)法充分調(diào)動(dòng)辦公室行政管理人員工作積極性,在很大程度上也會(huì)限制國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作的發(fā)展進(jìn)程。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō),辦公室行政管理工作人員的崗位比較穩(wěn)定且缺乏工作壓力和競(jìng)爭(zhēng)性,導(dǎo)致辦公室行政管理人員沒(méi)有足夠的積極性完成工作任務(wù),這勢(shì)必會(huì)影響辦公室行政管理的整體水平和效果。
四、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化管理的策略
1.優(yōu)化行政管理制度,構(gòu)建精細(xì)化管理體系。國(guó)有企業(yè)需要通過(guò)制度體系建設(shè)優(yōu)化行政管理工作流程,并且進(jìn)一步規(guī)范行政管理工作的細(xì)節(jié),使行政管理工作能夠有章可循、有據(jù)可依,最大限度提高工作效率和工作質(zhì)量。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō),實(shí)現(xiàn)精細(xì)化行政管理工作目標(biāo)對(duì)于提升企業(yè)整體治理能力也有所幫助。在這個(gè)過(guò)程中,國(guó)有企業(yè)需要將精細(xì)化管理的理念滲透到每一個(gè)員工的思想和行為中。一方面,國(guó)有企業(yè)需要根據(jù)自身經(jīng)營(yíng)性質(zhì)和經(jīng)營(yíng)內(nèi)容建立一套完整科學(xué)的行政管理機(jī)制,使企業(yè)銷售、財(cái)政、薪資、調(diào)研、宣傳等各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化管理。尤其是在企業(yè)重大經(jīng)營(yíng)管理事項(xiàng)決策方面需要堅(jiān)持民主制原則,秉持公平、公正、公開的態(tài)度進(jìn)行決策,充分展現(xiàn)出辦公室行政管理工作在輔助性決策方面的作用。這就需要國(guó)有企業(yè)擁有一套科學(xué)的經(jīng)營(yíng)管理機(jī)制,能夠根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和發(fā)展需求構(gòu)建精細(xì)化行政管理體系。另一方面,企業(yè)需要要求各個(gè)部門員工按照規(guī)章制度辦事,由辦公室行政管理人員對(duì)各個(gè)部門的工作情況和彼此合作情況進(jìn)行監(jiān)督和協(xié)調(diào),在企業(yè)內(nèi)部形成高效的經(jīng)營(yíng)管理和監(jiān)督機(jī)制。
2.加強(qiáng)精神文化建設(shè),形成良好工作氛圍。國(guó)有企業(yè)為了進(jìn)一步提升辦公室行政管理的水平,需要加強(qiáng)文化和精神建設(shè),根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)理念營(yíng)造良好的文化氛圍。一方面,國(guó)有企業(yè)需要根據(jù)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和共同愿景設(shè)計(jì)切合實(shí)際的企業(yè)文化建設(shè)戰(zhàn)略,確保企業(yè)能夠擁有適合自己的精神文化、制度文化、行為文化和物質(zhì)文化,讓精細(xì)化管理融入到辦公室文化中,保證企業(yè)能夠從容應(yīng)對(duì)發(fā)展過(guò)程中遇到的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)還需要構(gòu)建完善成熟的制度體系,用以規(guī)范辦公室行政管理工作的流程和細(xì)節(jié),確保國(guó)有企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)市場(chǎng)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理,使員工能夠符合企業(yè)發(fā)展要求。另一方面,國(guó)有企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際情況和員工的個(gè)人需求制定企業(yè)愿景、發(fā)展理念和價(jià)值觀方面的措施,通過(guò)開展各種文化活動(dòng)將價(jià)值觀內(nèi)化到員工精神和行為上,使員工能夠形成較強(qiáng)的歸屬感和認(rèn)同感。這種做法可以幫助國(guó)有企業(yè)貫徹落實(shí)文化強(qiáng)企的戰(zhàn)略,利用價(jià)值觀、企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念塑造良好的形象,使企業(yè)可以具有更強(qiáng)的影響力和競(jìng)爭(zhēng)力。
3.改革績(jī)效考核機(jī)制,構(gòu)建精細(xì)化工作模式。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō),改革績(jī)效考核機(jī)制、構(gòu)建精細(xì)化工作模式能夠產(chǎn)生重要的推動(dòng)作用。想要確保辦公室行政管理工作績(jī)效考核順利開展,需要制定切合實(shí)際的績(jī)效考核和管理機(jī)制,設(shè)立專門負(fù)責(zé)辦公室行政管理績(jī)效考核的組織。由相關(guān)部門對(duì)辦公室行政管理工作人員的工作效果進(jìn)行考核,并且制定適合新時(shí)期辦公室行政管理考核的規(guī)章制度考核方案、獎(jiǎng)懲方案和考核標(biāo)準(zhǔn)等。對(duì)于可以量化評(píng)價(jià)的工作,可采取量化指標(biāo)來(lái)考核,對(duì)于非程序性的工作擇采取定性評(píng)價(jià)指標(biāo)來(lái)考核,以確保辦公室行政管理考核能夠順利完成,員工工作的積極性和創(chuàng)造性能夠充分調(diào)動(dòng)。在這個(gè)過(guò)程中,人力資源管理部門需要承擔(dān)起自身的職責(zé)和作用,充分認(rèn)識(shí)到辦公室行政管理考核的重要性,要求辦公室行政管理人員積極配合考核工作。同時(shí),人力資源管理部門需要做好突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)工作,確保在開展辦公室行政管理考核的過(guò)程中能夠有效應(yīng)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)和突發(fā)情況。例如,國(guó)有企業(yè)建立薪資與考評(píng)聯(lián)合會(huì),負(fù)責(zé)辦公室行政管理考核工作時(shí),需要抽調(diào)企業(yè)高層管理人員及每個(gè)部門的核心人員共同加入,從各個(gè)角度全方位評(píng)估辦公室行政管理人員工作表現(xiàn)和存在的問(wèn)題,利用績(jī)效考核優(yōu)化辦公室行政管理工作。
4.明確崗位管理
職責(zé),規(guī)范崗位工作流程。一方面,國(guó)有企業(yè)需要明確辦公室崗位管理人員的崗位職責(zé)。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看,想要在國(guó)有企業(yè)辦公室推行精細(xì)化行政管理工作需要明確崗位分工、界定崗位職責(zé),確保工作人員能夠了解自己的崗位權(quán)利和責(zé)任,方能做到分工明確、工作有效配合。在這個(gè)過(guò)程中,國(guó)有企業(yè)辦公室需要合理安排行政管理人員的具體工作任務(wù),要求行政管理人員對(duì)自己的工作任務(wù)進(jìn)行深入研究,并且提出合理的建議。在此基礎(chǔ)上,國(guó)有企業(yè)辦公室需要根據(jù)工作人員的崗位任務(wù)制定清晰的執(zhí)行計(jì)劃,確保行政管理人員能夠與各個(gè)部門有效溝通和合作,最大限度提升辦公室行政管理工作的效率。另一方面,國(guó)有企業(yè)需要進(jìn)一步簡(jiǎn)化辦公室行政管理工作的流程。鑒于國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作的內(nèi)容對(duì)整個(gè)精細(xì)化管理決策執(zhí)行會(huì)產(chǎn)生一定的影響,因此國(guó)有企業(yè)需要針對(duì)精細(xì)化行政管理工作的內(nèi)容進(jìn)行劃分。例如,在辦公室行政管理工作運(yùn)行方面需要制定明確的動(dòng)態(tài)尺度和工作方向,確保行政管理人員能夠有效完成工作任務(wù)、履行崗位職責(zé)。
5.建設(shè)信息化管理機(jī)制,提升行政管理效率。首先,國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理部門需要推廣使用OA公文系統(tǒng),利用信息化操作系統(tǒng)完成公文網(wǎng)上交換、處理、歸檔和查閱等工作任務(wù),同時(shí)還要進(jìn)一步優(yōu)化信息上網(wǎng)制度,匯總各方面的數(shù)據(jù)資料,建立數(shù)據(jù)庫(kù)和信息資源庫(kù),便于管理層和各個(gè)部門查閱重要資料。其次,國(guó)有企業(yè)辦公室需要做好電子印章管理工作,按照規(guī)章制度要求完成電子公文制作、印發(fā)、傳遞、使用、保存、銷毀等工作,充分保證電子印章管理工作的規(guī)范性。再其次,國(guó)有企業(yè)辦公室需要開展行政辦公固定資產(chǎn)信息化管理工作,利用信息化技術(shù)手段構(gòu)建行政辦公固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái),利用高效管理有效落實(shí)行政辦公固定資產(chǎn)信息化管理“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人”的基本要求。在這個(gè)過(guò)程中,國(guó)有企業(yè)辦公室也可以自行研發(fā)信息化管理系統(tǒng),或是聘請(qǐng)更多相關(guān)領(lǐng)域的專家,提升辦公室行政管理信息化建設(shè)的質(zhì)量,確保國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作能夠符合信息時(shí)代的要求。
五、結(jié)語(yǔ)
國(guó)有企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中需要優(yōu)化辦公室行政管理的方法和模式,堅(jiān)持精細(xì)化管理理念開展改革工作,確保精細(xì)化管理可以深入人心。在這個(gè)過(guò)程中,國(guó)有企業(yè)需要將精細(xì)化管理模式融入到辦公室日常行政管理工作中,發(fā)揮出精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì),有效提升辦公室行政管理工作的效率和質(zhì)量。通過(guò)這種方式提升國(guó)有企業(yè)整體管理能力,最大限度發(fā)揮國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作的作用,為推動(dòng)國(guó)有企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航,確保國(guó)有企業(yè)可以順利完成改革任務(wù)。
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