摘要：2023年12月1日起施行的《科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-2023）為新時(shí)期科研檔案規(guī)范化管理提供了實(shí)踐指引?；趯υ撘?guī)范修訂背景與主要內(nèi)容的分析與介紹，本文又闡述了其特點(diǎn)與意義，并結(jié)合條款內(nèi)容和科研檔案工作實(shí)踐提出了改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：科研檔案 科研文件材料 全過程管理 科學(xué)數(shù)據(jù)歸檔

Abstract： The Specification for Archives Man？ agement of Scientific and Technological Re？ search Projects（DA/T 2- 2023） which came into effect on December 1， 2023 provides practical guidance for the standardized management of scientific and technological research archives in the new era. Based on the analysis and introduc？ tion of the background and main content of the revision of the specification， this article elabo？ rates on the characteristics and significance of the specification， and proposes suggestions for its improvement based on the content of the clauses and the practice of scientific and techno？ logical research archives.

Keywords： Scientific and technological re？ search archives； Scientific research materials； Whole process management； Archiving of scien？ tific data

2023年5月29日，國家檔案局發(fā)布了修訂后的《科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-2023）（以下簡稱《規(guī)范》），代替了《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-1992）（以下簡稱原《規(guī)范》），并于2023年12月1日開始實(shí)施。新修訂的《規(guī)范》既是《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（國家檔案局科技部令第15號）（以下簡稱“15號令”）在實(shí)踐操作層面的具體延伸，也是提升新時(shí)期科研檔案工作規(guī)范化管理水平的重要參照，對維護(hù)科研檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用具有積極的引導(dǎo)作用。本文在對《規(guī)范》修訂背景與主要內(nèi)容分析的基礎(chǔ)上，闡述了《規(guī)范》的特點(diǎn)與意義，并結(jié)合條款內(nèi)容和科研檔案工作實(shí)踐對相關(guān)問題進(jìn)行了思考。

一、《規(guī)范》的修訂背景與主要內(nèi)容

（一）《規(guī)范》的修訂背景

《規(guī)范》的出臺既是為了與15號令相配套，健全完善科研檔案工作制度規(guī)范體系，也是為了更好地促進(jìn)科研檔案規(guī)范化管理，提供科研檔案工作的實(shí)踐指引，具有迫切的現(xiàn)實(shí)需要。

1.原《規(guī)范》未能與15號令實(shí)現(xiàn)有效銜接

為加強(qiáng)新時(shí)期科研檔案工作，有效提升檔案工作服務(wù)創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略、服務(wù)科技強(qiáng)國建設(shè)的能力，2020年9月，國家檔案局、科技部發(fā)布第15號令，公布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》。作為一部科研檔案工作的部門規(guī)章，15號令是國家層面科研檔案工作的頂層制度安排，明確了科研檔案工作的基本原則、職責(zé)分工、保障機(jī)制、監(jiān)督檢查、全流程管理、檔案信息化建設(shè)等方面的要求，具有鮮明的時(shí)代性、實(shí)踐性和科學(xué)性等特點(diǎn)。[1]15號令出臺后，原《規(guī)范》在科研檔案定義、科研檔案管理具體要求等方面都出現(xiàn)了與15號令不一致的情況。例如，“科研課題檔案”與“科研項(xiàng)目檔案”定義極為相似，相互抵牾。[2]此外，與15號令相比，原《規(guī)范》存在相關(guān)責(zé)任主體職責(zé)不清、科研檔案管理要求細(xì)化程度不足等問題。因此，迫切需要基于15號令的宏觀規(guī)定和總體要求，結(jié)合科研活動、科研檔案工作實(shí)際對原《規(guī)范》進(jìn)行修訂。

2.《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確加大科研檔案領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)供給

從科研檔案工作發(fā)展實(shí)踐來看，1992年原《規(guī)范》的批準(zhǔn)實(shí)施對系統(tǒng)提升我國科研檔案工作規(guī)范化管理水平，維護(hù)科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全起到了積極的實(shí)踐指引作用。[3]然而，隨著科技體制改革不斷深入、科技發(fā)展政策日益完善、科研范式發(fā)生深刻變革，新時(shí)期科研檔案工作面臨著越來越多的問題與矛盾。相應(yīng)地，原《規(guī)范》的適用性也面臨極大挑戰(zhàn)。在此背景下，為了更好地規(guī)范科研檔案管理，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出：“重點(diǎn)推進(jìn)電子檔案、科研檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案、醫(yī)療健康檔案、檔案資源共享服務(wù)、檔案館服務(wù)、檔案安全保護(hù)及風(fēng)險(xiǎn)防控、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等標(biāo)準(zhǔn)供給”[4]，并將其列入“檔案制度規(guī)范建設(shè)工程”?？梢?，修訂后的《規(guī)范》既適應(yīng)新時(shí)期科研檔案管理對象數(shù)據(jù)化、管理主體多元化、管理環(huán)境復(fù)雜化和管理手段信息化轉(zhuǎn)變的內(nèi)在要求，也是貫徹落實(shí)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的必然之舉。

（二）《規(guī)范》的主要內(nèi)容

《規(guī)范》對原《規(guī)范》進(jìn)行了大幅度修訂。從形式上看，《規(guī)范》的總體框架由6章增加到13章，附錄也由1個(gè)資料性附錄、3個(gè)規(guī)范性附錄增加到3個(gè)資料性附錄、10個(gè)規(guī)范性附錄。從內(nèi)容上看，《規(guī)范》新增了“4管理原則和要求”“5管理職責(zé)”“12科研檔案的驗(yàn)收（審查）或績效評價(jià)”和“13科研電子文件歸檔和科研電子檔案管理”四個(gè)章節(jié)的內(nèi)容。將原《規(guī)范》中的“4科研課題文件的管理”“5科研課題檔案的管理”兩章修訂為“6科研文件材料的形成和收集”“7科研文件材料的整理”“8科研文件材料的歸檔”三章。將原《規(guī)范》中的“7科研課題檔案的統(tǒng)計(jì)與開發(fā)利用”修訂為“9科研檔案的保管、統(tǒng)計(jì)”“10科研檔案共享與利用”兩章。原《規(guī)范》與《規(guī)范》總體框架對比見表1。本文將《規(guī)范》分為6個(gè)部分解讀。

1.標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用的范圍與認(rèn)識基礎(chǔ)

第1章《范圍》明確了《規(guī)范》中的規(guī)范事項(xiàng)為“科研檔案管理原則和管理職責(zé)，科研文件材料收集、整理、歸檔及科研檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置、驗(yàn)收（審查）等”；適用主體為“機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織”；適用場景為“開展科研檔案管理活動”。相比原《規(guī)范》，《規(guī)范》的適用主體更為明確，適用范圍全面覆蓋了自然科學(xué)研究、社會科學(xué)研究科研檔案管理范疇。

第2章《規(guī)范性引用文件》以文件清單形式列出了規(guī)范性引用文件。原《規(guī)范》制訂時(shí)我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)處于起步階段，檔案工作各方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范都不是特別健全完善，因此，原《規(guī)范》的規(guī)范性引用文件較少。本次修訂后，《規(guī)范性引用文件》中共有5個(gè)國家推薦標(biāo)準(zhǔn)和9個(gè)檔案行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，較為全面地覆蓋了科研檔案管理應(yīng)當(dāng)涉及的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

第3章《術(shù)語和定義》一是根據(jù)科研活動現(xiàn)狀明確了科研課題、科研項(xiàng)目的定義及其之間的關(guān)系；二是對標(biāo)15號令優(yōu)化了科研文件材料、科研檔案的定義，將數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄和標(biāo)本、樣本等實(shí)物納入概念范疇；三是結(jié)合科研信息化發(fā)展趨勢、科學(xué)數(shù)據(jù)和科研檔案協(xié)同管理要求，新增了“科研電子文件”“科研電子檔案”“科學(xué)數(shù)據(jù)”“科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)”和“科研電子檔案管理信息系統(tǒng)”5個(gè)術(shù)語。

2.標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用的原則要求、責(zé)任主體與主體責(zé)任

第4章《管理原則和要求》對科研檔案工作應(yīng)遵循的基本原則和總體要求進(jìn)行了說明。一是遵循《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、15號令等法規(guī)制度要求，堅(jiān)持按照集中統(tǒng)一管理原則對科研檔案進(jìn)行管理。二是明確科研檔案工作的保障條件和管理目標(biāo)。保障條件包括制度、人員、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、經(jīng)費(fèi)保障等，管理目標(biāo)是確?！翱蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全”。三是提出科研檔案工作同步管理與考核評價(jià)要求?？蒲袡n案工作同步管理應(yīng)做到“三同步”，即科研檔案工作與科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查?？蒲袡n案工作考核評價(jià)要求應(yīng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，將科研檔案工作列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核。四是明確將取得負(fù)結(jié)果或因故終止、撤銷的重要科研項(xiàng)目的文件材料納入歸檔范圍。五是將科研檔案信息化納入本單位信息化和檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，以便減少資源重復(fù)投入，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的統(tǒng)籌推進(jìn)。

第5章《管理職責(zé)》明確了科研項(xiàng)目管理部門、科研項(xiàng)目承擔(dān)部門（人員）、檔案部門、信息技術(shù)部門、保密部門的職責(zé)要求?？蒲许?xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)科研檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。科研項(xiàng)目承擔(dān)部門負(fù)責(zé)具體開展科研檔案工作，其中牽頭單位對所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)，并對各參與單位提出科研檔案管理要求；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集整理。檔案部門的職責(zé)范圍較多，從宏觀上的監(jiān)督指導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、制度建設(shè)，到具體的檔案保管、利用、鑒定、處置等；從參與科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)規(guī)劃開發(fā)，提出歸檔功能要求，到負(fù)責(zé)科研電子檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用培訓(xùn)；從參與科研項(xiàng)目驗(yàn)收（審查）或績效評價(jià)工作到負(fù)責(zé)科研檔案的驗(yàn)收（審查）工作。信息技術(shù)部門主要提供技術(shù)支持，負(fù)責(zé)將檔案部門提出的功能需求落地，以及后續(xù)的運(yùn)行維護(hù)。保密部門負(fù)責(zé)對科研文件材料歸檔和監(jiān)督科研檔案的保密管理工作。

3.科研文件材料管理

第6章《科研文件材料的形成和收集》對科研文件材料的形成與收集提出了具體要求。形成方面，一是明確科研文件材料制成材料要求。二是明確歸檔科研文件材料一般應(yīng)為原件，因特殊情況無法取得原件的，需要按照要求進(jìn)行歸檔。收集方面，一是考慮到科研活動的復(fù)雜性，科研項(xiàng)目承擔(dān)單位應(yīng)根據(jù)科研任務(wù)內(nèi)容和科研管理程序，結(jié)合科研項(xiàng)目特點(diǎn)明確本單位科研文件材料歸檔范圍。為了更好地指導(dǎo)歸檔范圍劃分，《規(guī)范》還在資料性附錄中列出了基礎(chǔ)研究科研項(xiàng)目、應(yīng)用研究科研項(xiàng)目、開發(fā)研究科研項(xiàng)目的文件材料歸檔范圍參考表。二是將科學(xué)數(shù)據(jù)納入文件材料歸檔范圍。三是明確以項(xiàng)目為單位劃定保管期限，并明確保管期限分為永久和定期，定期一般為30年和10年。

第7章《科研文件材料的整理》對科研文件材料整理的原則、業(yè)務(wù)操作要求進(jìn)行了說明。一是細(xì)化科研文件材料分類規(guī)定。提出按照項(xiàng)目類型、學(xué)科專業(yè)、年度進(jìn)行分類的方法[5]，并提供每種分類方法的舉例說明，有助于更好地理解和應(yīng)用科研檔案分類。二是對科研文件材料的組件、組卷、編號、編目、修整、裝訂、裝盒、排架等進(jìn)行詳細(xì)說明和解釋，為科研文件材料整理提供具體的操作指導(dǎo)。三是提出科學(xué)數(shù)據(jù)組件和組卷的參考規(guī)則，即科學(xué)數(shù)據(jù)一般以一個(gè)研究對象、階段、裝置（設(shè)備）、記錄人等形成的數(shù)據(jù)為一件，同一項(xiàng)目科學(xué)數(shù)據(jù)可組成一卷或多卷。

第8章《科研文件材料的歸檔》對科研文件材料歸檔的時(shí)間與交接要求，科研檔案的補(bǔ)充、更改做出說明。一是明確不同類型科研項(xiàng)目文件材料的歸檔時(shí)間。通常歸檔科研文件材料在科研項(xiàng)目（科研課題）結(jié)題驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)移交檔案部門歸檔?？紤]到一些大型科研項(xiàng)目實(shí)施周期比較長，這些科研項(xiàng)目也可分階段或按科研課題及時(shí)歸檔移交。二是延續(xù)原《規(guī)范》中關(guān)于科研檔案補(bǔ)充、更改的原則性要求。

4.科研檔案管理

第9章《科研檔案的保管、統(tǒng)計(jì)》明確了科研檔案保管、移交、數(shù)字化、歸屬與流向及統(tǒng)計(jì)等相關(guān)內(nèi)容。一是明確保管科研檔案的庫房應(yīng)符合“九防”要求。二是明確單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交科研檔案。三是鼓勵單位做好傳統(tǒng)載體科研檔案數(shù)字化工作。四是遵循15號令相關(guān)規(guī)定，明確多個(gè)單位協(xié)作完成的科研項(xiàng)目所形成的科研檔案，應(yīng)由牽頭單位保存一套完整檔案，參與單位在保存本單位承擔(dān)任務(wù)中形成科研文件材料的同時(shí)，將副本或復(fù)制件送交牽頭單位。如有特殊需要，應(yīng)以協(xié)議、合同或委托書等形式明確相關(guān)科研文件材料的歸屬、處置、利用等事項(xiàng)。五是明確單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立科研檔案工作統(tǒng)計(jì)制度，做好科研檔案統(tǒng)計(jì)。

第10章《科研檔案共享與利用》一是從建立共享利用機(jī)制、完善制度建設(shè)、制定共享目錄等方面提出科研檔案共享的基本要求。二是明確了采取線上線下相結(jié)合、嚴(yán)格履行審批手續(xù)、及時(shí)清點(diǎn)歸還、進(jìn)行利用效果登記等科研檔案利用的基本方式和重點(diǎn)環(huán)節(jié)。三是明確了科研檔案資源開發(fā)利用的基本方式，包括編制項(xiàng)目簡介、大事記，舉辦展覽，拍攝專題片，制作可視化圖譜等。

第11章《科研檔案的鑒定和處置》對科研檔案期滿鑒定工作要求、科研檔案銷毀工作要求和科研檔案密級變更進(jìn)行了說明。

5.科研檔案的驗(yàn)收

第12章《科研檔案的驗(yàn)收（審查）或績效評價(jià)》明確了科研檔案驗(yàn)收管理要求，驗(yàn)收組織、內(nèi)容、方式和專家要求等內(nèi)容。一是明確對于要進(jìn)行驗(yàn)收（審查）或績效評價(jià)的科研項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)對科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行驗(yàn)收（審查）或績效評價(jià)。二是明確科研檔案分類、分級驗(yàn)收的具體實(shí)施方法。三是規(guī)定科研檔案驗(yàn)收內(nèi)容主要包括科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。其中，完整性要求要對照科研項(xiàng)目文件材料歸檔范圍（《規(guī)范》附錄A），確保科研活動各階段文件材料齊全完整。準(zhǔn)確性包含兩個(gè)方面：第一，科研檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)真實(shí)反映科研項(xiàng)目的實(shí)際情況和研究過程；第二，科研檔案的形式應(yīng)當(dāng)圖物相符，簽章手續(xù)完備。系統(tǒng)性要求是對科研檔案整理而提出的，即科研檔案分類要能夠反映科研項(xiàng)目組織實(shí)施過程，組卷要規(guī)范合理。四是明確不同類型科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收方式的要求。通常科研檔案驗(yàn)收采用會議方式，但對于小型科研項(xiàng)目、形成檔案數(shù)量少的科研項(xiàng)目，可以采用以審查代替驗(yàn)收的方式。五是明確驗(yàn)收審查專家一般宜為具有副高級及以上專業(yè)技術(shù)職稱或相當(dāng)職務(wù)的人員。

6.科研電子文件與科研電子檔案管理

第13章《科研電子文件歸檔和科研電子檔案管理》對系統(tǒng)建設(shè)、科研電子文件歸檔、科研電子檔案管理要求等進(jìn)行了說明。一是明確在建設(shè)科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)要充分考慮電子文件歸檔要求，并對科研電子檔案管理信息系統(tǒng)的功能要求與科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的接口要求等進(jìn)行說明。二是對科研電子文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔格式、歸檔方式等進(jìn)行說明。三是明確了科研電子文件單套制歸檔的前提條件——“符合國家有關(guān)規(guī)定形成或接收和管理的科研電子文件，可僅以電子形式歸檔保存”。四是對科研電子檔案的整理、四性檢測、存儲、年度可讀性評估、鑒定與銷毀等進(jìn)行說明。

二、《規(guī)范》的特點(diǎn)與意義

（一）《規(guī)范》的特點(diǎn)

作為與15號令配套實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，《規(guī)范》是適應(yīng)科研檔案工作面臨的新形勢新挑戰(zhàn)，立足工作實(shí)踐、遵循工作原則，圍繞科研檔案全過程規(guī)范化管理而作出的規(guī)范指引。其內(nèi)容體現(xiàn)出以下四個(gè)特點(diǎn)。

1.契合時(shí)代發(fā)展需求

在加快建設(shè)科技強(qiáng)國，實(shí)現(xiàn)高水平科技自立自強(qiáng)進(jìn)程中，新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革突飛猛進(jìn)，科研活動正在發(fā)生深刻變革，體現(xiàn)出學(xué)科交叉融合深入化、數(shù)據(jù)密集型科研范式成為科學(xué)發(fā)現(xiàn)的主要范式，科研組織模式正向著建制化科研組織模式轉(zhuǎn)變等特征。[6]這些特征使得科研檔案工作的管理對象、主體、環(huán)境和手段都發(fā)生了深刻變化?！兑?guī)范》聚焦新時(shí)期科研檔案工作的難點(diǎn)、痛點(diǎn)和堵點(diǎn)，將科學(xué)數(shù)據(jù)納入歸檔范圍，明確跨單位、跨學(xué)科、跨領(lǐng)域科研項(xiàng)目檔案管理要求，提出了科研檔案信息化建設(shè)的參考依據(jù)。這充分體現(xiàn)出《規(guī)范》具有鮮明的時(shí)代性，能夠與當(dāng)前科研活動和科研檔案工作發(fā)展實(shí)際相適應(yīng)。

2.著眼全過程管理

《規(guī)范》以文件生命周期理論和全過程管理理論為指導(dǎo)，明確了科研檔案全生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)的管理要求與主要內(nèi)容。具體而言，在科研文件材料階段，《規(guī)范》依據(jù)科研文件材料的運(yùn)動規(guī)律提出了科研文件材料的形成和收集、整理、歸檔的業(yè)務(wù)要求，在科研檔案階段，《規(guī)范》依據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)流程，提出科研檔案的保管、統(tǒng)計(jì)，共享與利用，鑒定與處置的要求?？傮w上，兩個(gè)階段的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)前后銜接、融合貫通，能夠?yàn)榭蒲袡n案全過程管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.注重協(xié)調(diào)與銜接

作為15號令貫徹落實(shí)的配套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，《規(guī)范》注重與15號令的銜接及相關(guān)條款的具體化。例如，《規(guī)范》在科研檔案工作原則和要求、科研檔案工作管理職責(zé)分工等部分都繼承了15號令的相關(guān)規(guī)定。相較于15號令，《規(guī)范》對科研檔案共享與利用、鑒定和處置等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行了細(xì)化。作為科研檔案工作領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，《規(guī)范》還注重與科研檔案工作相關(guān)的其他法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)保持協(xié)調(diào)。這主要體現(xiàn)在“規(guī)范性引用文件”和“參考文獻(xiàn)”中，《規(guī)范》較為全面且充分地引用了現(xiàn)有與科研檔案工作相關(guān)的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。

4.強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的可操作性

為了有效引導(dǎo)我國科研檔案規(guī)范化管理，確保條款內(nèi)容具有一定實(shí)踐可操作性，《規(guī)范》主要在以下兩個(gè)方面進(jìn)行了優(yōu)化和完善：一是對各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都提出了詳細(xì)且明確的要求，并在部分環(huán)節(jié)提供示例說明；二是在規(guī)范性附錄部分提供了科研檔案工作常用的各種表單，包括科研檔案案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄、檔號章、案卷盒脊背、檔案交接登記表、銷毀清冊、利用效果登記表、檔案驗(yàn)收意見表等，為業(yè)務(wù)操作提供了參考依據(jù)。

（二）《規(guī)范》的意義

聚焦新形勢下科研檔案工作實(shí)際需要，《規(guī)范》不僅從宏觀層面對科研檔案工作的基本原則、組織管理、職責(zé)分工等進(jìn)行了細(xì)化說明，而且從微觀業(yè)務(wù)操作層面明確了科研檔案全過程管理的業(yè)務(wù)規(guī)范，具有重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

第一，有助于實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理目標(biāo)，為科研檔案工作提供指引和參照依據(jù)。實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)需要做好以下四個(gè)方面：一是抓戰(zhàn)略重點(diǎn)和主要矛盾，二是確定目標(biāo)實(shí)施的戰(zhàn)略步驟，三是層層落實(shí)責(zé)任分工并建立目標(biāo)責(zé)任系統(tǒng)，四是采取有效的監(jiān)督和調(diào)控措施。[7]《規(guī)范》首先明確了“確?？蒲袡n案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全”的戰(zhàn)略重點(diǎn)和主要矛盾。其次，《規(guī)范》細(xì)化并理順了科研文件材料歸檔和科研檔案管理的流程步驟和要求，將總目標(biāo)進(jìn)行階段性劃分。再次，明確了科研項(xiàng)目管理部門、科研項(xiàng)目承擔(dān)部門（人員）等各自承擔(dān)的任務(wù)和責(zé)任分工。最后，通過嚴(yán)密組織科研檔案驗(yàn)收（審查）或績效評價(jià)保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過程協(xié)調(diào)平衡地進(jìn)行。由此，《規(guī)范》通過有效指導(dǎo)各單位做好“目標(biāo)定位—目標(biāo)分解—任務(wù)分工—有效監(jiān)督”來實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理。

第二，有助于完善新時(shí)代科研檔案管理制度體系，提升科研檔案治理水平?！叭嫱七M(jìn)檔案治理體系建設(shè)，提升檔案治理效能”是“十四五”期間我國檔案工作發(fā)展的主要任務(wù)之一。[8]作為科研檔案工作的部門規(guī)章，15號令側(cè)重宏觀層面的規(guī)范與引導(dǎo)?！兑?guī)范》則通過細(xì)化和明確科研檔案工作的基本原則和要求、管理職責(zé)，以及整個(gè)文件生命周期內(nèi)的檔案化管理要求，更加突出了對相關(guān)單位開展科研檔案工作的實(shí)踐指導(dǎo)。

第三，有助于更好地發(fā)揮科研檔案對于科技創(chuàng)新、科研誠信建設(shè)的支撐作用。科研檔案是科研活動的真實(shí)歷史記錄，做好科研檔案規(guī)范化管理不僅能夠留存有價(jià)值的科研過程材料和科研成果，為科技創(chuàng)新提供原始材料和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，而且能夠完整地保留科研原始記錄，進(jìn)而助力國家科研誠信體系建設(shè)。

三、相關(guān)問題思考

雖然《規(guī)范》體例結(jié)構(gòu)科學(xué)合理、條款內(nèi)容系統(tǒng)完備，但就科研檔案工作實(shí)踐而言，仍存在一些需要進(jìn)一步完善的內(nèi)容。

第一，建議統(tǒng)一關(guān)于同一主體、同一事項(xiàng)、同一要求等的文字表述，確保前后一致。例如，“5管理職責(zé)”提及“科研項(xiàng)目管理部門職責(zé)”“科研項(xiàng)目承擔(dān)部門”等概念，當(dāng)后文涉及同一主體時(shí)，仍應(yīng)使用前述概念，而不能使用“科研檔案形成部門”“科研管理部門”“科研承擔(dān)部門”等易混淆（或前文未出現(xiàn)）的概念。此外，條款內(nèi)容還有一些前后不一致的情況。例如，“5管理職責(zé)”中要求科研項(xiàng)目參與單位應(yīng)“同時(shí)按要求向牽頭單位移交檔案”，但是“9科研檔案的保管、統(tǒng)計(jì)”中又要求參與單位應(yīng)當(dāng)“將副本或復(fù)制件送交牽頭單位”。

第二，建議進(jìn)一步明確科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理的具體要求?！兑?guī)范》雖然將科學(xué)數(shù)據(jù)納入歸檔范圍，但是一方面它沒有在資料性附錄的歸檔范圍中予以體現(xiàn)，另一方面也沒有明確檔案部門應(yīng)當(dāng)如何與科學(xué)數(shù)據(jù)管理部門實(shí)現(xiàn)協(xié)同、科學(xué)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)如何歸檔等。

第三，建議在業(yè)務(wù)操作方面應(yīng)符合科研檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢。就業(yè)務(wù)操作而言，一方面，《規(guī)范》主要還是面向傳統(tǒng)環(huán)境下紙質(zhì)科研文件材料和科研檔案管理，并沒有很好地契合信息化環(huán)境下科研文件材料和科研檔案管理實(shí)際。另一方面，《規(guī)范》關(guān)于科研電子文件和科研電子檔案管理相關(guān)內(nèi)容也較為籠統(tǒng)，針對性不強(qiáng)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國科學(xué)院檔案館