摘 要：數(shù)據(jù)化時代，高校建設發(fā)展面臨新的挑戰(zhàn)和機遇，需要進一步加強高校內部管理工作，尤其是在干部人事檔案管理方面，需要結合先進的信息數(shù)據(jù)管理技術和高校實際情況，科學、合理地開展檔案管理。但是，在具體開展過程中遇到一些困難，使得干部人事檔案得不到充分利用，其價值作用也難以發(fā)揮出來，因此，需要高校重視干部人事檔案管理工作，采取有效措施確保干部人事檔案管理工作高效高質開展。文章分析了數(shù)據(jù)化時代高校干部人事檔案管理的價值，探討了數(shù)據(jù)化時代高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，并提出數(shù)據(jù)化時代高校干部人事檔案管理價值的實現(xiàn)路徑。

關鍵詞：數(shù)據(jù)化時代；高校干部人事檔案；檔案價值；實現(xiàn)路徑

隨著知識經濟快速發(fā)展，我國高校之間競爭也愈演愈烈，為確保高校建設發(fā)展在激烈競爭中立于不敗之地，必須進一步提高高校內部管理水平。為此，高校需要科學、合理地選拔優(yōu)秀的管理人才，組建業(yè)務素質能力水平高的管理團隊，而干部人事檔案恰恰能夠為管理人才的選拔提供參考依據(jù)，為高校管理工作開展保駕護航。

一、數(shù)據(jù)化時代高校干部人事檔案管理的價值

干部人事檔案通常包括干部個人基本情況、工作經歷、工作業(yè)績、專業(yè)素養(yǎng)以及道德品質等多方面內容，能夠詳細、真實地記錄一個人的成長經歷，并且，能夠反映其真實的能力水平。在數(shù)據(jù)化時代影響下，高校干部人事檔案管理逐漸向數(shù)字化、智能化發(fā)展，并在高校建設發(fā)展中發(fā)揮著重要價值作用。一方面，能夠加快干部人事檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率和工作質量。高校積極引入先進信息化管理技術，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，利用大數(shù)據(jù)技術能夠對人事檔案信息開展有效地匯總、整理和分析，并通過查詢、檢索等手段能夠更加快速、準確地找到所需檔案資料，不僅能夠大大減輕管理人員的工作負擔，而且能夠精準篩選所需人才的信息。例如，高?？梢栽跈n案管理系統(tǒng)中輸入所需人才的挑選條件，包括年齡、專業(yè)、學歷以及工作年限等，經過篩選可以快速精確匹配所需干部的人事信息，能夠大大提高檔案管理工作效率和質量；另一方面，干部人事檔案管理價值還體現(xiàn)在能夠維護干部的合法權益，為干部考察、選拔等工作提供數(shù)據(jù)支持，這是由于人事檔案能夠客觀記錄干部工作經歷和業(yè)績，并經過相關組織部門認可的，存在一定法律效力且可信度較強，在維護干部合法權益方面有積極作用。人事檔案包含個人數(shù)據(jù)信息比較全面，無論在個人工作經歷和工作業(yè)績方面，還是在政治思想、道德品質方面都有客觀、詳細的記錄，有利于高效、順利開展干部考察及選拔工作。

二、數(shù)據(jù)化時代高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

在數(shù)據(jù)時代影響下，高校干部人事檔案管理模式發(fā)生改變，借助先進信息技術使檔案管理逐漸向信息化、智能化方向發(fā)展，雖然在一定程度上提升了檔案管理水平，但在具體管理過程中仍然存在較多問題和不足之處。

1.缺乏對數(shù)據(jù)化檔案管理的正確認識

新時期，大數(shù)據(jù)技術在各行業(yè)領域應用廣泛，高校干部人事檔案管理工作也應順應時代發(fā)展潮流，積極引進大數(shù)據(jù)技術，更好地開展檔案管理工作，將大數(shù)據(jù)價值作用充分發(fā)揮，使高校檔案管理水平提上新高度。然而，部分高校缺乏對數(shù)據(jù)化檔案管理的正確認識，對數(shù)據(jù)化檔案管理的認識存在片面性，認為數(shù)據(jù)化檔案管理就是將紙質檔案轉換為電子檔案，忽略了數(shù)據(jù)化檔案管理在檔案數(shù)據(jù)信息整理、分析及利用等其他方面的作用，由于缺乏對數(shù)據(jù)化檔案管理的正確認識，使高校數(shù)據(jù)化檔案管理工作開展寸步難行。高校干部人事檔案詳細記錄了干部的工作經歷、業(yè)績及獎懲情況，高校可利用數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)準確查詢干部人員的詳細信息，有利于優(yōu)化高校各部門人力資源配置，并能夠為各部門人才選拔提供重要依據(jù)。但是，有些高校缺乏對數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)的正確認識，忽略人事檔案管理系統(tǒng)與其他部門緊密聯(lián)系，沒有將數(shù)據(jù)化干部人事檔案管理價值作用發(fā)揮出來，不利于高校管理工作順利開展。

2.干部人事檔案信息化建設不到位

目前來看，有些高校雖然認識到數(shù)據(jù)化檔案管理的重要價值作用，但是，由于高校經費限制，使得高校干部人事檔案的信息化建設水平比較低，檔案信息化管理技術和設備設施更新不及時，對數(shù)據(jù)化檔案管理工作開展造成阻礙，也使得檔案管理價值作用難以充分發(fā)揮。有些高校缺乏對檔案管理信息技術和設備設施的資金投入，使得信息技術和設備設施得不到及時、有效地升級和更新，受信息化技術和設備設施落后的影響，高校干部人事檔案信息化建設效果不理想，也在一定程度上影響了檔案管理工作的效率和質量。另外，有些高校缺乏對網(wǎng)絡安全環(huán)境的重視，網(wǎng)絡安全防護措施不到位，使得干部人事檔案信息處于危險境地，給檔案信息共享埋下安全隱患，嚴重的會造成人事檔案信息數(shù)據(jù)被泄露的風險，給干部人事檔案信息化建設帶來不利影響。

3.干部人事檔案日常管理缺乏規(guī)范性

有些高校干部人事檔案日常管理往往流于形式，沒有嚴格按照檔案管理流程開展，對檔案建檔、審核和借閱等工作缺乏認真負責的態(tài)度，造成檔案管理工作混亂無序，出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息被泄露、遺失等問題，阻礙檔案管理工作高效高質開展，也在一定程度上影響了高校整體管理水平。有些高校在建檔方面缺乏規(guī)范性，檔案管理人員接到干部人事檔案后，沒有及時整理、審核及裝訂，對紙質檔案保管不當，且沒有按照流程第一時間錄入電子檔案，使得高校檔案建檔工作不到位。還有些高校雖然做好了建檔工作，但忽略了檔案內容更新工作，干部人員崗位工資、職稱學歷和工作業(yè)績等變動通常都需要第一時間更新歸檔，但由于檔案管理人員檔案內容材料收集不及時，或相關部門檔案材料提供滯后，導致干部人事檔案內容材料更新歸檔不及時、不規(guī)范問題，不利于干部人事檔案管理工作高效有序開展。另外，還存在干部人事檔案日常借閱使用不規(guī)范問題，檔案使用需要嚴格按照借閱流程開展，需要經過申請、審批和檔案管理部門登記等流程，但有些高校檔案借閱不規(guī)范，存在口頭申請直接查閱等現(xiàn)象，嚴重擾亂檔案管理秩序。

4.檔案管理人員隊伍建設水平不高

在數(shù)據(jù)時代影響下，為確保高校干部人事檔案管理能夠適應數(shù)據(jù)化時代發(fā)展需求，就對高校檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要具備檔案管理專業(yè)技能，還需要具備計算機操作能力，并能夠熟練掌握基本的信息管理技術。目前來看，高校檔案管理人員隊伍建設水平有待提高，不僅缺乏檔案管理專業(yè)人才，而且檔案管理人員的信息技術水平也有待提升。一方面，由于高校規(guī)模擴大和各部門機構日趨完善，使得高校教職工越來越多，教職工建檔、檔案更新、檔案查閱以及檔案移交等工作量增加，給檔案管理工作帶來巨大壓力，高校急需專業(yè)素質水平高的檔案管理人才；另一方面，雖然信息化管理技術在高校干部人事檔案管理中得到普遍應用，但仍然有些檔案管理人員信息技術不過關，計算機操作能力有待提升，使得檔案管理系統(tǒng)得不到合理、有效運用，不利于檔案管理效率的提升。

三、數(shù)據(jù)化時代高校干部人事檔案管理價值的實現(xiàn)路徑

為確保高校干部人事檔案數(shù)據(jù)化管理工作順利推進，將數(shù)據(jù)化檔案管理工作推上新的高度，高校應不斷探索新的路徑，完善數(shù)據(jù)化干部人事檔案管理，保證人事管理工作高效開展。

1.樹立數(shù)據(jù)化檔案管理思維意識

在數(shù)據(jù)化時代影響下，高校領導層應重視數(shù)據(jù)化檔案管理工作開展，明確數(shù)據(jù)化檔案在各部門及各項活動中的重要地位，加大對數(shù)據(jù)化檔案管理工作資金投入，及時更新檔案管理相關技術和設備的同時，需要優(yōu)化和創(chuàng)新數(shù)據(jù)化檔案管理工作，制定一系列符合數(shù)據(jù)化發(fā)展需求的檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理工作貫徹落實到實處，并加強相關工作人員數(shù)據(jù)化檔案管理思維意識的培養(yǎng)，讓檔案管理人員認識到數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的作用價值，使檔案管理人員從內心深處認可數(shù)據(jù)化檔案管理工作。一方面，需要充分認識檔案管理數(shù)據(jù)化內容，包括電子檔案建立、數(shù)據(jù)信息錄入和更新、檔案借閱流程等，只有充分了解檔案數(shù)據(jù)化管理工作內容，才能夠更加認真負責地做好檔案數(shù)據(jù)化管理工作的每個環(huán)節(jié)；另一方面，高校檔案管理人員應正確認識數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)，學習和掌握系統(tǒng)操作技術，不斷提升計算機操作水平，以便能夠勝任高校數(shù)據(jù)化檔案管理工作。同時，數(shù)據(jù)化檔案管理人員應與其他部門保持密切聯(lián)系，能夠及時掌握干部人員的崗位、業(yè)績、學歷以及獎懲等方面的變動情況，及時更新人事檔案信息，有利于開展檔案數(shù)據(jù)信息收集工作。

2.提高檔案管理信息化建設水平

隨著大數(shù)據(jù)時代來臨，為適應時代發(fā)展需求，高校必須加強檔案管理信息化建設，提高干部人事檔案管理工作的數(shù)據(jù)化水平。高校應充分了解檔案管理部門的日常工作，針對檔案管理信息化建設所遇到難題制定有針對性的解決措施，并科學、合理地評估檔案管理相關信息技術和設備設施的使用情況，合理規(guī)劃設計檔案信息化建設方案，加大對檔案管理部門的資金投入，及時更新落后、淘汰的技術和設備設施，從而確保所使用的技術和設備設施符合檔案數(shù)據(jù)化管理標準。數(shù)據(jù)化檔案管理工作實施離不開檔案管理系統(tǒng)的支持，為此，高校還應完善數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)的設計工作，檔案管理系統(tǒng)設計除了滿足基本管理需求外，還需要重視檔案系統(tǒng)開發(fā)模塊的設計，做好信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計、挖掘及可視化等功能的設計，從而提高數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)的應用價值。高校應積極維護網(wǎng)絡安全環(huán)境，只有在安全可靠的網(wǎng)絡環(huán)境下，才能確保數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)高效、安全運行，避免干部人事檔案數(shù)據(jù)信息被泄露。為此，可以設置安裝防火墻、殺毒軟件及安全防護軟件等有效措施，確保網(wǎng)絡環(huán)境安全，提高數(shù)據(jù)化檔案管理信息化建設水平。

3.加強對干部人事檔案的日常管理

由于檔案管理是一項長期工作，可能會延續(xù)幾年，甚至是幾十年，必須嚴格按照檔案管理流程，規(guī)范、高效地開展日常工作，才能確保檔案工作，為此，高校應結合自身實際情況和高校教學特色，科學、合理地制定數(shù)據(jù)化檔案日常管理制度和規(guī)范，并加大對人事檔案管理的監(jiān)督力度，確保日常檔案管理工作規(guī)范有序開展。首先，需要做好數(shù)據(jù)化檔案的建檔工作，建檔工作是檔案管理的基礎，需要檔案管理人員認真核對干部人員檔案信息，及時解決信息模糊、信息不全等問題，以便能夠第一時間完成建檔工作。其次，需要做好檔案材料更新歸檔工作，高校各部門及個人應按照相關要求及時提供檔案歸檔材料，并確保檔案材料的真實性和完整性。同時，需要檔案管理人員及時接收檔案材料，將檔案材料內容以文字、圖片等形式認真收錄檔案管理系統(tǒng)，并保存好紙質檔案材料。最后，高校檔案管理部門應完善干部人事檔案的查閱使用制度，規(guī)范檔案查閱使用流程，嚴格按照流程申請，經過審批后方可查閱使用，需要注意的是在查閱過程中需要最少兩個人在場，并規(guī)定不允許檔案本人參與，確保干部人事檔案管理的嚴謹性。

4.建立高素質檔案管理人員隊伍

高效開展數(shù)據(jù)化干部人事檔案管理工作，離不開優(yōu)秀的檔案管理人員共同協(xié)作，為此，高校應重視高素質檔案管理隊伍的建設，針對高校檔案管理隊伍水平不高問題，應采取有效措施，加強檔案管理人員業(yè)務素質能力的培養(yǎng)。隨著高校規(guī)模不斷擴大，教職工數(shù)量增加也給檔案管理部門增加了工作任務量，因此，應按照相關規(guī)定和工作需求配齊檔案管理人員，以便減少檔案管理工作壓力，確保檔案管理人員更好地完成本職工作。高?？梢苑e極引進外來優(yōu)秀干部人事檔案管理人員，聘請檔案專業(yè)技能和信息技術兼具的復合型人才，為建立高素質檔案管理人員隊伍添磚加瓦，從而提高高校干部人事檔案管理水平。高校針對在職的檔案管理工作人員，應加強對其教育和培訓，積極組織他們參加專業(yè)技能培訓，并加強思想道德建設，進一步強化黨性教育，不斷增強其業(yè)務素質能力。另外，在數(shù)據(jù)化時代影響下，高校應加強對檔案管理人員計算機操作技能的培訓，在學習技能過程中，使其認識到信息化管理技術對檔案管理的重要性，并自覺學習檔案信息化相關知識和檔案系統(tǒng)操作技能，提高檔案管理人員信息化能力水平。

四、結束語

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)時代來臨，信息技術逐漸應用于各行業(yè)，高校數(shù)據(jù)化干部人事檔案管理是順應時代發(fā)展的產物，高校應積極探索新路徑，確保數(shù)據(jù)化檔案管理工作能夠高效高質開展。高校相關部門及工作人員應樹立數(shù)據(jù)化檔案管理思維意識，不斷提高干部人事檔案管理信息化建設水平，并加強對干部人事檔案的日常管理，建立高素質檔案管理人員隊伍，為高校數(shù)據(jù)化干部人事檔案管理工作開展奠定基礎，充分發(fā)揮高校干部人事檔案管理的價值作用。

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（作者單位：西安開放大學）

作者簡介：郝真臻（1988—），女，漢族，陜西西安人，碩士研究生，研究方向：干部人事檔案管理。