摘 要：隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)逐步滲透各行各業(yè)，醫(yī)院也需要隨著時(shí)代的變化而創(chuàng)新檔案管理模式。原有的檔案管理模式以及觀念已經(jīng)無(wú)法滿足醫(yī)院長(zhǎng)期健康發(fā)展的需求，檔案管理是醫(yī)院管理系統(tǒng)的一個(gè)重要部分，醫(yī)院檔案管理不僅要規(guī)范，而且要做到檔案信息化、時(shí)代化且適應(yīng)新時(shí)期的管理需求。隨著管理意識(shí)更加先進(jìn)，各大醫(yī)院利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、局域網(wǎng)等信息技術(shù)所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，檔案信息化建設(shè)成為醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)。醫(yī)院檔案管理在合理管理的基礎(chǔ)上融入信息化管理，不僅可以提高工作效率，還能降低醫(yī)院的人力、空間等成本，為醫(yī)院的后續(xù)醫(yī)療工作的展開(kāi)建設(shè)提供有力的數(shù)據(jù)保障。基于此，本文從檔案管理以及數(shù)據(jù)管理的視角，淺談檔案信息化管理的重要性，并根據(jù)大部分醫(yī)院的檔案管理模式和現(xiàn)狀展開(kāi)分析研究，并以此給出合理、有效的檔案信息化管理策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化；檔案信息化建設(shè)；管理

醫(yī)院檔案包含就診患者和醫(yī)院的各種信息資料，如患者的住院信息、基本信息、繳費(fèi)信息以及醫(yī)保報(bào)銷(xiāo)信息等，還有醫(yī)院的業(yè)務(wù)檔案信息、教學(xué)檔案信息、醫(yī)學(xué)科技檔案信息、后勤保障信息、行政黨務(wù)檔案信息和醫(yī)療資料（資源信息，物料信息）等。

目前，大多醫(yī)院是由紙質(zhì)文件或者以實(shí)物的形式存儲(chǔ)，以往醫(yī)院所采用的檔案管理方式是人工管理，檔案丟失和遺露存放的問(wèn)題會(huì)高頻出現(xiàn)，降低了檔案管理的效率，嚴(yán)重影響了對(duì)患者的治療效果，損害了國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。由此可見(jiàn)，在信息技術(shù)不斷的應(yīng)用中，醫(yī)院檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念，構(gòu)建與時(shí)俱進(jìn)的檔案信息管理模式，不僅可以有效避免一些錯(cuò)誤的出現(xiàn)，還可以促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)順利開(kāi)展，提高檔案管理工作效率，從而保護(hù)病人的切身利益，提高醫(yī)院在各方面的能力。

一、醫(yī)院檔案管理信息化概念

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院數(shù)據(jù)管理工作的一部分，它是一項(xiàng)非常重要的工作，它包含了大量的圖像和文字，種類(lèi)繁多，門(mén)類(lèi)繁雜，但這些資料需要頻繁地被調(diào)用和利用，若能對(duì)檔案信息化管理，使其能夠?qū)嵭袛?shù)字化的利用，從而便于醫(yī)生檢索到相關(guān)數(shù)據(jù)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行決策。醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：①運(yùn)用信息技術(shù)，能對(duì)醫(yī)院的檔案展開(kāi)系統(tǒng)化的歸類(lèi)，使其能夠更好地完成查詢、文件編輯、歸檔保存等工作。②在檔案檢索中運(yùn)用信息技術(shù)，克服了傳統(tǒng)文獻(xiàn)所帶來(lái)的種種不便，有利于對(duì)檔案管理的革新。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

1.醫(yī)院檔案管理制度不完善

醫(yī)院對(duì)檔案管理不重視，缺乏統(tǒng)一性，醫(yī)院檔案管理工作的制度約束不規(guī)范。目前，醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)還比較滯后，主要表現(xiàn)為：檔案管理部門(mén)的分類(lèi)不清晰、管理工作機(jī)制不健全、相關(guān)的管理制度不完善。在檔案管理方面由于人員配置不足，使醫(yī)院檔案資料收集出現(xiàn)不完整或者被遺露的問(wèn)題。

2.檔案管理人員管理認(rèn)識(shí)不足

由于檔案管理意識(shí)薄弱，不被重視，工作開(kāi)展缺乏科學(xué)性，在收集檔案信息方面，信息資源的深度和完整性不足，造成了檔案的利用不充分。有些檔案工作人員的檔案管理意識(shí)較差，如不能及時(shí)收集和錄入、歸檔文件，導(dǎo)致文件缺失和損壞，或者歸檔和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)不高，也影響了后續(xù)工作的開(kāi)展。

3.信息化建設(shè)不充足、設(shè)備設(shè)施投入較少

此前，醫(yī)院的檔案管理方法、理念陳舊，對(duì)照片及音像資料的保存和歸檔重視不夠，導(dǎo)致檔案資料收集不全，不能為醫(yī)院的發(fā)展和管理提供有價(jià)值的參考信息。目前，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平不足是檔案管理中面臨的主要問(wèn)題，由于對(duì)相關(guān)設(shè)備設(shè)施和技術(shù)投入不足，難以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和相關(guān)的設(shè)備設(shè)施，影響了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

4.檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

由于檔案管理工作在醫(yī)院沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠，無(wú)法有效完成檔案管理信息化建設(shè)。雖然醫(yī)院會(huì)定期安排醫(yī)務(wù)人員開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，但由于工作性質(zhì)不同，并沒(méi)有達(dá)到檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效管理。

三、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的作用

1.有效提升醫(yī)院檔案管理工作效率

醫(yī)院每天都會(huì)產(chǎn)生大量檔案資料，如果按照傳統(tǒng)的檔案管理方式，操作難度相對(duì)較大，工作效率低下。要想提高檔案信息化水平，必須改變以往依靠人工檔案管理的局面，可以通過(guò)醫(yī)院的病歷系統(tǒng)，直接利用身份證上的信息調(diào)取病人的病歷和治療記錄，以電子方式錄入和存儲(chǔ)各種記錄信息，不用花很多時(shí)間去尋找、檢查和整理。在使用檔案信息的時(shí)候，利用文件管理系統(tǒng)，既能對(duì)數(shù)據(jù)交換，又能對(duì)文件備份，確保檔案信息的安全性。借助網(wǎng)絡(luò)信息傳輸功能，能夠迅速開(kāi)展檔案服務(wù)，為經(jīng)辦人員節(jié)省時(shí)間，提高檔案管理工作的效率。

在當(dāng)今時(shí)代，人們對(duì)信息的需要越來(lái)越多，由于數(shù)字信息的共享和海量性，醫(yī)院的檔案管理信息化已經(jīng)成了一個(gè)必然的發(fā)展方向。隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域的擴(kuò)大，醫(yī)療服務(wù)水平也面臨著新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案管理方式已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息技術(shù)的要求。為了給醫(yī)護(hù)人員、研究者和病人提供更好的信息，能夠更好地滿足他們對(duì)資料和記錄的需求，從而達(dá)到一種現(xiàn)代化的管理方式，提升醫(yī)院的服務(wù)水平，推動(dòng)醫(yī)療保健行業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前，全國(guó)各級(jí)醫(yī)院的檔案管理工作存在著高低之分，多數(shù)單位的信息化程度還比較低。在醫(yī)療檔案的管理過(guò)程中，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，可以幫助我們從過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)中擺脫煩瑣的人工管理。檔案管理的信息化，可以讓檔案的共享得到最大程度的發(fā)揮，讓每一個(gè)家庭成員都能在最短的時(shí)間內(nèi)使用這些數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率，防止在管理上產(chǎn)生混亂和閑置。

2.檔案信息化建設(shè)有助于提升醫(yī)院的整體管理水平

沒(méi)有檔案信息的支持，醫(yī)院是不可能順利發(fā)展的。例如，在病人管理方面，需要根據(jù)各種信息記錄，醫(yī)務(wù)人員需要依據(jù)住院、用藥和治療等數(shù)據(jù)，采取適當(dāng)?shù)尼t(yī)療措施，幫助病人盡快康復(fù)。對(duì)有類(lèi)似癥狀的患者，醫(yī)生可以通過(guò)病歷檔案信息獲得相關(guān)內(nèi)容，制定治療方案。同時(shí)，醫(yī)院業(yè)務(wù)和管理部門(mén)也能夠根據(jù)相關(guān)檔案信息做出適當(dāng)?shù)臎Q定和決策。例如，在藥品、病房和其他領(lǐng)域管理中，需要根據(jù)檔案中的條款展開(kāi)工作。然而，傳統(tǒng)的人工搜索以及記錄方法讓醫(yī)院檔案管理人員在工作中非常煩瑣不便捷。通過(guò)建立信息化檔案管理系統(tǒng)，病人可以在注冊(cè)時(shí)輸入相關(guān)信息，根據(jù)系統(tǒng)中顯示的信息，體現(xiàn)病人的病史和藥物過(guò)敏等情況，幫助醫(yī)生做出準(zhǔn)確判斷，給患者以良好的治療。

醫(yī)院檔案管理者在日常工作中可以隨時(shí)登錄系統(tǒng)，檢索各種信息，其中包括病歷報(bào)告和醫(yī)院會(huì)議記錄等。在使用過(guò)程中醫(yī)務(wù)人員有權(quán)登錄檔案管理系統(tǒng)，在短時(shí)間內(nèi)找到相關(guān)信息。此外，通過(guò)使用信息系統(tǒng)管理醫(yī)院檔案，可以保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使科室建設(shè)以實(shí)際數(shù)據(jù)為依據(jù)，從而保證醫(yī)院管理的有效性。面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的醫(yī)療行業(yè)，醫(yī)院要通過(guò)檔案信息建設(shè)來(lái)提高自身的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，從而提高自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

3.檔案信息化建設(shè)為推動(dòng)國(guó)家醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展助力

要建立國(guó)家醫(yī)療安全體系，須整合醫(yī)院病歷資料信息，了解醫(yī)療狀況和患者的醫(yī)療需求。在傳統(tǒng)的病歷管理中，各醫(yī)院的病歷數(shù)據(jù)和信息是相互獨(dú)立的，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的傳播和共享。隨著醫(yī)療水平的不斷提高，傳統(tǒng)的檔案信息記錄和檢索方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，還耽誤患者接受治療。要想使病歷檔案信息化在今后的發(fā)展中更好地發(fā)揮作用，就必須加大對(duì)病歷的管理力度，使病歷檔案能夠資源共享，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供信息化支持。相對(duì)于其他產(chǎn)業(yè)而言，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)更多是強(qiáng)調(diào)效率與品質(zhì)。利用多種信息技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)患間、各醫(yī)療機(jī)構(gòu)間信息的安全傳遞，從而提高我國(guó)醫(yī)療水平。例如，在醫(yī)療服務(wù)方面，通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)有效利用醫(yī)院檔案信息，使不在醫(yī)院的人也能輕松看病。因此，從全國(guó)衛(wèi)生體系的宏觀視角出發(fā)，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)能夠推動(dòng)我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

四、醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)的主要策略

1.培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人員

醫(yī)院檔案工作要求具有綜合素質(zhì)的人才，既要具備一定的管理水平，又要掌握一定的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。首先，醫(yī)院應(yīng)定期組織培訓(xùn)，為檔案管理人員提供全面的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。培訓(xùn)應(yīng)綜合考慮國(guó)家發(fā)展、醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)患發(fā)展以及個(gè)人發(fā)展等方面的要求。其次，拓展管理人員的招聘渠道，在招聘管理崗位時(shí)，提高管理人才的招聘標(biāo)準(zhǔn)，以打造高素質(zhì)、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理人才。從個(gè)人層面來(lái)看，檔案管理人員必須提高在檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)水平和綜合素質(zhì)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高信息水平。此外，隨著信息化進(jìn)程的不斷完善，檔案管理人員必須培養(yǎng)終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷提高學(xué)習(xí)能力，建立相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制，為有效提高管理人員的學(xué)習(xí)積極性，規(guī)范信息技術(shù)培訓(xùn)機(jī)制，建立考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制。檔案管理人員應(yīng)掌握信息系統(tǒng)和技術(shù)設(shè)備設(shè)施的基本工作原理以及相應(yīng)信息技術(shù)的操作技能，提高服務(wù)效率。

2.創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理是醫(yī)院的主要工作之一，具有很大的使用價(jià)值。目前，各部門(mén)的檔案資源難以實(shí)現(xiàn)信息共享，想查閱檔案信息過(guò)程相對(duì)煩瑣，很難發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。所以，醫(yī)院實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)是非常有必要的，不僅要強(qiáng)化資源的整合性，還應(yīng)提供資源共建共享功能。此外，醫(yī)院要完善檔案信息數(shù)據(jù)資源架構(gòu)，建立一個(gè)有條理、有內(nèi)涵的數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案數(shù)據(jù)能夠充分被利用，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)各科室之間的溝通交流

檔案管理工作需要的是系統(tǒng)性和完整性，而非個(gè)性獨(dú)立的元素，醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)工作離不開(kāi)檔案管理工作，因此，檔案管理與各部門(mén)之間的關(guān)系應(yīng)更加密切。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)期間，各部門(mén)之間要保證及時(shí)、有效的溝通，提高工作效率。 還要明確各部門(mén)的需求，有計(jì)劃地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷創(chuàng)新思路。例如，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案部門(mén)與其他部門(mén)的溝通，可以在醫(yī)院組織一些茶話會(huì)、交流會(huì)，以加強(qiáng)檔案人員與其他部門(mén)的有效溝通，在實(shí)際工作中相互了解對(duì)方的需求。

4.構(gòu)建完整的檔案管理機(jī)制，確保檔案管理效果

為了保證檔案管理信息化工作順利開(kāi)展，需要建立健全相關(guān)制度和機(jī)制。盡管使用信息技術(shù)來(lái)管理檔案更為有效，出錯(cuò)率更低，但有些檔案仍然需要手工輸入，在輸入過(guò)程中，有可能發(fā)生差錯(cuò)。另外，有些網(wǎng)絡(luò)黑客會(huì)非法進(jìn)入醫(yī)院的病歷管理平臺(tái)，導(dǎo)致患者信息被盜取，造成不良影響，甚至是經(jīng)濟(jì)損失。因此，為了確保醫(yī)院檔案信息的安全，減少漏洞和錯(cuò)誤率，必須建立一個(gè)科學(xué)、安全的檔案管理系統(tǒng)以及完整的檔案管理機(jī)制，以確保檔案管理效果。

5.確保歸檔信息資料的準(zhǔn)確度

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理人員需要將紙質(zhì)檔案資料準(zhǔn)確無(wú)誤地錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這也是檔案管理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。所以，要想確保檔案信息化建設(shè)工作得到全面實(shí)施，要確保輸入檔案資料的準(zhǔn)確性，這就需要檔案管理人員在錄入過(guò)程中要反復(fù)檢查，確保資料沒(méi)有遺失和錯(cuò)誤。比如，工作人員在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，可以通過(guò)看數(shù)據(jù)、查資料和比對(duì)三種方式，即第一遍錄入數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)有一個(gè)基本的了解，第二遍檢查資料是否正確，第三遍比對(duì)資料最關(guān)鍵的內(nèi)容，以確保檔案信息準(zhǔn)確錄入管理系統(tǒng)。

五、結(jié)語(yǔ)

做好檔案管理信息化建設(shè)工作是醫(yī)院健康發(fā)展的重要前提，醫(yī)院應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值，創(chuàng)建有利于醫(yī)院發(fā)展的檔案信息化管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不僅可以提高醫(yī)院檔案管理的效率，還可以提高醫(yī)院管理水平，有助于醫(yī)療事業(yè)前進(jìn)與發(fā)展。實(shí)際操作時(shí)要有著不斷進(jìn)取的心態(tài)，遇到困難要不斷探索，如加強(qiáng)配套設(shè)備設(shè)施的建設(shè)、制定完善的檔案信息化管理制度和加強(qiáng)培養(yǎng)信息技術(shù)人才，要做到一步一個(gè)腳印，堅(jiān)持不懈。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理也必須與時(shí)俱進(jìn)。醫(yī)院必須做好檔案信息化建設(shè)工作，這也是加強(qiáng)檔案管理機(jī)制、確保檔案信息數(shù)據(jù)完整、安全的重要手段，是醫(yī)院提高服務(wù)質(zhì)量的重要策略。此外，醫(yī)院檔案信息化管理的建設(shè)也為醫(yī)院決策者對(duì)醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展提供有效的判斷依據(jù)。

總而言之，任何行業(yè)都離不開(kāi)信息技術(shù)的發(fā)展，希望醫(yī)院能夠結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，改善軟硬件環(huán)境，增強(qiáng)防范風(fēng)險(xiǎn)的能力，提高檔案管理和醫(yī)療服務(wù)水平，提高醫(yī)院的工作效率，為患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：淄博市第一醫(yī)院綜合檔案室? ）

作者簡(jiǎn)介：王欣（1981—），女，漢族，山東淄博人，本科，檔案館員，研究方向：檔案信息化建設(shè)。