曹紅嫻
摘要:現(xiàn)代社會信息技術(shù)飛速發(fā)展,ERP系統(tǒng)的施行迫在眉睫,ERP系統(tǒng)在給企業(yè)帶來的巨大收益的同時也帶來的內(nèi)部控制的風險。ERP系統(tǒng)不但對于改進公司的經(jīng)策略與方針提供了強有力的工具,更為公司的績效考核提供了有力證據(jù)。ERP系統(tǒng)的有效實施給企業(yè)創(chuàng)造巨大價值,大大節(jié)約了成本,提升了公司的價值創(chuàng)造力與競爭力。在ERP系統(tǒng)實施的過程中,也出現(xiàn)了不少的問題。本文重點闡述了ERP系統(tǒng)實施的重要性及實施中發(fā)現(xiàn)的問題和應(yīng)對策略等。
關(guān)鍵詞:ERP系統(tǒng):內(nèi)部控制;財務(wù)管理
一、引言
ERP系統(tǒng)是一種集系統(tǒng)、信息與控制為一體的應(yīng)用方式,包含采購、銷售、供應(yīng)鏈接、人力資源、財務(wù)等其為現(xiàn)代控制提供了有力支持。它運用先進的管理思想和管理模式,幫助企業(yè)將客戶的各種需求、供應(yīng)商的采購資源以及企業(yè)本身的運營活動等進行有效地整合,實現(xiàn)了企業(yè)會計與業(yè)務(wù)的一體化。企業(yè)管理層可實時了解與掌握各種財務(wù)信息,并對業(yè)務(wù)流程開展動態(tài)監(jiān)控,切實提高了內(nèi)部控制效率與效果,同時在控制成本等方面起到了極大的促進作用,提高了企業(yè)的經(jīng)營效率,是企業(yè)發(fā)展必不可少的有力工具。
二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系
ERP將企業(yè)內(nèi)部財務(wù)、銷售、采購、人力等資源結(jié)合起來,對物流、資金、信息統(tǒng)一管理,為企業(yè)提高效率、集中化的管理奠定了基礎(chǔ)。ERP通過功能模塊,實現(xiàn)資源整合,包含對財務(wù)、生產(chǎn)、物流、人力全面管理。實施ERP和企業(yè)內(nèi)部控制管理都是為了提高企業(yè)運營效率,促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。在系統(tǒng)性全面性方面,ERP將企業(yè)各項資源相結(jié)合,形成鏈條式管理。ERP背景下,企業(yè)內(nèi)部控制需涉及到對企業(yè)各個部門的管理,避免經(jīng)營和財務(wù)風險的發(fā)生。企業(yè)內(nèi)部控制需重視各部門的溝通聯(lián)系,通過信息溝通,分析成功經(jīng)驗及失敗教訓。信息及溝通在內(nèi)部控制中有重要作用,合理的信息溝通能保障信息傳遞穩(wěn)定,及時解決企業(yè)內(nèi)部管理中存在的問題,提升管理水平和決策效率。
三、企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響
1.對采購風險控制的影響
ERP系統(tǒng)可以建立供應(yīng)商管理系統(tǒng),通過供應(yīng)商管理檔案及產(chǎn)品目錄,選擇合適的供應(yīng)商和產(chǎn)品,總部采購部下達采購訂單。商品采購入庫后自動進入庫存系統(tǒng),增加該產(chǎn)品的庫存,當銷售完畢后,自動減少庫存,達到閉環(huán)式操作,一體化管理。通過ERP里的最低庫存,提醒采購人員根據(jù)銷售計劃進行采購,提請采購申請,由不相容職務(wù)人員進行審批,批準后進行采購。通過SAP系統(tǒng),總部采購人員根據(jù)采購計劃,給每個子公司做采購單。采購單包括的內(nèi)容有:供商名稱、數(shù)量、單價、金額、稅率等。待子公司驗收入庫后,由收貨人員確認收貨,自動進入各子公司的庫存,并生成應(yīng)付暫估憑證。如有產(chǎn)品質(zhì)量不合格的,由收貨人員拒收,并與總部采購人員進行溝通,通過文字、拍照等方式在采購部的企業(yè)微信群里反饋,按實際收貨的數(shù)量確認收貨,自動進入庫存系統(tǒng),增加存貨的數(shù)量。ERP系統(tǒng)大大減少了人工成本,減輕了工作量,降低了人工控制的疏漏。
2.對財務(wù)風險控制的影響
由于ERP操作多是系統(tǒng)自動化操作,減少了人為操作的漏洞和舞弊的風險,為會計核算的真實性和完整性提供了有力支持。ERP系統(tǒng)可以大大簡化會計核算,ERP系統(tǒng)通過采購模塊、銷售模塊、人力資源模塊、資金管理、供應(yīng)鏈管理、庫存模塊、財務(wù)模塊等,通過信息傳遞和共享,減少了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入,縮短了會計處理的時間,減少了財務(wù)人員的工作量,減少了錯誤的發(fā)生率,提高了工作效率。通過ERP系統(tǒng)月初1號便生成了財務(wù)報表及成本費用類分析報表,給管理層及時提供了有利決策。由于ERP系統(tǒng)都是自動化操作,避免了人工操作的錯誤,提高了財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性,確保了財務(wù)報表的真實性、完整性、可靠性。
以A公司為例,總部財務(wù)人員根據(jù)總部采購人員做的采購單,通過金稅接口與航天諾諾開票軟件相連,自動開出增值稅專用發(fā)票。分公司根據(jù)總公司開據(jù)的采購發(fā)票,在SAP系統(tǒng)里進行發(fā)票校驗操作,自動生成應(yīng)付總部貨款的憑證,從應(yīng)付暫估科目轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款科目。子公司發(fā)貨核單人員掃碼過賬后生成出庫單,財務(wù)人員自動生成銷售憑證,計入應(yīng)收賬款及主營業(yè)務(wù)收入和銷項稅。公司人員通過OA報銷各項費用,財務(wù)人員審批時直接在OA系統(tǒng)里填寫科目、稅率、金額、部門、供應(yīng)商、客戶、現(xiàn)金流量等,待審批通過后由出納人員從網(wǎng)銀付款,付款后再由出納人員推送到SAP,自動生成憑證。ERP系統(tǒng)大大減輕了財務(wù)人員的工作量,減少了出錯率,層層把關(guān),把財務(wù)工作推向了一個新的高度。
每月初財務(wù)人員從SAP系統(tǒng)中導出上月存貨毛利分析表,包括每個貨品的名稱、型號、銷售數(shù)量、銷售單價、不含稅銷售金額、含稅銷售金額、毛利、毛利率、銷售占比、銷售折扣等做出分析,包含每個貨品的優(yōu)惠券使用情況。為財務(wù)分析管理提供了有利工具,提高了分析決策能力和效率,為管理層提供了有效決策。
3.對內(nèi)部控制管理對象的影響
ERP系統(tǒng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)的流程體現(xiàn),體現(xiàn)了企業(yè)管理的效益和質(zhì)量,保證了企業(yè)的精細化管理。ERP系統(tǒng)將企業(yè)、供應(yīng)商、客戶三者緊密聯(lián)系在一起,層層相連,互相牽制,共同發(fā)展。實施ERP后,將企業(yè)的物流、現(xiàn)金流、信息流、人力資源等進行集成并及時傳遞,信息的實時共享,讓管理者不受時間與空間的影響,及時掌握企業(yè)的動態(tài),調(diào)整企業(yè)策略,把握時機規(guī)避風險。ERP系統(tǒng)為企業(yè)提高經(jīng)營效率和效果提供技術(shù)保證。
以A公司為例,財務(wù)部通過SAP系統(tǒng)把采購人員做的采購單,自動生成應(yīng)付款的憑證,并自動進入庫存系統(tǒng)。由客戶在手機APP上下單,訂單人員接收到訂單,打印訂單,配貨人員根據(jù)訂單配貨,核單人員掃碼核單出庫,自動在SAP里生成出庫單。財務(wù)人員根據(jù)出庫單,自動生成銷售憑證,并自動減少庫存。ERP系統(tǒng)將供銷存聯(lián)系在一起,避免了人為操作的不可控性。分公司財務(wù)人員的工作職責是自動生成銷售憑證、報銷憑證,銀行流水的錄入及核對,折舊計提,應(yīng)收應(yīng)付客戶及供應(yīng)商清賬與重分類,折舊計提,準確計算稅金并計提。由總部總賬會計人員及稅務(wù)人員審核,審核通過后,由總部總賬人員關(guān)閉上月賬期,并打開下月賬期。分公司財務(wù)人員在結(jié)賬后,提取數(shù)據(jù)并核對,上傳到BPC合并報表系統(tǒng),由總部總賬會計人員生成合并報表。從銷售訂單的生成到合并報表的生成,幾乎全部是軟件操作,減少了財務(wù)人員的數(shù)量,節(jié)約了人力成本,避免了財務(wù)風險,為公司長遠發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展提供了保證。
4.對信息化安全的影響
ERP系統(tǒng)關(guān)系到整個公司的運營,安全性尤其重要,主要依賴網(wǎng)絡(luò)安全、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全及應(yīng)用安全等措施來保證ERP系統(tǒng)的運營。以A公司為例,客戶通過手機APP系統(tǒng)支付訂單的方式有,微信支付、支付寶支付、工商銀行卡支付。A公司與工商銀行簽了支付協(xié)議,當天收取的加盟商貨款直接進入工商銀行的后臺,第二天早上9點進入公司的收款賬戶。每天財務(wù)人員從SAP里導出銷售訂單,核對每筆收款,并自動生成收款憑證。極少數(shù)情況下,會出現(xiàn)客戶重復支付貨款,也就是說一個訂單會支付兩次。這樣客戶重復支付貨款后非常擔心,財務(wù)部人員可以登錄網(wǎng)銀,查詢實際收款情況,如果確實是一筆訂單支付了兩次,客服人員會與客戶溝通是否退款或是讓財務(wù)人員給該客戶手工錄入客戶賬戶余額。公司還和工商銀行簽訂了資金歸集協(xié)議,每天下午5點,各分公司當天收取的貨款直接轉(zhuǎn)入總公司賬戶,便于集團資金部統(tǒng)一管理下屬公司資金,合理安排資金需求,提高資金使用效率,避免了資金風險。
5.對生產(chǎn)計劃系統(tǒng)的影響
ERP為生產(chǎn)管理的專業(yè)化提供了強有力的保證,ERP通過各個部門的計劃,將各個部門聯(lián)系在一起,提高了生產(chǎn)管理水平和工作質(zhì)量,使產(chǎn)品質(zhì)量得到大大提升。以A公司為例,通過加盟商訂貨系統(tǒng)及收款情況,運營部會對每個產(chǎn)品的銷量進行分析,反饋采購部門,采購部門,根據(jù)銷量情況向集團內(nèi)的食品生產(chǎn)企業(yè)和外部供應(yīng)商下達采購訂單。集團內(nèi)食品生產(chǎn)企業(yè)根據(jù)訂單及各部門根據(jù)各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù),做好統(tǒng)計,確保每個環(huán)節(jié)正常進行有序生產(chǎn),環(huán)環(huán)相扣,大大提高了生產(chǎn)效率。
6.對銷售系統(tǒng)的影響
銷售的管理從產(chǎn)品的銷售計劃開始,通過對銷售產(chǎn)品、銷售地區(qū)、銷售客戶的分析統(tǒng)計,可對每個產(chǎn)品的銷售數(shù)量、金額、利潤、客戶的類型做出全面分析。客戶自己在手機APP上下單,減少了代理下單的錯誤,隨時隨地的下單和退換貨品,減少了客服的工作量,降低了人工成本。
以A公司為例,ERP系統(tǒng)建立有客戶清單系統(tǒng),包括客戶的編碼、客戶類型(加盟、直營、裝修隊)、客戶的省份、客戶區(qū)域、客戶詳細地址、客戶級次(代理商、重裝店或轉(zhuǎn)址店),便于銷售人員和財務(wù)人員查詢,對客戶進行分類制定不同的銷售計劃。
每月1號上午9點,A公司財務(wù)人員對上月全部的銷售訂單,進行開票處理,自動生成銷售憑證。并導出全部上月全部客戶的匯總明細,該明細包含了每個客戶的整個月度的銷售不含稅金額、稅額、價稅合計金額、銷售成本、銷售折扣、銷售毛利、銷售區(qū)域、客戶性質(zhì),等包括加盟店和直營店,為計算銷售人員的業(yè)績提成提供了準確的依據(jù)。
公司與客戶簽訂加盟協(xié)議后,公司會統(tǒng)一組織加盟商與直營店人員到總部進行操作培訓。信息部的人員會給客戶做指導,包括從手機下載客戶的訂貨APP,到客戶在手機APP上下單購買貨品,以及后續(xù)維護服務(wù)等,提供全面的咨詢服務(wù),包括購買貨品的規(guī)格型號、數(shù)量、收貨人、聯(lián)系方式、物流配送方式(自配送與三方配送)、收貨地址等。亦訂貨系統(tǒng)和我們的SAP相連,訂單人員接收到訂單,打印出出庫單,配貨人員安排配貨。這一流程減少了訂單與客戶的溝通環(huán)節(jié),全部是自動化操作、節(jié)省了時間,提高了效率。
四、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略
1.提高風險防范意識
一是對信息部員工組織培訓,加強防范意識。ERP系統(tǒng)具有管理變革性意義,只有員工掌握了操作技能,才能保證ERP系統(tǒng)的正常運營。
二是做好系統(tǒng)維護與升級,積極修補漏洞。以A公司為例,因為系統(tǒng)存在漏洞,微信支付出現(xiàn)了問題,導致不能支付,只能采用銀行卡支付,而銀行卡支付一般都會有限額,客戶無法在手機APP上支付,影響客戶采購,從而影響公司銷售業(yè)績,給公司造成損失。為了防止此事項發(fā)生,公司做出了決定,讓客戶直接付款到公司賬戶,再由財務(wù)人員,手工去做到客戶余額里,不影響加盟商的購買。這樣手動操作一旦財務(wù)人員手工錄入金額錯誤,將加大了財務(wù)風險,給公司造成損失。這個事件本公司的信息部無法處理,又聯(lián)系軟件商騰訊,在軟件人員的努力下,終于恢復正常。
2.完善企業(yè)組織架構(gòu)
ERP系統(tǒng)有固定的流程走向,可以優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu),ERP流程涉及各部門層層審批,有些不必要的部門可以剔除,減化流程的審批,提高工作效率。ERP流程各部門有嚴格的審批權(quán)限,責任明確,每個環(huán)節(jié)都有不同的審批人,不得越權(quán)限操作,確保不相容職務(wù)相分離。ERP系統(tǒng)還可以加強各部門間的合作與溝通,避免信息孤島,在工作中互相咨詢與協(xié)商,增加磨合的幾率,使得企業(yè)工作氛圍融洽,提升工作效率。A公司設(shè)置多個部門,比如物流費用的審批,首先由各分公司的負責人,填寫OA報銷審批,再由物流部經(jīng)理審批,再由區(qū)域經(jīng)理審批,再由分公司財務(wù)審批,總部財務(wù)審批,總經(jīng)理審批,出納付款,推送SAP生成憑證。各審批環(huán)節(jié)層層把關(guān),如有疑問可以上向上級審批人進行咨詢或是添加審批評論,以確保審批無誤,減少了人為操作的失誤,提高工作效率。
3.加強內(nèi)部審計與監(jiān)督
隨著ERP系統(tǒng)越來越廣泛的應(yīng)用,與ERP系統(tǒng)相關(guān)的審計風險也隨之增加,加強內(nèi)部審計與監(jiān)督也成為了急需解決的問題。
一是對ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制體系進行測試和評估,對內(nèi)部控制風險做出正確評價,促進建成合理的內(nèi)部控制體系,合理安排審計重點,對存在的舞弊和差錯準確定位,提高審計工作效率。
二是加強對ERP原始數(shù)據(jù)錄入的準確性與完整性的抽查,從源頭上防止舞弊和錯誤的發(fā)生。
三是提高內(nèi)審人員素質(zhì)和技能。由于ERP環(huán)境下全是自動化控制對審計人員的要求也提高了。審計人員不僅要有會計、審計的技能,還要有計算機網(wǎng)絡(luò)的技能。大力加強審計人員的計算機及網(wǎng)絡(luò)培訓,以適應(yīng)現(xiàn)在審計工作的要求。
以A公司為例,信息部有個員工,將加盟商的收款信息誤入為另一個加盟商的信息,而整個信息部的人競無人審核該項操作,導致該加盟商的門店銷售貨款全部進入到另一個加盟商的賬戶中。該事項對公司造成了非常不利的影響,首先一方面公司與加盟商進行協(xié)商先從公司賠付其銷售額損失,另一方面起訴了誤收款的加盟商,要求其返還不當?shù)美?。這個事項公司吸取了教訓,重新建立起了監(jiān)督審核機制。
4.確保流程設(shè)計合理與數(shù)據(jù)準確
ERP系統(tǒng)是一個標準化、規(guī)范化的流程,要求每個環(huán)節(jié)每個人都有各自的權(quán)限,在節(jié)點上錄入信息,相互之間達到資源共享,相互聯(lián)系,加強了部門之間的協(xié)作,提高了生產(chǎn)經(jīng)營效率。
以A公司OA系統(tǒng)為例,所有員工都在企業(yè)微信里操作,根據(jù)每個員工的崗位,設(shè)置的權(quán)限不同,審批的內(nèi)容也不相同。例如員工發(fā)起報銷的付款審批,應(yīng)填寫報銷類型、部門、金額、收款人賬號,名稱,附件照片等。第一審批人是直屬部門領(lǐng)導,第二審批人為部門經(jīng)理,第三審批人是分公司財務(wù),第四審批人是集團財務(wù),第五審批人是集團總監(jiān),審批通過后,轉(zhuǎn)到出納付款,最后由資金部經(jīng)理推送到SAP生成憑證。以上操作員工可以在手機APP上操作,隨時隨地的保持在工作狀態(tài),隨時審批,大大提高了工作效率。
五、結(jié)束語
ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制,極大地提升了管理效率,降低了管理風險,使得企業(yè)在積極有效的環(huán)境下快速發(fā)展。ERP軟件的實施達到了企業(yè)的綜合性管理,培養(yǎng)了團隊精神,把企業(yè)發(fā)展帶到了一個新的高度。因此加強對ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制,更是重中之重,實施有效的內(nèi)部控制管理策略,使得公司可持續(xù)發(fā)展,增加公司價值。
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