摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，我國(guó)機(jī)關(guān)事務(wù)信息總量不斷上漲，各種信息已經(jīng)成為新的資源，被機(jī)關(guān)單位所重視。當(dāng)前，如何提升事務(wù)檔案管理水平與質(zhì)量成為各大機(jī)關(guān)單位所關(guān)注的重要問題之一。機(jī)關(guān)單位應(yīng)積極優(yōu)化事務(wù)檔案信息資源質(zhì)量，加大事務(wù)檔案管理力度，改進(jìn)事務(wù)檔案管理水平，推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下機(jī)關(guān)單位事務(wù)檔案管理新模式的建設(shè)，為人們提供更加高效、便捷的服務(wù)，以此滿足人民群眾的各種需求。本文針對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下的機(jī)關(guān)單位，探討了其事務(wù)檔案管理工作效率提升的相應(yīng)策略，為我國(guó)機(jī)關(guān)單位優(yōu)化改善事務(wù)檔案管理方法提供有效參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；機(jī)關(guān)事務(wù)；檔案管理

一、引言

從核心目的上看，探討“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率提升策略，一方面，有利于推進(jìn)機(jī)關(guān)單位信息化檔案管理模式的建設(shè)，對(duì)過往檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)與梳理，為我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的開發(fā)提供有益參考。另一方面，有利于促進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)單位事務(wù)檔案信息資源開發(fā)與管理。隨著各種新興技術(shù)在機(jī)關(guān)單位事務(wù)檔案管理中的應(yīng)用，管理工作人員開展工作時(shí)的數(shù)據(jù)分析能力不斷增強(qiáng)，進(jìn)而開發(fā)出與人們需求更加貼合的檔案信息資源。本文探討機(jī)關(guān)單位在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代優(yōu)化事務(wù)檔案管理策略具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率策略

1.著手電子檔案收集，規(guī)范檔案信息資源歸檔

（1）健全電子檔案歸檔制度

隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代進(jìn)行檔案管理的新模式，而電子檔案歸檔制度是確保電子檔案能夠有效和完整地進(jìn)行收集的保障之一。

首先，想要有效健全機(jī)關(guān)單位的電子檔案歸檔制度，應(yīng)在機(jī)關(guān)內(nèi)部制定電子檔案歸檔的范圍以及保管期限表等。檔案管理相關(guān)工作人員應(yīng)緊密結(jié)合單位各種類型電子檔案的特點(diǎn)，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔范圍與保管期限表為依據(jù)，制定出電子檔案的歸檔制度，使得在管理電子檔案時(shí)能夠有據(jù)可依。

其次，工作人員應(yīng)制定電子檔案歸檔的配套制度。該制度應(yīng)對(duì)電子檔案在歸檔過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)要求，使電子檔案歸檔規(guī)范化，避免采用“雙套制”，以“單套制”完成電子檔案的管理。電子檔案歸檔的配套制度還應(yīng)明確規(guī)定各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人和具體操作流程。工作人員需要清楚地了解每個(gè)環(huán)節(jié)所需的操作步驟，確保電子檔案在歸檔過程中始終得到正確處理。

最后，制度還需要強(qiáng)調(diào)信息安全的重要性，包括對(duì)數(shù)據(jù)的備份和防護(hù)措施的要求。只有通過嚴(yán)格的控制和管理，才能有效保護(hù)電子檔案的完整性和機(jī)密性。為了提高檔案的檢索效率，還可以在配套制度中加入對(duì)電子檔案索引的管理要求，確保檔案能夠快速準(zhǔn)確地被找到。通過以上配套制度的建立，不僅可以規(guī)范電子檔案的歸檔流程，還可以提升檔案管理的效能，實(shí)現(xiàn)信息資源的最大化利用，推動(dòng)工作的高效進(jìn)行。

（2）開展檔案管理工作培訓(xùn)

機(jī)關(guān)單位管理事務(wù)檔案的相關(guān)工作人員是決定檔案管理工作質(zhì)量與效率的關(guān)鍵因素，因此，開展檔案管理工作培訓(xùn)，提升工作人員專業(yè)能力是十分重要的。

首先，在實(shí)際開展培訓(xùn)時(shí)，單位可以開展相關(guān)專題培訓(xùn)，以在管理工作過程中的常見問題作為培訓(xùn)主題，邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行理論與實(shí)踐操作的教學(xué)與講解，通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)讓管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)得到提升，進(jìn)而提升其工作效率與質(zhì)量。

其次，單位可以合理增加檔案管理工作培訓(xùn)方式。想要有效提升檔案管理工作培訓(xùn)的效率，單位應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)的具體內(nèi)容匹配不同的培訓(xùn)方式。例如，當(dāng)工作人員在培訓(xùn)期間出現(xiàn)操作失誤時(shí)，應(yīng)由專業(yè)人員對(duì)問題及時(shí)糾正；再如，培訓(xùn)內(nèi)容為信息化檔案管理時(shí)，機(jī)關(guān)可以安排工作人員參與檔案局開設(shè)的專業(yè)培訓(xùn)班等，讓工作人員能夠系統(tǒng)地熟悉檔案管理信息化方法，進(jìn)而提升工作人員檔案管理綜合能力。

最后，單位可以推動(dòng)檔案管理工作交流與合作。組織工作人員參加行業(yè)內(nèi)的研討會(huì)、培訓(xùn)班、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)，與其他單位的同行進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享和學(xué)習(xí)互動(dòng)。通過與其他單位的合作，可以借鑒先進(jìn)的檔案管理理念和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升管理工作人員的專業(yè)能力和工作質(zhì)量。例如，不同機(jī)關(guān)之間可以建立檔案管理的專業(yè)交流平臺(tái)，通過定期交流會(huì)議、經(jīng)驗(yàn)分享等方式促進(jìn)工作人員之間的互動(dòng)和學(xué)習(xí)。

2.立足機(jī)關(guān)信息化檔案室，加強(qiáng)檔案信息資源整合

（1）完善信息化檔案室信息資源整合機(jī)制

為了保證機(jī)關(guān)單位的信息化檔案中蘊(yùn)含的各種信息資源能夠有效整合，單位應(yīng)建立更加完善的信息資源整合機(jī)制，以此，實(shí)現(xiàn)在實(shí)際工作中遇到問題時(shí)能夠有據(jù)可依。

首先，單位應(yīng)整合信息化檔案室的運(yùn)行機(jī)制。要想加強(qiáng)檔案信息資源整合的第一步就是對(duì)單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，單位在整合信息化檔案室的運(yùn)行機(jī)制后，應(yīng)制定明確的組織領(lǐng)導(dǎo)，將工作與職能分配到個(gè)人，對(duì)各個(gè)部門的行為進(jìn)行規(guī)范，并形成各部門間的科學(xué)聯(lián)動(dòng)，以提升單位整體工作人員在檔案管理工作中的主動(dòng)性與積極性。

其次，單位應(yīng)制定檔案信息資源的質(zhì)量評(píng)估機(jī)制。對(duì)于機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作而言，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估是必不可少的。工作人員應(yīng)確保質(zhì)量評(píng)估工作規(guī)范符合相關(guān)規(guī)定與要求，以我國(guó)相關(guān)法律條例為標(biāo)準(zhǔn)，邀請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)信息資源的價(jià)值意義進(jìn)行評(píng)估。

最后，單位應(yīng)建設(shè)科學(xué)的信息反饋機(jī)制。在檔案管理過程中，有效的信息反饋機(jī)制是提升信息資源整合效果的重要方法?？茖W(xué)、有效的信息反饋機(jī)制能夠幫助工作人員全方位地掌握信息資源的利用需求，進(jìn)而幫助工作人員在整合相關(guān)信息時(shí)及時(shí)找到適合的方向。機(jī)關(guān)單位的信息化檔案室在建立信息反饋機(jī)制時(shí)，應(yīng)引導(dǎo)檔案管理工作人員主動(dòng)走訪與調(diào)研，向單位內(nèi)部工作人員、社會(huì)公眾等多個(gè)群體收集信息反饋，并形成成熟的信息資源整合建議，以此有效提升信息化檔案室整合信息資源的最終成效。

（2）建立信息化檔案室專題信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是信息化檔案室對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效利用的前提，而專題信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)則是彰顯單位職能定位的關(guān)鍵。建立信息化檔案室專題信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，需要相關(guān)工作人員提升單位檔案存量數(shù)字化、電子化工作的速度，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，存入單位的信息化檔案室中，確保單位各類檔案的信息化和數(shù)字化的概率超出98％。同時(shí)，工作人員還需將各種檔案根據(jù)不同類型分類與整合，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案目錄與專題數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)開展信息化檔案管理奠定基礎(chǔ)。

3.樹立政務(wù)服務(wù)觀念，提升檔案信息資源共享

（1）建設(shè)單位檔案信息資源共享管理制度

對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，其存儲(chǔ)的檔案信息種類較多，其中，部分檔案是具有較高的保密性。而單位內(nèi)部工作人員在實(shí)際開展工作業(yè)務(wù)時(shí)，需要及時(shí)查閱檔案信息，因此，建設(shè)檔案信息資源的共享管理制度是保障檔案信息安全的重要途徑之一。

一方面，對(duì)于機(jī)關(guān)單位的檔案信息資源而言，其中最重要的一部分就是檔案的原始數(shù)據(jù)，參考我國(guó)相關(guān)法律條例，檔案信息資源在實(shí)施共享的過程中需要對(duì)共享的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格限制，對(duì)于涉密部分檔案信息資源絕不可外泄，而對(duì)于未涉密的信息資源，則可以充分共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的依法依規(guī)共享。

另一方面，常態(tài)信息資源管理制度的建設(shè)是機(jī)關(guān)單位信息化檔案室長(zhǎng)久運(yùn)行的必經(jīng)之路。第一，在信息化檔案室中建立信息資源的保密制度，并對(duì)各個(gè)檔案的涉密等級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格、細(xì)致的規(guī)定，并以此為依據(jù)開展分級(jí)管理。信息化檔案室中的涉密檔案與未涉密檔案應(yīng)分別管理，并設(shè)置詳細(xì)的保密制度。第二，應(yīng)根據(jù)保密制度制定出相應(yīng)的追責(zé)制度，在涉密檔案出現(xiàn)泄露時(shí)明確責(zé)任所在，并給予合理的懲罰。第三，對(duì)檔案信息資源的查詢進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)查詢過程進(jìn)行規(guī)范化改革，對(duì)機(jī)關(guān)單位各個(gè)部門工作人員查閱檔案信息資源的權(quán)限施以嚴(yán)密的限制。第四，制定檔案信息資源共享制度，對(duì)信息化檔案室中的各種信息資源進(jìn)行科學(xué)、合理地利用和共享，在確保信息資源安全的同時(shí)，充分發(fā)揮檔案信息資源的真正價(jià)值。

（2）建設(shè)信息化檔案室信息資源共享績(jī)效考核體制

對(duì)檔案信息資源進(jìn)行共享，旨在有效提升機(jī)關(guān)單位日常業(yè)務(wù)的工作效率，提升其工作水平。構(gòu)建有效的共享績(jī)效考核體制，能夠促進(jìn)各個(gè)部門間的協(xié)力合作，進(jìn)而有效提升機(jī)關(guān)單位信息檔案室的內(nèi)部地位，發(fā)揮其信息資源整合的作用。

首先，單位應(yīng)建立檔案信息資源共享監(jiān)督體制。當(dāng)?shù)貦n案局應(yīng)將各個(gè)機(jī)關(guān)單位的信息資源共享工作納入檔案管理績(jī)效考核中，并增強(qiáng)對(duì)各個(gè)信息化檔案室的巡查力度，對(duì)于考核結(jié)果不理想的進(jìn)行批評(píng)，并要求其整頓。同時(shí)，單位內(nèi)部還可以設(shè)立獨(dú)立的檔案信息資源共享監(jiān)督部門，由專門的工作人員對(duì)信息資源共享進(jìn)行規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位信息化檔案室信息資源的主動(dòng)性共享。

其次，單位還應(yīng)建設(shè)信息資源共享獎(jiǎng)懲體制。為了有效激發(fā)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員在日常工作中，共享檔案信息資源的積極性，各個(gè)機(jī)關(guān)單位應(yīng)針對(duì)此制定出科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，可以以檔案信息資源共享的實(shí)際情況為依據(jù)，通過物質(zhì)、精神等多個(gè)層面的激勵(lì)，推進(jìn)當(dāng)?shù)馗鞔笮畔⒒瘷n案室開展信息資源共享。對(duì)于檔案管理工作人員而言，應(yīng)積極進(jìn)行信息資源共享，并對(duì)部分有效應(yīng)用檔案信息資源的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。

4.引進(jìn)新興技術(shù)，助力檔案信息資源建設(shè)

（1）積極引進(jìn)云計(jì)算技術(shù)

云計(jì)算技術(shù)是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代出現(xiàn)的一種新興信息化技術(shù)，其在各個(gè)領(lǐng)域的信息傳播工作中都起到了重要作用。在機(jī)關(guān)單位事務(wù)檔案管理中應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，云計(jì)算技術(shù)助力檔案信息資源集中存儲(chǔ)。云計(jì)算技術(shù)作為一種分布式的計(jì)算技術(shù)，能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案室中的各種信息資源存儲(chǔ)在多個(gè)副本中。當(dāng)機(jī)關(guān)單位工作人員需要查詢信息資源時(shí)，通過各個(gè)副本即可快速地查詢到相應(yīng)的信息，實(shí)現(xiàn)單位數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)空間的科學(xué)應(yīng)用。

其次，云計(jì)算技術(shù)為檔案信息資源存儲(chǔ)提供安全日志。在機(jī)關(guān)單位的信息化檔案室應(yīng)用中，工作人員會(huì)對(duì)信息資源進(jìn)行不同操作。而在這一過程中若工作人員操作失誤，可能會(huì)導(dǎo)致信息資源被損壞。云計(jì)算技術(shù)提供的安全日志能夠?qū)π畔①Y源的各個(gè)節(jié)點(diǎn)詳細(xì)記錄，并根據(jù)受損后的信息資源進(jìn)行還原。一方面，能夠記錄信息資源受損過程，以便相關(guān)管理人員能夠及時(shí)找到負(fù)責(zé)人；另一方面，能夠避免信息資源的丟失。

最后，云計(jì)算技術(shù)提升檔案信息資源的處理能力。隨著各大機(jī)關(guān)單位信息化檔案室不斷深入發(fā)展，其中存儲(chǔ)的檔案信息資源總量不斷增多，這也導(dǎo)致信息化檔案室的安全問題越來越受到重視。數(shù)量巨大的檔案信息資源想要僅僅依靠工作人員人力進(jìn)行安全保護(hù)是完全不夠的，而在合理應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)后，信息化檔案室內(nèi)的信息資源被實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，能夠自動(dòng)對(duì)各種病毒等外界攻擊進(jìn)行反應(yīng)，阻止外部對(duì)信息資源的侵害，進(jìn)而提升檔案信息的安全性。

（2）積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)

近年來，我國(guó)信息化檔案室的發(fā)展速度不斷加快，檔案信息化管理的成效明顯，各大機(jī)關(guān)所持有的信息資源越來越多，為機(jī)關(guān)單位的檔案大數(shù)據(jù)工程建設(shè)提供了優(yōu)良環(huán)境。通過積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，機(jī)關(guān)單位能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行更深層次的挖掘，進(jìn)而有效提升檔案管理效率與水平。

首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助信息化檔案室信息資源挖掘。當(dāng)下，我國(guó)機(jī)關(guān)單位的檔案信息資源大多更加重視存儲(chǔ)，對(duì)于信息資源的應(yīng)用重視度相對(duì)較低，這使得大量具有價(jià)值的信息資源被深藏，沒有發(fā)揮其真正價(jià)值。而有效引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)@些信息資源深度挖掘，找到其新的價(jià)值。第一，機(jī)關(guān)單位應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員養(yǎng)成“大檔案”的意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)在日常工作中積極收集、整理檔案數(shù)據(jù)，建設(shè)出機(jī)關(guān)單位的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，并合理應(yīng)用專業(yè)知識(shí)對(duì)信息資源進(jìn)行分類整理；第二，檔案管理人員應(yīng)用單位事務(wù)處理線上平臺(tái)，對(duì)檔案文件跟蹤管理，并在事務(wù)完成后及時(shí)將檔案歸檔管理；第三，機(jī)關(guān)單位應(yīng)以大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)檔案信息深度挖掘，進(jìn)一步開發(fā)檔案信息資源。

其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助信息化檔案室用戶數(shù)據(jù)挖掘。機(jī)關(guān)單位應(yīng)對(duì)檔案信息資源使用者的相關(guān)信息與檔案瀏覽記錄進(jìn)行追蹤，并通過大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘出該檔案使用者群體的類型，推算出該群體經(jīng)常查詢的檔案信息種類，根據(jù)利用者瀏覽量和瀏覽記錄，對(duì)高瀏覽量和高瀏覽記錄的檔案信息類型進(jìn)行深度數(shù)據(jù)挖掘，并對(duì)該類檔案信息資源進(jìn)行重點(diǎn)開發(fā)，為檔案信息資源使用者提供更加高質(zhì)量的服務(wù)，滿足各使用者的需求。

三、結(jié)語(yǔ)

事務(wù)檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理檔案信息資源的核心，加強(qiáng)對(duì)事務(wù)檔案的管理能夠有效提高機(jī)關(guān)單位的辦公效率，提升單位服務(wù)質(zhì)量。目前，我國(guó)各大機(jī)關(guān)單位都在積極迎合“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代特色，研發(fā)事務(wù)檔案管理新模式，但其中依然存在一些不足。本文對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理提出了優(yōu)化策略，以期幫助各大機(jī)關(guān)單位更好地管理檔案信息資源，更好地為社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張志剛.大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理工作研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（05）：34-36.

[2]孫鵬淇.信息時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展研究[J].蘭臺(tái)世界，2023（02）：79-81.

[3]王高航.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化路徑研究[J].蘭臺(tái)世界，2023（01）：76-78.

[4]齊 宏.淺談機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的問題及其優(yōu)化措施[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（34）：43-45.

[5]王儉奎.淺談新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（34）：46-48.

[6]楊 會(huì).機(jī)關(guān)單位加快檔案管理信息化建設(shè)探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（21）：24-26.

[7]朱曉薇.信息技術(shù)在機(jī)關(guān)人事檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2022（03）：34-36.

[8]王 霞.機(jī)關(guān)文書檔案管理的作用與策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（09）：47-49.

[9]吳 英.機(jī)關(guān)單位檔案管理轉(zhuǎn)向檔案治理的創(chuàng)新模式[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（08）：124-125.

[10]趙宣哲.機(jī)關(guān)單位數(shù)字聲像檔案收集整理問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（07）：118-120.

作者簡(jiǎn)介：沈魯（1980—），女，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。