蔡迎秋

摘 要：伴隨我國科研管理體改的持續(xù)深化，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案在科技檔案管理中不斷被重視。同時(shí)，我國開展科研項(xiàng)目的數(shù)量與日俱增，所形成的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息量也在持續(xù)增加，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的需求，并造成此類檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問題，如管理體系不健全、紙質(zhì)檔案未能集中管理以及電子檔案歸檔滯后等。因此，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目的檔案管理是十分必要的。本文分析了此類檔案管理所具備的必要性，以及當(dāng)前此類檔案管理工作存在的問題，并結(jié)合此類檔案管理的必要性，針對(duì)問題提出解決措施，以支持科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作有效開展。

關(guān)鍵詞：科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案；檔案管理；必要性

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案主要是指科技計(jì)劃項(xiàng)目中安排的、通過政府財(cái)政資金予以支持的科研技術(shù)開發(fā)活動(dòng)，并針對(duì)這類活動(dòng)，在管理和實(shí)施的整體過程中所產(chǎn)生的具有保管價(jià)值的圖表、文字以及聲像等各種形式的有效歷史記錄。從此類檔案的形成層面可分為研究活動(dòng)檔案以及管理活動(dòng)檔案。前者主要是由項(xiàng)目主辦單位實(shí)施項(xiàng)目時(shí)所產(chǎn)生的，主要是對(duì)項(xiàng)目研發(fā)的整個(gè)過程、資金運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際情況以及科研條件等方面內(nèi)容信息，整理后所形成的檔案；而后者主要是由項(xiàng)目管理部門整理形成的檔案，檔案內(nèi)容主要反映項(xiàng)目的立項(xiàng)、執(zhí)行以及驗(yàn)收等一系列工作。無論是哪種檔案均對(duì)科技計(jì)劃當(dāng)期項(xiàng)目以及今后類似項(xiàng)目發(fā)揮重要的指導(dǎo)作用，也能夠?yàn)榭蒲屑夹g(shù)部門及其他相關(guān)部門和企業(yè)提供服務(wù)。目前，2022年山東省檔案科技項(xiàng)目的申報(bào)工作已經(jīng)全面啟動(dòng)，高新技術(shù)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心作為重要的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息服務(wù)部門，必須明確此類檔案管理工作的必要性，必須迎合省級(jí)下發(fā)的相關(guān)要求，明確此類檔案管理工作存在的問題，及時(shí)制定措施解決問題，提升科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的效果。

一、加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的必要性分析

1.有利于為科技發(fā)展提供支持

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案之所以能形成是因?yàn)榭萍加?jì)劃項(xiàng)目已經(jīng)得到立項(xiàng)，并且，在此類檔案中包含了大量的科研項(xiàng)目信息資料。當(dāng)前，我國科技正不斷創(chuàng)新發(fā)展，這些科研項(xiàng)目信息資料和資源可以作為科技創(chuàng)新發(fā)展的重要依據(jù)，因此，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案能夠?qū)ξ覈萍及l(fā)展走向發(fā)揮重要的引導(dǎo)作用?？蒲行马?xiàng)目借助此類檔案可以明確自身科研創(chuàng)新點(diǎn)，使我國科學(xué)技術(shù)不斷得到改進(jìn)，并向科技創(chuàng)新領(lǐng)域方向發(fā)展。針對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案開展有效的管理工作，能夠?yàn)橄嚓P(guān)科研項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)提供服務(wù)，確?？萍佳芯堪l(fā)展獲得支持。

2.有利于推動(dòng)科研技術(shù)成果的推廣應(yīng)用

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作不僅僅是對(duì)此類檔案的分類、整理以及存儲(chǔ)保管，而且是對(duì)檔案歸檔之后的再次利用，從而使科研技術(shù)成果能夠得到廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。通過有效管理此類檔案，可以系統(tǒng)、準(zhǔn)確地掌握科研計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行的全過程，為科技計(jì)劃項(xiàng)目的持續(xù)開發(fā)提供可靠的技術(shù)資源。相關(guān)組織機(jī)構(gòu)在對(duì)研發(fā)科技成果使用時(shí)，通過加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作，為研發(fā)技術(shù)成果推廣應(yīng)用的可行性進(jìn)行驗(yàn)證，從而更加有利于科研技術(shù)成果的廣泛推廣應(yīng)用。

3.有利于提升科技計(jì)劃項(xiàng)目服務(wù)質(zhì)量

開展科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作是為了更好地向相關(guān)部門和科技企業(yè)提供服務(wù)，若要保證服務(wù)質(zhì)量，必須以科技計(jì)劃項(xiàng)目管理為前提條件，主要是因?yàn)橹挥型ㄟ^加強(qiáng)管理工作，才能夠使科技計(jì)劃項(xiàng)目相關(guān)資料的完整性得到保障，從而為需要這些檔案材料的部門和企業(yè)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)存問題分析

1.缺乏完善的檔案管理體系

從加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的必要性可知，此類檔案管理工作可以促使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案更加真實(shí)、完整，有利于科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)全程管理，從而使項(xiàng)目的開展獲得支持。雖然，此類檔案管理工作的意義重大，但是，當(dāng)前國家并未針對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案構(gòu)建完善的管理體系。一些地方政府對(duì)此項(xiàng)檔案管理工作的必要性有所認(rèn)知，如早在2008年，北京、天津科委已經(jīng)針對(duì)此項(xiàng)檔案管理制定了相應(yīng)的管理辦法和實(shí)施方案。其中，北京確定了此類檔案管理部門，并明確了其職責(zé)、歸檔范圍、管理要求以及檔案保管的具體期限；天津則是針對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作成立了領(lǐng)導(dǎo)小組，明確此類檔案歸檔的具體要求、歸檔范圍及程序。這些舉措雖然能夠在一定程度上提升檔案管理的質(zhì)量，但檔案管理體系并未完善，如并未涉及管理采取的手段和方法，尤其在信息時(shí)代，檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化，而這種管理方法實(shí)際并未更新，無法適應(yīng)當(dāng)前科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的具體要求。山東省雖然在近兩年制定了《山東省重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃（科技示范工程）項(xiàng)目管理暫行辦法》，但側(cè)重的是項(xiàng)目管理，主要包括組織申報(bào)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理以及實(shí)施管理等內(nèi)容，并沒有制定針對(duì)此類項(xiàng)目檔案管理的辦法。由此可見，當(dāng)前科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系并不完善。

2.未能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案集中管理

在科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作開展中，檔案資料收集工作長期以來一直屬于短板環(huán)節(jié)。一方面，是因?yàn)榇隧?xiàng)工作量比較大；另一方面，是因?yàn)榇隧?xiàng)工作的難度比較大，過于繁雜的資料收集工作容易出現(xiàn)問題，尤其是對(duì)于一些紙質(zhì)檔案收集工作，可能存在收集不完整、歸檔不及時(shí)、歸檔文件與相關(guān)要求不符等情況。根據(jù)江蘇省檔案館調(diào)查的一項(xiàng)數(shù)據(jù)表明，在2016～2020年期間，科技計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)歸檔率僅為58.6%，而在歸檔檔案中，驗(yàn)收證書以及合同書的歸檔率僅達(dá)到71%左右，而項(xiàng)目驗(yàn)收材料以及申報(bào)書等檔案的歸檔率不到40%，甚至一些項(xiàng)目的合同書并非原件，很多均為復(fù)印件、影印件。

因當(dāng)前科技管理相關(guān)部門以及科研工作人員未能形成檔案積累意識(shí)和及時(shí)歸檔意識(shí)，甚至一些部門單位并未配備檔案管理人員，加上科技計(jì)劃項(xiàng)目的開展時(shí)間周期比較長，容易出現(xiàn)頻繁的人員變動(dòng)，有些科研人員通過各種各樣的借口對(duì)自身掌握的材料拒絕歸檔，造成科技計(jì)劃項(xiàng)目的材料出現(xiàn)散落或是遺失的情況，不利于對(duì)紙質(zhì)檔案集中管理。除此之外，大部分檔案管理人員只了解如何開展檔案的歸檔、存檔等常規(guī)工作，對(duì)于項(xiàng)目管理紙質(zhì)文件材料是否已經(jīng)形成全然不知，還有些部門單位不允許檔案管理人員參與項(xiàng)目驗(yàn)收后的材料歸檔工作，在開展檔案管理工作時(shí)，必要的制約機(jī)制也未能有效建立，造成檔案管理部門所保管的項(xiàng)目檔案出現(xiàn)缺失，檔案功能發(fā)揮受到嚴(yán)重影響。

3.電子檔案歸檔存在明顯的滯后性

科技計(jì)劃項(xiàng)目在執(zhí)行時(shí)形成各類載體材料的檔案，尤其是基于科技計(jì)劃項(xiàng)目的電子信息化特點(diǎn)，會(huì)產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)和影像材料，這些資料均是對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目開展實(shí)況的真實(shí)反映，有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息在所有檔案資源中都是非常珍貴的。同時(shí)，在當(dāng)前信息時(shí)代，為了確保項(xiàng)目檔案的安全性，必須對(duì)珍貴的檔案資料做好保存保管，保證電子檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。但很多檔案管理部門收藏的檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，并未系統(tǒng)化開展電子檔案的歸檔工作，無法滿足當(dāng)前信息時(shí)代檔案管理的要求，更加無法滿足國家對(duì)項(xiàng)目檔案資源共享、開放的要求，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的使用效率不高。

當(dāng)前，山東省很多項(xiàng)目檔案管理部門已經(jīng)安裝了計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，但由于項(xiàng)目管理部門和執(zhí)行單位考慮技術(shù)保密問題，導(dǎo)致這些部門和單位的項(xiàng)目管理系統(tǒng)并未與檔案管理部門的信息管理系統(tǒng)對(duì)接，造成技術(shù)資料未能夠及時(shí)歸檔，甚至很多技術(shù)資料并未歸檔，最終導(dǎo)致電子檔案歸檔存在明顯的滯后性。

4.配套硬件建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足

在檔案管理信息化要求下，不僅需要項(xiàng)目檔案管理部門重視管理系統(tǒng)軟件的配置和應(yīng)用，還要求檔案管理部門必須配備齊全的硬件設(shè)備設(shè)施，并且，保證設(shè)備設(shè)施的功能、屬性能夠滿足項(xiàng)目檔案管理工作，尤其是設(shè)備設(shè)施的兼容性以及存儲(chǔ)空間必須達(dá)到項(xiàng)目檔案管理的要求。但從目前山東省部分檔案管理部門配置的硬件設(shè)備設(shè)施來看，很多部門配置的設(shè)備設(shè)施比較簡單，尤其是計(jì)算機(jī)設(shè)備的內(nèi)存容量大部分僅有250GB。從上述內(nèi)容可知，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理部門以及執(zhí)行單位所產(chǎn)生的文件資料有很多均為影像資料，這些資料占據(jù)的內(nèi)存空間比較大，比較小的資料一般也能達(dá)到10MB左右，大的資料甚至能夠達(dá)到1GB，這些資料往往會(huì)占據(jù)大量的內(nèi)存空間。同時(shí)，檔案管理部門使用的信息管理系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備設(shè)施有兼容性要求，有些計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)為32位，有些操作系統(tǒng)則是64位，而有些安裝的信息管理系統(tǒng)只對(duì)64位操作系統(tǒng)適用，對(duì)于32位操作系統(tǒng)則不兼容。因此，檔案管理部門還需要根據(jù)使用的信息管理系統(tǒng)配置適用的系統(tǒng)和硬件設(shè)備設(shè)施，但很多部門并不了解這些內(nèi)容，只是簡單認(rèn)為有硬件設(shè)備設(shè)施支撐即可，不用更換高配置的計(jì)算機(jī)，在硬件建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入方面存在不足。

三、強(qiáng)化科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

1.完善項(xiàng)目檔案監(jiān)管體系和規(guī)則

項(xiàng)目檔案監(jiān)管體系和規(guī)制建設(shè)是保證項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化的基本條件。因此，項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)該構(gòu)建相關(guān)的監(jiān)管體系和規(guī)則，監(jiān)管體系和規(guī)則制定有利于實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息資源的整合，更加有利于項(xiàng)目檔案管理的效率提升。山東省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理開展的實(shí)際需求，有針對(duì)性地制定《山東省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理實(shí)施辦法》及實(shí)施細(xì)則，確定項(xiàng)目檔案管理工作責(zé)任單位，還要將具體責(zé)任劃歸個(gè)人，明確歸檔時(shí)間、范圍以及要求。在對(duì)責(zé)任人實(shí)行績效考核時(shí)，需要將項(xiàng)目檔案歸檔率作為績效考核的重要指標(biāo)。同時(shí)，在數(shù)字信息時(shí)代，檔案管理的數(shù)字化、信息化也將是檔案監(jiān)管的重要內(nèi)容，要求項(xiàng)目檔案管理部門重視并及時(shí)更新、完善相關(guān)規(guī)則和監(jiān)管體系，確保全面構(gòu)建監(jiān)管體系以及規(guī)則。在對(duì)項(xiàng)目檔案開展移交、歸檔、保密、借閱以及安保等諸多工作時(shí)均需要嚴(yán)格按照規(guī)則執(zhí)行。

2.實(shí)施紙質(zhì)與電子檔案雙管理模式

紙質(zhì)檔案與電子檔案雙管理模式是當(dāng)前項(xiàng)目檔案管理的主流方向，在開展雙管理模式時(shí)，針對(duì)紙質(zhì)檔案管理應(yīng)該重視重要技術(shù)文件的管理。同時(shí)，還要注重紙質(zhì)檔案的保管，不要使紙質(zhì)檔案出現(xiàn)霉變、殘缺等問題，及時(shí)修復(fù)缺損的紙質(zhì)檔案，并在對(duì)外借閱時(shí)，應(yīng)該做好相關(guān)登記工作，嚴(yán)格禁止紙質(zhì)檔案傳閱；針對(duì)電子檔案管理，應(yīng)該積極開發(fā)項(xiàng)目檔案服務(wù)信息管理系統(tǒng)，并在山東省全域范圍內(nèi)統(tǒng)一該系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，更加有利于開展項(xiàng)目檔案資料的共享共用。同時(shí)，也要關(guān)注電子檔案的安全管理工作，將電子檔案的保管工作交由專人負(fù)責(zé)，并采用人臉識(shí)別、指紋驗(yàn)證等保密技術(shù)保管電子檔案，還要在管理系統(tǒng)上設(shè)置權(quán)限，從而提升電子檔案保管的安全性。對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)問題，用戶可以建立云空間賬號(hào)，將電子檔案存儲(chǔ)于云空間中，通過適當(dāng)拓展云空間使之存儲(chǔ)更多的項(xiàng)目檔案資料，進(jìn)一步保證電子檔案的安全。此外，在采用雙管理模式時(shí)，要保證紙質(zhì)檔案與電子檔案能夠建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，即對(duì)紙質(zhì)檔案掃描形成電子檔案，同時(shí)，將電子檔案打印制備紙質(zhì)檔案，使檔案管理部門同時(shí)擁有兩套完整的檔案。此外，還要加強(qiáng)與項(xiàng)目管理部門和執(zhí)行部門溝通，及時(shí)取得技術(shù)資料并整理歸檔，避免電子檔案出現(xiàn)滯后性。

3.加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平

依據(jù)國家科技部提出的相關(guān)要求，山東省已經(jīng)開始將項(xiàng)目檔案管理工作推向現(xiàn)代化，借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案的電子化管理。但在信息時(shí)代，電子化管理已無法滿足檔案管理需求，項(xiàng)目檔案管理部門必須持續(xù)開展檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。從上述內(nèi)容可知，項(xiàng)目檔案管理部門必須開發(fā)項(xiàng)目檔案服務(wù)信息管理系統(tǒng)，但當(dāng)前此類系統(tǒng)并未與項(xiàng)目管理部門、執(zhí)行部門的信息系統(tǒng)相互連接，導(dǎo)致檔案信息共享、傳輸?shù)确矫婢嬖趩栴}。因此，若要加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作，必須將兩個(gè)系統(tǒng)有效連接，可以采用信息技術(shù)、通信技術(shù)、自動(dòng)控制技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)展開聯(lián)網(wǎng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和智能化，提升項(xiàng)目檔案管理的整體效果。

4.加大硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入

在開展科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案雙管理模式時(shí)，必要的硬件設(shè)備設(shè)施是必不可少的，如存放紙質(zhì)檔案的設(shè)備設(shè)施空間，保存電子檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備等。項(xiàng)目檔案管理部門在強(qiáng)化檔案管理工作時(shí)，必須重視硬件設(shè)備設(shè)施的配置，結(jié)合部門的資金情況，適當(dāng)投入經(jīng)費(fèi)建設(shè)硬件設(shè)備設(shè)施，使項(xiàng)目檔案管理部門能夠“利其器、善其事”，為項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)工作提供必要支持，使硬件設(shè)備設(shè)施與系統(tǒng)軟件之間能夠兼容，提升項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)效，最終促使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作得到加強(qiáng)。

四、結(jié)語

綜上所述，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的開展極具必要性，能夠?qū)蒲许?xiàng)目的開展提供信息支持和檔案服務(wù)，相關(guān)主管部門必須予以高度重視，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理部門的軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建完善的項(xiàng)目檔案監(jiān)管規(guī)則，持續(xù)提升項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)代化水平。同時(shí)，還要?jiǎng)?chuàng)新項(xiàng)目檔案管理模式，實(shí)施紙質(zhì)與電子檔案的雙管理模式，通過綜合采取各項(xiàng)措施，提升項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)效。

參考文獻(xiàn)：

[1]戶 寧.事業(yè)單位人事檔案管理的必要性及對(duì)策探析[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）社會(huì)科學(xué)，2023（1）：47-50.

[2]李 潔，張 靜.“放管服”背景下重大科技項(xiàng)目管理政策分析與檔案工作思考[J].山東檔案，2022（2）：65-67.

[3]蔡 丹.淺談檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）社會(huì)科學(xué)，2021（10）：273-274.

[4]張 偉.事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化的必要性[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）社會(huì)科學(xué)，2021（12）：218-219.

[5]劉 芬.加強(qiáng)“三化”建設(shè) 提升檔案管理科學(xué)化水平[J].科技視界，2020（32）：127-128.

[6]周永根.科技計(jì)劃與科技標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同創(chuàng)新模式研究[J].科技進(jìn)步與對(duì)策，2018（14）：108-112.

[7]孫 晶，虞迎亭.信息化背景下廣東省科技檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策研究[J].科技與創(chuàng)新，2018（4）：99-100.

[8]王 姝.江蘇省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策[J].科技成果管理與研究，2016（9）：17-19.

（作者單位：山東省單縣高新技術(shù)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心）