姚遠 貴州省人民醫(yī)院

引言

單位實施內(nèi)部控制主要是指為了達到控制的目標(biāo)及要求，借助于制定合適制度，提供管理的措施以及執(zhí)行管理的流程，針對單位中的經(jīng)濟事項活動風(fēng)險進行防范和監(jiān)控的特殊模式，醫(yī)院的內(nèi)部審計是實施內(nèi)部控制建設(shè)監(jiān)督評價的有效途徑和方法，也是相應(yīng)的保證。伴隨著醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展，已經(jīng)簽訂了更多的經(jīng)濟合同，而合同管理又會涉及醫(yī)院經(jīng)濟活動的全過程，包括醫(yī)院的預(yù)算管理、采購管理、項目管理、資產(chǎn)管理、合同管理等多個方面的業(yè)務(wù)內(nèi)容，這些都是醫(yī)院開展經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)的過程中需要做好風(fēng)險評估的重點?；趦?nèi)部控制管理為基礎(chǔ)實施的醫(yī)院合同審計，有助于發(fā)現(xiàn)其中潛藏的問題，并對風(fēng)險作評估，了解問題產(chǎn)生的原因，讓醫(yī)院的內(nèi)部控制管理效果得到提高和增強。

一、醫(yī)院實施醫(yī)院合同審計的主要流程

首先，做好醫(yī)院中合同的分類。新醫(yī)改政策讓醫(yī)院的管理制度及模式產(chǎn)生了較大的變化，根據(jù)現(xiàn)行醫(yī)院的運行規(guī)律及特點，可以將醫(yī)院中所掌握的合同劃分為不同的類別，包括醫(yī)療設(shè)備器械以及維修保養(yǎng)類合同、信息軟件以及維護類合同、服務(wù)類合同、基礎(chǔ)建設(shè)類合同以及貨物類合同等多元的內(nèi)容。在分類的過程中，不僅包括合同本身也要涉及合同全生命周期的其他材料和信息，例如針對醫(yī)療設(shè)備的采購計劃及申請，還有采購預(yù)算定額、請購的申請、各項審批的手續(xù)流程、投招標(biāo)文件、材料的驗收入庫、付款記賬憑證以及相關(guān)的信息記錄等，這種合同的分門別類管理有助于讓合同審計的效率及質(zhì)量得到提高，及時發(fā)現(xiàn)在合同管理中存在的關(guān)鍵問題，并對其做進一步的優(yōu)化和突破，讓合同在材料的審核效果更加優(yōu)良，也能在這個過程中了解到醫(yī)院實施內(nèi)部控制管理時存在的缺陷之處，對相關(guān)的問題做進一步的解決和革新。

其次，收集以及整理內(nèi)部控制制度結(jié)構(gòu)體系涉及相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容以及文件資料都是要收集的重點包括醫(yī)院實施內(nèi)部控制管理的制度流程方案以及相對應(yīng)的規(guī)范性文件，讓基于醫(yī)院內(nèi)部控制的合同審計工作的開展更加順利，也能有相應(yīng)的參照要求以及各項標(biāo)準(zhǔn)。

再次，對合同審計編制的控制要素進行明確。要根據(jù)醫(yī)院中不同合同簽訂的需求以及簽訂的過程，簽訂的審批，還有合同條款中的內(nèi)容細(xì)節(jié)，合同的解除方式以及合同的執(zhí)行來對業(yè)務(wù)流程的控制要素進行相對應(yīng)的編制，在編制過程中需要進一步明確關(guān)鍵的環(huán)節(jié)以及風(fēng)險控制的要點、交接內(nèi)容和信息，做進一步的整理，編制成表單，為相關(guān)工作人員實施控制管理也提供說明。這樣的模式相對來說更加完善，其中的細(xì)節(jié)更加完整和清晰，因此在應(yīng)用的過程中更具合理性以及條理性，針對性更高，最終呈現(xiàn)出更加優(yōu)質(zhì)的成效，展現(xiàn)出合同審計在醫(yī)院管理過程中所具有的重要價值和意義，推動醫(yī)院進步。

最后，合理應(yīng)用審計的結(jié)果。要將醫(yī)院的內(nèi)部控制作為出發(fā)的關(guān)鍵點，借助于合同審計途徑來了解在不同的流程業(yè)務(wù)中存在的不合理問題以及不規(guī)范的現(xiàn)象，也能夠?qū)ふ移渲械谋∪醐h(huán)節(jié)和效率較低的狀態(tài)，了解到內(nèi)部控制中的關(guān)鍵問題，形成更具可執(zhí)行性和可參考性的內(nèi)部控制實施方法，讓內(nèi)部控制的建議在醫(yī)院的發(fā)展過程中得到靈活的應(yīng)用。

二、合同審計中發(fā)現(xiàn)存在的主要問題

（一）缺乏醫(yī)院專用的合同范本

醫(yī)院在建設(shè)以及發(fā)展的過程中會涉及很多的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，事實上也會牽扯到諸多的業(yè)務(wù)部門以及外部交流，在這個過程中簽訂的合同數(shù)量相對比較多，他們可以劃分成不同的類型，在前述合同分類環(huán)節(jié)已經(jīng)有所體現(xiàn)。根據(jù)過去已經(jīng)簽訂的合同內(nèi)容，很多情況下使用的都是對方提供的合同文本，而沒有結(jié)合醫(yī)院自身的情況做好相對應(yīng)的合同內(nèi)容文本要求對方在其中簽字，這種合同管理的模式體現(xiàn)出了一定的混亂性，可能工作人員在簽訂合同時并沒有對合同中的細(xì)節(jié)進行深層次的挖掘及分析，對于簽訂合同雙方的職責(zé)以及義務(wù)履行的要求都并不明確，因此而導(dǎo)致醫(yī)院可能會存在一些潛在的風(fēng)險，致使醫(yī)院的利益遭受到了損失，讓醫(yī)院自身的發(fā)展受到限制，也會致使醫(yī)院的內(nèi)部控制工作開展比較困難。

（二）醫(yī)院合同管理規(guī)范性不高

針對醫(yī)院中簽訂的各項合同缺乏專人實施管理。具體的歸口部門以及職能部門在實施管理工作中會各自建立Excel 臺賬表單，這種模式?jīng)]有辦法保證合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、全面性以及完整性，同樣針對合同進行歸檔管理時的各項要求并不統(tǒng)一和嚴(yán)格，合同管理的資料并不是十分完整，在后續(xù)追查信息以及獲得關(guān)鍵資料時，速度較為緩慢，效率相對較低，也影響到了之后合同執(zhí)行監(jiān)督、查詢以及預(yù)警等功能的順利實現(xiàn)。醫(yī)院中的歸口管理部門并沒有實現(xiàn)及時的合同歸檔管理，在監(jiān)管的環(huán)節(jié)存在較大的薄弱之處以及很多的漏洞，存在著監(jiān)管不足的現(xiàn)象，還有一些醫(yī)院中的部門在合同管理上缺乏足夠的認(rèn)知，甚至在上月簽訂合同的基礎(chǔ)上和對方的單位之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來，還可能會出現(xiàn)倒簽合同的現(xiàn)象，致使醫(yī)院自身的發(fā)展受到了限制及影響。

（三）采購管理質(zhì)量不高

醫(yī)院中有一些采購項目在具體的執(zhí)行環(huán)節(jié)并沒有嚴(yán)格遵循內(nèi)部控制的流程，也沒有掌握合適的內(nèi)部控制方法。針對采購的主體物資，缺乏完善的技術(shù)論證、客觀的討論以及市場的調(diào)查和分析，雖然有一些采購環(huán)節(jié)開展了這些工作，也體現(xiàn)出表面化和形式化的現(xiàn)象，包括采購的招投標(biāo)資料不充足，還有一些具體的采購項目并沒有嚴(yán)格按照采購的流程和程序篩選物資的供應(yīng)商，并與之長期簽訂合同，建立合作關(guān)系，或者是整個采購計劃相對比較復(fù)雜，在實踐中并沒有嚴(yán)格按照最初設(shè)定的采購計劃來實施采購的任務(wù)，存在著一些臨時性采購的項目。有一些貨物在合同簽訂之前就開始了使用，導(dǎo)致合同管理的流程不清晰，執(zhí)行的成效相對較弱，出現(xiàn)了醫(yī)院補簽合同的現(xiàn)象和問題，致使合同管理工作的實施太過困難。由于當(dāng)時的醫(yī)院并沒有設(shè)立專門的物資采購部門來負(fù)責(zé)物資的采購各項事項的協(xié)商和管理，導(dǎo)致醫(yī)院中的物資采購缺乏固定的流程和形式，開展的過程中有著明顯的隨意性特點，因而導(dǎo)致相對應(yīng)的合同管理成效不良，也致使內(nèi)部控制極度混亂。

（四）付款不遵守合同約定

醫(yī)院中某些特殊項目的貨款支付和合同中的規(guī)定不匹配，沒有嚴(yán)格按照合同的要求來執(zhí)行，比如，如果醫(yī)院購置信息化軟件合同中要求的是在雙方簽約之后交首付，在軟件安裝并且試運行三個月沒有任何問題之后進行驗收，并合格按照實際情況采取分期支付的方式，但也有些醫(yī)院在采購信息軟件時，并沒有按照合同中的規(guī)定來做支付，他們在收到了信息化軟件之后就一次性付清，因此而導(dǎo)致合同無法得到嚴(yán)格的執(zhí)行，醫(yī)院負(fù)責(zé)付款的申請部門在控制管理的過程中缺乏內(nèi)控意識，在實際內(nèi)部控制過程中缺乏足夠的經(jīng)驗和權(quán)限，可能會只憑借自己的經(jīng)驗來完成管控，因此而導(dǎo)致內(nèi)部控制太過于隨意付款的管理成效不良，可能會出現(xiàn)潛在的問題，導(dǎo)致醫(yī)院中出現(xiàn)貨款流失的現(xiàn)象，還可能會潛藏著合同乙方事項約束力下降的隱患，致使內(nèi)部控制的成效達不到理想狀態(tài)。

三、加強醫(yī)院內(nèi)部控制管理的有效途徑

（一）強化內(nèi)部控制意識

首先要求醫(yī)院針對內(nèi)部控制問題做進一步的宣傳和推廣，讓一些更加專業(yè)的人員前來醫(yī)院，為醫(yī)院的員工提供知識方面的培訓(xùn)以及教育，更要求所有的醫(yī)院工作人員都能夠及時參與到其中，形成包括醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)以及基層員工共同參與的培訓(xùn)模式，讓所有的員工都能對內(nèi)部控制產(chǎn)生認(rèn)同，自覺主動地配合到內(nèi)部控制管理的實施過程中，體現(xiàn)出內(nèi)部控制的優(yōu)良成效，讓內(nèi)部控制的價值得到充分體現(xiàn)。也要制定醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)工作的流程及方案，將其看作醫(yī)院管理工作中的一個重點，讓內(nèi)部控制建設(shè)工作實現(xiàn)制度化以及常態(tài)化的目標(biāo)，并借助于宣傳和培訓(xùn)工作。另外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要提高對內(nèi)部控制建設(shè)的高度重視，讓這項制度能真正得到落實，使醫(yī)院的員工能學(xué)會怎樣使用內(nèi)部控制制度以及執(zhí)行內(nèi)部控制制度，展現(xiàn)出優(yōu)良的成果[1]。

（二）制定醫(yī)院獨屬的合同范本

醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)過程中，要求各部門根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點和流程規(guī)范對近幾年簽訂的合同做全面以及精細(xì)化的整理和參考，在此基礎(chǔ)上對合同的類型做進一步的劃分，并且和財務(wù)人員、審計人員以及醫(yī)院的法務(wù)工作人員相互合作，交流討論，結(jié)合有關(guān)方面的要求，對醫(yī)院中各方面的問題做統(tǒng)一的規(guī)范，并針對主要的業(yè)務(wù)制定醫(yī)院讀書專用的合同范本，真正意義上為標(biāo)準(zhǔn)化合同條款管理奠定堅實的基礎(chǔ)，這種方式能幫助維護醫(yī)院的合法權(quán)益，也能讓合同管理的效率及質(zhì)量得到升級?，F(xiàn)如今，很多醫(yī)院中所使用的合同都是往期簽訂的合同，這些合同的內(nèi)容相對比較豐富，整理起來存在一定的困難，在這些內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編制合同的模板添加有修改的意見，更容易保證醫(yī)院的經(jīng)濟效益，確保醫(yī)院的內(nèi)部控制活動實施順利，經(jīng)濟業(yè)務(wù)完成更快，也能夠防止在簽訂其他的類似合同時遇到內(nèi)容不清晰的現(xiàn)象而影響到合同的效力。

（三）實現(xiàn)信息化合同管理，強化內(nèi)部控制

醫(yī)院的信息化管理平臺中要融入合同管理的功能模塊，減少在合同管理過程中存在的人員操作風(fēng)險，讓信息的安全問題得到最大程度的提升和保障，讓醫(yī)院中的各項交易結(jié)果處理更加真實、準(zhǔn)確和完整，實現(xiàn)更加長效的合同管理目標(biāo)。由于醫(yī)院中有著不同類別的合同，他們的金額比較大，但采取手工管理的合同管理模式會存在著很多的不足，導(dǎo)致合同管理的信息不夠集中以及實時性不強，對合同進行查找和使用的速度相對比較緩慢等現(xiàn)象，這樣的機制無法滿足當(dāng)前社會環(huán)境下對于醫(yī)院提出的要求。近年來，信息技術(shù)的使用，對于合同管理產(chǎn)生了更大的影響，合同的信息化管理，能對業(yè)務(wù)控制的流程做進一步的優(yōu)化和編制，錄入關(guān)鍵的信息內(nèi)容，進而實現(xiàn)針對合同的全過程管理目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院的合同管理水平得到了升級，效率得到了增長，同樣有關(guān)部門也能在開展內(nèi)部控制管理的過程中規(guī)范各自的行為，提高管理的水平[2]。

（四）設(shè)置物資采購部門

醫(yī)院可以對設(shè)置的機構(gòu)做進一步的調(diào)整，讓物資采購部門獨立于其他業(yè)務(wù)部門之外單獨負(fù)責(zé)物資采購工作任務(wù)。這就需要對物資采購部門人員的職責(zé)范圍以及權(quán)限做明確，并針對負(fù)責(zé)物資采購的工作人員展開系統(tǒng)性的培訓(xùn)，讓他們樹立更新穎的物資采購管理理念，形成更具現(xiàn)代化的學(xué)思維和方法。在醫(yī)院內(nèi)部，這種完善的采購管理部門的構(gòu)建有利于采購理念的順利落實，也有助于物資采購招標(biāo)體系的構(gòu)建，可以讓物資采購工作朝向標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的方向發(fā)展，防止在物資采購過程中存在著不良問題而影響到內(nèi)部控制成效[3]。

（五）強化內(nèi)部審計

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部審計工作加大重視的力度，在其中提供內(nèi)部監(jiān)督以及評價內(nèi)部控制建設(shè)的權(quán)利，并配備專業(yè)的負(fù)責(zé)內(nèi)部審計的工作人員，讓人才的作用得到充分的發(fā)揮，醫(yī)院的內(nèi)部審計部門要針對審計工作負(fù)責(zé)，了解審計工作中存在的問題及不規(guī)范之處，對其進行相應(yīng)的處理，這就需要在合同管理制度中對合同的審批流程進行明確和規(guī)范，必須經(jīng)過具體的使用部門、業(yè)務(wù)管理部門、財務(wù)部門、審計部門等多個環(huán)節(jié)的審批，也會明確審計的主要流程以及管理的辦法，讓審計工作的實施更加順利和方便。醫(yī)院中的審計部門要提前審計經(jīng)濟合同，判斷其是否符合法律方面的規(guī)定及要求，是否具備可操作性和可執(zhí)行性，又是否符合當(dāng)前醫(yī)院的水平和條件，針對醫(yī)院的經(jīng)濟合同開展的事前審計工作，有助于醫(yī)院管理水平的提高[4]。

（六）構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制是醫(yī)院全部部門及人員都需要配合的工作，在其中發(fā)揮人員的價值及作用，要優(yōu)化崗位流程，明確崗位職責(zé)，也要做好合同管理制度的進一步修訂和優(yōu)化，遵循合同管理環(huán)節(jié)不相容崗位相互分離的原則，并采取人員的崗位輪換制度，讓每一個人員都能了解合同管理中不同崗位的具體要求、執(zhí)行的細(xì)則、對合同的簽訂以及履行登記等多方面問題做進一步的確定。將醫(yī)院辦公室作為合同歸口管理部門，由合同執(zhí)行部門針對合同的起草、簽訂以及其中的一些細(xì)節(jié)做認(rèn)真的把關(guān)，財務(wù)部門則需要把控好資金的收付監(jiān)察，審計部門強化內(nèi)部控制，讓醫(yī)院的內(nèi)部控制制度更加完善，對合同的審計效果進行保障，最終提高合同管理的水平[5]。

結(jié)語

總而言之，醫(yī)院內(nèi)部控制體系的建設(shè)對醫(yī)院自身的持久發(fā)展具有關(guān)鍵影響，應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部控制的建設(shè)情況做進一步的審查和評價，讓醫(yī)院的內(nèi)部控制體系更加優(yōu)良，風(fēng)險管理成效更高。經(jīng)濟合同的管理本身就是醫(yī)院管理工作中的重點，在經(jīng)濟合同的內(nèi)部控制管理過程中，需要投入更多的精力，加大重視，提出合同審核及管理的有效措施和方法，使醫(yī)院的內(nèi)部控制管理提高到一個更高的水平。