劉新 常爍婷
摘? ?要:近年來,我國中小企業(yè)發(fā)展迅速,企業(yè)數(shù)量不斷增加,已經(jīng)成為了我國國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分,對于解決就業(yè)問題、繳納稅款、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展均發(fā)揮了不小的作用。但是,面對日益嚴(yán)峻的經(jīng)濟(jì)形勢,中小企業(yè)難以應(yīng)對,以至于大多數(shù)企業(yè)的壽命都不長。其中一部分原因就在于它們在內(nèi)控管理中存在諸多問題。因此,深度剖析中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的種種問題,并根據(jù)中小企業(yè)自身特點提出相應(yīng)的建議對策,以期有助于中小企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:中小企業(yè);內(nèi)部控制;問題;對策
中圖分類號:F279.23? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A? 文章編號:1673-291X(2023)16-0114-03
一、中小企業(yè)內(nèi)部控制的意義
(一)增強會計信息的真實性和完整性
會計信息質(zhì)量是中小企業(yè)財務(wù)管理活動的基礎(chǔ),決定了其對于自身經(jīng)濟(jì)活動的控制是否有效。中小企業(yè)的內(nèi)部控制對企業(yè)財務(wù)員工的工作職責(zé)有著明確的規(guī)定,從制度上杜絕了員工工作上的操作不規(guī)范、徇私舞弊,從而避免中小企業(yè)的信息虛假錯亂現(xiàn)象,確保會計資料在標(biāo)準(zhǔn)合理的流程體系下加工處理成真實可靠的會計信息。大大增強中小企業(yè)的會計信息質(zhì)量,真實完整的會計信息也極大程度上提高企業(yè)會計賬目的可靠性和會計報表的決策性。
(二)確保企業(yè)資產(chǎn)的安全性
中小企業(yè)的資產(chǎn)總量雖然不大,但是各類資產(chǎn)比較細(xì)小繁雜,管理起來也不夠規(guī)范,漏洞百出。隨著中小企業(yè)內(nèi)控的推進(jìn),對其的各類資產(chǎn)的管理都提出了相應(yīng)的要求規(guī)定。在資金方面,全面的內(nèi)控制度能夠做到庫存現(xiàn)金的賬實相符,銀行存款也能夠與銀行方面保持一致,對于各類應(yīng)收賬款及時計提壞賬損失。在存貨方面,內(nèi)控制度要求員工按時對存貨進(jìn)行實地盤點,防止出現(xiàn)存貨盤盈盤虧現(xiàn)象。統(tǒng)一成本核算方法,根據(jù)實際情況計提跌價損失,準(zhǔn)確核算成本。在固定資產(chǎn)方面,員工須按月計提折舊,據(jù)實核算固定資產(chǎn)的維護(hù)維修支出。如此規(guī)范的制度控制就防止了員工暗中操作從中謀取私利,侵占企業(yè)資產(chǎn),保證了資產(chǎn)的安全性。
(三)提高企業(yè)的競爭力
中小企業(yè)規(guī)模小、實力不足,抵抗風(fēng)險的能力較差。而且我國目前的中小企業(yè)數(shù)量很多,相互之間的競爭自然很激烈。加上現(xiàn)在大環(huán)境的影響,企業(yè)要想存活下來就更加困難。完善的內(nèi)控制度,創(chuàng)造了一個良好的內(nèi)部管理環(huán)境,優(yōu)化企業(yè)的資源配置、完善企業(yè)的組織結(jié)構(gòu),提高了內(nèi)部管理水平,提高了企業(yè)的管理效率。這樣一來,相比于內(nèi)控不足的其他企業(yè),就凸顯出了自身的優(yōu)勢,也有利于吸引投資者注資加入。
二、中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題
(一)內(nèi)部控制環(huán)境較薄弱
中小企業(yè)內(nèi)部控制不足,首要的原因是企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境太薄弱。第一,我國目前的中小企業(yè)大多是家族企業(yè),管理人員大都是家族成員,往往把家和企業(yè)混為一談,處事決策武斷專權(quán),隨意性大,主觀性強。由于管理人員之間的親屬關(guān)系,很難按照企業(yè)的規(guī)章制度來執(zhí)行管理,導(dǎo)致企業(yè)從源頭上就沒有內(nèi)部控制。要不就是企業(yè)的創(chuàng)立者就是管理者,而企業(yè)的所有者一般對內(nèi)部控制的知識了解很少,認(rèn)為內(nèi)部控制只是單純地加大管理力度,覺得單憑自己的嚴(yán)格管理就可以實現(xiàn)。第二,很多中小企業(yè)只看中企業(yè)的營業(yè)利潤,把精力都投入到生產(chǎn)銷售經(jīng)營方面,忽視企業(yè)的內(nèi)部管理,沒有重視企業(yè)的資金使用、財務(wù)管理的問題,也缺乏時間的價值觀念等。管理者們一心只想增加利潤,卻沒有考慮通過內(nèi)控制度來更好地管理手中的資產(chǎn)。第三,企業(yè)為了壓縮成本,往往會招聘業(yè)務(wù)素質(zhì)較低的會計人員,有的企業(yè)還會安排自己的親屬擔(dān)任會計,還有企業(yè)直接讓非會計人員兼職會計。不專業(yè)的會計人員對內(nèi)部控制的認(rèn)識不足,難以將內(nèi)控制度貫徹落實下去,導(dǎo)致整個企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境薄弱。
(二)人員配置不合理
一方面,管理人員崗位的設(shè)置太少、太隨意。有的企業(yè)根本沒有管理團(tuán)隊,董事長和總經(jīng)理是一個人,企業(yè)的大事小情都是他一個人說了算。而這樣的管理者大多沒有專業(yè)的管理知識,易于做出錯誤或者有偏差的決策;而且管理半徑過長,管理難度增加,很難實現(xiàn)有效管理。還有一些企業(yè)雖設(shè)有管理機(jī)構(gòu),但是層級太少,是簡單的垂直管理模式,只是簡單的董事長到總經(jīng)理再到各部門負(fù)責(zé)人。這樣的話,還是會導(dǎo)致權(quán)力過于集中,給企業(yè)帶來經(jīng)營風(fēng)險,不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。另一方面,員工崗位設(shè)置混亂,不規(guī)范。中小企業(yè)的資金有限,企業(yè)為了節(jié)約成本會盡量減少企業(yè)的崗位設(shè)置,精簡企業(yè)員工數(shù)量。這樣就會導(dǎo)致一人多崗,難以實現(xiàn)不相容崗位相互分離,致使職務(wù)分工不明確。比如,會計和出納是一個人,填制憑證的同時還代理記賬,既保存憑證也保管印章。而且企業(yè)為了節(jié)約資金,不愿意支付更高的薪酬,很難聘請到專業(yè)的人才,還會造成人員流動性大,給企業(yè)管理控制帶來很大的困難。
(三)內(nèi)部監(jiān)督制度缺失
中小企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督制度嚴(yán)重缺失,沒有形成成熟的內(nèi)部監(jiān)督體系,致使企業(yè)內(nèi)控制度很難落實。首先,很多中小企業(yè)沒有董事會和監(jiān)事會,使企業(yè)決策從法人治理結(jié)構(gòu)上就脫離了監(jiān)管。而且企業(yè)的各部門都?xì)w總經(jīng)理一人統(tǒng)一管理,包括財務(wù)部門、人事部門和監(jiān)管部門,從而讓企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制難以發(fā)揮作用,內(nèi)控機(jī)制也近乎失去作用。其次,中小企業(yè)大多數(shù)管理者有重效益、輕管理的思想,不愿意投入人力資金來建設(shè)企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督體系。因此,很多企業(yè)沒有獨立的內(nèi)部審計部門,內(nèi)審工作大多由企業(yè)的會計負(fù)責(zé),缺乏必要的獨立性,而且審計工作的專業(yè)性也達(dá)不到要求,內(nèi)審工作只停留在形式上。各部門沒有獨立專業(yè)的監(jiān)審崗位,導(dǎo)致一些重要敏感的崗位和關(guān)鍵控制的環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)貪污舞弊現(xiàn)象。最后,由于中小企業(yè)的家族性質(zhì),成員相互之間都是親屬關(guān)系,或者內(nèi)審的重要對象是領(lǐng)導(dǎo)的親屬,這樣一來,要么是相關(guān)人員搞特權(quán)、不配合,要么就是內(nèi)審人員顧慮太多、敷衍了事,導(dǎo)致內(nèi)控監(jiān)督工作很難按照規(guī)定正常進(jìn)行,失去了獨立公正的原則。
(四)風(fēng)險意識不足
中小企業(yè)規(guī)模小,經(jīng)營業(yè)務(wù)單一,更注重利益,缺少長期發(fā)展眼光,自然就缺乏風(fēng)險防范意識。但是,企業(yè)自經(jīng)營開始就一直被風(fēng)險包圍。在內(nèi)部,有存貨風(fēng)險:貨品的生產(chǎn)流程、庫存的積壓量都會給企業(yè)的經(jīng)營帶來影響;有人力資源風(fēng)險:員工的去留交接問題,新員工的培養(yǎng)問題都會對企業(yè)的經(jīng)營效率產(chǎn)生影響;還有最重要的財務(wù)風(fēng)險:企業(yè)的短期負(fù)債、長期負(fù)債、各種應(yīng)收應(yīng)付賬款、資產(chǎn)負(fù)債率等等,都存在不小的著風(fēng)險。在外部,行業(yè)市場的環(huán)境瞬息萬變,技術(shù)產(chǎn)品淘汰更新,加上國家出臺的各種政策方針和大環(huán)境下的經(jīng)濟(jì)形勢的影響,都可能給企業(yè)的發(fā)展帶來風(fēng)險和壓力。而大多數(shù)中小企業(yè)還沒有建立完善的風(fēng)險評估和防控體系,只是在風(fēng)險發(fā)生時企業(yè)的管理者才會被動地應(yīng)急處理,往往是手忙腳亂、亡羊補牢,補救的效果不佳。企業(yè)缺少風(fēng)險管理制度,沒有事前的風(fēng)險預(yù)估,事中完善的風(fēng)險防范措施,缺少科學(xué)合理的風(fēng)險評估標(biāo)準(zhǔn),會使企業(yè)時刻處于危險之中卻不自知,很容易讓企業(yè)被各類風(fēng)險吞噬。
三、解決措施及建議
(一)強化內(nèi)部控制環(huán)境
首先,企業(yè)的所有人員都要強化內(nèi)控意識。尤其是管理層,要摒棄家族式的專制獨裁的傳統(tǒng)落后的制度模式,減少企業(yè)中擔(dān)任虛職和能力不足的家族人員,聘請專業(yè)的經(jīng)理人管理企業(yè),建立現(xiàn)代化的企業(yè)制度,完善法人治理結(jié)構(gòu),賦予企業(yè)“社會人”的屬性。管理層需要接受培訓(xùn),學(xué)習(xí)內(nèi)控制度的相關(guān)知識,從而意識到內(nèi)控對企業(yè)的內(nèi)部管理和可持續(xù)發(fā)展的重要意義。管理層樹立內(nèi)控意識之后,要在企業(yè)下大力宣傳內(nèi)控對于企業(yè)各項工作和每位員工的必要性,聘請專家為員工普及內(nèi)控知識,讓他們從心里真正接受內(nèi)控制度,以便于企業(yè)日后順利推行落實內(nèi)控制度。其次,要建立完善的內(nèi)控體系。管理層要深入調(diào)查了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的每個環(huán)節(jié)、各個業(yè)務(wù)流程,明確企業(yè)的優(yōu)勢和問題所在,并和外部的專業(yè)人員一同制定詳盡有效的內(nèi)控制度,聽取企業(yè)各個部門負(fù)責(zé)人的意見,確保生產(chǎn)經(jīng)營中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和流程能夠被重點管控。此后要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r隨時改進(jìn)完善內(nèi)控體系,發(fā)現(xiàn)問題及時修正。最后,要提高會計人員的素質(zhì)。會計人員是企業(yè)實行內(nèi)控管理的主力軍,是決定企業(yè)內(nèi)控落實效果和質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán)。企業(yè)要舍得成本,招聘具有財經(jīng)類專業(yè)的本科及以上學(xué)歷人員,或者具有會計工作經(jīng)驗的專業(yè)人員。同時,要聘請專家為會計人員培訓(xùn),更新其財務(wù)知識,使其了解最新頒布的政策法規(guī),從而強化其內(nèi)控意識,更好服務(wù)于企業(yè)。
(二)改進(jìn)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)
首先,建立三會制度,即董事會、監(jiān)事會和股東大會制度。由總經(jīng)理負(fù)責(zé)企業(yè)管理,直接對董事會負(fù)責(zé),董事會和監(jiān)事會相互制約,實現(xiàn)權(quán)力的制衡,優(yōu)化企業(yè)的治理結(jié)構(gòu),將內(nèi)部控制融入其中。如果企業(yè)的規(guī)模不足以建立三會,也要安排執(zhí)行董事和監(jiān)事,對管理層進(jìn)行監(jiān)督,避免一家獨大、家族治理的混亂現(xiàn)象。其次,不相容的崗位要相互分離。中小企業(yè)規(guī)模小,崗位設(shè)置不需要很詳盡,有些崗位可以刪減合并。但是不相容的職務(wù)一定要分離開來,尤其是財務(wù)部門,會計和出納不能由一人擔(dān)任,記錄和稽核不能是同一人,票據(jù)和印章要分開保管,一定要完善規(guī)章制度,明確各崗位職責(zé)。最后,要設(shè)立審計部門。設(shè)置內(nèi)審崗位,聘用專業(yè)的審計人員。內(nèi)審人員不光要對財務(wù)部門的憑證、賬本、報表等會計資料進(jìn)行審核,還要對企業(yè)的每項業(yè)務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格審計。如果企業(yè)規(guī)模小,可以不設(shè)置單獨的機(jī)構(gòu),但是要有獨立的審計人員。企業(yè)還可以借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),將各類審計資料分類整合起來,便于監(jiān)督,提高工作效率。
(三)強化內(nèi)控監(jiān)督和評價機(jī)制
第一,提高內(nèi)部審計的地位。審計部門應(yīng)該直接由企業(yè)中最高級別的管理者管理,確保其與其他部門相互獨立。如果企業(yè)的規(guī)模不足以成立單獨的審計部門,也要聘請外部的會計事務(wù)所對企業(yè)進(jìn)行審計監(jiān)督。第二,要加強對財務(wù)工作的監(jiān)督。審計人員要定期和不定期地對各類會計資料進(jìn)行核查。對于每一筆資金的來源、流向都要認(rèn)真核實,確保企業(yè)資金安全,提高企業(yè)資金管理水平。第三,加強對企業(yè)資產(chǎn)的監(jiān)督。對于應(yīng)收和預(yù)付賬款,應(yīng)定期核查并評估其壞賬風(fēng)險,及時調(diào)整賬款的回收期,減少壞帳損失。對于物資的采購環(huán)節(jié),審計人員要不定期抽查采購的物資,核實物資的型號單價數(shù)量等是否和采購單據(jù)一致。對于存貨,除了要定期進(jìn)行實地盤點,還要重點關(guān)注存貨的收發(fā)兩個環(huán)節(jié),要求每次入庫出庫都要記錄,并要有負(fù)責(zé)人簽字,以便日后核查。第四,建立評價和反饋機(jī)制。審計部門以企業(yè)的規(guī)章制度和內(nèi)控目標(biāo)為依據(jù)并制定考核標(biāo)準(zhǔn)。每月末都要根據(jù)考核結(jié)果分別給予獎勵或懲罰,并將考核結(jié)果納入員工的加薪和晉升的考慮范圍。同時,還要有反饋機(jī)制,聽取采納員工的意見,及時改進(jìn)企業(yè)內(nèi)控的缺陷,完善內(nèi)控制度。
(四)健全風(fēng)險評估機(jī)制
第一,領(lǐng)導(dǎo)層要認(rèn)識到風(fēng)險管理的重大作用。由于企業(yè)規(guī)模限制,就算不能成立風(fēng)險管理部門,也要有專門負(fù)責(zé)風(fēng)險評估的專業(yè)人員,并且要對負(fù)責(zé)人員進(jìn)行培訓(xùn),確保其專業(yè)程度。第二,要借助信息系統(tǒng)來構(gòu)建企業(yè)的風(fēng)險評估體系。企業(yè)可以引進(jìn)ERP系統(tǒng),借助該系統(tǒng)可以及時準(zhǔn)確地收集到企業(yè)各類數(shù)據(jù)和信息,以便建立信息平臺,進(jìn)行風(fēng)險分析,找到風(fēng)險點,并對風(fēng)險進(jìn)行等級劃分。對于不同級別的風(fēng)險,要制定相應(yīng)的預(yù)防措施和應(yīng)急方案,相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員要隨時關(guān)注風(fēng)險的發(fā)展走向,并及時作出調(diào)整方案,最終形成企業(yè)事前、事中、事后完整的風(fēng)險防控體系。第三,要加強對財務(wù)風(fēng)險的預(yù)估。企業(yè)需要評估客戶信用度,據(jù)以預(yù)估應(yīng)收賬款等債權(quán)的回款風(fēng)險;對于難以收回的賬款要提前做出準(zhǔn)備,計提壞賬,調(diào)整回款制度,盡量減少損失。要認(rèn)真分析企業(yè)的財務(wù)報表,根據(jù)各項數(shù)據(jù)、比率等找出企業(yè)經(jīng)營存在的問題、潛在的風(fēng)險,以便及時調(diào)整企業(yè)的經(jīng)營決策和戰(zhàn)略方針。企業(yè)還要全面實行預(yù)算管理,運用科學(xué)的預(yù)算方法,制定合理的財務(wù)和非財務(wù)的預(yù)算方案,從中分析出可能出現(xiàn)的風(fēng)險。第四,重點關(guān)注外部風(fēng)險。企業(yè)要根據(jù)自身的經(jīng)營現(xiàn)狀、產(chǎn)品的特點和競爭力,評估企業(yè)在與其他同行競爭中存在的風(fēng)險,并根據(jù)經(jīng)濟(jì)形勢、市場行情和企業(yè)的發(fā)展方向,評估企業(yè)在整個行業(yè)中存在的風(fēng)險,若外部風(fēng)險評估難度較大、企業(yè)能力有限,可以聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)或者人員為企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)全面的風(fēng)險評估。
四、結(jié)束語
中小企業(yè)在目前市場經(jīng)濟(jì)中的地位日益提升,成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量。與此同時,其面臨的外部風(fēng)險和競爭壓力也在日益增加。完善企業(yè)內(nèi)部控制管理,構(gòu)建內(nèi)部控制體系是應(yīng)對日益激烈的沖擊的一個有力辦法。為此,企業(yè)應(yīng)該加強內(nèi)控工作,強化內(nèi)部控制的環(huán)境,改進(jìn)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu),健全企業(yè)內(nèi)控監(jiān)督、評價和風(fēng)險預(yù)估機(jī)制,力求實現(xiàn)有助于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的內(nèi)控管理,成為企業(yè)發(fā)展壯大的堅強后盾。
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