文/吉林鐵路運輸檢察院 徐安然

隨著我國中央、地方政府部門工作職能逐漸分化，各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部改革工作也處于持續(xù)推進(jìn)狀態(tài)，連帶社會管理體系隨之發(fā)生相應(yīng)改變。此時，“機(jī)關(guān)單位辦公室”作為政府部門平穩(wěn)運轉(zhuǎn)中重要支持部門，如何做好行政管理模式的轉(zhuǎn)型升級，讓管理與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代發(fā)展進(jìn)程，就成為重中之重。但是，結(jié)合現(xiàn)下部分機(jī)關(guān)單位辦公室的行政管理工作現(xiàn)狀來看，仍舊存在較多不足之處，影響行政部門管理工作效率及質(zhì)量，有待后續(xù)地更新和完善。鑒于此，本次研究展開具有重要現(xiàn)實意義。

一、機(jī)關(guān)行政管理概述

機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作內(nèi)容，主要指代的是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各項事務(wù)管理等工作。新時期，機(jī)關(guān)單位規(guī)模隨之?dāng)U大，導(dǎo)致辦公室行政管理工作構(gòu)成越來越復(fù)雜，辦公室行政管理工作流程想要平穩(wěn)運行，必須明確各工作人員職責(zé)，制定管理辦法時，也要求各項條款必須符合機(jī)關(guān)運作需求。因此，應(yīng)該從多個方面去探討機(jī)關(guān)行政管理工作的重點。首先，按照不同部門工作需求，主動融合多個部門領(lǐng)導(dǎo)的工作任務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定一系列更完善的規(guī)章機(jī)制。其次，處理機(jī)關(guān)單位內(nèi)部公文或是各項電子政務(wù)時，還應(yīng)該結(jié)合單位各項規(guī)章制度為任務(wù)執(zhí)行流程設(shè)計提供指導(dǎo)。此外，機(jī)關(guān)單位需要舉辦各類會議時，需要積極做好會議統(tǒng)籌及安排，制定突發(fā)事件預(yù)警機(jī)制及保障措施，尤其應(yīng)該針對機(jī)關(guān)單位重大事件做好監(jiān)督，并在事后協(xié)助調(diào)查。

二、機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作開展的意義

（一）利于提升信息傳遞高效性。辦公室行政管理部門運轉(zhuǎn)實際功能體現(xiàn)在上下級的信息傳遞，是機(jī)關(guān)單位平穩(wěn)運行的重要樞紐，不僅能深刻解讀上級部門信息，還能夠精準(zhǔn)傳達(dá)上級精神，為下級單位更好地執(zhí)行任務(wù)提供指導(dǎo)。一方面，機(jī)關(guān)單位辦公室的設(shè)立，可以為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子做各項決策提供一定參考，確保命令下達(dá)后，順利執(zhí)行到位。另一方面，作為辦公室行政管理人員，還應(yīng)該監(jiān)督基層人員任務(wù)執(zhí)行期間各個階段工作情況，及時將各部門出現(xiàn)的問題向上級部門作出準(zhǔn)確反饋，為任務(wù)完成效率提升帶來幫助。

（二）利于多個部門間關(guān)系協(xié)調(diào)。一個組織想要保障正常運行狀態(tài)，配置全面且具有統(tǒng)籌功能的辦公室作為組織運行的“潤滑劑”必不可少。辦公室行政管理人員日常工作中，需要為上級、下級之間建立起更加有效的溝通渠道，為部門內(nèi)員工之間的矛盾化解提供思路，確保機(jī)關(guān)單位內(nèi)上下級之間可以準(zhǔn)確、高效地完成工作對接。此外，機(jī)關(guān)單位辦公室在傳遞信息時，也應(yīng)該從信息傳遞的伊始階段，就把控好信息傳遞及時性，確?？梢詫⒏鱾€部門之間存在的矛盾或沖突化解掉。例如，在機(jī)關(guān)單位上級下達(dá)命令后，各部門執(zhí)行時可能會出現(xiàn)個別人，為了自身利益而做出錯誤決定，影響機(jī)關(guān)單位工作完成質(zhì)量。此時，辦公室行政管理人員應(yīng)該介入，做好協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作，達(dá)成“想領(lǐng)導(dǎo)所想、做好各程序超前服務(wù)”目標(biāo)，為任務(wù)快速完成起到促進(jìn)作用。

（三）利于助推機(jī)關(guān)單位實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。機(jī)關(guān)單位是指行使國家權(quán)力、從事國家管理工作的相關(guān)部門，該類部門管理水平及能力，將直接與群眾切身利益產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，甚至?xí)P(guān)乎國家在國際上的名譽。因此，想要完善機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理機(jī)制，就必須制定更為健全、完善的行政管理機(jī)制，培訓(xùn)管理人員綜合素養(yǎng)，才能真正將機(jī)關(guān)單位辦公室行政工作開展作用及價值發(fā)揮出來，最終為機(jī)關(guān)單位實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)起到促進(jìn)作用。

三、機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作質(zhì)量提升研究

2022 年，筆者所在檢察院辦公室，在院內(nèi)黨組織領(lǐng)導(dǎo)下，全面就《最高人民檢察院關(guān)于加強新時代檢察機(jī)關(guān)辦公室工作的意見》做深入解讀，以此發(fā)揚文件精神，將辦公室的綜合管理價值與作用發(fā)揮出來，凸顯出辦公室督促檢查與綜合協(xié)調(diào)乃至政務(wù)保障等職能。為此，重點作出下述辦公室行政管理工作優(yōu)化。

（一）突出政治引領(lǐng)，加強組織建設(shè)。院內(nèi)黨支部自成立以來，一直堅持將學(xué)習(xí)貫徹落實習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想及系列講話精神，并將其作為辦公室工作開展的首要政治任務(wù)。因此辦公室在組織建設(shè)方面，作出了如下改進(jìn)：1.累計召開全體黨員大會8次，支委會5 次，主題黨日活動5 次，專題黨課1 次。2.規(guī)范e支部平臺建設(shè)，線上線下管理結(jié)合，對黨員信息、支部信息進(jìn)行日常維護(hù)；11 月初，開展“檢社共建”活動，組織全體黨員深入社區(qū)，召開座談會，同社區(qū)工作者圍繞“檢企共建，為民服務(wù)”進(jìn)行交流，走訪慰問貧困住戶，為進(jìn)一步做好互建活動奠定了堅實基礎(chǔ)。3.支部堅持做好黨員日常管理工作，加強對入黨積極分子培養(yǎng)，嚴(yán)把發(fā)展黨員政治關(guān)，目前第一黨支部現(xiàn)有黨員6 人，預(yù)備黨員3人，發(fā)展對象1人，積極分子1人。

（二）狠抓素質(zhì)提升，加強隊伍建設(shè)。辦公室結(jié)合“質(zhì)量建設(shè)年”工作要求，積極開展本條線精細(xì)化崗位練兵，以提升整體工作水平為目，開展了以保密、檔案、計算機(jī)操作、報表填報、財務(wù)規(guī)范化等為主題的崗位練兵。在崗位練兵發(fā)展中，堅持將解決實際問題作為工作重點，培養(yǎng)辦公室干警在工作中第一時間發(fā)現(xiàn)、分析并解決問題。同時，還借助于崗位練兵活動的組織，進(jìn)一步提升辦公室全體人員的責(zé)任意識、紀(jì)律規(guī)矩意識和自身能力水平，增強隊伍凝聚力，營造積極、健康的良好工作氛圍。

（三）抓好“質(zhì)量建設(shè)年”落實，全面開展各項工作。1.做好信息簡報工作，加強公文審核。辦公室全年共起草文稿90 余份，報送工作簡報41 篇，其中3 篇工作簡報被分院轉(zhuǎn)發(fā)，1 篇被省院轉(zhuǎn)發(fā)。在公文處理方面，對業(yè)務(wù)部門上報簡報、院發(fā)文嚴(yán)格把關(guān)審查，縮短辦理時限，重視行文質(zhì)量，日常發(fā)文重點圍繞檢察工作，仔細(xì)反復(fù)推敲審核，不斷提高公文審核水平及起草文稿質(zhì)量。2.做好信息技術(shù)工作。吉林鐵路運輸檢察院今年共完成8件技術(shù)協(xié)助辦案和3件公益訴訟技術(shù)支持工作。按照省院和分院的要求，完成2.0系統(tǒng)后臺的配置工作，并在日常辦案中根據(jù)本院實際情況及時調(diào)整，解決業(yè)務(wù)部門在使用中遇到的困難，有效地滿足了辦案需求；在統(tǒng)一業(yè)務(wù)2.0 配套終端方面，采購并安裝完成15 臺國產(chǎn)化終端和國產(chǎn)打印機(jī)；按照省院工作部署開展網(wǎng)絡(luò)安全檢查，確保所有內(nèi)網(wǎng)終端和檢察工作網(wǎng)終端都有安裝防病毒軟件并及時更新。3.做好財務(wù)工作，加大經(jīng)費裝備保障力度。本院在財務(wù)管理方面，做到了財務(wù)制度健全，日常賬務(wù)處理及時，財務(wù)報銷憑證符合規(guī)定，報銷審批流程完善，結(jié)余結(jié)轉(zhuǎn)資金及時上繳。除完成日常財務(wù)工作，今年院內(nèi)共接受3 次重大檢查，包括駐省院紀(jì)檢監(jiān)察組聯(lián)合省院機(jī)關(guān)紀(jì)委、審計部開展糾治“四風(fēng)”專項監(jiān)督檢查、省院計劃財務(wù)裝備部聯(lián)合審計部進(jìn)行的重大項目和法警津貼專項檢查以及鐵檢分院委托長春紅巖會計師事務(wù)所對院內(nèi)開展的2021 年財政財務(wù)收支情況的審計檢查。檢查中，院內(nèi)均積極支持與配合，能夠按照檢查組要求，將相關(guān)會計資料如實對外呈報，以此為檢查工作順利推進(jìn)提供支持。檢查中指出的如驗收單應(yīng)為雙方簽字、檢察文員及聘用人員工資表應(yīng)有對方公司蓋章、食堂出入庫設(shè)置不科學(xué)、車輛加油本簽字不完整、應(yīng)加強低值易耗品的管理、固定資產(chǎn)盤點不應(yīng)流于形式、嚴(yán)格落實先審批后采購原則等幾點問題建議，院內(nèi)均已認(rèn)真整改并提交了書面報告。4.做好檔案管理工作。院內(nèi)嚴(yán)格貫徹落實檢察檔案歸檔制度相關(guān)要求，及時收集、整理各門類檔案，完成檔案數(shù)字化工作，現(xiàn)已完成2021年歸檔工作。具體的辦公室檔案管理工作實務(wù)處理如下：（1）文書檔案共計歸檔329件，完成數(shù)字化掃描8191頁。其中永久歸檔89 件，完成數(shù)字化掃描1942 頁；定期30年歸檔160 件，完成數(shù)字化掃描5310 頁。（2）定期10 年歸檔80件，完成數(shù)字化掃描939頁;訴訟檔案共計歸檔44卷。其中：永久8卷、60年21卷、30年15卷；會計檔案共計歸檔43卷。其中永久1卷、30年42卷；音像檔案共計歸檔7 張，其中影像光盤1 張，公安光盤3 張，認(rèn)罪認(rèn)罰同步錄音錄像3 張。（3）照片歸檔共56 張；科技檔案共計歸檔4 件。其中科研歸檔4 件；實物檔案共計歸檔1件。（4）此外能夠做到充分完善服務(wù)，發(fā)揮檔案價值，今年共接待查檔18 人次，查閱卷宗210 余卷。5.落實機(jī)要保密責(zé)任，強化保密作用。按照省院、分院工作部署，院內(nèi)多次開展保密培訓(xùn)教育工作，對現(xiàn)有微信群進(jìn)行統(tǒng)計備案，制定微信群內(nèi)信息發(fā)布審查機(jī)制和《微信發(fā)布保密審查表》；全面排查清理院內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)涉密敏感信息，對院內(nèi)微博、微信公眾號、抖音和今日頭條等互聯(lián)網(wǎng)賬號進(jìn)行檢查，未發(fā)現(xiàn)有違規(guī)現(xiàn)象；召開全院大會學(xué)習(xí)保密知識1次、組織各部門自學(xué)密碼法和工作條例1次、以視頻形式參加省院保密培訓(xùn)1 次；嚴(yán)格密碼裝備列裝、使用、報廢和安全保密管理，按照上級要求，對院內(nèi)機(jī)要通道和機(jī)要終端將進(jìn)行升級，目前已完成機(jī)要終端的軟硬件采購工作，后續(xù)等待省院統(tǒng)一組織培訓(xùn)后進(jìn)行安裝測試工作；規(guī)范機(jī)要通道系統(tǒng)的使用管理，本年度共計接收一級機(jī)要通道文件363份，二級機(jī)要通道文件325份，紙質(zhì)機(jī)要18份，郵寄機(jī)要文件共35次、35件。6.開展綜合協(xié)調(diào)工作。院內(nèi)辦公室在做綜合協(xié)調(diào)工作時，重點主要體現(xiàn)在下述幾個方面：（1）重點圍繞檢察政令和檢察長辦公會等重要會議的籌備組織，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保落實力度和效果，今年共計召開檢察長辦公會7次，完成各類會議保障40余次。（2）以“我管”促“都管”，提升督察督辦實效。對涉及全局、全院性的工作，主動牽頭，完善任務(wù)分解、跟蹤催辦落實。在推進(jìn)院內(nèi)“質(zhì)量建設(shè)年”工作部署上，辦公室主動發(fā)揮協(xié)調(diào)履職作用，通過“五化工作法”等督辦方式推動各部門抓好落實。（3）建立應(yīng)急報告機(jī)制，制定院內(nèi)上報緊急重大信息流程，明確上報事項、報送實效、聯(lián)系人等，確保發(fā)生重大突發(fā)事件、涉檢網(wǎng)絡(luò)輿情、辦案安全事故等，第一時間向院領(lǐng)導(dǎo)做請示報告，提升處理方案的穩(wěn)妥性。（4）扎實做好檢務(wù)保障工作，全年共計出車337次，其中市內(nèi)出車263次，長途出車74 次，累計駕駛里程24028 公里,累計加油22175元，均做到了安全行駛，無違章，零事故。

四、機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作亮點及未來發(fā)展

（一）工作亮點。今年辦公室在自身建設(shè)方面取得新突破，徐安然同志撰寫的《吉林鐵路運輸檢察院走進(jìn)社區(qū)共同開展“檢社共建”主題黨日活動》在鳳凰網(wǎng)、中國吉林網(wǎng)發(fā)表。修博文同志的攝影作品在吉林省直機(jī)關(guān)工委組織開展的“喜迎二十大·建工新時代”省直機(jī)關(guān)職工微視頻、攝影比賽中榮獲攝影作品優(yōu)秀獎。

（二）未來發(fā)展。一是進(jìn)行檢察專網(wǎng)分級保護(hù)測評和風(fēng)險評估工作，持續(xù)推進(jìn)涉密網(wǎng)絡(luò)保密系統(tǒng)建設(shè)。二是完成機(jī)要通道和機(jī)要終端升級，按照省院安排統(tǒng)一進(jìn)行安裝測試工作。三是進(jìn)行2 樓電視電話會議室改造工作，將系統(tǒng)化更換終端設(shè)備。四是堅持以文輔政，加強綜合文稿起草工作，積極打造文稿起草骨干，不斷提升稿件質(zhì)量水平。五是在財政持續(xù)縮減預(yù)算情況下，以節(jié)約、高效、規(guī)范的工作流程確保各項經(jīng)費使用落實到位，充分利用預(yù)算一體化中各項經(jīng)費數(shù)據(jù)，做好我院財務(wù)助手角色，提高資金使用率，為本院工作發(fā)展供給物質(zhì)保障。

五、結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)單位辦公室運行過程中，想要進(jìn)一步提升工作質(zhì)量，首先應(yīng)該突出政治層面的引領(lǐng)，以此針對組織建設(shè)加以強化，促進(jìn)辦公室管理職能全面發(fā)揮作用。其次，圍繞“素質(zhì)管理”為重點，注重機(jī)關(guān)單位辦公室隊伍內(nèi)部建設(shè)，拔高辦公室團(tuán)隊綜合素質(zhì)水平。此外，還應(yīng)該全面落實“質(zhì)量建設(shè)年”方案，以此保障院內(nèi)辦公室各項工作順利落到實處，為機(jī)關(guān)單位整體管理水平提升奠定基礎(chǔ)。