周平 陳笑天

摘? 要：企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）以條線方式建設(shè)，是在企業(yè)數(shù)字檔案館（室）點(diǎn)建設(shè)方式基礎(chǔ)上的擴(kuò)展和延伸。本文首先探討了數(shù)字經(jīng)濟(jì)對(duì)企業(yè)集團(tuán)檔案管理的影響，然后運(yùn)用案例研究法和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)法，以河南投資集團(tuán)有限公司企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）試點(diǎn)建設(shè)為例，總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和不足，分析建設(shè)難點(diǎn)，提出企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)路徑，并探討檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)接的檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案數(shù)字化；數(shù)字檔案館；數(shù)字經(jīng)濟(jì)；企業(yè)集團(tuán)；協(xié)作組；業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)

Abstract： The construction of enterprise group digital archives （ room ） in line mode is the expansion and extension of the former construction in point mode. This article first explores the impact of the digital economy on the archives management of enterprise group， then with the method of case study and experience summary， it takes Henan Investment Group Co.， Ltd. as an example， summarizes its experience and limitation， analyzes the difficulties， proposes the path of enterprise group digital archives （offices） construction and discusses the archive management mode that connects the archive system with the business system.

Keywords： Archives management; Archives digitization; Digital archives; Digital economy; Enterprise group; Collaborative group; Business linkage

1 引言

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，打造數(shù)字檔案館（室）、智慧檔案館（室），提供更快捷、更準(zhǔn)確、更全面的檔案信息，是推進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加速賦能數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然途徑。數(shù)字化管理可以更好地滿足數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代快速發(fā)展對(duì)信息管理的需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的精準(zhǔn)管理和全面利用。從實(shí)踐層面上看，數(shù)字化管理還可以提高企業(yè)集團(tuán)的信息化水平、管理效率、決策能力，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力和創(chuàng)新能力。

2021年1月，《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱新《檔案法》）頒布施行，新增信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容?！案骷?jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用?！薄皺C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！盵1]2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確要大力推進(jìn)檔案信息化，加速推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。[2]為進(jìn)一步落實(shí)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》信息化建設(shè)要求，2022年5月，國(guó)家檔案局印發(fā)《企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)第一批試點(diǎn)單位名單》，確定了61家企業(yè)集團(tuán)為試點(diǎn)單位，河南投資集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“投資集團(tuán)”）是首批試點(diǎn)單位之一。[3]

本文運(yùn)用案例研究法和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)法，以河南投資集團(tuán)有限公司企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）試點(diǎn)建設(shè)為例，總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和不足，分析建設(shè)難點(diǎn)，提出企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)路徑，為相關(guān)研究和實(shí)踐提供參考。

2 數(shù)字經(jīng)濟(jì)對(duì)企業(yè)集團(tuán)檔案管理的影響

數(shù)字經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和日益普及，對(duì)企業(yè)集團(tuán)檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)、機(jī)遇和更高要求。數(shù)字經(jīng)濟(jì)是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新型經(jīng)濟(jì)形態(tài)，它以數(shù)字化為特征，依靠互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，整合社會(huì)資源，創(chuàng)造新的商業(yè)模式和價(jià)值，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。數(shù)字經(jīng)濟(jì)改變了傳統(tǒng)環(huán)境下信息采集、組織和分析的方式，同時(shí)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的廣泛使用均使電子文件數(shù)量劇增、種類多樣、內(nèi)容豐富，對(duì)原有的檔案收集、管理的方式提出了挑戰(zhàn)，要求電子檔案做到“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，迫使集團(tuán)企業(yè)檔案管理工作必須轉(zhuǎn)型升級(jí)。企業(yè)集團(tuán)是按照資產(chǎn)關(guān)系組成的不同層級(jí)的企業(yè)個(gè)體集合，具有多層級(jí)、跨行業(yè)、跨區(qū)域等特點(diǎn)，檔案信息資源分布具有分層級(jí)、分散式的分布特點(diǎn)，無法滿足企業(yè)集團(tuán)各類業(yè)務(wù)對(duì)信息共享、資源共享的需求，檔案服務(wù)模式和理念急需結(jié)合數(shù)字經(jīng)濟(jì)進(jìn)行改變。檔案工作作為企業(yè)集團(tuán)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)，應(yīng)充分發(fā)揮檔案工作基礎(chǔ)性、支撐性功能，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)企業(yè)集團(tuán)各項(xiàng)大局功能。因此，企業(yè)集團(tuán)檔案工作升級(jí)轉(zhuǎn)型不僅是提質(zhì)增效的必然要求，也是檔案工作高質(zhì)量、跨越式、數(shù)字化管理的必然選擇，是數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略背景下和企業(yè)集團(tuán)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然趨勢(shì)。

2.1 企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案政策梳理。2018年4月，全國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作會(huì)議上，習(xí)近平指出，加快數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展，是推進(jìn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革、實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的必由之路，要以數(shù)字經(jīng)濟(jì)為引領(lǐng)，加快信息基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)字產(chǎn)業(yè)化發(fā)展，推動(dòng)數(shù)字技術(shù)與實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合。這一指示為企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案室試點(diǎn)的推行提供了更加明確的戰(zhàn)略指導(dǎo)和政策支持。2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確提出了要加速數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)建設(shè)高水平的數(shù)字檔案館（室），加強(qiáng)電子檔案長(zhǎng)期保存技術(shù)和管理研究，創(chuàng)建科學(xué)的可信存儲(chǔ)與驗(yàn)證體系，保證電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性等相關(guān)要求。為進(jìn)一步落實(shí)新《檔案法》及《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》信息化建設(shè)要求，2021年12月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于開展企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)工作的通知》，2022年5月23日，印發(fā)《企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)第一批試點(diǎn)單位名單》，確定了61家企業(yè)集團(tuán)為試點(diǎn)單位，標(biāo)志著企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)正式拉開帷幕。河南投資集團(tuán)有限公司是試點(diǎn)單位之一，這些政策文件的出臺(tái)，為數(shù)字經(jīng)濟(jì)背景下的企業(yè)集團(tuán)檔案管理轉(zhuǎn)型和升級(jí)提供了政策支持和指導(dǎo)。

試點(diǎn)建設(shè)明確了建設(shè)企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）的目標(biāo)，探索構(gòu)建以企業(yè)總部為中心、所屬單位為節(jié)點(diǎn)的企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）體系的步驟方法；探索數(shù)字經(jīng)濟(jì)條件下加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的路徑方法，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔新技術(shù)及加快企業(yè)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型新路徑；驗(yàn)證有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的適用性，為完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提供保障；形成可推廣可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)做法。除此之外試點(diǎn)工作還對(duì)工作的組織管理、資金保障、評(píng)估考核等提出具體要求，進(jìn)一步保障了企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的可行性和科學(xué)實(shí)施。

2.2 企業(yè)集團(tuán)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。在信息化高速發(fā)展的今天，數(shù)字經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)井噴式增長(zhǎng)，企業(yè)集團(tuán)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中需要更好地管理信息資產(chǎn)。企業(yè)集團(tuán)檔案管理的現(xiàn)狀包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和部分?jǐn)?shù)字化檔案的混合管理。同時(shí)企業(yè)集團(tuán)業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷豐富，電子檔案管理系統(tǒng)孤島式的狀態(tài)給電子文件的歸檔與利用造成巨大負(fù)擔(dān)，檔案資源呈現(xiàn)碎片化管理。因此，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，急需對(duì)檔案管理體制機(jī)制進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)以滿足企業(yè)發(fā)展需求。2021年10月，國(guó)務(wù)院發(fā)布《2030年前碳達(dá)峰行動(dòng)方案》，提出要推進(jìn)各領(lǐng)域數(shù)字化智能化綠色化融合發(fā)展。企業(yè)集團(tuán)檔案數(shù)字化管理可以減少紙質(zhì)檔案的使用和管理成本，提升管理效率和質(zhì)量，符合低碳經(jīng)濟(jì)的理念，有效降低碳排放。因此，持續(xù)實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化戰(zhàn)略”不僅是企業(yè)集團(tuán)檔案管理的必要趨勢(shì)，也是實(shí)現(xiàn)雙碳目標(biāo)的重要舉措之一。

（1）存量檔案數(shù)字化。隨著數(shù)字化和智能化的不斷發(fā)展，企業(yè)集團(tuán)的檔案數(shù)量和管理復(fù)雜性也在不斷增加。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)集團(tuán)檔案管理的需求，因此需要進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的需求。

存量檔案數(shù)字化是指將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，這一過程可以通過數(shù)字掃描、圖像處理、OCR文字識(shí)別等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)載體檔案存儲(chǔ)不僅需要大量的空間和人力成本，而且容易受到自然災(zāi)害、人為破壞等因素的影響，導(dǎo)致檔案的丟失或損壞。進(jìn)行數(shù)字化可以提高檔案的安全性和可持續(xù)性，也可以節(jié)約管理成本和空間資源。同時(shí)，數(shù)字化成果便于傳輸、共享和利用，對(duì)于破除企業(yè)集團(tuán)“數(shù)據(jù)”孤島，具有重要意義。

（2）增量檔案電子化。增量檔案電子化是指在保證紙質(zhì)檔案原始性和可信度的前提下，將新的檔案以電子形式進(jìn)行管理，提高檔案的管理效率和安全性，并且方便用戶的查詢和利用。新增的電子文件主要來源是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的原生電子文件，多以數(shù)據(jù)形式產(chǎn)生、傳輸和利用。新《檔案法》“第三十七條 電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”確立了電子文件的法律證據(jù)作用。

在增量電子文件管理中應(yīng)進(jìn)行單套制管理，單套制管理應(yīng)遵循整體系統(tǒng)原則、來源可靠原則、程序規(guī)范原則、要素合規(guī)原則和安全管理原則。單套制管理是業(yè)務(wù)部門、前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案部門、電子檔案管理系統(tǒng)共同配合的過程。電子檔案單套制管理應(yīng)滿足電子文件形成、歸檔和電子檔案管理均通過安全可信的系統(tǒng)或電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)；具備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施和必要的管理制度與規(guī)范；經(jīng)費(fèi)和人員配備能夠滿足電子檔案單套制管理需要；檔案、業(yè)務(wù)、信息化、安全保密等部門建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制，滿足電子檔案單套制管理工作等條件。

規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行描述和歸類；建立完善安全保障機(jī)制，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等，保障數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)中的安全性；建立數(shù)據(jù)互通的監(jiān)控和管理機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)互通中出現(xiàn)的問題，確保數(shù)據(jù)互通的順暢和穩(wěn)定，從而實(shí)現(xiàn)多業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通與共享。

總之，通過存量數(shù)字化和增量電子化兩個(gè)方面的工作，可以有效地提高檔案信息的互聯(lián)互通，提升利用效率，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新。

2.3 企業(yè)集團(tuán)檔案管理數(shù)字化預(yù)期效益。隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理對(duì)于企業(yè)集團(tuán)的重要性日益凸顯。檔案數(shù)字化管理是指將企業(yè)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，并通過信息技術(shù)手段進(jìn)行管理、存儲(chǔ)和共享。檔案數(shù)字化管理不僅可以大幅提高檔案管理效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，降低管理成本和風(fēng)險(xiǎn)，還可以促進(jìn)信息共享和流通，推動(dòng)企業(yè)創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)帶來豐富的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

在社會(huì)效益方面，檔案數(shù)字化管理可以促進(jìn)信息共享和流通，加強(qiáng)企業(yè)間的合作和協(xié)同，提高行業(yè)整體的信息化水平和競(jìng)爭(zhēng)力。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)集團(tuán)檔案利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段進(jìn)行管理和共享?？杉涌炱髽I(yè)內(nèi)部信息的流通和共享，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部部門間的合作和協(xié)同，從而提高企業(yè)的工作效率和生產(chǎn)效率。同時(shí)，還可以促進(jìn)企業(yè)與外部合作伙伴的信息交流和共享，加強(qiáng)企業(yè)與行業(yè)間的協(xié)作和競(jìng)爭(zhēng)，推動(dòng)行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級(jí)。

在經(jīng)濟(jì)效益方面，檔案數(shù)字化管理可以大幅降低檔案管理成本和風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)原件保護(hù)性，提高檔案管理效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，及時(shí)有效提供檔案數(shù)據(jù)信息及決策依據(jù)，從而為企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟(jì)收益。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要大量的人力、物力和空間資源，管理成本高昂，同時(shí)也容易出現(xiàn)文件丟失、損毀等情況，風(fēng)險(xiǎn)難以控制。檔案數(shù)字化管理則可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，不僅可以降低檔案管理成本，而且可以提高檔案管理效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量。檔案數(shù)字化管理還可以通過利用信息資源和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，創(chuàng)造更多的商業(yè)價(jià)值和創(chuàng)新機(jī)會(huì)，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 河南投資集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐

河南投資集團(tuán)成立于1992年，注冊(cè)資本120億元，是省屬重要骨干企業(yè)，系河南省政府重要的投融資平臺(tái)，業(yè)務(wù)涵蓋金融、綜合能源、漿紙物流、科技投資、環(huán)保產(chǎn)業(yè)、健康生活、信息產(chǎn)業(yè)、燃?xì)獾阮I(lǐng)域。2017年，集團(tuán)成為河南省首家國(guó)有資本運(yùn)營(yíng)公司試點(diǎn)單位，2018年被國(guó)務(wù)院國(guó)資委認(rèn)定為全國(guó)“雙百企業(yè)”綜合改革試點(diǎn)單位。至2022年12月底，總資產(chǎn)達(dá)到2925.4億元，凈資產(chǎn)1062.11億元，參控股上市公司69家，作為第一大股東管理資產(chǎn)超20000億元，擁有國(guó)內(nèi)AAA，國(guó)際A-高信用評(píng)級(jí)。[4]

投資集團(tuán)成立30年來，一直高度重視檔案管理工作，持續(xù)開展檔案規(guī)范化建設(shè)，不斷加快檔案信息化轉(zhuǎn)型，檔案實(shí)體安全與信息安全保障能力逐步提高，檔案管理工作邁出堅(jiān)實(shí)步伐，先后接待30余家省內(nèi)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位參觀學(xué)習(xí)。已建設(shè)檔案管理及相關(guān)制度263個(gè)，現(xiàn)有專職檔案管理員91人，兼職檔案管理員1620人；入選河南省檔案專家兩名、工匠型人才兩名、青年檔案業(yè)務(wù)骨干一名；綜合檔案室面積近萬平方米，管理全宗409個(gè)，指導(dǎo)、管理控股企業(yè)科技檔案20萬卷，200萬件，平均數(shù)字化率達(dá)到92.2%。為適應(yīng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)集團(tuán)檔案工作，在對(duì)集團(tuán)系統(tǒng)檔案管理情況全面摸底的情況下，2021年申報(bào)國(guó)家檔案局企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館試點(diǎn)，2022年通過國(guó)家檔案局第一批“企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館”試點(diǎn)申報(bào)評(píng)審，計(jì)劃今年通過國(guó)家檔案局組織的驗(yàn)收。通過以點(diǎn)帶面、以上率下的建設(shè)方式，研究適用于投資類集團(tuán)型企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)方案，嘗試分期、逐級(jí)建設(shè)完成貫通各級(jí)所屬單位的數(shù)字檔案館（室），并驗(yàn)證業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔新技術(shù)，加快企業(yè)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型。[5]

3.1 建設(shè)優(yōu)勢(shì)。（1）經(jīng)費(fèi)保障。為做好本次試點(diǎn)建設(shè)工作，在前期集團(tuán)檔案系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入的基礎(chǔ)上，計(jì)劃新增預(yù)算約1810萬元作為本次建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，新增預(yù)算已通過集團(tuán)決策審批。主要用于：檔案系統(tǒng)升級(jí)、咨詢服務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能開發(fā)、系統(tǒng)接口開發(fā)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化以及其他管理成本等。

（2）人員保障。集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）試點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，涉及范圍廣、復(fù)雜度高，需要多部門、各所屬單位協(xié)同推進(jìn)。為此，投資集團(tuán)成立了項(xiàng)目建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成員由集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)人、各專業(yè)部室領(lǐng)導(dǎo)、各控股企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員共同組成，負(fù)責(zé)項(xiàng)目決策、管理與實(shí)施。

項(xiàng)目建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)專項(xiàng)工作小組，負(fù)責(zé)組織專項(xiàng)項(xiàng)目調(diào)研、定期召開項(xiàng)目進(jìn)度溝通會(huì)，溝通項(xiàng)目建設(shè)情況，及時(shí)解決項(xiàng)目推進(jìn)過程中遇到的問題，通力協(xié)作，穩(wěn)步推進(jìn)各項(xiàng)工作。

（3）技術(shù)保障。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)及檔案信息資源遵循智慧集團(tuán)“遷云上云”的基本要求，部署在由集團(tuán)全資子公司打造的“黃河云”上、“黃河云”是我省目前最大的第三方數(shù)據(jù)中心，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)、備份和使用需求。

智慧集團(tuán)承建單位河南匯融科技服務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱匯融科服），是集團(tuán)全資子公司，為本次數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作提供全方位的技術(shù)保障。匯融科服為集團(tuán)及下屬企業(yè)提供信息化戰(zhàn)略規(guī)劃、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與管理、網(wǎng)絡(luò)及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息安全管理、數(shù)據(jù)治理與規(guī)劃、系統(tǒng)運(yùn)維與運(yùn)營(yíng)等服務(wù)，具備覆蓋CBOT（咨詢、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、移交）的一體化、一站式能力，擁有人均1.6個(gè)專業(yè)證書的IT技術(shù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)，基于CMMI、PMBOK、ITIL和ITSS規(guī)范，提供從需求提出、可研、立項(xiàng)、咨詢、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)到移交的全生命周期管理服務(wù)。

（4）基礎(chǔ)設(shè)施保障。投資集團(tuán)新總部大樓規(guī)劃了1350平方米的數(shù)字檔案中心，包括標(biāo)準(zhǔn)化庫(kù)房、實(shí)物檔案區(qū)、實(shí)物檔案查閱區(qū)、電子檔案查閱區(qū)、檔案整理區(qū)等功能分區(qū)。數(shù)字檔案中心將按照一體化、數(shù)字化、智慧化的建設(shè)理念，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、自動(dòng)控制技術(shù)、通訊與信息處理技術(shù)相結(jié)合，有效解決檔案安全問題。通過應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案工作融合，對(duì)實(shí)體檔案、數(shù)字檔案、檔案環(huán)境、檔案設(shè)施、檔案流程進(jìn)行智慧化管理。

（5）制度保障。集團(tuán)依據(jù)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，形成了針對(duì)檔案“收、管、存、用”全生命周期管控的11項(xiàng)檔案管理制度，是本次試點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)依據(jù)。集團(tuán)將奉行“公平、公正、公開”的原則，選取咨詢服務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富且對(duì)集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀、核心業(yè)務(wù)情況了解透徹的專業(yè)廠商，并外聘業(yè)務(wù)及技術(shù)專家共同組成本次試點(diǎn)項(xiàng)目的咨詢服務(wù)團(tuán)隊(duì)，進(jìn)一步驗(yàn)證及優(yōu)化完善集團(tuán)檔案管理的相關(guān)制度。

（6）經(jīng)驗(yàn)保障。投資集團(tuán)信息化基礎(chǔ)扎實(shí)、行業(yè)特色鮮明、改革創(chuàng)新意愿強(qiáng)烈。2021年3月，投資集團(tuán)啟動(dòng)增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作，通過建立和優(yōu)化電子發(fā)票歸集、財(cái)務(wù)報(bào)銷、會(huì)計(jì)核算和電子檔案管理的一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了由“分散層級(jí)式”向“共享集中式”轉(zhuǎn)變，由“手工操作”向“智能管控”轉(zhuǎn)變，由“紙質(zhì)歸檔”向“數(shù)字管理”轉(zhuǎn)變，歷時(shí)7個(gè)月，于11月份圓滿完成試點(diǎn)任務(wù)并通過國(guó)家驗(yàn)收，成功躋身全國(guó)電子發(fā)票改革第一方陣。此項(xiàng)目建設(shè)過程中積累了豐富的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)和應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，可為本次試點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容的“單套制”歸檔技術(shù)驗(yàn)證提供重要的探索基礎(chǔ)和經(jīng)驗(yàn)借鑒。

3.2 建設(shè)難點(diǎn)。企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）是由多層級(jí)、跨領(lǐng)域、多行業(yè)的企業(yè)集團(tuán)成員企業(yè)數(shù)字檔案館（室）組成的數(shù)字檔案館（室）群體，與企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)相比，企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)在管理、技術(shù)和服務(wù)方面存在難點(diǎn)。

（1）多全宗建設(shè)，對(duì)管理要求高。按照《國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于開展企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)工作的通知》要求，所屬單位建成數(shù)字檔案館（室）比例有要求，如200—400家下屬企業(yè)，建成數(shù)字檔案館（室）比例不低于40%。[6]而企業(yè)集團(tuán)是由不同層級(jí)的個(gè)體企業(yè)組成的經(jīng)濟(jì)聯(lián)合體，[7]一般具有跨行業(yè)、跨區(qū)域、管理體制不同等特點(diǎn)，因而在檔案管理上也呈現(xiàn)出檔案涉及行業(yè)多、管理層級(jí)多、管理水平參差不齊等的情況。所以企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）是多全宗建設(shè)的系統(tǒng)工程，在建設(shè)過程中要對(duì)各個(gè)單位補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)、提能力。

（2）建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)技術(shù)要求高。企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)內(nèi)容包括總部及下屬單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、安全保密體系建設(shè)等五個(gè)方面，[8]最終實(shí)現(xiàn)總部與所屬單位數(shù)字檔案館（室）實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。企業(yè)集團(tuán)規(guī)模大、層級(jí)多、行業(yè)多的特點(diǎn)，對(duì)系統(tǒng)功能、架構(gòu)的安全性、先進(jìn)性和可拓展性提出了較高的技術(shù)要求。同時(shí)需要兼顧企業(yè)集團(tuán)數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求和檔案智能化管理需求，在技術(shù)上還需深度開發(fā)，引入AI、知識(shí)圖譜、區(qū)塊鏈等技術(shù)，為企業(yè)集團(tuán)智慧檔案館（室）建設(shè)轉(zhuǎn)型做好技術(shù)鋪墊。

（3）建設(shè)周期長(zhǎng)，對(duì)服務(wù)要求高。企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，不依靠外部資源，僅靠企業(yè)自身是很難順利完成的。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、傳統(tǒng)載體數(shù)字化建設(shè)工作中，亟需廠商的支持，尤其是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和傳統(tǒng)載體數(shù)字化建設(shè)工作是持續(xù)性和長(zhǎng)期性工作，服務(wù)質(zhì)量好、技術(shù)水平高的廠商對(duì)于數(shù)字檔案館（室）建設(shè)往往起到事半功倍的效果。

3.3 創(chuàng)新做法。（1）全面摸底，有的放矢。集團(tuán)系統(tǒng)共建企業(yè)業(yè)態(tài)場(chǎng)景多、管理跨度大、運(yùn)營(yíng)模式新、檔案管理水平不一，建設(shè)難度大。一是對(duì)系統(tǒng)檔案管理情況進(jìn)行了全面摸底及統(tǒng)計(jì)，內(nèi)容涉及是否有專用庫(kù)房、庫(kù)房面積、硬件配備情況、檔案管理軟件、電子化率、人員配備、人員職稱、庫(kù)存情況等，為申報(bào)試點(diǎn)奠定了基礎(chǔ)；二是合理制訂實(shí)施計(jì)劃，制度建設(shè)和系統(tǒng)建設(shè)兩手抓，建立日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)機(jī)制，有序開展項(xiàng)目實(shí)施。

（2）協(xié)同協(xié)作，共建共享。檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及范圍廣、復(fù)雜度高，需要多部門、各所屬單位協(xié)同推進(jìn)。一是打破行業(yè)板塊壁壘，將90家企業(yè)按區(qū)域、檔案工作現(xiàn)狀及管理水平劃分協(xié)作組，指定檔案管理先進(jìn)企業(yè)任組長(zhǎng)單位，發(fā)揮引領(lǐng)帶動(dòng)作用，促進(jìn)檔案工作均衡協(xié)調(diào)發(fā)展；二是建立協(xié)作考核機(jī)制，按照國(guó)家檔案局制定的《企業(yè)檔案檢查工作辦法》及《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，協(xié)作組內(nèi)自查自評(píng)，協(xié)作組間互查互評(píng)，找差距、補(bǔ)短板，將工作落到實(shí)處。

（3）升級(jí)改造，業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)?；诩瘓F(tuán)現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)，完善已有電子檔案管理系統(tǒng)功能，探索研究業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件“單套制”歸檔技術(shù)方案。在與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接過程中，發(fā)現(xiàn)線上歸檔文件多不具備法律效力，缺少紅頭和電子簽章，且缺少歸檔過程性文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)字段屬性，規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔及電子檔案管理，打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案館系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，構(gòu)建完整可控、上下聯(lián)動(dòng)的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)均衡發(fā)展。一是搭建電子簽章平臺(tái)，確保文件在歸檔過程中自動(dòng)進(jìn)行電子簽章，提高文件的合法性和可信度，同時(shí)利用電子簽章數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性，以確保簽章過程的可信度和完整性，提高文件歸檔的效率和質(zhì)量；二是對(duì)協(xié)同辦公、合同法務(wù)、投資管理、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)進(jìn)行升級(jí)改造，集成電子簽章平臺(tái)，確保文件的真實(shí)性和完整性，使歸檔文件具備法律效力；三是在OA系統(tǒng)歸檔時(shí)引入元數(shù)據(jù)管理功能，建立名稱、類型、大小、創(chuàng)建時(shí)間等元數(shù)據(jù)索引，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的有效管理和檢索；四是根據(jù)單套制過程性文件歸檔要求，在OA系統(tǒng)收文、簽報(bào)、通知通告、工作簡(jiǎn)報(bào)等業(yè)務(wù)流程中，增加修訂稿的歸檔功能，保留所有修訂和修改的歷史記錄，確保文件的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性、安全性和可追溯性。

（4）科技賦能，打造亮點(diǎn)。投資集團(tuán)采用新科技，賦能檔案管理工作，按照一體化、數(shù)字化、智慧化的建設(shè)理念，建成新大樓數(shù)字檔案中心。一是搭建智慧檔案館館區(qū)綜合管理系統(tǒng)，采用云計(jì)算與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將各個(gè)子系統(tǒng)通過平臺(tái)化控制操作，監(jiān)測(cè)、分析和整合各大子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)以做出智能化的響應(yīng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案與實(shí)體檔案的一體化管理。二是引入AI人工智能技術(shù)，基于AI語(yǔ)音、人臉識(shí)別模型，實(shí)現(xiàn)以人搜照片、搜視頻，可快速查詢與定位所涉及用戶身份的檔案信息，便捷、高效、安全完成檔案利用，以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策。三是建設(shè)統(tǒng)一應(yīng)用、集中存儲(chǔ)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，有效解決檔案信息資源“各自為政”的問題，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)各級(jí)單位數(shù)字檔案資源的統(tǒng)一管理、互聯(lián)互通、分級(jí)授權(quán)和共享利用，最大程度提高集團(tuán)化檔案管理工作效率，節(jié)約管理成本。四是以綠色低碳概念為指引，對(duì)檔案館功能用房和設(shè)施設(shè)備配置進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和節(jié)能設(shè)計(jì)，有效降低碳排放。

3.4 取得的成績(jī)和不足。目前投資集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）仍在建設(shè)期間，通過近兩年的建設(shè)工作，截至目前，完成內(nèi)容包括：投資集團(tuán)總部及90余家下屬單位企業(yè)數(shù)字檔案館（室）平臺(tái)搭建和測(cè)試；集團(tuán)總部及90家下屬單位檔案制度體系的修訂和編制；集團(tuán)及下屬單位統(tǒng)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的接口升級(jí)開發(fā)工作，包括OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、投資管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等；投資集團(tuán)總部及90余家下屬單位企業(yè)歷史數(shù)據(jù)遷移；投資集團(tuán)總部及90余家下屬單位企業(yè)存量檔案數(shù)字化工作等。盡管投資集團(tuán)在企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)方面取得了巨大的成績(jī)，但建設(shè)過程中仍存在三方面的不足。

（1）業(yè)務(wù)部門參與度不高，業(yè)務(wù)協(xié)同不足。由于企業(yè)部門職能劃分、專業(yè)差異、管理理念等原因，業(yè)務(wù)部門在數(shù)字檔案館（室）業(yè)務(wù)定制、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔等建設(shè)工作中無法準(zhǔn)確描述業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，難以提出有針對(duì)性的解決方案，容易出現(xiàn)系統(tǒng)在部署和開發(fā)過程中與實(shí)際業(yè)務(wù)需求不一致的情況，導(dǎo)致系統(tǒng)使用和利用效果不盡如人意。

（2）管理水平不均衡，業(yè)務(wù)支撐不夠。各級(jí)下屬單位檔案管理水平基礎(chǔ)不同、管理水平差異較大，在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中參與程度出現(xiàn)參差不齊的問題，無法完全承擔(dān)本單位數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，導(dǎo)致整體建設(shè)出現(xiàn)短板，容易出現(xiàn)“木桶現(xiàn)象”。

（3）數(shù)字資源數(shù)量不多，利用效果欠佳。在現(xiàn)有檔案資源建設(shè)中，傳統(tǒng)載體檔案占比較大，數(shù)字化資金成本較高、建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，各單位建設(shè)積極性有待提高，亟須加快傳統(tǒng)載體數(shù)字化進(jìn)度，提高數(shù)字化副本數(shù)量。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件由于格式、技術(shù)等原因，尚未實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸。數(shù)字資源建設(shè)的短板容易直接影響利用效果，加大數(shù)字檔案館（室）建設(shè)阻力。

3.5 建設(shè)路徑建議。面對(duì)全宗多、建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜、各級(jí)單位管理水平參差不齊等局面，如何找準(zhǔn)定位、立足于本企業(yè)集團(tuán)自身情況建設(shè)數(shù)字檔案館（室），探索一條科學(xué)、有效的建設(shè)路徑是急需解決的問題。筆者根據(jù)本單位企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，提出“摸家底、做規(guī)劃、組團(tuán)隊(duì)、建標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)建設(shè)”五大步驟。[9]

（1）摸家底，全面做好現(xiàn)狀評(píng)估。明確建設(shè)目標(biāo)，立足實(shí)際情況，對(duì)集團(tuán)總部及各級(jí)下屬單位開展全面的、科學(xué)的、有針對(duì)性的檔案工作評(píng)估，從基礎(chǔ)設(shè)施、制度標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源建設(shè)等多個(gè)維度開展評(píng)估，建立評(píng)估體系。基于現(xiàn)狀總結(jié)企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)，確定發(fā)展目標(biāo)，預(yù)判可能出現(xiàn)的建設(shè)難題和短板，提出解決方法和應(yīng)急預(yù)案。

（2）做規(guī)劃，科學(xué)制定頂層設(shè)計(jì)。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，充分評(píng)估內(nèi)部、外部資源，做好頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌規(guī)劃。將企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)納入企業(yè)集團(tuán)總體規(guī)劃，按照統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)方案要求，從全局角度對(duì)數(shù)字檔案館（室）的管理體制、系統(tǒng)架構(gòu)、部署方式、資源建設(shè)等方面統(tǒng)籌規(guī)劃，確定實(shí)施步驟和考核機(jī)制，科學(xué)、有效地指導(dǎo)后續(xù)的建設(shè)工作。[10]

（3）組團(tuán)隊(duì)，挑選專業(yè)人才隊(duì)伍。企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作普遍存在檔案專業(yè)人員稀缺、檔案工作專職稀少的問題，而企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)又是一項(xiàng)對(duì)信息化技術(shù)、檔案管理等多個(gè)學(xué)科知識(shí)要求較高的工作，因此，成立由檔案部門、信息化部門和業(yè)務(wù)部門組成的多領(lǐng)域的工作組織，負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)、解決建設(shè)過程中的技術(shù)和業(yè)務(wù)問題，落實(shí)責(zé)任是至關(guān)重要的。[11]

（4）建標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范制度體系編制。從管理、技術(shù)等維度分行業(yè)編制統(tǒng)一的檔案制度體系是企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)規(guī)范性的保障。通過制度體系建設(shè)規(guī)范數(shù)字資源建設(shè)，保障檔案信息資源應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。制定涵蓋收、管、存、用、銷等各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程的管理規(guī)范，使業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。編制元數(shù)據(jù)、四性檢測(cè)、歸檔接口等方面的技術(shù)規(guī)范，保障電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全。

（5）嚴(yán)建設(shè)，把關(guān)建設(shè)過程和質(zhì)量。建設(shè)內(nèi)容包含基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字資源建設(shè)和系統(tǒng)功能建設(shè)，嚴(yán)格按照規(guī)劃設(shè)計(jì)，根據(jù)建設(shè)目標(biāo)，逐級(jí)、逐項(xiàng)分解建設(shè)任務(wù)，確保數(shù)字檔案館（室）建設(shè)有序開展。建設(shè)過程嚴(yán)格把關(guān)建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量、安全等要素，落實(shí)制度體系要求，定期總結(jié)建設(shè)過程中遇到的問題和難點(diǎn)，確保項(xiàng)目順利建設(shè)。

總之，企業(yè)集團(tuán)檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇，應(yīng)通過企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)，不斷加強(qiáng)數(shù)智化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理和全面利用。下一步，河南投資集團(tuán)將重點(diǎn)聚焦試點(diǎn)項(xiàng)目驗(yàn)收及智能館庫(kù)建設(shè)，打造全省數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)觀摩基地，樹立數(shù)字檔案建設(shè)“河南樣板”，為數(shù)字河南建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)，推動(dòng)檔案事業(yè)再上新臺(tái)階。

*本文系河南省檔案局科技項(xiàng)目《投資型集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)模式研究》（項(xiàng)目編號(hào)：2022-X-021）的階段性研究成果。

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（作者單位：河南投資集團(tuán)有限公司 周平，碩士，高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，副研究官員；陳笑天，學(xué)士，助理館員 來稿日期：2023-04-20）