周平 陳笑天

摘? 要：企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）以條線方式建設，是在企業(yè)數(shù)字檔案館（室）點建設方式基礎上的擴展和延伸。本文首先探討了數(shù)字經濟對企業(yè)集團檔案管理的影響，然后運用案例研究法和經驗總結法，以河南投資集團有限公司企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）試點建設為例，總結建設經驗和不足，分析建設難點，提出企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設路徑，并探討檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)相對接的檔案管理模式。

關鍵詞：檔案管理；檔案數(shù)字化；數(shù)字檔案館；數(shù)字經濟；企業(yè)集團；協(xié)作組；業(yè)務聯(lián)動

Abstract： The construction of enterprise group digital archives （ room ） in line mode is the expansion and extension of the former construction in point mode. This article first explores the impact of the digital economy on the archives management of enterprise group， then with the method of case study and experience summary， it takes Henan Investment Group Co.， Ltd. as an example， summarizes its experience and limitation， analyzes the difficulties， proposes the path of enterprise group digital archives （offices） construction and discusses the archive management mode that connects the archive system with the business system.

Keywords： Archives management; Archives digitization; Digital archives; Digital economy; Enterprise group; Collaborative group; Business linkage

1 引言

在數(shù)字經濟時代，打造數(shù)字檔案館（室）、智慧檔案館（室），提供更快捷、更準確、更全面的檔案信息，是推進檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化轉型，加速賦能數(shù)字經濟發(fā)展的必然途徑。數(shù)字化管理可以更好地滿足數(shù)字經濟時代快速發(fā)展對信息管理的需求，實現(xiàn)對信息資源的精準管理和全面利用。從實踐層面上看，數(shù)字化管理還可以提高企業(yè)集團的信息化水平、管理效率、決策能力，增強競爭力和創(chuàng)新能力。

2021年1月，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》）頒布施行，新增信息化建設相關內容。“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用?！薄皺C關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接?！盵1]2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確要大力推進檔案信息化，加速推進數(shù)字檔案館（室）建設。[2]為進一步落實《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》信息化建設要求，2022年5月，國家檔案局印發(fā)《企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設第一批試點單位名單》，確定了61家企業(yè)集團為試點單位，河南投資集團有限公司（以下簡稱“投資集團”）是首批試點單位之一。[3]

本文運用案例研究法和經驗總結法，以河南投資集團有限公司企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）試點建設為例，總結建設經驗和不足，分析建設難點，提出企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設路徑，為相關研究和實踐提供參考。

2 數(shù)字經濟對企業(yè)集團檔案管理的影響

數(shù)字經濟的快速發(fā)展和日益普及，對企業(yè)集團檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)、機遇和更高要求。數(shù)字經濟是以信息技術為基礎的新型經濟形態(tài)，它以數(shù)字化為特征，依靠互聯(lián)網等信息技術，整合社會資源，創(chuàng)造新的商業(yè)模式和價值，推動經濟發(fā)展。數(shù)字經濟改變了傳統(tǒng)環(huán)境下信息采集、組織和分析的方式，同時各種業(yè)務系統(tǒng)的廣泛使用均使電子文件數(shù)量劇增、種類多樣、內容豐富，對原有的檔案收集、管理的方式提出了挑戰(zhàn)，要求電子檔案做到“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，迫使集團企業(yè)檔案管理工作必須轉型升級。企業(yè)集團是按照資產關系組成的不同層級的企業(yè)個體集合，具有多層級、跨行業(yè)、跨區(qū)域等特點，檔案信息資源分布具有分層級、分散式的分布特點，無法滿足企業(yè)集團各類業(yè)務對信息共享、資源共享的需求，檔案服務模式和理念急需結合數(shù)字經濟進行改變。檔案工作作為企業(yè)集團數(shù)字化轉型的重要一環(huán)，應充分發(fā)揮檔案工作基礎性、支撐性功能，發(fā)揮檔案信息資源服務企業(yè)集團各項大局功能。因此，企業(yè)集團檔案工作升級轉型不僅是提質增效的必然要求，也是檔案工作高質量、跨越式、數(shù)字化管理的必然選擇，是數(shù)字中國戰(zhàn)略背景下和企業(yè)集團數(shù)字化轉型的必然趨勢。

2.1 企業(yè)集團數(shù)字檔案政策梳理。2018年4月，全國網絡安全和信息化工作會議上，習近平指出，加快數(shù)字經濟發(fā)展，是推進供給側結構性改革、實現(xiàn)高質量發(fā)展的必由之路，要以數(shù)字經濟為引領，加快信息基礎設施和數(shù)字產業(yè)化發(fā)展，推動數(shù)字技術與實體經濟深度融合。這一指示為企業(yè)集團數(shù)字檔案室試點的推行提供了更加明確的戰(zhàn)略指導和政策支持。2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確提出了要加速數(shù)字檔案館（室）的建設，應用大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術建設高水平的數(shù)字檔案館（室），加強電子檔案長期保存技術和管理研究，創(chuàng)建科學的可信存儲與驗證體系，保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性等相關要求。為進一步落實新《檔案法》及《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》信息化建設要求，2021年12月，國家檔案局印發(fā)了《關于開展企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設試點工作的通知》，2022年5月23日，印發(fā)《企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設第一批試點單位名單》，確定了61家企業(yè)集團為試點單位，標志著企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設正式拉開帷幕。河南投資集團有限公司是試點單位之一，這些政策文件的出臺，為數(shù)字經濟背景下的企業(yè)集團檔案管理轉型和升級提供了政策支持和指導。

試點建設明確了建設企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）的目標，探索構建以企業(yè)總部為中心、所屬單位為節(jié)點的企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）體系的步驟方法；探索數(shù)字經濟條件下加快數(shù)字檔案館（室）建設的路徑方法，業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔新技術及加快企業(yè)檔案資源數(shù)字轉型新路徑；驗證有關標準規(guī)范的適用性，為完善檔案信息化標準規(guī)范提供保障；形成可推廣可復制的經驗做法。除此之外試點工作還對工作的組織管理、資金保障、評估考核等提出具體要求，進一步保障了企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設的可行性和科學實施。

2.2 企業(yè)集團檔案管理轉型升級。在信息化高速發(fā)展的今天，數(shù)字經濟呈現(xiàn)井噴式增長，企業(yè)集團在數(shù)字化轉型過程中需要更好地管理信息資產。企業(yè)集團檔案管理的現(xiàn)狀包括傳統(tǒng)紙質檔案和部分數(shù)字化檔案的混合管理。同時企業(yè)集團業(yè)務系統(tǒng)不斷豐富，電子檔案管理系統(tǒng)孤島式的狀態(tài)給電子文件的歸檔與利用造成巨大負擔，檔案資源呈現(xiàn)碎片化管理。因此，對檔案管理工作提出了更高的要求，急需對檔案管理體制機制進行轉型升級以滿足企業(yè)發(fā)展需求。2021年10月，國務院發(fā)布《2030年前碳達峰行動方案》，提出要推進各領域數(shù)字化智能化綠色化融合發(fā)展。企業(yè)集團檔案數(shù)字化管理可以減少紙質檔案的使用和管理成本，提升管理效率和質量，符合低碳經濟的理念，有效降低碳排放。因此，持續(xù)實施“存量數(shù)字化、增量電子化戰(zhàn)略”不僅是企業(yè)集團檔案管理的必要趨勢，也是實現(xiàn)雙碳目標的重要舉措之一。

（1）存量檔案數(shù)字化。隨著數(shù)字化和智能化的不斷發(fā)展，企業(yè)集團的檔案數(shù)量和管理復雜性也在不斷增加。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式已經無法滿足企業(yè)集團檔案管理的需求，因此需要進行轉型升級，以適應數(shù)字化時代的需求。

存量檔案數(shù)字化是指將傳統(tǒng)載體檔案轉換為數(shù)字形式，這一過程可以通過數(shù)字掃描、圖像處理、OCR文字識別等技術手段實現(xiàn)。傳統(tǒng)載體檔案存儲不僅需要大量的空間和人力成本，而且容易受到自然災害、人為破壞等因素的影響，導致檔案的丟失或損壞。進行數(shù)字化可以提高檔案的安全性和可持續(xù)性，也可以節(jié)約管理成本和空間資源。同時，數(shù)字化成果便于傳輸、共享和利用，對于破除企業(yè)集團“數(shù)據(jù)”孤島，具有重要意義。

（2）增量檔案電子化。增量檔案電子化是指在保證紙質檔案原始性和可信度的前提下，將新的檔案以電子形式進行管理，提高檔案的管理效率和安全性，并且方便用戶的查詢和利用。新增的電子文件主要來源是各業(yè)務系統(tǒng)產生的原生電子文件，多以數(shù)據(jù)形式產生、傳輸和利用。新《檔案法》“第三十七條 電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”確立了電子文件的法律證據(jù)作用。

在增量電子文件管理中應進行單套制管理，單套制管理應遵循整體系統(tǒng)原則、來源可靠原則、程序規(guī)范原則、要素合規(guī)原則和安全管理原則。單套制管理是業(yè)務部門、前端業(yè)務系統(tǒng)與檔案部門、電子檔案管理系統(tǒng)共同配合的過程。電子檔案單套制管理應滿足電子文件形成、歸檔和電子檔案管理均通過安全可信的系統(tǒng)或電子設備實現(xiàn)；具備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎設施和必要的管理制度與規(guī)范；經費和人員配備能夠滿足電子檔案單套制管理需要；檔案、業(yè)務、信息化、安全保密等部門建立工作協(xié)調機制，滿足電子檔案單套制管理工作等條件。

規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件歸檔，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，各業(yè)務系統(tǒng)按照統(tǒng)一的標準對數(shù)據(jù)進行描述和歸類；建立完善安全保障機制，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等，保障數(shù)據(jù)在傳輸和存儲中的安全性；建立數(shù)據(jù)互通的監(jiān)控和管理機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)互通中出現(xiàn)的問題，確保數(shù)據(jù)互通的順暢和穩(wěn)定，從而實現(xiàn)多業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通與共享。

總之，通過存量數(shù)字化和增量電子化兩個方面的工作，可以有效地提高檔案信息的互聯(lián)互通，提升利用效率，進一步促進企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新。

2.3 企業(yè)集團檔案管理數(shù)字化預期效益。隨著數(shù)字經濟的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理對于企業(yè)集團的重要性日益凸顯。檔案數(shù)字化管理是指將企業(yè)的紙質檔案轉化為數(shù)字化形式，并通過信息技術手段進行管理、存儲和共享。檔案數(shù)字化管理不僅可以大幅提高檔案管理效率和數(shù)據(jù)質量，降低管理成本和風險，還可以促進信息共享和流通，推動企業(yè)創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)帶來豐富的社會效益和經濟效益。

在社會效益方面，檔案數(shù)字化管理可以促進信息共享和流通，加強企業(yè)間的合作和協(xié)同，提高行業(yè)整體的信息化水平和競爭力。隨著信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)集團檔案利用云計算、物聯(lián)網等技術手段進行管理和共享。可加快企業(yè)內部信息的流通和共享，促進企業(yè)內部部門間的合作和協(xié)同，從而提高企業(yè)的工作效率和生產效率。同時，還可以促進企業(yè)與外部合作伙伴的信息交流和共享，加強企業(yè)與行業(yè)間的協(xié)作和競爭，推動行業(yè)的數(shù)字化轉型和升級。

在經濟效益方面，檔案數(shù)字化管理可以大幅降低檔案管理成本和風險，增強原件保護性，提高檔案管理效率和數(shù)據(jù)質量，及時有效提供檔案數(shù)據(jù)信息及決策依據(jù)，從而為企業(yè)帶來可觀的經濟收益。傳統(tǒng)的紙質檔案管理需要大量的人力、物力和空間資源，管理成本高昂，同時也容易出現(xiàn)文件丟失、損毀等情況，風險難以控制。檔案數(shù)字化管理則可以將紙質檔案轉化為數(shù)字化形式，不僅可以降低檔案管理成本，而且可以提高檔案管理效率和數(shù)據(jù)質量。檔案數(shù)字化管理還可以通過利用信息資源和知識產權，創(chuàng)造更多的商業(yè)價值和創(chuàng)新機會，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 河南投資集團數(shù)字檔案館建設實踐

河南投資集團成立于1992年，注冊資本120億元，是省屬重要骨干企業(yè)，系河南省政府重要的投融資平臺，業(yè)務涵蓋金融、綜合能源、漿紙物流、科技投資、環(huán)保產業(yè)、健康生活、信息產業(yè)、燃氣等領域。2017年，集團成為河南省首家國有資本運營公司試點單位，2018年被國務院國資委認定為全國“雙百企業(yè)”綜合改革試點單位。至2022年12月底，總資產達到2925.4億元，凈資產1062.11億元，參控股上市公司69家，作為第一大股東管理資產超20000億元，擁有國內AAA，國際A-高信用評級。[4]

投資集團成立30年來，一直高度重視檔案管理工作，持續(xù)開展檔案規(guī)范化建設，不斷加快檔案信息化轉型，檔案實體安全與信息安全保障能力逐步提高，檔案管理工作邁出堅實步伐，先后接待30余家省內黨政機關、企事業(yè)單位參觀學習。已建設檔案管理及相關制度263個，現(xiàn)有專職檔案管理員91人，兼職檔案管理員1620人；入選河南省檔案專家兩名、工匠型人才兩名、青年檔案業(yè)務骨干一名；綜合檔案室面積近萬平方米，管理全宗409個，指導、管理控股企業(yè)科技檔案20萬卷，200萬件，平均數(shù)字化率達到92.2%。為適應企業(yè)數(shù)字化轉型，進一步規(guī)范企業(yè)集團檔案工作，在對集團系統(tǒng)檔案管理情況全面摸底的情況下，2021年申報國家檔案局企業(yè)集團數(shù)字檔案館試點，2022年通過國家檔案局第一批“企業(yè)集團數(shù)字檔案館”試點申報評審，計劃今年通過國家檔案局組織的驗收。通過以點帶面、以上率下的建設方式，研究適用于投資類集團型企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設方案，嘗試分期、逐級建設完成貫通各級所屬單位的數(shù)字檔案館（室），并驗證業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔新技術，加快企業(yè)檔案資源數(shù)字轉型。[5]

3.1 建設優(yōu)勢。（1）經費保障。為做好本次試點建設工作，在前期集團檔案系統(tǒng)建設經費投入的基礎上，計劃新增預算約1810萬元作為本次建設專項經費，新增預算已通過集團決策審批。主要用于：檔案系統(tǒng)升級、咨詢服務、業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能開發(fā)、系統(tǒng)接口開發(fā)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化以及其他管理成本等。

（2）人員保障。集團數(shù)字檔案館（室）試點項目建設是一項系統(tǒng)性工程，涉及范圍廣、復雜度高，需要多部門、各所屬單位協(xié)同推進。為此，投資集團成立了項目建設工作領導小組，成員由集團主要領導、分管領導、檔案管理部門負責人、技術管理部門負責人、各專業(yè)部室領導、各控股企業(yè)領導及相關人員共同組成，負責項目決策、管理與實施。

項目建設工作領導小組下設專項工作小組，負責組織專項項目調研、定期召開項目進度溝通會，溝通項目建設情況，及時解決項目推進過程中遇到的問題，通力協(xié)作，穩(wěn)步推進各項工作。

（3）技術保障。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)及檔案信息資源遵循智慧集團“遷云上云”的基本要求，部署在由集團全資子公司打造的“黃河云”上、“黃河云”是我省目前最大的第三方數(shù)據(jù)中心，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全存儲、備份和使用需求。

智慧集團承建單位河南匯融科技服務有限公司（以下簡稱匯融科服），是集團全資子公司，為本次數(shù)字檔案館（室）建設工作提供全方位的技術保障。匯融科服為集團及下屬企業(yè)提供信息化戰(zhàn)略規(guī)劃、應用系統(tǒng)建設與管理、網絡及基礎設施建設、信息安全管理、數(shù)據(jù)治理與規(guī)劃、系統(tǒng)運維與運營等服務，具備覆蓋CBOT（咨詢、建設、運營、移交）的一體化、一站式能力，擁有人均1.6個專業(yè)證書的IT技術服務團隊，基于CMMI、PMBOK、ITIL和ITSS規(guī)范，提供從需求提出、可研、立項、咨詢、建設、運營到移交的全生命周期管理服務。

（4）基礎設施保障。投資集團新總部大樓規(guī)劃了1350平方米的數(shù)字檔案中心，包括標準化庫房、實物檔案區(qū)、實物檔案查閱區(qū)、電子檔案查閱區(qū)、檔案整理區(qū)等功能分區(qū)。數(shù)字檔案中心將按照一體化、數(shù)字化、智慧化的建設理念，將計算機技術、自動控制技術、通訊與信息處理技術相結合，有效解決檔案安全問題。通過應用物聯(lián)網、云計算、大數(shù)據(jù)技術與檔案工作融合，對實體檔案、數(shù)字檔案、檔案環(huán)境、檔案設施、檔案流程進行智慧化管理。

（5）制度保障。集團依據(jù)《檔案法》等相關法律法規(guī)，形成了針對檔案“收、管、存、用”全生命周期管控的11項檔案管理制度，是本次試點項目建設的基礎依據(jù)。集團將奉行“公平、公正、公開”的原則，選取咨詢服務經驗豐富且對集團檔案管理現(xiàn)狀、核心業(yè)務情況了解透徹的專業(yè)廠商，并外聘業(yè)務及技術專家共同組成本次試點項目的咨詢服務團隊，進一步驗證及優(yōu)化完善集團檔案管理的相關制度。

（6）經驗保障。投資集團信息化基礎扎實、行業(yè)特色鮮明、改革創(chuàng)新意愿強烈。2021年3月，投資集團啟動增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，通過建立和優(yōu)化電子發(fā)票歸集、財務報銷、會計核算和電子檔案管理的一體化系統(tǒng)，實現(xiàn)了由“分散層級式”向“共享集中式”轉變，由“手工操作”向“智能管控”轉變，由“紙質歸檔”向“數(shù)字管理”轉變，歷時7個月，于11月份圓滿完成試點任務并通過國家驗收，成功躋身全國電子發(fā)票改革第一方陣。此項目建設過程中積累了豐富的技術經驗和應用經驗，可為本次試點項目建設內容的“單套制”歸檔技術驗證提供重要的探索基礎和經驗借鑒。

3.2 建設難點。企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）是由多層級、跨領域、多行業(yè)的企業(yè)集團成員企業(yè)數(shù)字檔案館（室）組成的數(shù)字檔案館（室）群體，與企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設相比，企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設在管理、技術和服務方面存在難點。

（1）多全宗建設，對管理要求高。按照《國家檔案局辦公室關于開展企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設試點工作的通知》要求，所屬單位建成數(shù)字檔案館（室）比例有要求，如200—400家下屬企業(yè)，建成數(shù)字檔案館（室）比例不低于40%。[6]而企業(yè)集團是由不同層級的個體企業(yè)組成的經濟聯(lián)合體，[7]一般具有跨行業(yè)、跨區(qū)域、管理體制不同等特點，因而在檔案管理上也呈現(xiàn)出檔案涉及行業(yè)多、管理層級多、管理水平參差不齊等的情況。所以企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）是多全宗建設的系統(tǒng)工程，在建設過程中要對各個單位補短板、強弱項、提能力。

（2）建設內容復雜，對技術要求高。企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設內容包括總部及下屬單位基礎設施建設、電子檔案管理系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、制度規(guī)范建設、安全保密體系建設等五個方面，[8]最終實現(xiàn)總部與所屬單位數(shù)字檔案館（室）實現(xiàn)互聯(lián)互通。企業(yè)集團規(guī)模大、層級多、行業(yè)多的特點，對系統(tǒng)功能、架構的安全性、先進性和可拓展性提出了較高的技術要求。同時需要兼顧企業(yè)集團數(shù)字化轉型要求和檔案智能化管理需求，在技術上還需深度開發(fā)，引入AI、知識圖譜、區(qū)塊鏈等技術，為企業(yè)集團智慧檔案館（室）建設轉型做好技術鋪墊。

（3）建設周期長，對服務要求高。企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設是一項長期工程，不依靠外部資源，僅靠企業(yè)自身是很難順利完成的。在基礎設施建設、電子檔案管理系統(tǒng)建設、傳統(tǒng)載體數(shù)字化建設工作中，亟需廠商的支持，尤其是電子檔案管理系統(tǒng)建設和傳統(tǒng)載體數(shù)字化建設工作是持續(xù)性和長期性工作，服務質量好、技術水平高的廠商對于數(shù)字檔案館（室）建設往往起到事半功倍的效果。

3.3 創(chuàng)新做法。（1）全面摸底，有的放矢。集團系統(tǒng)共建企業(yè)業(yè)態(tài)場景多、管理跨度大、運營模式新、檔案管理水平不一，建設難度大。一是對系統(tǒng)檔案管理情況進行了全面摸底及統(tǒng)計，內容涉及是否有專用庫房、庫房面積、硬件配備情況、檔案管理軟件、電子化率、人員配備、人員職稱、庫存情況等，為申報試點奠定了基礎；二是合理制訂實施計劃，制度建設和系統(tǒng)建設兩手抓，建立日報、周報、月報機制，有序開展項目實施。

（2）協(xié)同協(xié)作，共建共享。檔案工作是一項系統(tǒng)工程，涉及范圍廣、復雜度高，需要多部門、各所屬單位協(xié)同推進。一是打破行業(yè)板塊壁壘，將90家企業(yè)按區(qū)域、檔案工作現(xiàn)狀及管理水平劃分協(xié)作組，指定檔案管理先進企業(yè)任組長單位，發(fā)揮引領帶動作用，促進檔案工作均衡協(xié)調發(fā)展；二是建立協(xié)作考核機制，按照國家檔案局制定的《企業(yè)檔案檢查工作辦法》及《數(shù)字檔案館建設指南》，協(xié)作組內自查自評，協(xié)作組間互查互評，找差距、補短板，將工作落到實處。

（3）升級改造，業(yè)務聯(lián)動。基于集團現(xiàn)有檔案信息化建設基礎，完善已有電子檔案管理系統(tǒng)功能，探索研究業(yè)務系統(tǒng)電子文件“單套制”歸檔技術方案。在與各業(yè)務系統(tǒng)對接過程中，發(fā)現(xiàn)線上歸檔文件多不具備法律效力，缺少紅頭和電子簽章，且缺少歸檔過程性文件及相關元數(shù)據(jù)字段屬性，規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件歸檔及電子檔案管理，打通業(yè)務系統(tǒng)與檔案館系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)實時歸檔，構建完整可控、上下聯(lián)動的電子檔案資源信息共享服務平臺，推動各業(yè)務系統(tǒng)均衡發(fā)展。一是搭建電子簽章平臺，確保文件在歸檔過程中自動進行電子簽章，提高文件的合法性和可信度，同時利用電子簽章數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性，以確保簽章過程的可信度和完整性，提高文件歸檔的效率和質量；二是對協(xié)同辦公、合同法務、投資管理、財務共享平臺進行升級改造，集成電子簽章平臺，確保文件的真實性和完整性，使歸檔文件具備法律效力；三是在OA系統(tǒng)歸檔時引入元數(shù)據(jù)管理功能，建立名稱、類型、大小、創(chuàng)建時間等元數(shù)據(jù)索引，實現(xiàn)對歸檔文件的有效管理和檢索；四是根據(jù)單套制過程性文件歸檔要求，在OA系統(tǒng)收文、簽報、通知通告、工作簡報等業(yè)務流程中，增加修訂稿的歸檔功能，保留所有修訂和修改的歷史記錄，確保文件的準確性、真實性、完整性、安全性和可追溯性。

（4）科技賦能，打造亮點。投資集團采用新科技，賦能檔案管理工作，按照一體化、數(shù)字化、智慧化的建設理念，建成新大樓數(shù)字檔案中心。一是搭建智慧檔案館館區(qū)綜合管理系統(tǒng)，采用云計算與物聯(lián)網技術，將各個子系統(tǒng)通過平臺化控制操作，監(jiān)測、分析和整合各大子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)以做出智能化的響應，實現(xiàn)數(shù)字檔案與實體檔案的一體化管理。二是引入AI人工智能技術，基于AI語音、人臉識別模型，實現(xiàn)以人搜照片、搜視頻，可快速查詢與定位所涉及用戶身份的檔案信息，便捷、高效、安全完成檔案利用，以數(shù)據(jù)驅動決策。三是建設統(tǒng)一應用、集中存儲的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，有效解決檔案信息資源“各自為政”的問題，實現(xiàn)集團各級單位數(shù)字檔案資源的統(tǒng)一管理、互聯(lián)互通、分級授權和共享利用，最大程度提高集團化檔案管理工作效率，節(jié)約管理成本。四是以綠色低碳概念為指引，對檔案館功能用房和設施設備配置進行科學規(guī)劃和節(jié)能設計，有效降低碳排放。

3.4 取得的成績和不足。目前投資集團數(shù)字檔案館（室）仍在建設期間，通過近兩年的建設工作，截至目前，完成內容包括：投資集團總部及90余家下屬單位企業(yè)數(shù)字檔案館（室）平臺搭建和測試；集團總部及90家下屬單位檔案制度體系的修訂和編制；集團及下屬單位統(tǒng)建業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的接口升級開發(fā)工作，包括OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、投資管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等；投資集團總部及90余家下屬單位企業(yè)歷史數(shù)據(jù)遷移；投資集團總部及90余家下屬單位企業(yè)存量檔案數(shù)字化工作等。盡管投資集團在企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設方面取得了巨大的成績，但建設過程中仍存在三方面的不足。

（1）業(yè)務部門參與度不高，業(yè)務協(xié)同不足。由于企業(yè)部門職能劃分、專業(yè)差異、管理理念等原因，業(yè)務部門在數(shù)字檔案館（室）業(yè)務定制、業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔等建設工作中無法準確描述業(yè)務現(xiàn)狀，難以提出有針對性的解決方案，容易出現(xiàn)系統(tǒng)在部署和開發(fā)過程中與實際業(yè)務需求不一致的情況，導致系統(tǒng)使用和利用效果不盡如人意。

（2）管理水平不均衡，業(yè)務支撐不夠。各級下屬單位檔案管理水平基礎不同、管理水平差異較大，在數(shù)字檔案館（室）建設中參與程度出現(xiàn)參差不齊的問題，無法完全承擔本單位數(shù)字檔案館（室）建設，導致整體建設出現(xiàn)短板，容易出現(xiàn)“木桶現(xiàn)象”。

（3）數(shù)字資源數(shù)量不多，利用效果欠佳。在現(xiàn)有檔案資源建設中，傳統(tǒng)載體檔案占比較大，數(shù)字化資金成本較高、建設時間較長，各單位建設積極性有待提高，亟須加快傳統(tǒng)載體數(shù)字化進度，提高數(shù)字化副本數(shù)量。各業(yè)務系統(tǒng)中產生的電子文件由于格式、技術等原因，尚未實現(xiàn)應歸盡歸。數(shù)字資源建設的短板容易直接影響利用效果，加大數(shù)字檔案館（室）建設阻力。

3.5 建設路徑建議。面對全宗多、建設內容復雜、各級單位管理水平參差不齊等局面，如何找準定位、立足于本企業(yè)集團自身情況建設數(shù)字檔案館（室），探索一條科學、有效的建設路徑是急需解決的問題。筆者根據(jù)本單位企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設經驗，提出“摸家底、做規(guī)劃、組團隊、建標準、嚴建設”五大步驟。[9]

（1）摸家底，全面做好現(xiàn)狀評估。明確建設目標，立足實際情況，對集團總部及各級下屬單位開展全面的、科學的、有針對性的檔案工作評估，從基礎設施、制度標準、檔案資源建設等多個維度開展評估，建立評估體系。基于現(xiàn)狀總結企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設的優(yōu)勢、劣勢，確定發(fā)展目標，預判可能出現(xiàn)的建設難題和短板，提出解決方法和應急預案。

（2）做規(guī)劃，科學制定頂層設計。根據(jù)評估結果，充分評估內部、外部資源，做好頂層設計和統(tǒng)籌規(guī)劃。將企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設納入企業(yè)集團總體規(guī)劃，按照統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設計、統(tǒng)一標準的建設方案要求，從全局角度對數(shù)字檔案館（室）的管理體制、系統(tǒng)架構、部署方式、資源建設等方面統(tǒng)籌規(guī)劃，確定實施步驟和考核機制，科學、有效地指導后續(xù)的建設工作。[10]

（3）組團隊，挑選專業(yè)人才隊伍。企業(yè)集團檔案管理工作普遍存在檔案專業(yè)人員稀缺、檔案工作專職稀少的問題，而企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設又是一項對信息化技術、檔案管理等多個學科知識要求較高的工作，因此，成立由檔案部門、信息化部門和業(yè)務部門組成的多領域的工作組織，負責標準制度建設、解決建設過程中的技術和業(yè)務問題，落實責任是至關重要的。[11]

（4）建標準，規(guī)范制度體系編制。從管理、技術等維度分行業(yè)編制統(tǒng)一的檔案制度體系是企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設規(guī)范性的保障。通過制度體系建設規(guī)范數(shù)字資源建設，保障檔案信息資源應收盡收、應歸盡歸。制定涵蓋收、管、存、用、銷等各環(huán)節(jié)業(yè)務流程的管理規(guī)范，使業(yè)務流程標準化和規(guī)范化。編制元數(shù)據(jù)、四性檢測、歸檔接口等方面的技術規(guī)范，保障電子文件的真實、完整、可用和安全。

（5）嚴建設，把關建設過程和質量。建設內容包含基礎設施建設、數(shù)字資源建設和系統(tǒng)功能建設，嚴格按照規(guī)劃設計，根據(jù)建設目標，逐級、逐項分解建設任務，確保數(shù)字檔案館（室）建設有序開展。建設過程嚴格把關建設進度、質量、安全等要素，落實制度體系要求，定期總結建設過程中遇到的問題和難點，確保項目順利建設。

總之，企業(yè)集團檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)和機遇，應通過企業(yè)集團數(shù)字檔案館建設，不斷加強數(shù)智化轉型，實現(xiàn)精準管理和全面利用。下一步，河南投資集團將重點聚焦試點項目驗收及智能館庫建設，打造全省數(shù)字檔案館建設試點觀摩基地，樹立數(shù)字檔案建設“河南樣板”，為數(shù)字河南建設做出積極貢獻，推動檔案事業(yè)再上新臺階。

*本文系河南省檔案局科技項目《投資型集團數(shù)字檔案館（室）建設模式研究》（項目編號：2022-X-021）的階段性研究成果。

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[10]王強，高強，郭暉.數(shù)字時代企業(yè)集團數(shù)字檔案館建設實踐[J].中國檔案，2022（06）：54-55.

（作者單位：河南投資集團有限公司 周平，碩士，高級經濟師，副研究官員；陳笑天，學士，助理館員 來稿日期：2023-04-20）