趙姝 濟(jì)南市考古研究院
黨的十九大以來(lái),文物工作在探究人類(lèi)文明發(fā)展史上起到了舉足輕重的作用,國(guó)家對(duì)文物工作的重視程度前所未有。為了解決目前文物保護(hù)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題,從國(guó)家到地方加大了對(duì)文物保護(hù)項(xiàng)目的投入力度,項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)在文物保護(hù)單位財(cái)政撥款中占比逐年增加。面對(duì)近幾年財(cái)政收入下行的現(xiàn)實(shí),財(cái)政收支矛盾日益激增,對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金加強(qiáng)管理顯得尤為重要。既要重視社會(huì)效益,也要重視經(jīng)濟(jì)效益和成本效益,最大程度地保障專(zhuān)項(xiàng)資金用在刀刃上。從內(nèi)部控制角度,加大對(duì)項(xiàng)目資金的管理力度,優(yōu)化專(zhuān)項(xiàng)資金的使用效率,將專(zhuān)項(xiàng)資金使用風(fēng)險(xiǎn)降低到可承受范圍內(nèi)。
專(zhuān)項(xiàng)資金在事業(yè)單位中占有較大的份額,決定著事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展和社會(huì)服務(wù)職能的貫徹執(zhí)行,是保障文物事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證。在財(cái)政資金收支矛盾的大背景下,項(xiàng)目資金一般是優(yōu)先保障民生支出。專(zhuān)項(xiàng)資金使用更要突出優(yōu)化性和精準(zhǔn)性,保證文物保護(hù)項(xiàng)目的順利開(kāi)展。專(zhuān)項(xiàng)資金具有專(zhuān)門(mén)性和針對(duì)性,如果在管理中出現(xiàn)挪作他用或者擴(kuò)大支出范圍等情況,出現(xiàn)單位資金綜合管理混亂,不能起到實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益最大化的目的,也不利于以后年度項(xiàng)目資金的申請(qǐng)。同時(shí),文物保護(hù)資金使用得當(dāng),人民文化生活水平就可以穩(wěn)步提高,不僅提高人民群眾的滿(mǎn)意度,也能增加政府的公信力。
加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)不僅是項(xiàng)目資金使用的要求,也是對(duì)單位整體管理水平的提升。內(nèi)部控制是一個(gè)規(guī)范的體系框架,只有在專(zhuān)項(xiàng)資金的調(diào)研、可行性分析、預(yù)算編制、資金使用和績(jī)效評(píng)價(jià)的全過(guò)程中參與進(jìn)來(lái),才能監(jiān)督好項(xiàng)目資金的流向,提供較為可靠和真實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),切實(shí)保證專(zhuān)項(xiàng)資金使用落到實(shí)處,避免出現(xiàn)專(zhuān)項(xiàng)資金流失和閑置的情況。只有提升了整理的專(zhuān)項(xiàng)資金管理水平,才能將財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降到最低。將專(zhuān)項(xiàng)資金管理好、利用好,發(fā)揮好專(zhuān)項(xiàng)資金在文物保護(hù)方面的作用,才能真正促進(jìn)文物的活化利用。
內(nèi)部控制的目的之一就是要保證資產(chǎn)安全,這與專(zhuān)項(xiàng)資金的意義不謀而合。文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金是為完成某一特定目的具有特殊用途的專(zhuān)項(xiàng)資金。隨著國(guó)家對(duì)文物保護(hù)工作的重視程度提升,文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金在事業(yè)單位財(cái)政撥款中占的比重越來(lái)越大。文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金在管理中暴露出來(lái)的問(wèn)題,如專(zhuān)項(xiàng)資金虛報(bào)、挪用、侵占和流失,違背了文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金下?lián)艿某踔?,與社會(huì)發(fā)展和人民期盼背道而馳。加強(qiáng)專(zhuān)項(xiàng)資金的內(nèi)部控制,才能從源頭上改變專(zhuān)項(xiàng)資金亂用混用的現(xiàn)狀,才能從根本上保證國(guó)家資金的安全性。
文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金體現(xiàn)各級(jí)政府對(duì)文物保護(hù)事業(yè)的關(guān)心和支持,是文物是否可以長(zhǎng)期留存的前提條件。只有加強(qiáng)對(duì)文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金的監(jiān)督與管理,將該項(xiàng)資金最大限度地利用好,才是文物保護(hù)項(xiàng)目資金存在的應(yīng)有之義。事業(yè)單位應(yīng)該用好內(nèi)部控制這把雙刃劍,既能將文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金管理好,也能保護(hù)單位內(nèi)部人員和保證專(zhuān)項(xiàng)資金安全。事業(yè)單位應(yīng)主動(dòng)改變財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀,加大內(nèi)部控制在單位專(zhuān)項(xiàng)資金管理的力度,提高文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金的管理質(zhì)量和水平。
在傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理中,對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金的內(nèi)部控制只是停留在資金支出的合理性和安全性上,是一種事后管理,理念相對(duì)滯后。實(shí)際上,內(nèi)部控制是宏觀和微觀的結(jié)合,是一種全面性、全過(guò)程、全覆蓋的管理理念,是治理和效率的制衡。它應(yīng)該貫穿于文物保護(hù)項(xiàng)目的全程,不存在內(nèi)部控制的空白點(diǎn)。內(nèi)部控制理念上的落后,導(dǎo)致內(nèi)部控制意識(shí)不強(qiáng),在實(shí)施中內(nèi)部控制工作大打折扣。文物保護(hù)項(xiàng)目資金使用不盡如人意,資金浪費(fèi)或資金短缺現(xiàn)象出現(xiàn),給文物保護(hù)工作帶來(lái)了許多不良影響。
事業(yè)單位業(yè)務(wù)人員對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金內(nèi)部控制的重視程度不夠,往往有重業(yè)務(wù)、輕管理的思想,認(rèn)為只要資金到位就可以,導(dǎo)致專(zhuān)項(xiàng)資金的內(nèi)部控制制度不健全。目前,事業(yè)單位各項(xiàng)管理制度已基本建立,但是對(duì)于專(zhuān)項(xiàng)資金的管理制度還沒(méi)有建立完善。專(zhuān)項(xiàng)資金在單位層面和業(yè)務(wù)層面都沒(méi)有得到有效控制,導(dǎo)致專(zhuān)項(xiàng)資金使用混亂。部分單位預(yù)算流程和收支流程控制缺位,項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)度相對(duì)滯后。專(zhuān)項(xiàng)資金績(jī)效跟蹤評(píng)價(jià)體系形同虛設(shè),沒(méi)有起到真正的評(píng)價(jià)作用。
專(zhuān)項(xiàng)資金管理是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的閉環(huán),目前,專(zhuān)項(xiàng)資金從建立項(xiàng)目庫(kù)到項(xiàng)目結(jié)束都沒(méi)有用內(nèi)部控制的理念來(lái)約束。項(xiàng)目庫(kù)建立中,重視資金到位情況,忽視項(xiàng)目預(yù)算編制,有的甚至沒(méi)有科學(xué)的立項(xiàng)依據(jù)和可行性分析報(bào)告;項(xiàng)目預(yù)算編制與業(yè)務(wù)脫節(jié)嚴(yán)重,預(yù)算編制往往是通過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)編報(bào),一般采用增量預(yù)算編制確定資金數(shù)。科室之間沒(méi)有有效溝通,導(dǎo)致資金預(yù)算與項(xiàng)目概算分離,造成項(xiàng)目資金不準(zhǔn)確,出現(xiàn)資金閑置或浪費(fèi)現(xiàn)象;預(yù)算執(zhí)行率問(wèn)題突出,存在預(yù)算執(zhí)行率偏低或?yàn)橥瓿深A(yù)算執(zhí)行率年底突擊花錢(qián)的問(wèn)題。專(zhuān)項(xiàng)資金使用不規(guī)范,隨意擴(kuò)大項(xiàng)目資金使用范圍,為嚴(yán)格按照工程進(jìn)度支付項(xiàng)目資金,項(xiàng)目資金密集支出等情況時(shí)有發(fā)生。項(xiàng)目資金專(zhuān)項(xiàng)資金績(jī)效評(píng)價(jià)重視程度不夠,缺乏花錢(qián)必問(wèn)效的意識(shí),專(zhuān)項(xiàng)資金績(jī)效評(píng)價(jià)流于形式。
目前,隨著國(guó)家對(duì)文物事業(yè)的重視,文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金增長(zhǎng)較快,專(zhuān)項(xiàng)資金管理對(duì)業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求。政府會(huì)計(jì)制度對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金的核算作出了規(guī)定。但是,限于事業(yè)單位人員少和部門(mén)少的現(xiàn)狀,缺乏專(zhuān)業(yè)的內(nèi)部控制專(zhuān)業(yè)人才,往往是財(cái)務(wù)人員兼職。財(cái)務(wù)人員內(nèi)部控制專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng),內(nèi)部控制的要求很難落實(shí)到位。事業(yè)單位部門(mén)少,不能完全實(shí)現(xiàn)不相容崗位分離和輪崗制度,專(zhuān)項(xiàng)資金內(nèi)部控制執(zhí)行大打折扣。
內(nèi)部控制制度是實(shí)現(xiàn)專(zhuān)項(xiàng)資金使用有效性的前提條件,而內(nèi)部控制的有效性是通過(guò)全面有效的監(jiān)督措施來(lái)保證的。外部監(jiān)督作為評(píng)價(jià)專(zhuān)項(xiàng)資金使用的重要形式,沒(méi)有起到專(zhuān)項(xiàng)資金管理應(yīng)有的作用。事業(yè)單位內(nèi)部監(jiān)督中,專(zhuān)項(xiàng)資金內(nèi)部控制評(píng)價(jià)不到位,專(zhuān)項(xiàng)資金評(píng)價(jià)只是流于形式,沒(méi)有對(duì)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和運(yùn)行的偏差及時(shí)糾正;有的事業(yè)單位甚至是內(nèi)部控制評(píng)價(jià)部門(mén)也歸屬于財(cái)務(wù)部門(mén),沒(méi)有起到監(jiān)督的作用。事業(yè)單位外部監(jiān)督不力,主要體現(xiàn)在財(cái)政部門(mén)和社會(huì)力量沒(méi)有參與到專(zhuān)項(xiàng)資金的審計(jì)中。在文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金使用中,一般國(guó)家級(jí)或省級(jí)資金會(huì)有相應(yīng)的事務(wù)所進(jìn)行跟蹤審計(jì),但市級(jí)專(zhuān)項(xiàng)資金主要是財(cái)政部門(mén)監(jiān)督,較少有事務(wù)所進(jìn)行跟蹤審計(jì)。
隨著信息化時(shí)代的到來(lái),加之資金量的不斷增加,加快文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。一是文物行業(yè)從業(yè)人員大多數(shù)長(zhǎng)期駐扎工地,與單位人員就專(zhuān)項(xiàng)資金管理上存在溝通不便、信息不對(duì)等的特點(diǎn)。二是信息化建設(shè)能將專(zhuān)項(xiàng)資金管理的制度和流程理順,借助信息化可以實(shí)現(xiàn)審批留痕、全過(guò)程追蹤,可以及時(shí)處理專(zhuān)項(xiàng)資金管理上的漏洞,同時(shí)也可以?xún)?yōu)化問(wèn)責(zé)機(jī)制,落實(shí)到人,不會(huì)出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。
1.建立并完善內(nèi)部控制組織架構(gòu)
重新梳理單位內(nèi)部組織架構(gòu),各部門(mén)明確職責(zé),避免職責(zé)交叉,突出崗位制衡。按照不相容職務(wù)相互分離的要求設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu),將執(zhí)行與決策、決策與監(jiān)督、執(zhí)行與監(jiān)督等部門(mén)相互分離。財(cái)務(wù)部門(mén)也要及時(shí)轉(zhuǎn)變角色,從單純的記賬會(huì)計(jì)逐漸向業(yè)財(cái)融合會(huì)計(jì)的方向轉(zhuǎn)變。內(nèi)部組織架構(gòu)要在運(yùn)行中不斷調(diào)整,要定期對(duì)內(nèi)部控制組織架構(gòu)的合理性和高效性進(jìn)行評(píng)價(jià)。
2.加快建立內(nèi)部控制工作機(jī)制
建立健全內(nèi)部控制工作機(jī)制,是提升文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金管理水平的有效手段。先要堅(jiān)持做到不相容職務(wù)相互分離,形成各部門(mén)相互制衡的工作機(jī)制,防止專(zhuān)項(xiàng)資金發(fā)生舞弊和錯(cuò)誤。文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金的重大資金支出,需要實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定的制度,必須有相關(guān)會(huì)議記錄。鑒于文物保護(hù)項(xiàng)目的專(zhuān)業(yè)性,可能無(wú)法實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵崗位的輪崗制度,應(yīng)采取抽查記錄、盤(pán)點(diǎn)資產(chǎn)等替代性?xún)?nèi)部控制措施。必要時(shí),要對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金采取專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)。
3.加強(qiáng)核心人員培訓(xùn)和溝通
文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金管理是需要事業(yè)單位全體人員共同參與的,加強(qiáng)各部門(mén)的溝通交流,通力協(xié)作,才能使專(zhuān)項(xiàng)資金發(fā)揮更好更大的作用。當(dāng)前專(zhuān)項(xiàng)資金管理對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求。在用人方面要選擇德才兼?zhèn)涞臅?huì)計(jì)人員,同時(shí)要對(duì)財(cái)務(wù)人員建立長(zhǎng)期的培訓(xùn)制度。一方面,財(cái)務(wù)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)要不斷更新,對(duì)新的會(huì)計(jì)制度、核算要求和內(nèi)控規(guī)定要不斷學(xué)習(xí)。專(zhuān)項(xiàng)資金管理要求會(huì)計(jì)人員要具有較強(qiáng)的政策性和法規(guī)性,這樣才能更好地履行崗位職責(zé),規(guī)避專(zhuān)項(xiàng)資金管理中的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面,要主動(dòng)提供財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),不定期地組織財(cái)務(wù)人員參加學(xué)習(xí),提高專(zhuān)項(xiàng)資金的管理水平。加強(qiáng)項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià),結(jié)合績(jī)效考核指標(biāo),對(duì)財(cái)務(wù)人員作出評(píng)價(jià),檢驗(yàn)財(cái)務(wù)人員工作成果。
4.深化內(nèi)部控制制度的宣傳
建立完善的內(nèi)部控制制度,如果在貫徹執(zhí)行中出現(xiàn)問(wèn)題,文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金管理的效果也會(huì)大打折扣。加大專(zhuān)項(xiàng)資金內(nèi)部控制制度在事業(yè)單位內(nèi)部的宣傳力度,能提高廣大職工的重視程度,也可以明確職能部門(mén)分工職責(zé),避免在職責(zé)履行中出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。專(zhuān)項(xiàng)資金管理可以繪制業(yè)務(wù)流程圖、崗位說(shuō)明書(shū)和權(quán)限指引等內(nèi)控管理文件,制作成宣傳冊(cè)發(fā)放給每位職工;也可以通過(guò)單位網(wǎng)站專(zhuān)欄,將專(zhuān)項(xiàng)資金管理制度發(fā)布,供大家學(xué)習(xí)查閱;還可以在單位內(nèi)部舉辦專(zhuān)項(xiàng)資金管理政策解讀講座,強(qiáng)化內(nèi)部控制在專(zhuān)項(xiàng)資金管理中的重要作用,不斷提升內(nèi)部控制水平。
1.加強(qiáng)項(xiàng)目資金的預(yù)算控制
建立和完善預(yù)算編制工作制度,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行梳理,明確項(xiàng)目的編制依據(jù)、編制程序和編制方法。在建立項(xiàng)目之初,就要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)性和綜合性的評(píng)價(jià),整合各部門(mén)力量,做好預(yù)算項(xiàng)目的可行性分析。新增項(xiàng)目預(yù)算應(yīng)盡量使用零基預(yù)算法,保證預(yù)算編制的新鮮度。預(yù)算編制應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注預(yù)算的科學(xué)性和可行性,確保項(xiàng)目能夠推進(jìn)文物事業(yè)的發(fā)展。強(qiáng)化預(yù)算審批流程,需要政府采購(gòu)的項(xiàng)目要嚴(yán)格按照政府采購(gòu)要求進(jìn)行采購(gòu)。未達(dá)到采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目,也要符合單位內(nèi)部控制制度的要求進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)。對(duì)涉及固定資產(chǎn)的項(xiàng)目,要錄入固定資產(chǎn)進(jìn)行管理,防止國(guó)有資產(chǎn)的流失。
2.加大項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行力度
加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行管理,強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行剛性,對(duì)預(yù)算執(zhí)行工作要層層分解,落實(shí)到人。單位應(yīng)建立項(xiàng)目資金預(yù)算執(zhí)行分析制度,定期召開(kāi)預(yù)算執(zhí)行分析會(huì)議,了解項(xiàng)目進(jìn)展情況。在收入方面,應(yīng)將文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金納入單位賬戶(hù)中集中管理,嚴(yán)禁有賬外賬。建立收入分析和對(duì)賬制度,以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,減少資金風(fēng)險(xiǎn)。在支出方面,專(zhuān)項(xiàng)資金具有專(zhuān)項(xiàng)性和獨(dú)立性,應(yīng)在預(yù)算要求的列支范圍內(nèi)支出,嚴(yán)禁有超預(yù)算、無(wú)預(yù)算的支出行為。加強(qiáng)支出審批控制,項(xiàng)目支出要逐級(jí)審批,重大事項(xiàng)要集體決策。財(cái)務(wù)部門(mén)要全面審核票據(jù)的合法性、完整性和真實(shí)性,確保項(xiàng)目資金的安全。加強(qiáng)預(yù)算分析控制,定期召開(kāi)預(yù)算執(zhí)行分析會(huì)議,提高預(yù)算執(zhí)行的有效性。
3.落實(shí)項(xiàng)目資金績(jī)效評(píng)價(jià)
文物保護(hù)項(xiàng)目資金管理最終要落到項(xiàng)目資金績(jī)效上。專(zhuān)項(xiàng)資金的績(jī)效評(píng)價(jià)應(yīng)貫穿于整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程,在項(xiàng)目庫(kù)建立初期要建立績(jī)效評(píng)價(jià)體系,績(jī)效考評(píng)體系應(yīng)有針對(duì)性和可操作性。細(xì)化績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo),設(shè)有定量指標(biāo)和定性指標(biāo),分別賦予不同權(quán)重,形成評(píng)價(jià)結(jié)果。同時(shí),要建立績(jī)效考核評(píng)價(jià)結(jié)果的評(píng)價(jià)和反饋機(jī)制,形成績(jī)效考核獎(jiǎng)懲機(jī)制。以績(jī)效結(jié)果為導(dǎo)向,做好文物保護(hù)項(xiàng)目資金的管理工作。
4.落實(shí)項(xiàng)目資金監(jiān)督管理
建立項(xiàng)目資金監(jiān)管機(jī)制,確保專(zhuān)項(xiàng)資金使用規(guī)范合理。項(xiàng)目資金應(yīng)建立事前、事中、事后監(jiān)督,進(jìn)行項(xiàng)目資金的全過(guò)程監(jiān)督。項(xiàng)目支出是為特定目的發(fā)生的支出,要避免專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)被擠占和挪用的情況發(fā)生。項(xiàng)目實(shí)施完畢,應(yīng)將全部結(jié)余資金上繳財(cái)政。避免公用經(jīng)費(fèi)列支到項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)中,隨意混淆資金用途。由于項(xiàng)目資金涉及金額較大,極容易出貪污腐敗現(xiàn)象。健全資金管理制度,規(guī)范資金支付流程,查驗(yàn)票據(jù)的完整性和合法性,加強(qiáng)專(zhuān)項(xiàng)資金的監(jiān)督管理,保證專(zhuān)款專(zhuān)用,讓專(zhuān)項(xiàng)資金發(fā)揮更大的作用。
5.提高項(xiàng)目資金的信息化水平
信息化建設(shè)是提高項(xiàng)目資金管理水平的重要條件。信息系統(tǒng)的建設(shè)可以有效促進(jìn)各部門(mén)溝通,規(guī)范審批流程,實(shí)現(xiàn)審批決策留痕,為項(xiàng)目管理提供依據(jù)。事業(yè)單位信息系統(tǒng)建設(shè)以梳理專(zhuān)項(xiàng)資金管理制度和審批流程為基礎(chǔ),按照內(nèi)部控制的要求設(shè)立崗位職責(zé),必要時(shí)可以加入專(zhuān)家進(jìn)行咨詢(xún)質(zhì)證。專(zhuān)項(xiàng)資金信息化建設(shè)必將讓資金管理水平更上一層樓。
文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)文物事業(yè)的支持,要想提高文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金的管理水平,提高文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金使用效率和社會(huì)效益,降低文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金使用中的風(fēng)險(xiǎn),就必須加強(qiáng)文物保護(hù)專(zhuān)項(xiàng)資金內(nèi)部控制。在單位層面,要增強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部架構(gòu),建立內(nèi)部控制工作機(jī)制,同時(shí)加強(qiáng)人員培訓(xùn),用制度來(lái)約束管理;在業(yè)務(wù)層面,要加強(qiáng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的控制和監(jiān)督,不斷完善業(yè)務(wù)流程,理順業(yè)務(wù)考核和監(jiān)督方法,保證文物保護(hù)工作順利進(jìn)行。